Arsip kepegawaian adalah kumpulan surat-surat yang berisi keputusan terkait bidang kepegawaian. Surat ini akan dikeluarkan oleh pejabat atau perusahaan yang berwenang, dan akan disimpan secara rapi agar bisa memudahkan dalam proses pencarian dan bisa dipergunakan lagi di kemudian hari.
Pengelolaan arsip ini tentunya harus dikerjakan dengan sangat baik. Karena jika terjadi kehilangan, akan menimbulkan masalah yang cukup fatal.
Biasanya, kesalahan yang terjadi saat pengelolaan data karyawan ini disebabkan karena perusahaan masih melakukan sistem manual untuk mengerjakan ratusan hingga ribuan data pegawai.
Namun berkat adanya kemajuan teknologi, perusahaan telah beralih dari cara manual ke digitalisasi kepegawaian. Lalu, apakah manfaat dari penerapan digitalisasi kepegawaian?
Manfaat Digitalisasi Arsip Kepegawaian
Penggunaan teknologi dalam melancarkan pekerjaan seperti halnya pengelolaan arsip kepegawaian sudah menjadi salah satu kebutuhan yang penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Karena penggunaan sistem ini memiliki banyak manfaat, diantaranya:
1. Menghemat Ruang Penyimpanan
Suatu perusahaan tentunya memiliki kewajiban untuk menyimpan dan mengelola data kepegawaian secara baik. Maka dari itu, perusahaan harus memiliki ruangan yang cukup untuk menyimpan seluruh arsip-arsip terkait para pegawainya.
Namun dengan memanfaatkan digitalisasi arsip kepegawaian, perusahaan tidak perlu menggunakan banyak ruangan untuk menyimpan seluruh arsip dengan memanfaatkan sistem cloud.
2. Mengurangi Penggunaan Kertas
Pengelolaan arsip yang masih menggunakan kertas hanya akan memicu data akan hilang, rusak, ataupun tercecer. Dengan beralih pada sistem digital, akan merubah bentuk arsip dari fisik ke dalam digital.
Baca Juga: Mewujudkan Paperless Office dengan bantuan Software HRIS
3. Mempercepat Saat Proses Pengelolaan Data
Dengan file yang disimpan dalam bentuk digital, para staf hanya perlu mengakses komputer saat sedang melakukan pengelolaan data.
Sehingga hal ini akan mempercepat saat pencarian, perubahan, serta pengelolaan data tanpa harus menyortir dari tumpukan kertas.
4. Menjamin Keamanan Arsip
Melalui sistem digital, penyimpanan arsip tidak lagi disimpan secara fisik melainkan secara digital. Hal ini membuat data yang tersimpan akan jauh lebih aman, karena setiap perusahaan atau organisasi bisa mengatur akses masuk atau membuat pengamanan ganda dengan menambahkan password ketika ingin mengakses data pegawai.
5. Pengelolaan Data Bisa Dilakukan di Mana Saja
Hanya dengan mengakses komputer dan mengandalkan jaringan internet yang stabil, Anda tentu bisa mengelola arsip kepegawaian di mana saja dan kapan saja tanpa harus datang ke kantor.
Proses kerja seperti ini tentunya sangat mengikuti arus perkembangan zaman yang sudah memanfaatkan kecanggihan teknologi, terlebih lagi di era pandemi seperti ini.
Baca Juga: Ingin Pengelolaan Data Karyawan yang Efektif? Simak Tips Berikut Ini!
Tips Beralih dari Pengarsipan Manual ke Digital
Pemanfaatan digitalisasi arsip kepegawaian sangat memiliki banyak manfaat yang akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan serta meningkatkan produktivitas para karyawannya.
Jika pengelolaan arsip dalam perusahaan Anda masih menggunakan cara manual, berikut ini terdapat tips untuk beralih pada pengarsipan manual ke sistem digital.
1. Pindahkan Seluruh Arsip Fisik ke Dalam Penyimpanan Digital
Jika dalam perusahaan Anda masih terdapat dokumen atau arsip yang berbentuk fisik atau selembar kertas, pindahkanlah dokumen tersebut ke dalam pengarsipan komputer.
Agar mempercepat pemindahan data, lakukanlah scanning pada tiap dokumen yang akan diinput.
2. Kelompokkan Arsip Berdasarkan Kategori yang Sama
Setelah semua data telah terinput, kelompokkanlah data-data ke dalam kategori yang sama. Misalnya Anda bisa mengelompokkan berdasarkan kategori tahun masuk, tahun keluar, karyawan yang tidak diterima, dan yang lainnya.
Pengelompokkan ini bertujuan agar memudahkan dalam pencarian data.
3. Jangan Lupa Memberi Nama Pada Setiap Arsip
Selain melakukan pengelompokkan, jangan lupa untuk memberikan nama pada setiap arsip atau dokumen yang telah terinput.
Sama seperti poin nomor 2, penamaan pada arsip juga akan memudahkan dalam proses pencarian. Bayangkan saja jika seluruh arsip tidak diberi nama atau memiliki nama yang sama, tentu akan sangat merepotkan tugas Anda bukan?
4. Manfaatkan Perangkat Lunak atau Software HRD
Agar seluruh data kepegawaian bisa dikelola secara lebih baik dan tersimpan dengan aman, Anda perlu memanfaatkan software HRD seperti halnya LinovHR.
Software HRD Indonesia LinovHR melalui Modul Personnel Administration, Anda bisa memanfaatkan fitur-fitur untuk kelancaran proses kerja.
Salah satu fitur unggulan yang bisa Anda manfaatkan untuk pengelolaan arsip kepegawaian antara lain fitur Employee.
Fitur ini berfungsi untuk memudahkan manajemen dalam mengelola informasi penting seputar karyawan, seperti halnya informasi mengenai posisi yang ia jalankan.
Selain fitur Employee, Modul Personnel Administration dari LinovHR juga memiliki beragam fitur penting untuk memudahkan pekerjaan Anda.
Baca Juga: Manfaat Aplikasi Database Karyawan LinovHR Bagi Perusahaan
Pentingnya Digitalisasi Arsip Kepegawaian Bagi HRD
Peran teknologi digital dalam pengelolaan arsip kepegawaian dirasa menjadi salah satu hal yang sangat penting dan dibutuhkan oleh perusahaan.
Dengan peralihan dari sistem manual ke dalam sistem digitalisasi, akan membuat pekerjaan yang dilakukan dengan sangat lama menjadi lebih cepat dan efisien.
Selain itu, pemanfaatan digitalisasi juga akan lebih menghemat anggaran pengeluaran perusahaan untuk membiayai penggunaan kertas serta pemanfaatan gudang atau ruang penyimpanan.
Karena seluruh arsip yang diolah dan tersimpan bisa diakses melalui komputer, sehingga akan menghemat waktu pengerjaan.
Agar lebih mendukung kelancaraan pekerjaan ini, Anda bisa memanfaatkan Aplikasi Data Karyawan dari LinovHR.
Dengan penerapan aplikasi ini, perusahaan khususnya divisi HRD bisa lebih mengoptimalkan pengelolaan data karyawan.
Karena karyawan merupakan salah satu aset terpenting yang harus dijaga untuk keberlangsungan dan kemajuan perusahaan.
Aplikasi Data Karyawan dapat melakukan input data karyawan seperti informasi dasar, anggota keluarga dan juga kemampuan yang dimiliki.
Karyawan juga dapat melakukan pemutakhiran data mengenai data yang dimiliki, semisal terjadi perubahan. Pemutakhiran tersebut dapat dilakukan melalui aplikasi ESS LinovHR yang dapat didownload di gawai masing-masing karyawan.
Segera beralih ke sistem digital dalam pengelolaan arsip kepegawaian bersama Modul Personnel Administration LinovHR!
