rpa

Robotic Process Automation (RPA) Mudahkan 7 Tugas HR Ini!

Jika semua pekerjaan dilakukan sebuah software, apakah manusia akan kehilangan pekerjaan? Jawabannya tidak. Dengan adanya penerapan Robotic Process Automation (RPA) justru manusia akan memiliki kesempatan untuk lebih produktif dalam melakukan pekerjaan yang menarik, kreatif, dan lebih efisien. 

Teknologi RPA mampu menangani semua tugas yang memberatkan dan berulang serta berinteraksi dengan sistem & aplikasi yang ada di lapisan pengguna. Bahkan skenario dan proses serumit apapun akan diotomatiskan dengan cara yang tepat dan terkontrol. 

 

Mengenal Robotic Process Automation

RPA (Robotic Process Automation) adalah sebuah teknologi software yang dapat meniru aktivitas manusia di dalam komputer dengan kecepatan dan akurasi sampai dengan 100%. Melalui teknologi yang semakin berkembang drastis dan transformasi digital, para praktisi membagi teknologi dalam tiga kategori, seperti probots, knowbots, dan chatbots

 

Baca Juga : Gali Bakat Karyawan Lebih Jauh dengan Talent Mapping

 

RPA menjadi sebuah evolusi dari tiga teknologi yaitu screen wrapping, workflow automation, dan artificial intelligence serta dapat berjalan 24/7 tanpa henti, sehingga kualitas kerjanya pun akan meningkat. RPA juga bekerja  paling  baik  dibandingkan dengan seluruh tugas reguler berbasis aturan dan  membutuhkan  input  manual. 

 

software hris

Lalu, apa saja fungsi RPA pada HR Department? 

7 Fungsi RPA Pada HR Department

Berikut adalah 7 fungsi RPA pada HR Departement yang wajib Anda ketahui, meliputi:

 

1. Pengaturan Dan Orientasi Perekrutan Karyawan Baru

Setelah calon karyawan baru menerima tawaran pekerjaan, akun pengguna baru, alamat email, hak akses untuk lamaran, dan keperluan lainnya harus diminta dan dipesan. 

Semua ini harus terjadi sesuai dengan profil kandidat baru, preferensi, dan tentu saja aturan perusahaan. Dan seringkali ada banyak pihak dan sistem yang terlibat dalam proses ini perlu diatur. 

RPA dapat diimplementasikan secara otomatis memicu alur kerja orientasi yang telah ditentukan sebelumnya setelah akun pengguna dibuat. Aturan bisnis yang ditetapkan ke robot panduan profil pengguna untuk mengambil keputusan, misalnya akses sistem mana yang akan diberikan. 

RPA bahkan dapat mengirimkan dokumen orientasi yang telah ditentukan sebelumnya ke joiner baru sebagai langkah terakhir dari proses tersebut.

 

2. Administrasi Surat Penawaran

Membuat, mengirim, dan memantau pengembalian dokumen khusus untuk calon peserta baru memiliki banyak dimensi, karena isi surat penawaran tidak hanya harus menyenangkan calon teratas saja, tetapi juga harus mematuhi peraturan lokal dan perusahaan dalam berbagai aspek. 

RPA dapat diterapkan untuk membuat surat penawaran dengan mudah bagi karyawan baru Anda yang dibuat secara khusus dan akurat. Sehingga memudahkan pemeriksaan silang dengan berbagai aturan & regulasi terkait yang disimpan dalam sistem dan database berbeda di dalam maupun di luar organisasi. 

 

Baca Juga: Contoh Surat Peringatan: SP 1, SP2 dan SP3

 

3. Manajemen Perjalanan Dan Pengeluaran

Sebagian besar proses Perjalanan dan Pengeluaran manual ditandai dengan tanda terima yang hilang, pengeluaran di luar kebijakan, pengiriman pengeluaran yang terlambat, spreadsheet yang rawan kesalahan, dan visibilitas yang buruk tentang alasan pembelanjaan. 

Tidak heran jika hal ini dengan mudah mengakibatkan masalah kepatuhan, keterlambatan pembayaran dan kurangnya kepuasan bagi semua pihak yang terlibat dalam proses tersebut.

RPA dapat diterapkan untuk membandingkan pengeluaran individu dengan aturan dan regulasi yang telah ditetapkan sebelumnya dari berbagai sistem baik di dalam maupun di luar organisasi. 

 

4. Penggajian Bulanan

Karena sebagian besar proses penggajian berbasis aturan, yang melibatkan entri data dalam jumlah besar dan sifatnya berulang, sehingga dibutuhkan sistem untuk meningkatkan akurasi dan mengurangi waktu pemrosesan, terutama ketika perusahaan memiliki banyak karyawan.

RPA dapat diimplementasikan untuk memverifikasi konsistensi data pegawai dan sistem penggajian dengan mengeceknya terhadap data di sistem ERP. Gaji, administrasi tunjangan, imbalan dan penggantian, yaitu rekonsiliasi faktur manfaat, semuanya dapat secara otomatis dilacak dan dihasilkan oleh RPA untuk menghindari pengiriman yang tidak akurat dan penundaan secara keseluruhan.

 

5. Manajemen Data Karyawan

Semua data karyawan HR termasuk karyawan sekarang, karyawan lama, pelamar, karyawan baru, penggajian, tunjangan, dan lainnya bisa sulit dilacak bahkan dalam organisasi kecil hingga menengah, apalagi perusahaan besar. 

Solusi HR perusahaan dapat membantu mengatasi masalah ini, tetapi terlalu banyak tugas yang memerlukan entri manual, pembaharuan, dan pemeliharaan di beberapa sistem manajemen database yang berbeda.

Penerapan RPA dapat dilakukan untuk memastikan data karyawan yang akurat dan lengkap sepanjang masa kerja karyawan terhitung sejak hari pertama kerja hingga karyawan tersebut keluar atau diberhentikan. 

 

6. Laporan Analisis Survei Dan Review Perusahaan

Pelaporan bisa memakan waktu lama bagi HR karena saking banyaknya data yang diperlukan guna membuat keputusan yang tepat. Ini bisa menjadi sulit jika data yang relevan didistribusikan di sistem yang berbeda di dalam dan di luar organisasi.

RPA dapat diimplementasikan untuk memenuhi persyaratan pelaporan periodik kompleks yang telah diisi sebelumnya untuk analisis HR preskriptif dan prediktif, bahkan di luar metrik HR standar. Termasuk juga penyaringan otomatis, tinjauan dan survei perusahaan melalui berbagai sumber internal dan eksternal.

 

7. Waktu Dan Kehadiran

Beberapa karyawan dapat menjadi ceroboh dalam penggunaan sistem manajemen absensi yang ada (pencatatan ketidakhadiran, liburan, dll). Meninjau catatan waktu karyawan secara manual bukanlah pilihan tepat terutama dalam skala bisnis yang tepat lebih besar.

RPA dapat diimplementasikan untuk memvalidasi catatan dengan memeriksa ulang data dan memberikan peringatan ketika ada info yang hilang atau tidak konsisten sehingga gangguan dapat dihindari dan tenaga kerja dapat dikelola secara efisien .

 

Digitalisasi Sistem HR Bersama LinovHR

Kompleksitas pengelolaan data HR merupakan permasalahan yang harus segera diatasi. Terlebih lagi jika ditangani secara manual, akan memakan banyak waktu dan tenaga, bahkan kemungkinan terjadinya human error menjadi lebih besar. 

Aplikasi Software LinovHR hadir sebagai solusi bagi permasalahan kompleks yang dihadapi oleh divisi HR, baik dalam hal administratif maupun strategis. Melalui Aplikasi Software HRIS LinovHR, anda dapat lebih fokus pada bisnis inti Anda.

Tunggu apalagi!  Digitalisasi Sistem HR Perusahaan Anda Bersama LinovHR sekarang juga! 

 

Referensi Artikel :

https://blog.kryonsystems.com/rpa/top-ten-top-ten-hr-tasks-top-ten-top-ten-hr-tasks-that-are-perfect-for-rpa