Produktivitas manufaktur sering kali dikaitkan dengan kelancaran mesin, bahan baku, dan kapasitas produksi. Padahal, hambatan produksi juga dapat muncul dari perencanaan tenaga kerja yang kurang baik.
Tidak adanya perencanaan matang terkait jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan berdasarkan kegiatan produksi, membuat stabilitas operasional terganggu. Hal ini karena bisa saja jumlah SDM yang ada tidak memenuhi kebutuhan produksi. Keterbatasan kemampuan tenaga kerja dalam mengoperasikan mesin juga menjadi salah satu hambatan produktivitas.
Perusahaan perlu mengidentifikasi setiap masalah yang ada sebelum kegiatan produksi dimulai untuk mencegah masalah yang lebih besar.
Workforce planning menjadi solusi strategis dalam menyelaraskan kebutuhan produksi dengan jumlah tenaga kerja, jadwal shift, jam kerja aktual, keterampilan, dan biaya tenaga kerja.
Dengan bantuan teknologi seperti HRIS, seluruh data yang dibutuhkan perusahaan dapat terintegrasi sehingga HR dan manajemen operasional dapat mengambil keputusan lebih cepat, akurat, dan berbasis data.
Key Takeaways
- Workforce planning dalam industri manufaktur adalah sebuah proses sistematis yang ditujukan untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja pabrik berdasarkan jumlah karyawan, keterampilan, penempatan, jadwal kerja, biaya, hingga kesiapan suksesi.
- Perencanaan tenaga kerja cukup penting bagi manufaktur karena dapat menjaga kelancaran produksi, mengidentifikasi skill gap, menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja dengan perubahan teknologi, mengoptimalkan jadwal shift, pengambilan keputusan manajemen berbasis data, dan menjaga daya saing.
- Cara menyusun workforce planning perusahaan perlu menentukan proyeksi produksi dalam 6-12 bulan ke depan, menghitung jam kerja aktual, membangun skill matrix untuk menutup risiko bottleneck, menentukan strategi untuk mengatasi skill gap, dan melakukan evaluasi workforce planning secara berkala.
Apa itu Workforce Planning di Industri Manufaktur?
Workforce planning dalam industri manufaktur adalah proses sistematis untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja pabrik, dengan menentukan jumlah karyawan, keterampilan, penempatan, jadwal kerja, biaya, hingga kesiapan suksesi.
Proses ini disusun berdasarkan target produksi, kapasitas lini, jadwal shift, keterampilan, dan biaya tenaga kerja. Workforce planning manufaktur harus terhubung langsung dengan data dari operasional pabrik.
Dengan begitu, perusahaan memiliki orang yang tepat, dengan kompetensi yang tepat, di lini produksi yang tepat, dan pada waktu yang tepat.
Hal ini sejalan dengan definisi yang dijelaskan oleh CIPD (2025) bahwa workforce planning adalah proses menyeimbangkan pasokan tenaga kerja dengan permintaan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.
Dalam penyusunannya, perusahaan perlu menganalisis pasokan tenaga kerja saat ini, menentukan tenaga kerja di masa depan, mengidentifikasi skill gap tenaga kerja yang ada saat ini dengan kebutuhan yang akan datang, dan memberikan keputusan untuk mencapai solusi agar perusahaan dapat mencapai perencanaan strategisnya.
Dalam industri manufaktur, kebutuhan tenaga kerja sangat dipengaruhi oleh volume produksi, keterampilan, dan perubahan kebutuhan skill. Terlebih, perkembangan industri manufaktur juga menjadi salah satu faktor yang dapat meningkatkan kebutuhan tenaga kerja.
Menurut Deloitte and The Manufacturing Institute Talent Study (2024) berdasarkan kasus yang terjadi di Amerika Serikat, mengidentifikasi bahwa dalam industri manufaktur tidak hanya dipengaruhi oleh skill gap, tapi juga kurangnya jumlah pelamar untuk mengisi posisi tertentu di industri manufaktur.
Pertumbuhan industri manufaktur mendorong terjadinya peningkatan kebutuhan tenaga kerja dari berbagai level, mulai dari tingkat pemula hingga tingkat terampil.
Sumber tersebut juga menyebutkan kebutuhan karyawan baru di sektor manufaktur dapat mencapai sekitar 3,8 juta pada periode 2024-2033. Apabila perusahaan tidak mampu mencari solusi dalam mengatasi skill gap dan applicant gap, maka akan ada sekitar 1,9 juta lowongan yang kosong.
Oleh karena itu, penyusunan workforce planning dalam industri manufaktur menjadi sangat penting karena dapat mempengaruhi tingkat produktivitas pabrik. Perusahaan perlu menyesuaikan kebutuhan bisnis, operasional, dan HR agar dapat menciptakan tenaga kerja yang terampil dan produktif.
Mengapa Workforce Planning Penting Bagi Sektor Manufaktur?
Produktivitas pabrik tidak hanya ditentukan oleh mesin yang berjalan lancar. Produksi tetap dapat terganggu jika shift tidak terisi, operator belum memiliki keterampilan yang sesuai, atau lembur terlalu tinggi karena kekurangan tenaga kerja.
WEF (2025) menyebutkan bahwa workforce stability dan productivity menjadi faktor penting bagi keberhasilan jangka panjang manufaktur.
Laporan tersebut juga mencatat bahwa 71% manufaktur AS menghadapi masalah workforce stability, sementara perusahaan yang berinvestasi pada frontline talent mencatat peningkatan 52% pada stability metrics, 34% pada financial metrics, dan 28% pada productivity serta operational health and safety metrics.
Oleh karena itu, workforce planning menjadi suatu hal yang penting untuk menjaga stabilitas tenaga kerja dan memastikan kebutuhan produksi dapat dipenuhi tanpa menunggu masalah besar datang.
Berikut beberapa alasan mengapa workforce planning cukup penting bagi sektor manufaktur.
1. Menjaga kelancaran produksi dan kapasitas operasional
Kekurangan operator, teknisi, atau supervisor dalam industri manufaktur dapat memberikan dampak besar pada keterlambatan produksi, penumpukan beban kerja, lembur berlebihan, hingga penurunan output.
Workforce planning dapat menjadi solusi untuk membantu perusahaan memastikan setiap lini produksi memiliki tenaga kerja yang cukup sesuai dengan target produksi, jadwal shift, dan kapasitas operasional.
2. Mengatasi Skill Gap dan Applicant Gap
Sektor manufaktur tidak hanya menghadapi tantangan kekurangan keterampilan, tapi juga kekurangan kandidat yang melamar ke posisi manufaktur.
Workforce planning dapat menjadi solusi perusahaan dalam memetakan keterampilan yang ada, keterampilan yang kurang, kebutuhan pelatihan, strategi rekrutmen, dan rencana suksesi untuk posisi strategis.
Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, Anda dapat memanfaatkan layanan competency management dari LinovHR. Dengan layanan ini, Anda dapat mengidentifikasi skill karyawan dari setiap posisi. Anda juga dapat menganalisis kesenjangan keterampilan karyawan dan menyesuaikannya dengan standar yang sudah ditetapkan.
Setelah mengetahui analisis kemampuan, selanjutnya Anda dapat merencanakan pengembangan yang tepat untuk karyawan sesuai kebutuhan produksi.
3. Menyesuaikan Kebutuhan Tenaga Kerja dengan Perubahan Teknologi
Perubahan zaman yang semakin canggih menuntut perusahaan melakukan pengadopsian teknologi baru demi mempercepat proses produksi. Sistem yang awalnya membutuhkan intervensi manusia, kini dapat berubah seluruhnya secara digital dan otomatis.
Oleh karena itu, penerapan workforce planning tidak bisa hanya dipandang untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, tapi juga sebagai alat analisis untuk mengetahui skill apa yang harus dipersiapkan.
Tanpa perencanaan ini, perusahaan dapat mengalami ketidakselarasan antara kebutuhan teknologi produksi dan kemampuan tenaga kerja yang tersedia.
4. Mengoptimalkan shift kerja, lembur, dan beban kerja
Manufaktur sering beroperasi dengan sistem shift, target produksi harian, dan kebutuhan tenaga kerja yang berubah mengikuti permintaan pasar. Tanpa perencanaan tenaga kerja yang baik, perusahaan berisiko mengalami jadwal yang timpang, kekurangan orang di shift tertentu, lembur berlebihan, atau beban kerja yang tidak merata.
Workforce planning membantu HR dan manajemen operasional menyusun jadwal kerja yang lebih seimbang, mengontrol lembur, dan memastikan kebutuhan produksi tetap terpenuhi tanpa mengorbankan kesejahteraan karyawan.
5. Mendukung fleksibilitas dan pengambilan keputusan berbasis data
Workforce planning yang baik membantu perusahaan mengetahui siapa yang tersedia, siapa yang memiliki keterampilan tertentu, siapa yang dapat dipindahkan ke lini produksi lain, dan posisi mana yang berisiko kosong.
Dengan data tersebut, HR dapat membantu menentukan kebutuhan rekrutmen, pelatihan, promosi jabatan, pergantian shift, hingga strategi retensi berdasarkan data tenaga kerja yang lebih akurat.
6. Mempertahankan Daya Saing Manufaktur
Di Indonesia, sektor industri manufaktur memiliki peran besar terhadap perekonomian. Berdasarkan data BPS, kontribusi industri pengolahan terhadap PDB nasional mencapai 19,07% pada 2025, menjadikannya sektor dengan kontribusi terbesar terhadap PDB nasional.
Karena perannya besar, masalah tenaga kerja di manufaktur tidak hanya berdampak pada satu perusahaan, tapi juga pada produktivitas industri secara keseluruhan.
Workforce planning membantu perusahaan menjaga stabilitas produksi, meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko kekurangan tenaga kerja, dan memastikan transformasi teknologi berjalan selaras dengan kesiapan SDM.
Tantangan dalam Industri Manufaktur
1. Jadwal Shift yang Kompleks dan Rentan Kosong
Operasional pabrik yang berjalan nonstop, memerlukan sistem shift untuk menjaga proses produksi tetap berjalan lancar. Hal ini menjadi tantangan yang biasa dialami oleh industri manufaktur.
Jika terdapat shift kosong, cuti yang tumpang tindih, atau absensi yang mendadak, membuat proses produksi menjadi terganggu karena tidak ada tenaga kerja yang mengisi kekosongan tersebut.
Tantangan semakin besar jika HR masih menerapkan sistem manual dalam pengelolaan jadwal shift. Padahal, peran tim HR cukup penting untuk menyesuaikan kebutuhan produksi, jumlah tenaga kerja, jam kerja, cuti, lembur, dan kehadiran.
Sistem manual berisiko besar mengalami kesalahan dalam pengelolaan data, yang pada akhirnya akan mengganggu proses produksi pabrik. Tanpa data attendance dan time management yang akurat, perusahaan sulit melihat lebih awal apakah ada kekurangan tenaga kerja di shift tertentu.
2. Keterbatasan Skill di Setiap Lini Produksi
Jumlah tenaga kerja yang banyak bukan menjadi faktor penentu dalam kelancaran kegiatan produksi. Dalam manufaktur, setiap lini produksi membutuhkan keterampilan yang berbeda. Ada mesin, proses, atau area kerja tertentu yang hanya dapat dijalankan oleh karyawan dengan skill khusus.
Jika hanya sedikit karyawan yang memiliki kemampuan dalam mengoperasikan mesin tertentu, perusahaan akan sangat bergantung pada orang yang sama. Saat karyawan tersebut cuti, absen, resign, atau dipindahkan ke lini lain, kelancaran produksi dapat terganggu karena tidak ada pengganti dengan skill yang setara.
3. Praktik Lembur yang Berlebihan
Dalam sektor manufaktur, praktik lembur menjadi hal yang kerap dilakukan untuk mengatasi peningkatan target produksi. Dalam jangka pendek, lembur memang menjadi solusi praktis untuk mengejar output, tapi jika dilakukan secara terus-menerus, hal ini menjadi indikasi adanya kekurangan tenaga kerja atau pengelolaan shift yang tidak rapi.
Praktik lembur yang berlebihan juga memberikan dampak besar dalam berbagai hal, seperti pembengkakan biaya tenaga kerja, kelelahan tenaga kerja, risiko kecelakaan kerja, dan penurunan kualitas output.
Data yang Dibutuhkan dalam Penyusunan Workforce Planning
Penyusunan workforce planning memerlukan data tenaga kerja yang lengkap dan terintegrasi. Tim HR perlu memahami jumlah tenaga kerja berdasarkan posisi, jadwal shift, absensi, data cuti dan lembur, kemampuan karyawan, kebutuhan pelatihan, tingkat turnover, data payroll, hingga biaya tenaga kerja.
Data tersebut menjadi landasan bagi tim HR untuk mengetahui apakah jumlah dan kemampuan tenaga kerja sudah sesuai dengan kebutuhan proses produksi.
CIPD (2025) menjelaskan bahwa workforce planning mencakup analisis tenaga kerja saat ini, penetapan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, identifikasi kesenjangan antara masa kini dan masa depan, dan penyusunan solusi agar perusahaan dapat mencapai targetnya.
Berikut ini data-data yang dibutuhkan dalam penyusunan workforce planning.
| Data yang dibutuhkan | Manfaat |
| Jumlah tenaga kerja | Mengidentifikasi jumlah tenaga kerja yang ada di setiap lini produksi, departemen, atau cabang pabrik |
| Struktur organisasi | Melihat pembagian peran, jabatan, atasan dan bawahan, dan posisi penting dalam operasional. |
| Jadwal shift | Memastikan setiap shift memiliki jumlah karyawan yang cukup sesuai kebutuhan produksi. |
| Data kehadiran | Mengidentifikasi pola kehadiran, keterlambatan, absensi, dan potensi kekosongan tenaga kerja. |
| Data cuti dan izin | Mencegah cuti tumpang tindih yang dapat membuat lini produksi kekurangan orang. |
| Data lembur | Melihat praktik lembur yang terjadi untuk mengidentifikasi apakah karena lonjakan produksi atau kekurangan tenaga kerja. |
| Data skill | Mengetahui karyawan mana yang memiliki kemampuan tertentu untuk menjalankan mesin, proses, atau lini produksi khusus. |
| Data kebutuhan training | Melihat kebutuhan pelatihan, pengembangan, dan kesiapan karyawan untuk mengisi posisi tertentu. |
| Data turnover | Mengidentifikasi posisi atau divisi yang rentan kehilangan tenaga kerja. |
| Dat payroll | Menghitung dampak kebutuhan tenaga kerja terhadap biaya gaji, tunjangan, insentif, dan lembur. |
| Biaya tenaga kerja | Membantu perusahaan merencanakan kebutuhan SDM tanpa membebani biaya operasional secara berlebihan. |
Cara Menyusun Workforce Planning Manufaktur
Berikut ini panduan membuat workforce planning manufaktur demi menjaga kelancaran produktivitas pabrik.
1. Menentukan Proyeksi Produksi
Langkah pertama dalam menyusun workforce planning manufaktur adalah memahami kebutuhan produksi. Perusahaan perlu mengetahui target produksi dalam 6-12 bulan ke depan berdasarkan jumlah output, lini produk, jenis proses, maupun periode waktu tertentu.
Proyeksi ini membantu HR dan tim operasional menghitung berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan di setiap lini produksi. Misalnya, ketika permintaan produk meningkat pada periode tertentu, perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan operator, teknisi, supervisor, dan tenaga pendukung sejak awal.
CIPD (2025) menjelaskan bahwa penetapan proyeksi masa depan dapat memengaruhi kebutuhan sumber daya manusia dan membantu perusahaan menyusun rencana target produksi untuk mencapai tujuan di masa depan.
2. Menghitung Jam Kerja Aktual
Setelah mengetahui proyeksi produksi, perusahaan perlu menghitung kapasitas tenaga kerja berdasarkan jam kerja aktual. Perhitungan ini harus mempertimbangkan cuti, sakit, training, downtime mesin, maintenance, perpindahan area kerja, dan aktivitas nonproduksi lainnya.
Dengan menghitung jam kerja aktual, perusahaan dapat memaksimalkan kapasitas tenaga kerja yang tersedia untuk proses produksi. Hal ini penting karena jumlah karyawan yang memadai belum tentu dapat meningkatkan kapasitas kerja yang ada.
Misalnya, satu lini produksi memiliki jumlah operator yang memadai. Namun, jika sebagian karyawan sedang cuti, mengikuti pelatihan, atau terdampak downtime mesin, maka jam kerja efektif akan berkurang. Oleh karena itu, perhitungan jam kerja aktual membantu perusahaan mencegah kekurangan tenaga kerja yang dapat mengganggu target produksi.
3. Membangun Skill Matrix untuk Menutup Risiko Bottleneck
Dalam manufaktur, tidak semua karyawan memiliki kemampuan yang sama. Ada mesin, proses, atau lini produksi tertentu yang hanya dapat dijalankan oleh pekerja dengan skill khusus. Oleh karena itu, perusahaan perlu membangun skill matrix untuk memetakan kemampuan setiap karyawan.
Dalam hal ini, Anda dapat membuat framework 9-box matrix yang berguna untuk memetakan potensi karyawan. 9-box matrix adalah tools yang berisi pengelompokan berdasarkan tingkatan potensi dan performa. Setiap grup boks tersebut, menjadi landasan dalam membantu manajemen menentukan keputusan.
Skill matrix membantu perusahaan melihat siapa yang mampu mengoperasikan mesin tertentu, siapa yang dapat dijadikan sebagai tenaga pengganti, dan siapa yang masih membutuhkan pelatihan. Dengan data ini, HR dan supervisor dapat menempatkan karyawan secara lebih tepat sesuai kebutuhan produksi.
4. Menentukan Strategi untuk Mengurangi Skill Gap
Setelah skill gap terlihat, perusahaan perlu menentukan strategi untuk menutup kesenjangan tersebut. Strateginya dapat berupa pelatihan internal, rekrutmen baru, cross-training, mentoring, penggunaan tenaga kontrak, atau lembur sementara jika kebutuhan hanya bersifat jangka pendek.
Pemilihan strategi harus disesuaikan dengan durasi kebutuhan, level skill, dan biaya. Jika gap bersifat jangka panjang dan berkaitan dengan posisi penting, perusahaan sebaiknya melakukan pelatihan internal atau melakukan rekrutmen. Namun, jika kebutuhan hanya terjadi karena lonjakan produksi sementara, tenaga kontrak atau praktik lembur dapat menjadi solusi.
Laporan WEF (2025) menyebutkan bahwa, rata-rata 39% skill pekerja diperkirakan tidak akan digunakan lagi pada 2025–2030 sehingga dibutuhkan strategi peningkatan keterampilan dengan mengadakan pelatihan.
5. Evaluasi Workforce Planning Secara Berkala
Workforce planning perlu dievaluasi secara berkala karena kebutuhan produksi dalam manufaktur sering berubah. Ada kemungkinan proyeksi produksi dapat meleset, permintaan pasar naik, mesin mengalami downtime, atau absensi karyawan meningkat pada periode tertentu.
Evaluasi bulanan membantu perusahaan membandingkan rencana tenaga kerja dengan kondisi aktual di lapangan. HR dan tim operasional dapat melihat apakah jumlah tenaga kerja sudah sesuai, apakah praktik lembur masih tinggi, apakah ada kekosongan shift, dan apakah skill gap mulai berkurang.
Evaluasi berkala dapat membantu perusahaan menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan data terbaru sehingga keputusan rekrutmen, pelatihan, pengelolaan jadwal shift, dan perhitungan biaya menjadi lebih akurat.
Metrik Workforce Planning yang Harus Diperhatikan
| Metrik | Fungsi | Hal yang perlu diperhatikan | Indikasi Masalah |
| Jumlah tenaga kerja per shift | Memastikan setiap shift memiliki tenaga kerja yang cukup sesuai kebutuhan produksi. | Jumlah karyawan aktif di setiap shift, kebutuhan tenaga kerja per lini, dan posisi yang kosong. | Shift sering kekurangan orang, target produksi tidak tercapai, atau supervisor harus memindahkan karyawan secara mendadak. |
| Overtime rate | Mengukur seberapa besar perusahaan bergantung pada lembur untuk memenuhi target produksi. | Total jam lembur, frekuensi lembur, departemen dengan lembur tertinggi, dan biaya lembur. | Lembur terus meningkat, biaya tenaga kerja membengkak, dan karyawan berisiko mengalami kelelahan. |
| Tingkat absensi | Melihat ketersediaan tenaga kerja dan pola ketidakhadiran karyawan. | Absensi harian, keterlambatan, izin, sakit, dan pola ketidakhadiran di shift tertentu. | Produksi terganggu karena banyak karyawan tidak hadir, terutama pada lini atau periode tertentu. |
| Skill coverage | Mengetahui seberapa banyak karyawan yang memiliki skill untuk menjalankan mesin, proses, atau lini produksi tertentu. | Jumlah karyawan dengan skill kritikal, karyawan backup, dan lini produksi yang hanya dikuasai sedikit orang. | terjadi bottleneck ketika karyawan tertentu cuti, resign, atau absen karena tidak ada pengganti dengan skill yang sama. |
| Training | Mengukur penyelesaian program pelatihan untuk menutup skill gap. | Persentase karyawan yang menyelesaikan pelatihan, jenis pelatihan, dan hasil evaluasi setelah training. | Skill gap tidak berkurang, karyawan belum siap menjalankan peran baru, atau pelatihan tidak berdampak pada produktivitas. |
| Tingkat turnover per posisi | Mengidentifikasi posisi atau area kerja yang paling sering kehilangan karyawan. | Jumlah resign, posisi dengan turnover tinggi, masa kerja karyawan, dan alasan keluar. | Posisi kritikal sering kosong, biaya rekrutmen meningkat, dan proses produksi terganggu karena kehilangan tenaga berpengalaman. |
| Biaya tenaga kerja | Mengukur efisiensi biaya SDM terhadap kebutuhan produksi. | Gaji, lembur, tunjangan, insentif, biaya rekrutmen, biaya pelatihan, dan total labor cost. | Biaya tenaga kerja meningkat tanpa diikuti kenaikan produktivitas atau output produksi. |
| Tingkat produktivitas setiap karyawan | Melihat kontribusi tenaga kerja terhadap hasil produksi. | Output per karyawan, output per shift, dan pencapaian target produksi. | Jumlah tenaga kerja bertambah, tetapi output tidak meningkat secara sebanding. |
| Rasio Tenaga Kerja terhadap Output Produksi | Mengukur apakah jumlah tenaga kerja sudah seimbang dengan volume produksi. | Jumlah karyawan dibandingkan dengan unit produksi, batch, atau target output. | Terjadi kelebihan tenaga kerja di satu lini atau kekurangan tenaga kerja di lini lain. |
| Posisi Penting yang Belum Memiliki Backup | Mengetahui risiko ketergantungan pada karyawan tertentu. | Posisi penting, jumlah karyawan pengganti, dan kesiapan suksesi internal. | Produksi terganggu ketika satu orang kunci tidak hadir karena belum ada pengganti yang siap. |
Peran HRIS dalam Mendukung Workforce Planning Manufaktur
HRIS membantu perusahaan dalam menyusun workforce planning dengan mengintegrasikan berbagai data penting, seperti jadwal shift, absensi, lembur, payroll, hingga analisis skill karyawan. Dengan begitu, tim HR dapat merencanakan kebutuhan tenaga kerja secara lebih akurat dan sesuai dengan kondisi operasional perusahaan.
Berikut ini peran HRIS dalam mendukung penyusunan workforce planning.
1. Mengintegrasikan Data Shift, Absensi, Lembur, dan Payroll
HRIS berperan sebagai sistem yang menyatukan data operasional SDM dalam satu platform. Data seperti jadwal shift, absensi, keterlambatan, cuti, lembur, dan payroll perlu saling terintegrasi agar HR dapat melihat kondisi tenaga kerja secara menyeluruh.
CIPD (2025) menjelaskan bahwa people analytics membantu organisasi membuat keputusan berbasis bukti dengan melihat insight dari data karyawan, kebijakan HR, dan praktik kerja. Hal ini penting agar data shift, absensi, lembur, dan payroll dapat terintegrasi sehingga HR dapat mengambil keputusan workforce planning secara lebih akurat.
Dengan data yang terintegrasi, HR dapat mengetahui ketersediaan tenaga kerja di setiap shift, melihat lini produksi yang sering kekurangan orang, dan memantau kebutuhan lembur. Hal ini penting karena lembur yang terus meningkat bisa menjadi tanda bahwa jumlah tenaga kerja belum sesuai dengan kebutuhan produksi.
Selain itu, integrasi dengan payroll membantu perusahaan melihat dampak langsung dari pengaturan tenaga kerja terhadap biaya. HR tidak hanya mengetahui siapa yang hadir atau lembur, tapi juga dapat menghitung pengaruhnya terhadap gaji, tunjangan, insentif, dan biaya operasional tenaga kerja.
2. Menghubungkan Competency Management dan LMS
HRIS juga mendukung workforce planning melalui integrasi antara competency management dan Learning Management System (LMS). Competency management membantu perusahaan memetakan skill karyawan, sedangkan LMS membantu menyediakan pelatihan untuk menutup skill gap yang ditemukan.
Pemetaan skill sangat penting untuk mengetahui siapa yang memiliki skill tertentu, siapa yang bisa menjadi pengganti, dan siapa yang masih membutuhkan pelatihan.
Jika competency management menunjukkan bahwa hanya sedikit karyawan yang mampu menjalankan mesin tertentu, maka LMS dapat digunakan untuk merancang pelatihan bagi karyawan lain.
Cara ini cukup penting untuk mempersiapkan tenaga kerja dalam menghadapi perubahan teknologi produksi.
3. Menggunakan HR Analytics untuk Membaca Risiko Lebih Awal
HRIS juga membantu perusahaan menggunakan HR analytics untuk menganalisis masalah produktivitas lebih awal. Data tenaga kerja yang terkumpul dapat dianalisis untuk melihat pola masalah sebelum berdampak besar pada operasional pabrik.
Misalnya, peningkatan lembur mengindikasikan adanya kekurangan tenaga kerja. Absensi yang tinggi menunjukkan masalah beban kerja atau jadwal shift yang tidak ideal. Turnover yang meningkat dapat menjadi sinyal adanya masalah retensi. Sementara itu, penurunan performa dapat menunjukkan kebutuhan pelatihan atau evaluasi penempatan kerja.
Dengan HR analytics, HR dapat melihat hubungan antara kehadiran, lembur, turnover, kompetensi, dan produktivitas. Data ini membantu perusahaan mengambil keputusan lebih cepat, seperti menambah tenaga kerja, mengatur ulang shift, membuka pelatihan, atau memperbaiki strategi retensi.
Solusi Menyusun Workforce Planning Manufaktur dengan LinovHR
Menyusun workforce planning dalam industri manufaktur tidak hanya bisa dilakukan secara manual, seperti melalui spreadsheet, yang berpotensi mengalami kesalahan dalam penyusunan kebutuhan tenaga kerja.
Perusahaan memerlukan data tenaga kerja yang akurat dan terintegrasi agar dapat menganalisis jumlah karyawan, ketersediaan shift, kebutuhan lembur, kompetensi, hingga biaya tenaga kerja yang harus disiapkan sesuai kebutuhan tenaga kerja di setiap lini produksi.
LinovHR membantu perusahaan manufaktur dalam menyusun workforce planning berdasarkan data dengan sistem HRIS yang terintegrasi. Beberapa modul LinovHR, seperti Workforce Dashboard, Time & Attendance, Payroll, Competency Management, Performance Management, dan Succession Management membantu perusahaan dalam penyusunan workforce planning yang lebih akurat.
LinovHR menyediakan fitur Workforce Dashboard dan Organization, yang dapat membantu perusahaan melihat tenaga kerja dan struktur organisasi secara jelas dan menyeluruh. Tim HR dapat mengidentifikasi jumlah karyawan, posisi, jabatan, divisi, dan kebutuhan tenaga kerja di setiap lini produksi. Data ini dapat digunakan sebagai gambaran untuk mengetahui apakah struktur tenaga kerja sudah sesuai dengan kebutuhan produksi.
Dengan begitu, tim HR dapat dengan mudah menyusun workforce planning secara terstruktur dan data yang akurat sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja di setiap lini produksi.
Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang fitur LinovHR, segera konsultasi dengan tim sales kami. Anda juga bisa mencoba demo gratis LinovHR sekarang!
Frequently Asked Questions (FAQ)
Apa perbedaan workforce planning dan manpower planning?
Workforce planning memiliki cakupan yang lebih luas dibandingkan manpower planning. Manpower planning biasanya berfokus pada jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, sedangkan workforce planning juga mempertimbangkan keterampilan, penempatan, biaya tenaga kerja, jadwal kerja, produktivitas, dan kesiapan perusahaan menghadapi perubahan kebutuhan bisnis.
Kapan perusahaan perlu mulai menyusun workforce planning?
Perusahaan perlu menyusun workforce planning sejak awal perencanaan produksi, terutama ketika terjadi peningkatan permintaan, pembukaan lini produksi baru, perubahan sistem kerja, penggunaan teknologi baru, atau tingginya angka lembur dan turnover.
Seberapa sering workforce planning perlu dievaluasi?
Workforce planning sebaiknya dievaluasi secara berkala, misalnya setiap bulan, kuartal, atau setiap kali terjadi perubahan besar dalam produksi. Evaluasi ini membantu perusahaan menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja dengan kondisi aktual di lapangan.
Mengapa perusahaan manufaktur membutuhkan HRIS untuk workforce planning?
Perusahaan manufaktur membutuhkan HRIS karena kebutuhan tenaga kerja sangat dipengaruhi oleh target produksi, jadwal shift, keterampilan, lembur, dan biaya tenaga kerja. HRIS membantu seluruh data tersebut terintegrasi sehingga HR dan manajemen dapat mengambil keputusan tenaga kerja secara lebih cepat dan berbasis data.
Bagaimana HRIS membantu workforce planning di industri manufaktur?
HRIS membantu workforce planning di industri manufaktur dengan mengintegrasikan data shift, absensi, lembur, payroll, kompetensi, pelatihan, dan analytics dalam satu sistem. Data tersebut dapat membantu HR merencanakan kebutuhan tenaga kerja secara lebih akurat sesuai target produksi dan kondisi operasional pabrik.
