Surat pemberitahuan memberikan beberapa informasi penting kepada penerima yang bersifat menyampaikan hal penting dalam bentuk tertulis.
Surat ini dapat ditulis serta dikeluarkan ketika memberikan informasi penting kepada orang yang dituju. Entah itu untuk keperluan bisnis atau sekadar memberitahukan event tertentu.
Ada baiknya Anda memahami apa yang dimaksud dengan surat pemberitahuan. Bagaimana penjelasan lengkapnya?
Berikut LinovHR paparkan beberapa contoh surat pemberitahuan yang dapat Anda jadikan acuan.
Mari mari simak bersama-sama!
Apa Itu Surat Pemberitahuan?
Surat pemberitahuan adalah surat resmi yang berfungsi untuk memberitahukan suatu hal tertentu kepada pihak yang bersangkutan.
Biasanya ini digunakan dalam keperluan bisnis atau organisasi untuk memberikan informasi penting mengenai kegiatan, acara, atau hal-hal yang berkaitan dengan operasional perusahaan atau organisasi tersebut.
Akan tetapi, adanya surat tersebut tidak dimaksudkan untuk memperingatkan penerima tetapi hanya untuk menginformasikan atau memberitahunya, sehingga hal ini berbeda dengan surat peringatan.
Surat ini dapat digunakan oleh pimpinan untuk memberitahu karyawan mereka, oleh pengadilan untuk memberitahu pihak-pihak terkait yang terlibat dalam suatu kasus, oleh tuan tanah kepada penyewa mereka, oleh pebisnis kepada pelanggan mereka, dan lainnya.
Pressure point pembuatan surat pemberitahuan yaitu:
- Surat ini biasanya ditulis dalam format surat bisnis ataupun format email.
- Surat biasanya pendek dan ringkas.
- Yang diberitahukan harus membubuhkan tanda tangannya atau stempelnya.
- Seseorang harus menghindari penggunaan bahasa yang kasar dalam pemberitahuan jika itu adalah pemberitahuan yang serius atau terus-menerus.
- Jika tanggapan diperlukan, penerima harus diberitahu dalam surat untuk mengirimkan tanggapan pada tanggal yang ditentukan.
- Jika pemberitahuan tersebut merupakan pemberitahuan resmi biasanya terdapat logo perusahaan pada bagian kepala surat.
- Surat ini harus diakhiri dengan salam yang layak, meminta penerima untuk mempertimbangkannya.
Baca Juga: Cara Membuat dan Contoh Surat Perintah Kerja
Tujuan Surat Pemberitahuan
Tujuan dari surat ini cukup sederhana, yaitu untuk menyampaikan suatu pesan, informasi, pelaporan ke pihak lain dengan jelas dan lugas.
Selain itu, surat untuk pemberitahuan juga bisa digunakan untuk pembuka relasi antara satu pihak dengan pihak lainnya atau terkait dokumen maupun barang.
Surat pemberitahuan pun berkembang lebih fleksibel tidak melulu bersifat formal. Ini terkait penggunaanya untuk beberapa kepentingan semi formal hingga ranah privat.
Contohnya memberikan informasi tentang perayaan kelahiran dan ulang tahun pernikahaan.
Baca Juga: Format Surat Tugas dan Contohnya
Format Surat Pemberitahuan
Layaknya surat resmi pada umumnya, terdapat beberapa aspek penting dalam pembuatan surat pemberitahuan.
Berikut adalah format surat yang baik dan benar:
1. Kop Surat
Kop surat menjadi salah satu format yang perlu diperhatikan saat membuat surat untuk pemberitahuan resmi. Di dalam kop surat perlu mencantumkan logo, dan informasi terkait tentang kelembagaan.
2. Nama dan Alamat Penerima Surat
Di dalam surat pemberitahuan yang ditujukan pada perorangan umumnya juga disertai dengan nama dan alamat penerima secara lengkap.
Namun, ini berbeda dengan surat yang ditujukan pada organisasi atau lembaga. Nama dan alamat ini diletakkan di bagian sebelah kiri pada badan surat.
3. Isi
Isi surat dibuat dengan lugas, sesuai dengan kepentingan yang ingin disampaikan. Untuk surat pemberitahuan yang bersifat kompleks umumnya ditulis secara singkat dan ringkas.
Isi dari surat ini mulai dari tujuan utama, tanggal kegiatan, nama kegiatan, dan hal lainnya mengenai pemberitahuan yang ingin disampaikan.
Selanjutnya, keterangan dan tambahan bisa disampaikan dalam lampiran.
4. Tanda Tangan
Di surat untuk pemberitahuan, tanda tangan menjadi identifikasi terhadap penanggung jawab surat.
Pihak yang menandatangani surat memiliki kewajiban untuk memastikan bahwa surat tersebut adalah fakta keadaan sebenarnya.
Jenis dan Contoh Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan digunakan untuk tujuan yang berbeda. Biasanya, format semua surat resmi ini sama. Seperti apa?
Mari kita lihat contoh dibawah ini bersama.
1. Surat Pemberitahuan Kegiatan Kantor
PT. Citra Kirana Karya
Jalan Kelinci Putih Raya Km. 10,5 Bandung
Telp. 022 – 908791
Website: www.ckirana.com
Bandung, 4 Agutus 2022
Nomor : 15/CCTV/VIII/16
Perihal : Pemberitahuan
Yth.
Seluruh karyawan
Beserta staff
PT. Citra Kirana Karya
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya acara halal bihalal di lingkungan perusahaan yang akan dilaksanakan pada :
Hari/ Tanggal : Sabtu, 8 Agustus 2022
Waktu : 08.00 – selesai
Tempat : Aula Serbaguna PT. Citra Kirana Karya
Maka dari itu, kami selaku jajaran direksi PT. Citra Kirana Karya memberitahukan agar Bapak/ Ibu dapat hadir pada acara kegiatan halal bihalal tersebut.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Direktur
Citra Kirana Karya
Fahmi Trianinda
2. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Organisasi
Kepada Yth.
Seluruh Anggota Pemuda Pancasila Tebet
di tempat
Assalamu’alaikum wr.wb.
Dalam rangka meningkatkan kualitas organisasi dan menjalin silaturahmi antar anggota, kami akan mengadakan kegiatan sebagai berikut:
Acara : Diskusi Panel “Meningkatkan Peran Pemuda dalam Pembangunan Bangsa”
Hari, tanggal : Sabtu, 15 Mei 2023
Waktu : 09.00 – 12.00 WIB
Tempat : Aula Serbaguna Jl. Winarno Tebet
Kegiatan ini akan diisi oleh narasumber yang ahli di bidangnya dan akan membahas topik yang sangat penting untuk perkembangan organisasi kita.
Oleh karena itu, kami mengharapkan kehadiran seluruh anggota organisasi untuk turut serta dalam kegiatan ini. Bagi yang berhalangan hadir, mohon untuk memberitahu panitia penyelenggara.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum wr.wb.
Hormat kami,
Alex Rudiart
Panitia Penyelenggara Kegiatan
3. Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan
Surat Pemberitahuan Cuti Bersama
Rabu, 15 April 2023
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan PT. Cipta Reka Semesta
di tempat
Assalamu’alaikum wr.wb.
Dalam rangka mengikuti kebijakan pemerintah terkait dengan Hari Raya Idul Fitri, bersama ini kami sampaikan bahwa perusahaan akan memberikan libur cuti bersama pada hari-hari berikut:
Hari Raya Idul Fitri 1444 H: 2 hari, yaitu pada tanggal 1 dan 2 Syawal 1444 H (22-23 Mei 2023)
Dalam masa libur tersebut, seluruh karyawan diharapkan dapat mengambil waktu untuk berkumpul bersama keluarga dan merayakan hari yang fitri.
Namun, kami juga ingin mengingatkan bahwa selama masa libur ini, pihak perusahaan akan menjamin keamanan dan keamanan perusahaan tetap terjaga. Oleh karena itu, kami akan menempatkan sebagian karyawan di tempat kerja secara bergilir untuk memastikan bahwa operasional perusahaan tetap berjalan dengan baik.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Semoga libur cuti bersama ini dapat memberikan manfaat bagi seluruh karyawan dan keluarga.
Terima kasih atas perhatiannya.
Wassalamu’alaikum wr.wb.
Hormat kami,
Manajemen PT. Cipta Reka Semesta
4. Surat Pemberitahuan Pindah Alamat Kantor
PT. SEGAR ALAM ABADI
Ruko Edelwis Permai Blok AB3 No. 4 Jl. Raya Wangi Teh Melati Km. 3,8 Bandung 670977
Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762467925
Website: www.segaralamabadi.com Email: in**@se************.com
Bandung, 23 Oktober 2016
Nomor : 035/ST/X/16
Lampiran : –
Hal : Pemberitahuan Pindah Alamat
Yth.
Bapak Amin Yahya
Direktur Utama
PT. Citra Cakrawala Televisi
Jalan Kiwi Hijau No. 10B
Kota Bandung
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami informasikan bahwa terhitung mulai tanggal 1 Mei 2022, PT. Segar Alam Abadi pindah kantor dan menempati kantor baru dengan alamat lengkap sebagai berikut:
PT. SEGAR ALAM ABADI
Jalan Raya Kancil Berdiri Km. 40 No. 67B – 69B Kelurahan Asem Manis, Kecamatan Gula Kaler Kota Bandung 690987
Telp. 022 333469 Fax. 022 333466 Mobile. 09762467925
Website: www.segaralamabadi.com Email: in**@se************.com
Segala hal yang terkait dengan surat-menyurat, telepon/ fax, atau keperluan administratif lainnya harap ditujukan ke alamat baru tersebut.
Demikian pengumuman ini disampaikan agar menjadi perhatian kita semua dan mulai diterapkan. Untuk segala perhatian dan kerja sama, kami ucapkan terima kasih.
Direktur Utama PT. Segar Alam Abadi
Drs. Junaedi Collin, M.Sc
5. Surat Pemberitahuan tentang Perpajakan
6. Surat Pemberitahuan Kegiatan Ke Desa
Medan, 22 Februari 2022
Nomor : II/II/III/2022
Perihal : Pemberitahuan
Lampiran :
Yang terhormat,
Ketua RT dan RW se-wilayah Desa Mekar Mukti
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan edaran dari Komando Distrik Militer (KODIM) 007 terkait penyelenggaraan kegiatan Bakti Sosial dalam rangka HUT KODAM III Diponegoro yang ke 47, ada serangkaian acara akan turut dilaksanakan dalam kegiatan tersebut seperti:
- Bantuan Paket Sembako,
- Pelayanan Kesehatan Gratis, serta
- Kerja Bakti.
Rangkaian acara tersebut akan diselenggarakan pada hari Senin, tanggal 1Maret 2022 dimulai pukul 08.00 WIB sampai selesai.
Demi kesuksesan acara tersebut, kami beritahukan kepada para Ketua RT dan RW yang ada di wilayah Desa Mekar Mukti agar mengimbau para warga untuk turut berpartisipasi dalam kegiatan tersebut.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala Desa Mekar Mukti
Joko Raharjo
7. Contoh Surat Pemberitahuan Pergantian Kepemimpinan
8. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
PT. TAS SUKSES SELALU
Jl. Dr Wahidin Sudiro Husodo No. 123 Surabaya
Medan, 13 Maret 2022
Kepada Yth.
CV. TERANG Terus
di Jakarta
Perihal : Konfirmasi Pengiriman
Dengan Hormat,
Melalui surat ini kami beritahukan bahwa pengiriman Tas Merk Sosis sebanyak 1000 Pcs ( 50 Ctn @20 Pcs) yang rencananya akan dikirimkan pada tanggal 19 Maret 2022 melalui ekspedisi CV. Alam Perkasa terpaksa kami batalkan.
Hal ini dikarenakan pembayaran yang belum terlunaskan. Melalui surat pemberitahuan pengiriman barang ini, kami sangat mengharapkan konfirmasi dari pihak CV. Terang Terus untuk segera melaksanakan ketentuan yang telah kita sepakati selama ini.
Kami sangat mengharapkan CV. Terang Terus dapat memaklumi hal ini, Atas kerjasamanya kami mengucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Manajer Marketing
Joko Raharjo
Baca Juga: Announcement Text Sama Dengan Surat Pemberitahuan?
9. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan Ujian
Medan, 13 Februari 2022
No : II/II/III/2022
Lampiran : Jadwal Pelaksanaan Ujian Semester Genap 2021/2022
Perihal : Pemberitahuan pelaksanaan UAS Genap dan Permintaan Soal & Silabus
Kepada Yth.
Dosen Universitas Sumatera Utara
Di TempatDengan Hormat,
Melihat kalender akademik tahun 2021/2022 Universitas Sumatera Utara, maka dengan ini kami sampaikan pemberitahuan kepada Dosen Pembina mata kuliah di semester genap beberapa informasi sebagai berikut :
- Batas akhir perkuliahan sebelum Ujian Semester Genap tahun akademik 2021/2022 adalah 19 Februari 2022.
- Minggu Tenang mulai tanggal 19 Februari 2022 – 26 Februari 2022, bisa dipergunakan sebagai tambahan kuliah atau kuliah pengganti.
Terkait penggandaan soal ujian mohon dipertimbangkan apakah di prodi atau di masing-masing dosen.
Demikian surat ini, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Rektor Universitas Sumatera Utara
Joko Raharjo Suswono
Baca Juga: Contoh Surat untuk Mengajukan WFH
Membuat Pemberitahuan Mudah dengan Software Time Management LinovHR
Saat ini, untuk menyampaikan pemberitahuan kepada karyawan bisa dilakukan lebih mudah, bahkan perusahaan bisa menyampaikannya langsung ke smartphone karyawan.
Hal ini bisa dilakukan dengan memanfaatkan fitur Announcement dari Software Absensi LinovHR.
Dengan fitur ini, HR dapat mengatur pengumuman yang akan disampaikan kepada karyawan, mengatur siapa saja yang akan menerima pengumuman tersebut, serta mengatur durasi pengumuman tersebut.
Nantinya, setelah selesai pengumuman bisa langsung dilihat karyawan melalui Aplikasi ESS di smartphone mereka pada bagian Dashboard.
Dengan begini, karyawan tidak akan melewati pengumuman penting yang disampaikan untuk mereka, hasilnya saluran komunikasi di perusahaan pun berjalan lebih efektif.
Anda dapat mengajukan demo gratisnya sekarang untuk mengetahui lebih lanjut fiturnya!
