Kehadiran karyawan adalah hal penting yang perlu dikelola oleh HR. Hal ini penting karena kehadiran akan memengaruhi seberapa optimal perusahaan dalam mencapai targetnya.
Oleh karena itu, ketika ditemukan banyaknya karyawan yang tidak hadir dalam periode tertentu, HR perlu secara cepat dan tepat mengambil tindakan.
Dalam artikel LinovHR ini, kami akan membahas mengapa kehadiran karyawan itu penting, cara meningkatkan kehadiran karyawan.
Mengapa Kehadiran Karyawan Penting?
Pengertian kehadiran menurut para ahli, Richard et al. (2009), kehadiran dalam konteks organisasi merujuk pada fakta seseorang secara fisik berada di tempat kerja pada waktu yang ditentukan.
Kehadiran seringkali diukur melalui absensi yang dapat memengaruhi produktivitas dan kinerja karyawan.
Dari pengertian ahli tersebut kita mengetahui bahwa kehadiran karyawan penting bagi perusahaan karena dapat mengukur kehadiran serta mengukur kinerja dan produktivitas karyawan.
Lebih jelasnya, berikut ini beberapa alasan mengapa kehadiran karyawan begitu penting bagi perusahaan, seperti:
1. Melancarkan Proses Produksi
Terdapat beberapa perusahaan yang menjalankan bisnis produksi yang sangat bergantung pada kehadiran karyawan di lokasi kerja. Misalnya konstruksi dan pabrik, di mana kehadiran karyawan akan sangat mendukung proses produksi.
Maka sebaliknya, ketidakhadiran karyawan di lokasi kerja akan menghambat proses produksi.
2. Upaya Mencapai Target Kerja
Kehadiran karyawan memiliki peran untuk mendukung pencapaian target kerja perusahaan. Maka, saat karyawan tidak hadir, akan ada target kerja yang tertundah.
Sekalipun akan ada karyawan yang mampu menangani tugas tersebut, tetap saja hasil kerja tidak akan maksimal.
3. Performa Perusahaan
Banyaknya ketidakhadiran yang terjadi di perusahaan akan menurunkan performa perusahaan.
Hal ini karena terhambatnya operasional internal yang akan berdampak langsung pada tugas yang mampu diselesaikan.
Maka dari itu, kehadiran karyawan begitu penting.
Baca Juga: Alasan Mengapa Absen Kerja Perlu Dikelola dengan Baik
Cara Meningkatkan Kehadiran Karyawan di Perusahaan
Ketidakhadiran yang berlebihan dapat berdampak negatif pada bisnis, baik dalam hal pengeluaran maupun penurunan produktivitas.
Bahkan karyawan yang sering absen tanpa alasan yang jelas dapat menjadi sumber masalah bagi karyawan lain yang konsisten menjalankan tugas dengan baik.
Untuk itu berikut ini adalah enam cara yang dapat diambil untuk meningkatkan kehadiran karyawan di tempat kerja.
1. Meningkatkan Kesadaran Karyawan akan Ekspektasi
Pastikan karyawan menyadari pentingnya perbedaan antara kehadiran yang baik dan ketidakhadiran yang berlebihan dalam konteks bisnis, seperti dampaknya pada tim, produktivitas, dan layanan pelanggan.
Informasi ini sebaiknya disampaikan dengan jelas saat onboarding dan promosi karyawan agar menjadi motivasi bagi yang lain.
2. Analisis Catatan Kehadiran
Analisis catatan kehadiran membantu mengidentifikasi tingkat ketidakhadiran karyawan dan tren spesifik.
Misalnya, mencermati karyawan yang sering absen pada hari Senin atau Jumat, atau sebelum atau sesudah hari libur nasional.
Jika Anda menemukan hal ini pada karyawan, cobalah untuk meminta penjelasan kepada karyawan secara langsung atas ketidakhadiran mereka pada hari-hari tertentu.
3. Memiliki Kebijakan yang Jelas
Memiliki kebijakan dan SOP absen karyawan yang jelas yang harus diikuti oleh karyawan. Misalnya, Anda dapat menyalakan bahwa karyawan harus:
- Menghubungi langsung manajer atau supervisor untuk melaporkan ketidakhadiran, memberikan informasi tentang penyakitnya, dan perkiraan waktu kembali bekerja.
- Diwajibkan untuk menghubungi pada waktu atau jangka waktu tertentu.
- Diminta untuk memberikan bukti penyakit, seperti sertifikat dokter atau pernyataan resmi.
4. Meningkatkan Kesadaran Karyawan akan Konsekuensi
Beritahu karyawan mengenai konsekuensi yang mungkin timbul jika mereka tidak mematuhi kebijakan absensi.
Fokuslah pada apakah karyawan tersebut telah mengikuti prosedur pemberitahuan dan memberikan bukti yang tepat, daripada mencoba menentukan apakah mereka benar-benar sakit atau tidak.
Ingat, hanya dokter yang dapat mengetahui dengan pasti apakah karyawan benar-benar sakit atau tidak.
5. Lakukan Tindak Lanjut dengan Karyawan setelah Kembali Bekerja
Coba ajak karyawan untuk bertemu setelah mereka kembali bekerja. Tanyakan mengenai kesehatan mereka serta apakah mereka sudah siap untuk melanjutkan tugas-tugas mereka seperti biasa.
Ini akan membuat karyawan merasa bahwa Anda peduli terhadap kesejahteraan mereka dan bahwa Anda telah memperhatikan ketidakhadiran mereka.
6. Menjelajahi Penyebab Ketidakhadiran Karyawan Lebih Mendalam
Cari tahu lebih lanjut mengenai alasan di balik ketidakhadiran yang mungkin tersembunyi dari karyawan.
Seringkali, ketidakhadiran yang buruk menjadi gejala dari masalah yang lebih besar.
Selain masalah kesehatan, ada faktor lain yang mungkin menyebabkan karyawan tidak hadir atau sering mengambil cuti, seperti:
- Konflik dengan rekan kerja atau atasan.
- Tidak mampu mengatasi beban kerja atau aspek-aspek lain dari pekerjaan mereka.
- Masalah pribadi dalam keluarga atau perkawinan.
- Kepuasan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Sebelum mengambil tindakan sepihak, disarankan untuk berbicara dengan karyawan terkait dan berusaha memahami akar penyebab masalahnya.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini diharapkan dapat meningkatkan kehadiran karyawan di tempat kerja dan mengurangi ketidakhadiran yang tidak perlu.
Penting untuk menjaga komunikasi terbuka dengan karyawan, memberikan pemahaman yang jelas tentang kebijakan, dan menangani masalah ketidakhadiran dengan pendekatan yang berfokus pada solusi.
Baca Juga: Menggunakan Bell Curve dalam Performance Appraisal, Apakah Perlu?
Kelola dan Monitoring Kehadiran Karyawan Bersama Software Absensi LinovHR
Kehadiran karyawan menjadi hal penting bagi keberlangsungan dan pencapaian perusahaan. Maka dari itu, jika ditemukan banyaknya karyawan yang tidak hadir, HR perlu mengambil tindakan segera untuk mengatasinya.
Cara terefektif untuk mengelola dan memonitoring kehadiran karyawan adalah dengan memanfaatkan Software Absensi LinovHR. Dengan software ini, HR bisa mengelola, mengontrol, dan mengatur kehadiran karyawan.
Modul Time Management dari LinovHR menyediakan fitur yang memungkinkan HR untuk melihat kehadiran clock in dan clock out karyawan. Dari sini, HR bisa melihat secara akurat dan real-time waktu kedatangan dan pulang karyawan.
Ada juga fitur yang memungkinkan HR untuk mengatur kuota cuti dan izin karyawan. Dari sini HR pun bisa mengelola pengajuan cuti dan izin yang diajukan oleh karyawan.
Untuk memastikan kehadiran karyawan dalam periode tertentu, HR bisa mengunduh Time Summary. Ini adalah fitur yang menyediakan laporan dan analisis yang komprehensif mengenai kehadiran karyawan.
Dari sini, HR bisa mengidentifikasi seperti apa kehadiran karyawan dan melihat tren ketidakhadiran karyawan dalam periode tertentu.
Terdapat juga fitur Report Fraud, ini adalah laporan yang memperlihatkan kecurangan absensi yang dilakukan oleh karyawan. Laporan ini bisa digunakan HR untuk mengambil tindakan tegas terkait kedisiplinan karyawan.Penggunaan software Time Management LinovHR memberikan manfaat signifikan dalam pengelolaan dan pemantauan kehadiran karyawan.
Dengan adanya fitur-fitur yang disediakan, HR dapat dengan mudah mengatur jadwal kerja, mengatur kuota cuti, dan melihat data kehadiran secara detail. Software ini membantu HR dalam mengoptimalkan pengelolaan kehadiran karyawan dengan efisiensi.
Ayo ajukan demo gratis sekarang, ada promo menarik yang menanti Anda!
