Instruksi kerja dan Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan dua hal yang seringkali disandingkan dalam konteks pengelolaan dan pelaksanaan tugas di berbagai bidang.
Meskipun keduanya memiliki peran penting dalam membimbing aktivitas organisasi, namun terdapat perbedaan mendasar di antara keduanya.
Artikel LinovHR ini akan mengurai perbedaan antara instruksi kerja dan SOP, menyoroti bagaimana keduanya dapat saling melengkapi dalam menciptakan lingkungan kerja yang efisien.
Apa Itu Instruksi dan Instruksi Kerja Menurut KBBI?
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), instruksi adalah perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas.
Pemberian instruksi ini sangat umum kita temukan dalam aktivitas sehari-hari, termasuk juga dalam pekerjaan yang sering disebut sebagai instruksi kerja.
Instruksi kerja merupakan dokumen yang dengan jelas dan tepat menjelaskan cara yang benar untuk melaksanakan tugas tertentu, guna menghindari hal-hal yang tak diinginkan.
Dengan kata lain, instruksi kerja akan merinci, menetapkan, atau menetapkan langkah-langkah yang harus diikuti untuk melaksanakan dengan benar suatu kegiatan atau pekerjaan tertentu.
Pemahaman mengenai konsep ini, perusahaan dapat memastikan bahwa petugas atau karyawan memiliki panduan yang jelas dan akurat dalam melaksanakan tugas mereka.
Jenis-jenis Instruksi
Jenis-jenis instruksi sangat bervariasi, dan setiap jenisnya mencerminkan cara komunikasi yang berbeda-beda.
Dalam kehidupan sehari-hari, instruksi dapat ditemui dalam berbagai bentuk, mulai dari yang tertulis hingga yang disampaikan secara lisan. Berikut ini penjelasannya.
1. Instruksi Tertulis
Instruksi tertulis disajikan dalam bentuk tulisan. Contoh kasusnya adalah petunjuk penggunaan perangkat elektronik seperti ponsel atau perangkat rumah tangga.
Misalnya, petunjuk penggunaan mesin cuci yang disertakan dalam buku manual.
Di dalam pembuatannya, instruksi tertulis dibuat dengan jelas dan terstruktur, sehingga dapat menjadi acuan pembacanya.
2. Instruksi Lisan
Instruksi lisan disampaikan melalui kata-kata atau ucapan. Sebagai contoh, instruksi lisan dapat diberikan oleh seorang guru kepada siswa dalam kelas untuk mengerjakan PR.
Pemberian instruksi secara lisan dapat lebih interaktif dari jenis tulisan, ini karena memungkinkan adanya interaksi berupa dialog dan pertanyaan langsung.
3. Instruksi Visual
Instruksi visual menggunakan gambar, grafik, diagram, atau video untuk menyampaikan informasi.
Sebagai contoh, peta jalan adalah bentuk instruksi visual yang memberikan petunjuk tentang arah dan lokasi.
4. Instruksi Elektronik
Instruksi elektronik diberikan melalui perangkat elektronik, seperti pesan teks, email, atau tutorial online.
Sebagai contoh, tutorial video di platform berbagi video dapat memberikan instruksi langkah demi langkah untuk menguasai suatu keterampilan.
5. Instruksi Perjalanan
Jenis ini memberikan panduan terkait navigasi dan arah. Contoh kasusnya adalah peta rute perjalanan atau petunjuk GPS yang memberikan informasi langkah demi langkah untuk mencapai tempat tujuan.
6. Instruksi Konstruksi dan Manufaktur
Instruksi ini terkait dengan pembangunan atau produksi suatu produk. Misalnya, blueprint konstruksi memberikan instruksi rinci kepada pekerja konstruksi tentang cara membangun sebuah bangunan.
7. Instruksi Hukum dan Peraturan
Instruksi hukum dan peraturan menyediakan panduan terkait norma hukum dan aturan yang harus diikuti.
Contoh kasusnya adalah undang-undang lalu lintas yang memberikan instruksi tentang bagaimana mengemudi dan berlalu lintas.
Setiap jenis instruksi memiliki peran dan kegunaannya sendiri, tergantung pada konteks penggunaannya.
Dalam situasi tertentu, kombinasi beberapa jenis instruksi dapat digunakan untuk memberikan panduan yang lebih komprehensif.
Manfaat Instruksi Kerja
Instruksi kerja memiliki peran yang sangat penting dalam meningkatkan efisiensi dan kualitas pelaksanaan tugas di berbagai organisasi. Adanya instruksi yang jelas membantu karyawan atau juga PIC untuk memiliki arah yang jelas dalam melakukan tugasnya.
Berikut adalah beberapa manfaat instruksi kerja:
1. Membangun Pengetahuan Dasar
Instruksi kerja memberikan panduan yang jelas dan terstruktur mengenai cara melakukan tugas tertentu.
Hal ini membantu membangun pengetahuan dasar yang konsisten di antara para pekerja.
Dengan adanya pengetahuan dasar yang konsisten, maka interpretasi dan miskomunikasi dalam pengerjaan tugas bisa dicegah.
2. Meningkatkan Onboarding
Saat mengenalkan anggota baru ke dalam organisasi, instruksi kerja berfungsi sebagai alat yang sangat efektif dalam proses onboarding.
Petunjuk yang jelas dan terinci mempermudah pemahaman tugas dan tanggung jawab, membantu karyawan baru untuk cepat beradaptasi dan menjadi produktif.
3. Mengurangi Risiko Kesalahan
Dengan menyediakan panduan langkah demi langkah, maka akan membantu mengurangi risiko terjadinya kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
Selain itu, adanya petunjuk yang jelas menghindari ketidakpastian dan meminimalkan peluang kesalahan, yang pada gilirannya dapat mengurangi risiko operasional dan finansial.
4. Menghemat Waktu Kerja
Instruksi kerja mempercepat pelaksanaan tugas dengan memberikan informasi yang diperlukan dengan cara yang terstruktur.
Dengan begitu, pekerja dapat menghemat waktu yang seharusnya digunakan untuk memahami langkah-langkah atau prosedur secara manual.
5. Memfasilitasi Perbaikan
Manfaat lainnya adalah dapat menjadi dasar untuk evaluasi dan perbaikan proses kerja. Dengan memonitor pelaksanaan tugas sesuai instruksi, organisasi dapat mengidentifikasi area-area yang dapat ditingkatkan untuk mencapai efisiensi dan kualitas yang lebih baik.
6. Membantu Problem Solving
Ketika tim menghadapi kendala atau masalah dalam melaksanakan tugas, instruksi kerja dapat menjadi sumber informasi yang sangat berharga.
Petunjuk yang jelas memfasilitasi proses problem solving dengan memberikan arah yang tepat untuk mengatasi situasi yang mungkin kompleks.
Dengan demikian, instruksi kerja bukan hanya sekadar dokumen tetapi juga merupakan alat penting dalam manajemen kinerja yang dapat membawa dampak positif bagi efisiensi, konsistensi, dan inovasi dalam suatu organisasi.
Instruksi Kerja Sesuai dengan Proses Dokumentasi
Penting untuk memahami bahwa instruksi kerja tidak sama dengan proses kerja, meskipun keduanya saling terkait.
Dalam konteks proses dokumentasi, instruksi kerja dapat diorganisir sesuai dengan tingkat hierarki berikut:
1. Hierarki Proses
Hierarki proses memberikan gambaran visual tentang semua tugas yang terjadi dalam suatu bisnis.
Ini mencakup aktivitas-aktivitas bisnis dan cara karyawan berkontribusi untuk mencapai tujuan perusahaan.
Contohnya, untuk bisnis tertentu, resepsionis harus dapat menangani panggilan telepon dan memberikan pengumuman terkait keterlambatan pembayaran.
2. Proses
Proses merujuk pada serangkaian aktivitas yang mengubah input menjadi output. Dokumentasi dari proses dapat diilustrasikan melalui peta proses, sebuah diagram visual yang memperlihatkan alur dari awal hingga akhir.
Contohnya, peta proses bisa dibuat untuk kegiatan seperti memesan stok baru, menangani keluhan pelanggan, mengirimkan pemberitahuan keterlambatan pembayaran, atau mempekerjakan kepala departemen baru.
3. Prosedur
Prosedur merinci cara menjalankan suatu proses, termasuk urutan langkah-langkah dan siapa yang bertanggung jawab untuk melakukannya.
Prosedur ini dihasilkan dengan mengorganisir tanggung jawab, tugas, peralatan, dan alat dalam urutan yang optimal.
Tujuannya adalah memberikan panduan yang jelas kepada karyawan agar mereka dapat menyelesaikan pekerjaan dengan kualitas yang baik.
Perusahaan mungkin memutuskan untuk menggabungkan proses dan prosedur ke dalam satu format agar lebih mudah dipahami oleh karyawan dan menghindari kebingungan.
Selain itu, perusahaan terus melakukan identifikasi cara terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan, memastikan bahwa instruksi kerja tetap relevan dan efektif.
Baca Juga: Seberapa Penting SOP HRD di Perusahaan?
Perbedaan Instruksi Kerja dan SOP
Dalam pengelolaan operasional suatu perusahaan, SOP (Standar Operasional Prosedur) dan instruksi kerja memegang peran penting sebagai panduan bagi karyawan.
Meskipun keduanya bertujuan untuk memberikan petunjuk dalam melaksanakan tugas, terdapat perbedaan krusial dalam pendekatan dan cakupan antara SOP dan instruksi kerja.
1. Definisi
Secara definisi, antara SOP dan instruksi kerja memiliki perbedaan. SOP adalah seperangkat pedoman untuk melaksanakan satu atau lebih tugas tertentu dari prosedur standar.
Sementara, instruksi kerja adalah dokumen yang menguraikan cara-cara tepat untuk melaksanakan tugas tertentu dengan penjelasan rinci tentang tugas yang harus diselesaikan untuk menghasilkan pekerjaan berkualitas.
2. Fitur
Perbedaan kedua terletak pada fitur di mana SOP mengarahkan karyawan untuk menyelesaikan suatu tugas dalam urutan yang telah ditentukan untuk menjamin kualitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Di lain hal, contoh instruksi kerja memberikan karyawan panduan langkah demi langkah tentang cara melakukan tugas.
3. Peran
SOP mengoptimalkan proses bisnis, meningkatkan produktivitas dalam bekerja, dan membatasi kesalahan yang tidak perlu.
Sementara, instruksi kerja menghemat waktu untuk melatih karyawan baru, membangun tenaga kerja terampil, dan memastikan kualitas pekerjaan yang diusulkan.
4. Kelebihan
Antara SOP dan instruksi kerja juga menawarkan kelebihan yang berbeda. SOP menawarkan pandangan yang intuitif tentang berbagai pekerjaan, hubungan, dan fungsi pekerjaan dalam operasi bisnis perusahaan yang lebih besar.
Instruksi kerja memberikan informasi spesifik tentang tugas yang harus dilakukan dan membantu karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang pekerjaan yang mereka lakukan.
5. Kekurangan
SOP hanya memberikan gambaran umum tentang proses daripada penjelasan menyeluruh tentang bagaimana setiap langkah dilakukan.
Karena instruksi kerja tidak sistematis, karyawan hanya memiliki pemahaman umum tentang pekerjaan mereka dan bagaimana berhubungan dengan orang lain dalam sistem operasi perusahaan yang luas.
Dengan memahami perbedaan ini, perusahaan dapat lebih efektif mengintegrasikan SOP dan instruksi kerja dalam upaya untuk meningkatkan kinerja operasional dan menjaga kualitas pekerjaan yang dihasilkan.
