Penggajian adalah salah satu aspek penting yang harus dikelola dengan tepat dan akurat oleh perusahaan. Untuk menghasilkan perhitungan yang akurat, perusahaan perlu melakukan perubahan terhadap sistem perhitungan gaji (payroll) yang dilakukan secara manual, yakni dengan beralih menggunakan Aplikasi Payroll atau payroll application.
Perbandingan Perhitungan Manual dan Aplikasi
Apabila dibandingkan dengan sistem perhitungan manual, tentunya perhitungan gaji menggunakan aplikasi payroll jauh lebih cepat dan lebih akurat. Tak hanya itu, masih banyak perbedaan lainnya yang perlu Anda ketahui. Apa saja hal tersebut?
Perhitungan Manual |
Perhitungan Aplikasi |
| Membutuhkan waktu yang lebih lama | Perhitungan gaji lebih cepat |
| Hasil kurang akurat dan efektif | Hasil akurat dan efisien berkat otomatisasi sistem |
| Tidak ada sistem dan fitur yang mumpuni selama proses penggajian | Terdapat berbagai macam fitur untuk memudahkan pengelolaan gaji |
| Sering terjadi human error seperti salah hitung atau komponen gaji tertukar | Meminimalisir terjadinya salah perhitungan (human error) |
| Data rentan dicuri atau disalahgunakan karena tidak adanya sistem keamanan | Data disimpan dengan keamanan tingkat tinggi |
| Menyebabkan dokumen yang bertumpuk-tumpuk | Mampu menyimpan dokumen dengan praktis secara terpusat |
Dari perbandingan di atas, bisa dilihat bahwa perhitungan dengan aplikasi jauh unggul dibandingkan cara manual. Cukup terlihat bedanya, bukan?
Baca Juga : Karyawan Harus Tahu! Apa Benar Sisa Cuti Karyawan Tidak Bisa Diuangkan?
Fitur Wajib Dalam Payroll Application
Untuk mendukung kerja aplikasi payroll semakin maksimal, berikut beberapa fitur yang wajib ada dalam payroll application:
1. Payment Method
Perusahaan umumnya melakukan banyak transaksi finansial dengan berbagai client atau partner bisnis. Setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan tentunya tercatat dan tersimpan dalam sebuah sistem payroll.
Agar penyimpanan tersebut dapat terorganisir dengan baik maka aplikasi perhitungan gaji wajib memiliki fitur payment method. Fitur ini membantu perusahaan Anda dalam menyimpan seluruh metode pembayaran yang digunakan dalam proses transaksi finansial perusahaan .
Selain itu untuk memudahkan pengelolaan payroll, anda juga dapat menggunakan Payroll Outsourcing LinovHR, untuk mengelola penggajian karyawan.
2. Account Code
Fitur kedua yang wajib ada dalam payroll application adalah account code. Fitur ini mempermudah perusahaan dalam melakukan klasifikasi komponen-komponen payroll berdasarkan penggolongan kode akuntansi. Pengklasifikasian berbagai komponen payroll ini dapat Anda buat dengan mudah dalam fitur account code.
3. Payroll Component
Fitur selanjutnya adalah payroll component, yang dimana fitur ini membantu manajemen perusahaan dalam mengelola berbagai komponen penting dalam sistem penggajian, seperti gaji pokok, uang transportasi, uang makan, BPJS Ketenagakerjaan, dana pensiun, dan lain sebagainya.
Komponen penggajian ini jumlahnya cukup banyak dan perlu dihitung secara tepat, dengan mengandalkan fitur payroll component maka manajemen perusahaan dapat mengelola penggajian dengan lebih efisien dan hasilnya akurat.
3. Payroll Group
Setiap proses pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan tentunya menyimpan informasi penting, seperti periode pembayaran, tanggal pembayaran dan lain-lain.
Informasi-informasi tersebut harus dikelompokkan agar memudahkan perusahaan dalam melakukan proses pembayaran dan mencegah terjadinya kesalahan pembayaran. Untuk mengatasi hal tersebut, payroll application wajib memiliki fitur Payroll Group yang dapat melakukan pengelompokkan payroll seperti periode pembayaran, tanggal pembayaran, metode pembayaran, tax, dan currency.
4. E-Payroll
Selanjutnya, fitur yang wajib dimiliki oleh aplikasi perhitungan gaji adalah fitur E-Payroll. Fitur ini membantu manajemen perusahaan untuk mengeluarkan file hasil report payroll.
Didalam fitur ini terdapat menu filter yang memungkinkan manajemen perusahaan memilih file report yang sesuai dengan kebutuhan saat itu. Pemilihan file report ini dapat dikelompokkan berdasarkan tahun, periode, payroll group, project, hingga bank payroll.
Baca Juga : Mengenal Lebih Dalam Fitur E-Payroll dan Ragam Manfaatnya
5. Salary Slip
Dalam proses penggajian karyawan, Slip Gaji sangat penting sebagai tanda bukti otentik yang diberikan perusahaan kepada karyawan. Melalui slip gaji ini, karyawan dapat melihat rincian pendapatan mereka secara lengkap yang diperoleh selama satu bulan. Maka dari itu, fitur salary slip ini wajib ada dalam aplikasi perhitungan gaji. Dengan adanya fitur tersebut, pembuatan slip gaji jadi lebih mudah dan bisa otomatis di download.
6. Tax Calculator
Seperti yang kita ketahui, perhitungan pajak penghasilan (PPh Pasal 21) tidak boleh dilakukan sembarangan. Diperlukan perhitungan yang cermat dan akurat agar tidak merugikan berbagai pihak, baik perusahaan maupun karyawan.
Oleh sebab itu, payroll application wajib memiliki fitur perhitungan otomatis dengan hasil yang akurat, yakni Tax Calculator. Fitur tersebut mampu melihat stimulasi pembayaran pajak selama satu tahun.
7. Bank Payroll
Fitur terakhir yang juga perlu ada dalam aplikasi payroll adalah Bank Payroll. Fitur ini membantu perusahaan dalam menyimpan database bank yang berkaitan dengan proses payroll perusahaan.
Kiat Memilih Payroll Application yang Tepat
Saat ini, aplikasi perhitungan gaji atau payroll application banyak bertebaran di internet, mulai dari yang gratis hingga berbayar. Lalu, bagaimana cara memilih aplikasi payroll yang tepat untuk perusahaan Anda?
Sebagai langkah awal, usahakan Anda memilih aplikasi payroll yang berbasis cloud Indonesia, seperti Aplikasi Payroll Online dari LinovHR. Sebab, software payroll dari LinovHR sudah berbasis cloud sehingga mampu membantu proses otomatisasi payroll di perusahaan Anda.
Selain itu, pilih aplikasi payroll yang mempunyai fitur-fitur di atas, seperti Aplikasi Payroll Online LinovHR. Software payroll dari LinovHR ini mampu membantu manajemen perusahaan mengelola hal-hal yang sifatnya administratif seperti perhitungan gaji karyawan, pembuatan slip gaji, perhitungan BPJS Ketenagakerjaan, perhitungan PPh Pasal 21 dan komponen payroll lainnya.
Sekarang waktunya perusahaan Anda meninggalkan sistem perhitungan manual dan beralih menggunakan payroll application dari LinovHR. Perhitungan payroll jadi lebih hemat waktu, lebih efisien, dan hasilnya akurat!
