Laporan absensi merupakan laporan yang akan menampilkan kehadiran karyawan setiap hari. Isi dari laporan ini berupa form hadir dan juga form absensi karyawan.
Namun sayang, masih banyak perusahaan yang belum bisa membuat laporan absensi karyawan dengan benar. Padahal hal ini akan menyangkut dengan jumlah gaji yang akan diberikan kepada karyawan.
Tetapi tenang saja, kali ini LinovHR akan memberikan contoh absensi kehadiran karyawan yang bisa diaplikasikan di perusahaan Anda.
Tidak perlu menunggu lagi, mari simak penjelasan di bawah ini!
Baca Juga: Contoh Daftar Hadir Karyawan di Excel dan Google Spreadsheet
Pentingnya Laporan Absensi Karyawan dalam Perusahaan
Banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan dari form absen karyawan. Maka dari itu, hal ini menjadi penting dan tidak boleh terjadi kesalahan dalam menginput data.
1. Memastikan Kegiatan Operasional Perusahaan
Laporan absensi terbukti efektif dalam mengecek apakah kegiatan operasional dalam suatu perusahaan sudah berjalan dengan sesuai atau belum.
Karena dari sini akan terlihat jumlah karyawan yang hadir tiap harinya, hari dengan jumlah kehadiran karyawan paling sedikit, dan jumlah karyawan yang sedang lembur.
Dari situ Anda bisa menilai apakah kegiatan operasional perusahaan sudah berjalan dengan baik atau malah harus melakukan evaluasi.
2. Mengetahui Karyawan yang Sudah Sesuai Standar Perusahaan
Terdapat banyak faktor untuk menilai kinerja karyawan perusahaan, salah satunya dengan melihat daftar absensi karyawan.
Karena di dalam form absensi karyawan berisi tentang jumlah karyawan yang berhalangan hadir dengan alasan atau tanpa alasan dan juga berisi tentang waktu kehadiran dan juga pulang karyawan.
Dengan melihat laporan tersebut, Anda akan mengetahui apakah karyawan sedang berada di dalam performa yang buruk atau tidak. Selain itu, jumlah jam kerja karyawan menjadi penentu apakah mereka sudah bekerja sesuai porsinya atau tidak.
3. Menjadi Pengukur Untuk Melakukan Promosi
Memilih karyawan untuk diajukan promosi dapat dinilai dengan melihat daftar absensi karyawan. Semakin rajin karyawan hadir, maka akan semakin cepat mereka untuk promosi jabatan.
Lalu, daftar tersebut juga bisa menilai apakah karyawan sudah bertanggung jawab kepada perusahaan dan juga kewajibannya dalam melakukan tugasnya.
Baca Juga : 7 Indikator Penilaian Dalam Promosi Jabatan
4. Perhitungan Payroll Lebih Akurat
Setelah melakukan berbagai tugas dan kewajiban, karyawan berhak atas mendapatkan gaji. Agar setiap gaji yang diberikan sesuai dengan beban tugas karyawan, tentu saja proses perhitungan ini akan sangat mengandalkan daftar hadir karyawan.
Begitu juga untuk menghitung jumlah tunjangan akan dihitung berdasarkan jumlah lembur. Tentu saja, semua perhitungan tersebut sangat membutuhkan laporan absensi karyawan.
Baca Juga: Menggunakan Bell Curve dalam Performance Appraisal, Apakah Perlu?
Fungsi Laporan Absensi Karyawan
Di bawah ini adalah beberapa fungsi dari laporan absensi karyawan:
1. Menghitung Jumlah Jam Kerja Karyawan
Pada laporan absensi karyawan, HRD akan mudah untuk menghitung jumlah jam kerja pada setiap karyawan. Dari situ, akan terlihat apakah beban yang dikerjakan karyawan sudah sesuai dengan jumlah waktu yang diberikan.
Melalui laporan ini, HRD juga akan memantau apakah karyawan dapat menyelesaikan target kerja. Jika terjadi hambatan atau beban tugas yang dikerjakan sangat berat, maka jumlah jam kerja akan dikurangi.
Baca Juga : Peraturan Jam Kerja di Indonesia
2. Melihat Waktu Kedatangan dan Pulang Karyawan
Setiap waktu datang dan pulang, karyawan wajib untuk melakukan absensi. Jadi, laporan absensi ini dapat berfungsi untuk melihat apakah karyawan datang dan pulang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
3. Mengecek Absensi
Selain melihat waktu datang dan pulang, laporan ini juga memiliki fungsi untuk melihat daftar hadir karyawan. Seperti yang sudah disebutkan di atas, karyawan bisa diajukan untuk promosi dengan melihat laporan absensi karyawan.
Jika terdapat karyawan yang sering tidak hadir tanpa alasan tertentu, maka proses kenaikan jabatan juga akan semakin lama.
4. Menjadi Penilaian Performa Karyawan
Laporan absensi karyawan juga menjadi indikator penilaian karyawan. Selain melihat kinerja karyawan secara langsung, HRD juga dapat melihat performa karyawan melalui form absensi karyawan.
Baca Juga : Memantau Kedisiplinan Karyawan dengan Software Manajemen Absensi
5. Sebagai Indikator Untuk Perhitungan Gaji dan Tunjangan
Jumlah gaji yang diberikan karyawan dihitung berdasarkan jumlah kehadiran karyawan selama 1 bulan. Biasanya dalam slip gaji akan dilampirkan jumlah cuti, izin, sakit, dan juga lembur.
Hal ini agar karyawan dapat mengetahui jumlah gaji dan tunjangan yang mereka dapatkan sudah sesuai dengan absensi dan juga waktu lembur.
Contoh Laporan Absensi Karyawan
Agar proses pembuatan laporan absensi karyawan bisa dilakukan dengan benar, LinovHR akan memberikan link contoh laporan absensi kerja berdasarkan mingguan, bulanan, dan tahunan.
Laporan Absensi Mingguan
Contoh Laporan Absensi Mingguan dapat diunduh di sini
Laporan Absensi Bulanan
Contoh Laporan Kerja Bulanan Karyawan dapat diunduh di sini
Laporan Absensi Tahunan
Contoh Laporan Absensi Tahunan dapat diunduh di sini
Perbandingan Membuat Laporan Absensi Manual dan Dengan Software
Perhatikanlah tabel perbandingan di bawah ini laporan absensi di bawah ini untuk menentukan sistem mana yang paling baik digunakan di perusahaan Anda.
| Laporan Absen Manual | Laporan Absen dengan Software |
| Template dan rumus menggunakan Microsoft Excel | Template sudah disediakan di dalam software |
| Membutuhkan banyak kertas untuk menulis data absen karyawan | Meminimalisir penggunaan kertas |
| Pendataan absen dilakukan oleh manajer tiap divisi | Absen akan didata secara otomatis |
| Daftar absensi berbentuk hard copy atau kertas | Absensi disimpan dan dapat diakses secara online |
| Kecurangan atau penitipan absen bisa dilakukan oleh karyawan | Karyawan tidak bisa melakukan kecurangan karena absensi menggunakan fingerprint |
| Perhitungan absen karyawan dihitung secara manual | Perhitungan absen tiap bulannya dapat dilakukan secara otomatis |
| Jika sedang dalam dinas luar, karyawan harus membawa absen kertas atau bahkan tidak melakukan absen | Absen terhubung dengan internet sehingga memungkinkan karyawan dapat melakukan absen melalui smartphone pribadi |
Baca Juga: E Absen: Apa Itu dan Kenapa Penting Digunakan
Mudahkan Proses Absensi Karyawan dengan Modul Time Management LinovHR
Sebelumnya telah dijelaskan perbandingan antara laporan absensi manual dan menggunakan software. Jika dilihat maka proses tersebut bisa lebih efektif dilakukan jika menggunakan software.
Agar perusahaan Anda bisa mengelola absensi karyawan dengan mudah, LinovHR menyediakan Modul Time Management yang terdapat pada Software Absensi Karyawan.
Melalui modul ini, proses pengelolaan absensi karyawan akan lebih mudah dan cepat. Terdapat beberapa fitur yang akan memudahkan Anda, di antaranya:
- Mengatur jadwal karyawan.
- Menampilkan jadwal agenda perusahaan dan juga tanggal merah nasional.
- Mengganti jadwal kerja jika terdapat karyawan yang berhalangan hadir.
- Mengajukan izin kerja dengan mudah.
- Dapat diakses oleh pihak perusahaan dan juga karyawan.
- Mengelola waktu lembur karyawan.
- Menggunakan sistem online sehingga memudahkan untuk diakses di mana saja.
Itu tadi adalah penjelasan tentang contoh laporan absensi kerja beserta fungsinya. Proses pelaporan absensi ini ternyata memiliki fungsi yang sangat penting digunakan untuk keperluan perusahaan seperti halnya pada proses penggajian dan penilaian performa karyawan.
Untuk itu, proses tersebut tidak bisa dilakukan dengan asal dan harus dikerjakan secara teliti. Agar Anda bisa lebih mengefektifkan proses laporan absensi kerja perusahaan, gunakan Modul Time dari LinovHR yang memiliki fitur-fitur untuk membantu pekerjaan Anda.
Tunggu apa lagi? Hubungi LinovHR sekarang juga!
