Perkembangan teknologi semakin memudahkan penyimpanan data dan informasi dalam skala besar yang diwujudkan dalam penggunaan cloud server. Seluruh sistem dapat dengan mudah saling terhubung dengan koneksi internet.
Jenis penyimpanan data dan informasi tersebut sering digunakan sebagai basis penyimpanan dalam berbagai macam perangkat lunak. Begitu pula dengan Software HRD yang mulai banyak memanfaatkan cloud server. Apakah implementasi cloud dalam Software HRD benar-benar membantu perusahaan dalam manajemen SDM? Mari simak pembahasan LinovHR di bawah ini!
Apa itu Cloud Server?
Cloud server adalah sebuah teknologi yang menggabungkan antara sistem dan jaringan internet. Teknologi ini memanfaatkan internet sebagai pusat server dan pengelolaan data. Data dan informasi yang tersimpan dapat diakses dengan mudah selama user masih terkoneksi dengan internet. User atau pengguna tidak perlu lagi membawa berbagai alat penyimpanan seperti flashdisk, hardisk, maupun VCD.
Penyimpanan cloud juga sangat berguna bagi perusahaan yang menginginkan efisiensi dalam penyimpanan data dan informasi karyawan. Proses administrasi yang mencatat data dan informasi karyawan menggunakan kertas sangatlah tidak efektif dan memakan banyak tempat.
Tumpukan kertas akan menggunung dan membuat pihak perusahaan harus mengeluarkan effort lebih dalam menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen. Itulah sebabnya mengapa cloud based server sangat tepat jika digunakan dalam perusahaan.
Baca Juga: Penyimpanan Database Menggunakan Cloud Object Storage
Software HRD Cloud Based Server VS Software HRD On Premise
Perusahaan selama ini mengenal 2 jenis Software HRD, yaitu yang menggunakan cloud based server dan on premise. Kegunaan 2 software ini masih sama, yaitu untuk mempermudah kinerja HRD dalam manajemen Sumber Daya Manusia (SDM). Namun, ada perbedaan mencolok diantaranya. Apa saja perbedaan tersebut?
Software HRD On Premise
Software HRD on premise terpasang di komputer dan cara mengaksesnya mengharuskan akses ke komputer kantor terlebih dahulu. Meski bertujuan mempermudah kinerja HRD, Software HRD on premise masih memiliki beberapa keterbatasan. HRD perlu melakukan update rutin saat pengembang software merilis pembaruan baru. Jika tidak, software akan mengalami masalah dan membuat sistem kelola SDM perusahaan menjadi kacau.
Pembaruan sistem pada software on premise juga menghasilkan perusahaan untuk menyediakan komputer dengan kapasitas storage yang lebih besar. Pengeluaran perusahaan pun akan semakin membengkak.
Belum lagi perusahaan harus memastikan apakah pembaharuan sistem yang ada sesuai dengan perubahan kebijakan pemerintah mengenai ketenagakerjaan. Bilamana pihak penyedia luput dan lalai akan perubahan tersebut, maka perhitungan dan pengelolaan tidaklah akurat.
Masalah lain yang dihadapi adalah keterbatasan akses. Memang, selama ini HRD biasa bekerja dari kantor dan dengan mudah mengakses Software HRD yang telah di-install dalam komputer. Namun, bagaimana jika sewaktu-waktu HRD memerlukan akses data dan informasi karyawan di luar kantor? Hal ini pastinya akan merepotkan HRD karena harus pergi dulu ke kantor hanya untuk mengakses data. Waktu HRD pun akan terbuang sia-sia di perjalanan menuju kantor.
Software HRD Cloud Based Server
JIka Software HRD on premise di-install dalam komputer kantor, maka Software HRD cloud server tidak memerlukan instalasi apapun karena dapat diakses melalui internet ke website aplikasi. Aksesnya juga lebih fleksibel dan mudah karena dapat diakses dimana saja melalui berbagai perangkat keras yang berbeda seperti smartphone, tablet, komputer, dan lain-lain.
HRD tidak perlu memikirkan mengenai pemeliharaan berkala. Pihak pengembang Software HRD cloud server akan melakukan pembaharuan sistem berkala, memperbaiki bug, dan menjamin keamanan dan keharianan data. Semua pembaharuan tersebut tanpa dikenai biaya lagi dan bertujuan agar software berjalan optimal. Demikian pula dengan kebijakan baru dari pemerintah mengenai ketenagakerjaan.
Karena dapat diakses melalui internet, Software HRD cloud based server tidak memerlukan perangkat keras dengan spesifikasi khusus. Saat ada perubahan, sistem tidak akan memakan ruang penyimpanan atau storage pada komputer.
Tidak ada lagi masalah soal perusahaan harus memperbaharui komputer untuk implementasi sebuah sistem fleksibel dan menyesuaikan kebutuhan perusahaan. Cloud tidak membutuhkan spesifikasi komputer canggih dan hard disk penyimpanan data di kantor.
Masalah keamanan menjadi sorotan dalam konteks penyimpanan data dan informasi, khususnya data dan informasi di internet. Perusahaan tidak perlu gusar mengenai hal ini. Keamanan dan reliabilitas data serta informasi perusahaan yang tersimpan tidak mudah diretas menggunakan enkripsi keamanan berlapis.
Data dan informasi yang disimpan dalam cloud terhindar dari risiko terhapus atau terkena serangan virus dan malware yang mengincar software on premise.
Software HRD Cloud Server untuk Manajemen SDM
HRD setiap hari perlu melakukan manajemen SDM yang beragam mulai dari perhitungan dan pengelolaan payroll, rekapitulasi absensi, pembuatan laporan bulanan, pengembagan kinerja karyawan, rekrutmen, dan lain-lain.
Banyaknya tugas HRD inilah yang membuat HRD membutuhkan Software HRD yang mudah digunakan, mampu menyesuaikan dengan perubahan kebijakan ketenagakerjaan, dan fleksibel. Kriteria ini sangat cocok dengan software HRD cloud based karena lebih mudah dari segi akses dan media untuk akses. Perusahaan juga tidak perlu memikirkan update software yang ada.
Baca Juga: Pentingnya Manajemen SDM untuk Generasi Milenial
Data dan informasi yang masuk dan dihasilkan cloud server tersaji secara realtime, dimana setiap HRD melakukan input data atau informasi akan terlihat oleh staf HRD lainnya. Integrasi dalam sistem cloud juga mampu menghasilkan berbagai macam laporan rutin yang harus dibuat HRD antara lain; laporan absensi, laporan payroll, laporan pengajuan cuti, dan lain-lain.
Pembuatan laporan dengan otomatisasi dan integrasi dapat membuat menghasilkan laporan yang akan digunakan untuk pengambilan keputusan strategis. Pada akhirnya, pemantauan dan kelola manajemen SDM bisa dilakukan dengan cepat, efektif, dan cermat berkat dukungan Software HRD cloud based server.
Baca Juga : 9 Tantangan yang Akan dihadapi Tim HR
Berdasarkan penjelasan diatas, pantas jika Software HRD yang menggunakan cloud server lebih cocok digunakan oleh perusahaan. Perusahaan juga lebih hemat karena tidak perlu berinvestasi pada pembelian berbagai perangkat keras untuk mendukung software on premise.
Ingin menggunakan Software HRD cloud based server? Perusahaan bisa menaruh pilihan kepada LinovHR yang telah berpengalaman menangani kebutuhan berbagai client mengenai Software HRD cloud based server. Hubungi LinovHR untuk keterangan lebih lanjut!
