KPI Software: Pengertian dan Keuntungannya Untuk Perusahaan

Perkembangan perusahaan selalu menjadi perhatian utama sebab, perkembangan perusahaan adalah penentu seberapa besar kemampuan perusahaan dalam bertahan menghadapi kompetitor dan melanjutkan bisnis. 

Untuk memantau perkembangan suatu perusahaan, salah satu media yang digunakan adalah Key Performance Indicators atau yang lebih sering disebut KPI.

Namun, perkembangan teknologi telah membuat KPI hadir dalam bentuk yang lebih sistematis, yaitu KPI Software. 

Pengertian KPI Software

KPI Software adalah sebuah perangkat lunak untuk membuat, mengelola, memvisualisasikan, dan menganalisis KPI. Biasanya, data dan informasi mengenai kinerja dapat dimasukkan secara manual atau otomatis dan akan tersimpan dalam database.

Data dan informasi ini ini kemudian digunakan untuk membentuk dasar KPI yang dapat ditampilkan dengan laporan.

Software KPI ini juga menyediakan fungsi analisis yang membantu perusahaan melihat bagaimana kinerja KPI terhadap goals atau tujuan perusahaan.

Dengan begitu, perusahaan dapat memantau seberapa jauh perkembangannya secara rinci dan detail. Hasil analisis dan pemantauan dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan atau bahan evaluasi. 

Baca Juga: Langkah Melakukan OKR Planning dan Templatenya

Keuntungan KPI Software

Mengumpulkan data dan informasi seputar KPI dapat memakan banyak waktu, belum lagi menyusun dan melaporkan informasi tersebut.

KPI Software dapat mengatasi masalah dalam pengumpulan data dengan menyediakan platform untuk membuat mengelola dan menganalisis data KPI.

Software ini dapat memproses data dan informasi dalam satu sistem yang dirancang khusus. Tentu otomatisasi proses dalam sistem jauh lebih efektif dibandingkan menggunakan metode konvensional seperti spreadsheet yang rentan terhadap kesalahan.

Perusahaan dapat mengumpulkan data dan informasi lebih cepat dan lebih akurat serta menganalisis data dan informasi berdasarkan laporan yang valid. Dibawah ini adalah keuntungan menggunakan KPI Software bagi perusahaan: 

1. Ukur Hasil Kinerja dengan Optimal

Pengukuran kinerja adalah bagian penting dari KPI dan berperan sebagai kunci utama yang memberitahu tentang keberhasilan atau kegagalan kinerja secara keseluruhan.

KPI memberikan informasi yang dapat ditindaklanjuti karena selalu dapat diukur secara berkelanjutan dan evaluasi untuk perbaikan.

Misalnya, sebuah perusahaan bidang retail mengalami kerugian di akhir tahun, maka perusahaan ini dapat menggunakan hasil pengukuran kinerja untuk mengetahui apa penyebab penurunan kinerja yang berimbas pada kerugian. 

2. Tetapkan Tujuan Bisnis

Jika perusahaan berkembang dengan baik, tujuan bisnis pun ikut berkembang. KPI dapat membantu perusahaan untuk menetapkan target atau tujuan baru dan menetapkan deadline atau periode untuk mencapainya.

Diperlukan komunikasi yang baik agar seluruh lapisan dalam perusahaan memahami bagaimana tujuan bisnis baru tercipta sehingga dapat menyelaraskan kinerja mulai dari individu hingga tim. 

3. Membuat Laporan Otomatis

Keputusan bisnis tidak boleh dibuat sembarangan dan harus berdasarkan informasi dan data yang valid. KPI Software dapat membuat laporan otomatis yang menampilkan ringkasan dan informasi rinci yang menggambarkan kondisi perusahaan terkini, kinerja, dan posisi perusahaan dalam mencapai tujuan.

Hasil dari laporan dapat pula dibuat dengan format PDF sehingga mudah untuk disimpan, dikirim melalui email, dan dicetak jika dibutuhkan. 

4. Mendeteksi Kesalahan Lebih Dini

Menetapkan indikator kinerja secara sistematis dapat membantu perusahaan menemukan masalah atau kesalahan sedari dini. Hal ini lebih unggul jika dibandingkan dengan menggunakan cara manual. Contohnya, perusahaan menemukan adanya penurunan produksi dalam sebulan belakangan.

Sebelum penurunan tersebut berimbas kepada penjualan dan pendapatan di periode mendatang, perusahaan dapat mencari tahu dan memecahkan masalah penurunan produksi tersebut. 

5. Menemukan Kekuatan Utama

Selain memudahkan perusahaan untuk mendeteksi masalah lebih dini, KPI juga membantu perusahaan menggali potensi serta kekuatan. Perusahaan dapat menggunakan kekuatan dan potensi sebagai peluang yang dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja bisnis.

Dengan menemukan peluang, perusahaan dapat meningkatkan kinerja dan memperkuat posisi di antara kompetitor. Hal ini sangat penting bagi keberlanjutan perusahaan. 

6. Menghemat Pengeluaran

Dengan  KPI Software, perusahaan jauh lebih hemat dalam mengeluarkan anggaran. Bagaimana bisa? Sebab, seperti yang disebutkan sebelumnya, KPI dapat membantu perusahaan untuk mendeteksi masalah lebih dini sebelum menyebar ke hal lain.

Tentu saja dalam kondisi ini perusahaan dapat menghemat anggaran karena dapat mencegah pengeluaran yang tidak diinginkan. Sehingga perusahaan dapat mengalokasikan dana kepada aspek yang lebih penting. 

Baca Juga: 5 Cara Efektif Menciptakan Iklim Kompetitif dalam Mencapai Target Kerja

Mengelola KPI Karyawan dengan Performance Management System LinovHR

Memilih solusi yang tepat untuk bisnis dapat menjadi proses yang membutuhkan ketelitian. Butuh berbagai pertimbangan untuk memilih KPI Software yang tepat bagi perusahaan. Penting untuk meluangkan waktu yang cukup untuk memahami apa yang sebenarnya perusahaan butuhkan dan lakukan research sebelum memilihnya.

Performance Management System dari LinovhR adalah solusi terbaik untuk membantu perusahaan untuk memaksimalkan kinerja dan membuat sistem informasi sumber daya manusia perusahaan menjadi lebih baik lagi. 

Aplikasi ini memiliki fitur KPI yang dapat digunakan untuk mengukur key performance indicator tiap karyawan dengan tepat dan akurat.

Setelah pengukuran KPI dilakukan, perusahaan dapat menggunakan fitur feedback agar karyawan bisa menerima umpan balik atas kinerja dan pencapaian mereka. Fitur ini bisa digunakan antar karyawan maupun dengan atasan.

Segera dapatkan demo gratis Performance Managament System dengan menghubungi LinovHR sekarang juga!