Beberapa hari lalu media sempat digemparkan oleh munculnya cluster penyebaran COVID-19 terbaru di 3 perusahaan di Semarang. Kejadian tersebut membuat 300 lebih karyawan dinyatakan terinfeksi Corona. Dilansir dari CNN Indonesia, faktor penyebab penyebaran tersebut dicurigai berasal dari penggunaan absensi fingerprint dan kurangnya pemberlakuan protokol kesehatan di sekitar lingkungan kantor.
Akibatnya 3 perusahaan tersebut memutuskan untuk menutup total usahanya selama 14 hari. Pencegahan penularan Corona di perusahaan melalui penggunaan absensi online pun mulai dipertimbangkan banyak perusahaan.
Ketika hal sudah terlanjur terjadi, maka akan menyebabkan permasalahan baru di perusahaan Anda. Apa yang bisa dilakukan perusahaan dalam mencegah penularan Corona di perusahan? Bagaimana peranan absensi online dalam hal ini?
Bagaimana Aplikasi Online Berperan dalam Pencegahan Penularan Corona?
Penggunaan absensi fingerprint sangat riskan di masa pandemi saat ini. Ada banyak tangan yang menyentuh layar fingerprint dan perlu mengantri untuk absen.
Keberadaan virus dan bakteri di tangan tak dapat dilihat mata telanjang. Pihak World Health Organization (WHO) pun menganjurkan untuk menghindari kerumunan dan melakukan physical distancing atau jaga jarak, di mana antrian absensi secara tidak langsung memicu kerumunan.
Baca Juga: Strategi HR dalam Hadapi New Normal Pandemi COVID-19
Dengan absensi online, karyawan tidak perlu menggunakan alat yang saling disentuh karyawan satu dengan karyawan lain. Karyawan pun tak perlu melakukan antrian saat absen yang mengundang kerumunan. Kegiatan pencatatan kehadiran jauh lebih efektif dan efisien dengan memperhatikan himbauan protokol kesehatan. Hanya melalui smartphone, karyawan dapat melakukan absensi di smartphone masing-masing.
Manfaat Absensi Online dari LinovHR
Tak hanya bermanfaat untuk mencegah penularan Corona di lingkungan kantor, absensi online juga sangat berguna untuk beberapa aspek penyembangan kegiatan perusahaan. Manfaat yang bisa dirasakan perusahaan dari absensi online antara lain:
1. Mempermudah Pencatatan Kehadiran
Pencatatan kehadiran menggunakan kertas maupun mesin fingerprint tidaklah akurat. Data yang masuk tidak langsung terekam dan tercatat hingga detail menit tertentu.
Ketika HRD menggunakan kertas untuk mencatat waktu kehadiran, bisa saja karyawan yang sebenarnya terlambat menuliskan jam kehadiran yang tak sesuai dengan seharusnya.
Selain itu, mesin fingerprint dapat dapat diatur atau reset manual waktunya sehingga memungkinkan terjadinya manipulasi data.
2. Integrasi Data
Kehadiran karyawan adalah elemen dari perhitungan gaji bulanan. Pencatatan kehadiran menggunakan kertas dan mesin fingerprint tidak dapat diintegrasikan dalam sistem payroll yang mengurusi penggajian bulanan karyawan.
Jadi, staff HRD harus menginput satu-satu data kehadiran karyawan saat masa perhitungan payroll tiba. Hal tersebut tentunya memakan waktu lama dan bisa terjadi kemungkinan salah input.
Dengan absensi online, staf HRD tidak perlu menginput data kehadiran satu-satu kedalam sistem payroll. Seluruh data kehadiran masing-masing karyawan yang tersimpan dapat diintegrasikan ke dalam sistem payroll sesuai karyawan yang bersangkutan.
3. Keamanan Terjamin
Melalui penjelasan di atas, telah disebutkan bahwa pencatatan absensi menggunakan kertas dan mesin fingerprint berpotensi terjadi manipulasi data. Aplikasi online menjawab permasalahan tersebut. Cloud based server dengan sistem keamanan berlapis membuat keamanan data yang tersimpan jauh lebih aman.
Akses hanya diberikan kepada pihak tertentu yang membuat kemungkinan terjadinya manipulasi data jauh lebih kecil jika dibandingkan pencatatan menggunakan kertas dan mesin fingerprint.
Baca Juga: Keamanan Informasi Karyawan dalam Aplikasi HRD
Absensi Online LinovHR: Solusi Bagi Pencegahan Penularan Corona
Pengelolaan kehadiran karyawan adalah salah satu hal penting dalam perusahaan dan HRD. Tak hanya mempengaruhi gaji yang akan diterima karyawan, kehadiran karyawan juga menjadi indikator loyalitas dan kinerja karyawan di perusahaan.
Oleh karena itu, penting untuk mengelola dan memproses jam kehadiran karyawan dengan cara seefektif dan seefisien mungkin khususnya dalam masa pandemi.
Penggunaan absensi manual dengan fingerprint tidak lagi menjadi pilihan utama karena keterbatasan fitur dan ketidakakuratan data.
Perusahaan akan lebih mudah melakukan pencatatan kehadiran karyawan menggunakan Aplikasi Absensi Online dari LinovHR. Sebagai penyedia yang berpengalaman sebagai penyedia absensi online berbasis cloud di Indonesia,
LinovHR yang mampu menyederhanakan proses pencatatan kehadiran jam kerja lebih terperinci dengan jumlah karyawan ribuan sekalipun.
Beberapa perusahaan memberlakukan work from home (WFH) sebagai salah satu cara membatasi jumlah karyawan di lingkungan kantor dalam rangka melaksanakan physical distancing dan protokol kesehatan.
Teknologi cloud based server membantu HRD untuk kemudahan akses data bahkan saat staff HRD berada di rumah. Absensi online juga akan membantu HRD dalam memonitor kehadiran karyawan yang bekerja dari rumah meski jarak berjauhan.
Dengan demikian, pencatatan kehadiran berjalan lebih lancar di tengah pandemi dan perusahaan dapat melakukan proses bisnisnya sembari melakukan pencegahan penularan Corona di lingkungan kantor.
