Seiring perkembangan zaman, pemanfaatan teknologi menjadi hal yang wajib digunakan dalam berbagai kegiatan terutama bagi sebuah perusahaan.
Banyak lini kegiatan di perusahaan yang sudah menerapkan sistem elektronik dan berbasis online untuk memberikan kemudahan dan mengurangi kekeliruan akibat kesalahan manusia (human eror).
Salah satu bentuk penerapan teknologi di perusahaan itu adalah software Employee Self Service.
Employee Self Service merupakan fitur yang ditawarkan oleh sistem human resource yang memungkinkan keterlibatan karyawan dalam mengakses dan mengelola data pribadinya sendiri dalam perusahaan.
Software Employee Self Service salah satu teknologi yang terus berkembang di bidang HR yang mendukung tugas HR dalam mengelola data karyawan.
Menerapkan ESS di perusahaan artinya memberikan kemudahan dan efisiensi bagi banyak kegiatan kerja.
Tiap karyawan bisa mengupdate data pribadinya sendiri, menerima informasi yang diumumkan manajemen, melihat absensi kehadirannya, lembur, mengajukan cuti, izin, atau sakit, hingga mencatat tugas-tugas yang mereka lakukan per harinya.
Berikut LinovHR sajikan pembahasan lebih lanjut mengenai software ESS.
Apa Itu Software Employee Self Service?
Software ESS adalah sebuah sistem yang terdapat pada software HRIS berbasis cloud di mana karyawan dapat mengakses dan mengelola informasi pribadi mereka sendiri, seperti jadwal kerja, gaji, cuti, dan manfaat karyawan.
Dengan Software ESS, karyawan dapat memperbarui informasi pribadi mereka secara mandiri, memeriksa status permintaan cuti mereka, dan bahkan melakukan pengajuan cuti secara online.
Software ini juga memungkinkan karyawan untuk mengelola tugas-tugas administratif mereka sendiri, yang memungkinkan mereka untuk lebih fokus pada tugas-tugas utama mereka dan memberikan efisiensi yang lebih tinggi bagi perusahaan.
Manfaat Software Employee Self Service Bagi Perusahaan
Pemanfaatan software ESS tentu memiliki berbagai manfaat bagi perusahaan. Manfaat-manfaat ini diharapkan dapat memberikan pengaruh baik bagi perkembangan perusahaan, sehingga mampu bersaing dalam pegaulan global.
Berikut beberapa manfaat dari penerapan software ESS bagi perusahaan.
1. Lebih Efektif dan Efisien
Efektifitas dan efisiensi menjadi hal penting untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan penggunaan software ESS, perusahaan sudah mengurangi beban pekerjaan administrasi untuk melakukan update data karena setiap karyawan bertanggung jawab secara mandiri untuk melakukannya.
Pekerjaan ini juga bisa dilakukan dimanapun karena bersifat online dan kapanpun tanpa terpaku pada jam kerja kantor.
Penggunaan software ESS juga dapat menghemat biaya perusahaan dalam hal penggunaan kertas. Berbagai hal yang dibantu ESS artinya tidak perlu lagi dokumen cetak sehingga tidak ada penumpukan dokumen yang kerap kali merepotkan.
2. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan dalam Perusahaan
Penerapan software ESS di perusahaan akan membuat karyawan merasa lebih dilibatkan secara personal. Tanggung jawab mereka untuk mengelola pekerjaan mereka masing-masing akan menimbulkan rasa memiliki dan meningkatkan loyalitas.
Hal tersebut sejalan dengan penelitian yang dibuat oleh Perrin’s Global Workforce Study tahun 2003, yang menyatakan bahwa keterlibatan karyawan sebagai kesediaan karyawan dan kemampuannya untuk berkontribusi dalam kesuksesan perusahaan secara terus menerus.
3. Membantu Mempermudah Aktivitas HRD
Aktivitas HRD yang cukup banyak dapat terbantu dengan penggunaan software ESS. Mereka bisa melakukan hal yang lebih produktif untuk perusahaan.
Selain itu, karena menjadi tanggung jawab oleh masing-masing karyawan, data yang ada juga akan lebih akurat dan real-time.
Baca juga: Mengenal Self Service Analytics dan Manfaatnya
Mengenal Fitur Software ESS Berbasis Online LinovHR
Software Employee Self Service (ESS) berbasis online diperlukan sebagai penunjang business intelligence dan termasuk memudahkan karyawan yang sedang berada di luar kantor.
Fitur-fiturnya juga harus lengkap agar tujuan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan administrasi karyawan tercapai.
Seperti yang diterapkan pada software LinovHR sebagai salah satu penyedia modul ESS, dimana fitur-fiturnya lengkap dan menawarkan kemudahan proses operasi.
Software ESS dari LinovHR setidaknya memiliki empat menu atau fitur utama yaitu :
1. Menu Profile
Menu profile menjadi tempat untuk menyimpan dan menampilkan personal details (data personal) dan employee profile secara lengkap. Fitur ini meliputi foto karyawan, nomor identitas, informasi umum, informasi kontak, data personal, hingga sosial media.
Setiap karyawan bisa melakukan pembaharuan data (update) secara mandiri sehingga tak perlu lagi menghubungi bagian HRD begitupun sebaliknya.
Bagian HRD tak perlu direpotkan dengan pengimputan data manual untuk semua karyawan yang berisiko terjadi kesalahan.
2. Menu Time Management
Menu time Management berfungsi untuk membantu karyawan dalam mengelola pekerjaannya. Melalui menu ini, tiap karyawan akan sangat dipermudah dalam mengajukan berbagai keperluan seperti melihat catatan kehadiran, mengisi tugas harian, kalender agenda perusahaan, permintaan lembur, pengajuan pinjaman, permohonan izin, dan permohonan resign.
Dengan kata lain, berbagai pengajuan cukup melalui software tanpa harus direpotkan dengan birokrasi dan pencetakan dokumen.
3. Fitur Document
Fitur ini berisikan data dokumen yang berkaitan dengan tugas karyawan. Melalui fitur ini, karyawan pemilik akun bisa mengecek tugas dan mencatat tugas-tugas hariannya. Aplikasi ESS LinovHR juga memudahkan karyawan untuk melihat goal individu maupun divisi sehingga tugasnya menjadi lebih terarah.
4. Menu Announcement
Software ESS juga memberikan kemudahan dalam penyebaran informasi. Melalui menu announcement, manajemen perusahaan dapat menyampaikan informasi atau pengumuman penting kepada seluruh karyawan. Informasi ini juga bisa dalam bentuk dokumen sehingga karyawan bisa dengan mudah mengunduhnya.
5. Menu Reimbursement
Employee self service memiliki fitur atau menu reimbursement. Menu ini memungkinkan karyawan untuk melakukan pengelolaan reimbursement-nya sendiri.
Beberapa hal yang bisa diajukan adalah business reimburse, travel reimburse dan yang lainnya. Karyawan cukup mengupload file yang diperlukan, sesuai ketentuan perusahaan masing-masing.
Nantinya, karyawan juga dapat mengecek status dari pengajuan reimbursenya.
Kesimpulan
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, software employee self service memiliki peranan penting dalam efisiensi kerja dan keterlibatan karyawan.
Karyawan dapat secara mandiri mengelola data administrasinya, seperti melakukan update data pribadi. Selain itu ESS juga memungkinkan karyawan untuk melakukan beberapa pengajuan secara mandiri. Seperti mencatatkan kehadiran, mengajukan cuti, mengajukan reimburse, dll.
Hal ini didukung oleh beberapa fitur dari software ESS yang meliputi profile karyawan, time management, document, announcement dan reimbursement.
LinovHR merupakan salah satu vendor dari software ESS yang berada dalam program aplikasi absensi-nya.
Ingin mengetahui lebih lanjut mengenai bagaimana software ESS dapat memberikan manfaat kepada karyawan Anda? klik banner di atas untuk jadwalkan demo!
