Proses onboarding untuk karyawan baru seringkali membosankan dan tidak begitu berkesan. Padahal proses onboarding inilah yang menentukan apakah karyawan dapat beradaptasi dan bekerja dengan baik atau tidak.
Untuk membantu karyawan baru beradaptasi dan menyesuaikan pekerjaan, perusahaan sering menyematkan buddy system di dalam tahapan onboarding.
Apa yang dimaksud buddy system dan bagaimana HR menerapkan nya? Simak penjelasan dari LinovHR berikut ini!
Apa itu Buddy System?
Menurut laman Wikipedia, buddy system adalah sebuah prosedur dimana dua individu dipasangkan dalam satu tim untuk penyelesaian tugas sehingga kedua individu tersebut dapat memantau kinerja dan membantu satu sama lain.
Dalam hal ini, individu yang dipasangkan adalah karyawan baru dengan karyawan lama dengan keahlian dan pengalaman lebih unggul.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa buddy system adalah sebuah metode yang digunakan perusahaan untuk membantu karyawan baru beradaptasi di lingkungan perusahaan dengan memasangkannya bersama karyawan yang lebih ahli dan berpengalaman.
Memasangkan dua orang dengan tingkat kemampuan dan pengalaman yang berbeda bukan tanpa alasan. Karyawan baru diharapkan dapat beradaptasi dan mempelajari budaya perusahaan lebih dalam melalui buddy system.
Sementara karyawan lama dapat membimbing dan mendalami karakter karyawan baru lebih dalam. Sehingga segala masalah antar karyawan seperti miskomunikasi, perbedaan pola kerja, dan kesenjangan kemampuan dapat diatasi lebih mudah.
Apakah Buddy System Harus Diterapkan di Perusahaan?
Membiarkan karyawan baru untuk beradaptasi secara mandiri tidak ada salahnya. Namun, jika perusahaan bertujuan untuk membina dan mendorong karyawan baru untuk berkontribusi dan bekerja lebih lama di perusahaan, maka menerapkan buddy system dapat menjadi kunci agar karyawan baru dapat bekerja lebih optimal dan mempunyai tingkat loyalitas yang tinggi.
Karyawan baru dalam sebuah perusahaan umumnya merasa kesulitan untuk memahami dan menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja.
Ketika “anak baru” mendapatkan seorang mentor atau buddy, maka karyawan baru yang awalnya pemalu dan kesulitan bergaul mampu beradaptasi lebih cepat.
Karyawan baru tersebut mampu memahami budaya perusahaan dan tidak lagi kesulitan berbaur. Dengan begitu, karyawan baru merasa lebih diterima dan mudah untuk menyerap pengetahuan dan kemampuan yang ada. Sehingga karyawan baru dapat memberikan kontribusi terbaik kepada perusahaan.
Baca juga: Bagaimana Melakukan Employee Self Service Onboarding
Manfaat Jika Perusahaan Menerapkannya
Jika dilihat sekilas, buddy system mempunyai manfaat utama yaitu membantu karyawan baru beradaptasi lebih cepat. Padahal, ada manfaat lain dalam jangka panjang jika perusahaan menerapkan sistem ini, antara lain:
Membantu Karyawan Baru Cepat Beradaptasi
Memasangkan karyawan baru dengan karyawan yang telah lama bekerja di perusahaan akan membantu karyawan baru merasa lebih nyaman serta membuat karyawan baru memahami sistem dan proses lebih cepat.
Sistem pertemanan yang baik akan membantu karyawan baru lebih cepat berasimilasi dengan budaya perusahaan, sense of belonging yang kuat pun akan tercipta dengan sendirinya.
Meningkatkan Kepercayaan Karyawan
Kepercayaan adalah salah satu kunci dari lingkungan kerja yang sehat. Buddy system dapat meningkatkan kepercayaan antar karyawan dengan diskusi terbuka antara dua individu dan bertukar insight konstruktif.
Contohnya, obrolan ringan yang sederhana secara berkala antar karyawan akan meningkatkan kepercayaan karena kedua pihak saling memahami satu sama lain yang pada akhirnya akan membantu tim berkembang lebih solid.
Baca Juga : 3 Alasan Penting New Hire Survey untuk Karyawan Baru
Meningkatkan Produktivitas
Dengan memastikan bahwa karyawan baru mendapatkan dukungan yang mereka butuhkan dalam perusahaan, karyawan akan lebih bahagia, percaya diri dan lebih produktif.
Kemudian produktivitas inilah yang menentukan operasional perusahaan secara keseluruhan. Produktivitas karyawan dapat membangun budaya perusahaan yang sehat dan kondusif.
Menurunkan Tingkat Turnover
Tingkat turnover karyawan yang tidak terkendali dapat merugikan perusahaan. Sebab HRD perlu memikirkan strategi dan mengeluarkan biaya rekrutmen untuk mengisi posisi kosong yang ditinggalkan karyawan.
Buddy system membuat karyawan merasa lebih dihargai keberadaannya. Lalu karyawan akan merasa bahwa mereka adalah bagian dari sebuah tim, sehingga perusahaan mampu meningkatkan retensi dan menurunkan tingkat turnover karyawan.
Merangsang Inovasi
Memasangkan karyawan saat ini dengan karyawan baru akan memudahkan karyawan baru tersebut untuk berbagi informasi dari pengalaman sebelumnya, termasuk pengetahuan, metode kerja, keterampilan yang belum ada di perusahaan. Saling bertukar ide ini akan menciptakan peluang berupa gagasan kreatif. Maka akan tercipta tim yang mampu berinovasi demi perkembangan perusahaan.
Cara Merancang Buddy System dalam Perusahaan
Merancang buddy system tidak sekadar hanya memasangkan karyawan lama dengan karyawan baru. Ada beberapa metode yang harus perusahaan pikirkan untuk memasangkan karyawan yang tepat, cara yang bisa dilakukan antara lain:
1. Tentukan Kerangka Kerja
Mulailah dengan menuliskan tujuan program buddy system. HRD harus menentukan lamanya waktu setiap pasangan dan aturan apa yang akan berlaku. Kerangka kerja ini berguna untuk memantau perkembangan karyawan baru dalam pembinaan dan bagaimana cara karyawan senior membina yang lebih muda.
2. Tetapkan Tugas Khusus
Selanjutnya, tetapkan tugas khusus untuk sistem buddy. Buatlah sejenis checklist pengetahuan apa saja yang harus diketahui karyawan, sistem alur dokumen, penjelasan tentang proses dan perangkat lunak yang digunakan perusahaan dan lain-lain. Jangan lupa untuk menentukan outcomes atau apa yang diharapkan setelah karyawan baru menyelesaikan proses sistem buddy.
3. Menentukan Buddy
Langkah selanjutnya adalah menentukan karyawan yang bersedia berpartisipasi menjadi mentor atau buddy. Sebaiknya pilih karyawan yang berasal dari divisi atau departemen yang sama dengan karyawan baru. Dengan begitu karyawan baru dapat belajar langsung dari ahlinya.
4. Pasangkan dengan Karyawan Baru
Tahapan yang paling akhir adalah memasangkan karyawan baru dengan buddy yang telah ditentukan. Selanjutnya, pantau bagaimana perkembangan tiap karyawan apakah karyawan baru tersebut dapat beradaptasi dengan benar atau tidak.
Pemantauan akan sangat berguna dalam evaluasi dan penyusunan strategi di masa yang akan datang. Buddy system diharapkan dapat membantu kolaborasi karyawan baru dengan tim yang lebih baik.
Dengan begitu perusahaan dapat mengembangkan bisnis lebih maksimal. Perusahaan dapat menyusun pengetahuan dan kemampuan apa saja yang harus disalurkan dengan menggunakan modul Learning and Development dari LinovHR.
Dengan implementasi Software LMS dari LinovHR, HRD mampu mengukur apa saja yang harus dipelajari oleh karyawan baru sehingga lebih mudah melakukan pelacakan perkembangan pembelajaran antar karyawan baru dan karyawan lama.
