Divisi Human Resource memilliki peran aktif dalam mengelola karyawan dalam suatu perusahaan. Pengelolaan ini melibatkan banyak aspek, mulai dari rekrutmen, penggajian, hingga penilaian kinerja.
Dalam melakukan pengelolaan karyawan, HR tidak bisa melakukannya secara manual. Ini karena pengelolaan SDM secara manual akan sangat sulit dan merepotkan. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan teknologi HR system.
HR system akan membantu perusahaan dalam mengelola SDM dengan lebih efektif dan efisien. Bagaimana hal tersebut dapat terjadi? Simak ulasannya dalam artikel berikut ini.
Apa Itu HR System?
HR system adalah alat bantu teknologi yang memudahkan HR dalam memasukkan, memproses, dan melaporkan informasi terkait sumber daya manusia. Adanya sistem ini akan membantu HR dalam mengelola tenaga kerja dalam perusahaan.
Ada dua istilah yang berkaitan dengan sistem HR, yaitu Human Resource Information System (HRIS) dan Human Resource Management System (HRMS).
Meski kedua istilah ini sering merujuk kepada sistem yang sama, tetapi sebenarnya mereka berbeda. HRIS merujuk kepada database yang berisi informasi-informasi karyawan, sementara HRMS merujuk pada pengelolaan berbagai aspek SDM seperti pelatihan, rekrutmen, hingga pembagian shift.
Kedua sistem ini, walaupun memiliki banyak kesamaan, dirancang untuk membantu organisasi mengelola berbagai aspek terkait dengan SDM
Baca Juga: Kelebihan HR System Mobile App dari Segi Karyawan
Mengapa Harus Menggunakan HR System untuk HR?
Ada beragam alasan yang mendasari mengapa HR harus menggunakan HR system. Berikut ini adalah beberapa alasannya:
1. Untuk Menyimpan Data Karyawan
Alasan yang pertama adalah sistem HR digunakan untuk menyimpan data karyawan. Alasan ini sangat penting karena salah satu tugas HR adalah menyimpan data karyawan yang terdiri atas berbagai jenis. Mulai dari data personal hingga data penggajian karyawan.
2. Untuk Mengelola Aktivitas Manajemen SDM
Ada banyak aktivitas manajemen SDM yang harus dikelola HR. Sebut saja rekrutmen, pelatihan karyawan, penilaian kinerja, pengelolaan kehadiran karyawan, hingga suksesi posisi kosong di perusahaan.
Semua aktivitas tersebut akan sangat merepotkan jika dilakukan secara manual. Bayangkan saja berapa banyak kertas yang diperlukan untuk menyimpan semua data SDM tersebut. Agar pengelolaan SDM lebih efektif dan efisien, maka sistem HR perlu digunakan.
3. Untuk Memudahkan Pembuatan Laporan HR
HR perlu membuat laporan SDM sebagai pertanggungjawaban. Biasanya, laporan ini berisi kinerja karyawan.
Sistem HR akan mempermudah tugas ini karena bisa membuat laporan secara otomatis. Tak hanya itu, laporan yang dibuat dengan sistem juga akurat, valid, dan informatif.
4. Untuk Mendapatkan Fleksibilitas AksesÂ
Pengelolaan SDM dengan cara manual sangat tidak praktis. Ini karena hanya HR yang bisa mengakses sistem tersebut.
Oleh karena sistem tidak bisa diakses secara simultan dan hanya bisa diakses HR, karyawan harus menunggu HR dalam segala pengelolaan SDM. Hal ini tentu menyulitkan karyawan.
Itulah sebabnya HR memilih menggunakan sistem HR. Sistem ini bisa diakses oleh HR dan karyawan yang berkepentingan secara bersamaan.
Misalnya, karyawan bisa mengakses modul Employee Self Service untuk absensi atau mengajukan cuti, sementara aspek manajemen SDM lainnya seperti rekrutmen, data karyawan, atau pelatihan hanya bisa diakses HR.
Baca Juga: Apa yang Bisa Dilakukan HR System Software kepada Perusahaan?
Mengenal HR System LinovHR
Mengingat pentingnya HR system bagi HR, Anda pun tentu ingin menggunakannya. Memang, menggunakan sistem HR adalah suatu keharusan bagi setiap perusahaan yang ingin berkembang.
Sebagai rekomendasi, Anda bisa menggunakan HR system LinovHR. Sistem HR yang satu ini akan memenuhi segala kebutuhan SDM Anda karena memiliki fitur yang sangat lengkap.
Berikut ini adalah fitur-fitur dari sistem HR LinovHR:
- Organization Management: fitur untuk mengelola data organisasi seperti profil perusahaan dan struktur organisasi.Personnel Administration: fitur untuk menyimpan dan mengelola data pribadi karyawan.
- Recruitment: fitur yang bermanfaat untuk mengelola proses rekrutmen.
- Payroll: fitur yang bisa memproses penggajian dan pajak penghasilan dengan mudah.
- Competency Management: fitur untuk mengelola kompetensi yang harus dikuasai karyawan.
- Performance Management: fitur yang bermanfaat untuk mengelola evaluasi kinerja karyawan.
- Time Management: fitur yang digunakan untuk mengelola kehadiran dan izin karyawan.
- Reimbursement: fitur yang dipakai untuk menyetujui pengajuan reimbursement karyawan.
- Succession Management: fitur untuk mengelola suksesi di perusahaan.
- Loan: fitur untuk mengelola peminjaman uang kepada karyawan.
- Employee Self Services: fitur yang bermanfaat untuk melakukan absensi karyawan secara mandiri.
- Learning Management System: fitur yang digunakan untuk mengelola perencanaan dan pelaksanaan pelatihan karyawan.
Baca Juga: Cara Mengatasi Human Error dalam Pengelolaan Karyawan
Keuntungan Menggunakan HR System LinovHR
Jika menggunakan HR system LinovHR, Anda akan mendapatkan segala keuntungan berikut ini:
1. Menyimpan Data dengan Aman dan Akurat
Sistem HR LinovHR memungkinkan Anda untuk menyimpan data karyawan dan organisasi secara aman dan akurat. Begitu Anda memasukkan data ke dalam sistem, data tersebut akan langsung masuk ke dalam cloud yang memiliki keamanan data berlapis.
Anda pun tidak perlu khawatir dengan keakuratannya, karena data yang Anda masukkan pasti sama dengan data yang ada dalam sistem.
2. Meminimalisir Biaya dan Error
Untuk menggunakan Software HR LinovHR, Anda hanya perlu membayar satu kali di awal pemakaian. Setelah itu, Anda tak akan dipungut biaya lagi. Dengan demikian, biaya yang dikeluarkan untuk mengelola sistem HR pun bisa diminimalisir.
Selain mengurangi biaya, sistem LinovHR juga bisa mengurangi risiko terjadinya error. Anda akan terhindar dari kesalahan yang mungkin terjadi dalam sistem pengelolaan SDM secara manual.
3. Mempersingkat Waktu Pengelolaan SDM
Adanya sistem HR membuat pengelolaan SDM semakin cepat. Misalnya jika dulu karyawan harus mendatangi HR secara langsung untuk mengajukan cuti, kini karyawan bisa mengajukan cuti melalui software HR. Proses ini jauh lebih cepat karena karyawan tidak perlu menunggu keberadaan HR.
Contoh lainnya adalah perhitungan gaji. Jika gaji dihitung secara manual, tentu akan memakan waktu yang lama. Akan tetapi, kini perhitungan gaji atau payroll bisa dilakukan secara otomatis dan cepat melalui software.
4. Mempermudah Akses Informasi
HR system LinovHR menggunakan cloud yang bisa diakses kapan saja dan di mana saja. LinovHR sendiri bisa diakses melalui aplikasi pada smartphone atau menggunakan web. Untuk mengakses informasi pada sistem HR
LinovHR, Anda bebas memilih apapun caranya. Hal yang terpenting adalah Anda harus terkoneksi dengan internet.
Baca juga: Keuntungan Penggunaan In-house Solutions untuk Pengelolaan HR
Kesimpulan
HR system adalah teknologi untuk mempermudah pengelolaan SDM di perusahaan. Jika Anda ingin menerapkan sistem HR di perusahaan, Anda bisa menggunakan HR system LinovHR.
LinovHR menyediakan fitur yang lengkap untuk memenuhi kebutuhan Anda dalam mengelola SDM. Melalui software LinovHR, Anda dapat mengelola SDM dengan aman, akurat, efektif, dan efisien.
