Saat ini sistem absensi karyawan telah banyak berubah dari sistem yang konvensional. Salah satu alat yang digunakan di masa lalu adalah mesin absen ceklok.
Nama ceklok sendiri diambil dari bunyi khas yang dihasilkan mesin absen ini yaitu “ceklok” sesaat karyawan melakukan absen.
Mesin tersebut akan berbunyi ketika karyawan memasukkan kartu absensi untuk mencetak jam kedatangan dan pulang setiap harinya.
Cara absen yang demikian telah banyak dikenal dan digunakan oleh perusahaan dengan berbagai bidang bisnis. Namun, apakah mesin absen ceklok masih efektif hingga saat ini?
Kali ini LinovHR akan membahas lebih jauh tentang kelebihan dan kekurangan dari absen ceklok yang sering digunakan di masa lalu.
Kelebihan Absen Ceklok
Mesin absensi ceklok merupakan absen manual yang bisa dibilang salah satu absen yang tidak lekang oleh zaman. Banyak perusahaan terutama pabrik yang masih mempertahankan absen ceklok sebagai cara absensi karyawan.
Sebagai salah satu mesin absensi manual, absen ceklok memiliki beberapa kelebihan yang bisa membantu perusahaan dalam proses pencatatan kehadiran karyawan.
Berikut beberapa kelebihan absen ceklok yang perlu Anda ketahui:
1. Harga Lebih Terjangkau Dibanding Mesin Absen Lainnya
Dari jenis mesin absen lainnya, mesin absensi ceklok bisa dikatakan lebih terjangkau dibandingkan dengan mesin absensi lainnya seperti fingerprint. Hal ini karena teknologinya yang tergolong cukup sederhana.
Satu hal yang mungkin menjadi pertimbangan perusahaan yang ingin menggunakan absen ceklok adalah biaya perawatan mesin apabila mengalami kerusakan atau kelemahan fungsi.
Sehingga hal ini menjadi pertimbangan awal ketika perusahaan memutuskan untuk menggunakan mesin absensi manual ini.
Meskipun demikian, mesin absensi ceklok dapat meningkatkan disiplinitas karyawan terhadap jam kehadiran dan pulang.
2. Cocok Bagi Perusahaan dengan Karyawan Sedikit
Seperti yang kita tahu bahwa mesin absensi ceklok merupakan sistem yang manual. Di mana pengguna harus memasukkan kartu absen ke mesin untuk mencatat waktu kehadiran dan pulang.
Penggunaan absen jenis ini sangat cocok bagi perusahaan yang memiliki jumlah karyawan yang tidak terlalu besar.
Sistem absen dengan menggunakan mesin absensi ini idealnya untuk perusahaan dengan jumlah karyawan 10-50 orang.
Hal ini berarti cocok bagi perusahaan yang baru memulai menerapkan sistem absensi di perusahaan.
Kekurangan Absen Ceklok
Terlepas dari kelebihannya, mesin absensi yang manual seperti mesin ceklok ini pastinya terdapat beberapa kekurangan. Apalagi mengingat teknologi yang digunakan masih tergolong sederhana.
Berikut beberapa kekurangan mesin absensi ceklok yang mungkin bisa menjadi pertimbangan Anda sebelum menggunakannya:
1. Peluang Kecurangannya Cukup Tinggi
Mesin absen ceklok masih mengandalkan kartu absen sehingga peluang terjadinya kecurangan cukup tinggi. Hal ini memungkinkan karyawan melakukan praktik titip absen ketika mereka terlambat atau bolos.
Sehingga data absen yang dihasilkan pun dinilai tidak terlalu akurat jika dibandingkan dengan mesin absensi yang jauh lebih modern.
2. Tidak Cukup Praktis
Penggunaan mesin absensi ceklok ini tidak cukup praktis, maka membutuhkan pengawasan yang lebih ketat. Apalagi saat ini dikenal dengan sistem kerja dari rumah di mana pastinya mesin absensi ini tidak dapat mengakomodir hal tersebut.
Karyawan masih harus datang ke kantor untuk melakukan absen. Belum lagi jika digunakan oleh perusahaan yang sudah besar, maka akan semakin tidak praktis dalam melakukan pencatatan kehadiran.
Bisa dibayangkan jika perusahaan memiliki 100 karyawan dan menggunakan mesin ini, maka akan terjadi pemborosan biaya pengadaan kertas.
Baca Juga: Cara Mudah Catat Kehadiran Karyawan dengan Aplikasi Absensi Offline
Mengapa Absen Ceklok Sudah Mulai Ditinggalkan?
Absensi ceklok merupakan mesin absensi manual yang saat ini sudah mulai ditinggalkan. Hal ini karena teknologinya yang sudah mulai tertinggal dan kurang memberikan fleksibilitas yang tinggi bagi perusahaan.
Apalagi saat ini dikenal dengan sistem kerja dari rumah (work from home) yang membutuhkan sistem absensi yang fleksibel, mesin absensi ceklok tentunya tidak dapat digunakan.
Tidak hanya sulit untuk mengakomodir tren dunia kerja, absen ceklok juga kurang efektif digunakan untuk perusahaan yang memiliki karyawan lapangan atau karyawan yang sedang dinas ke luar kota, tentu akan sulit untuk mencatat kehadiran mereka dengan absen ceklok.
Dan pada akhirnya, banyak perusahaan yang meninggalkan mesin absensi ceklok dan mulai beralih ke mesin absen yang lebih modern.
Selain tidak bisa mengakomodir kebutuhan kerja saat ini, biaya yang diperlukan untuk merawat mesin absensi ceklok tidak murah. Sehingga perusahaan harus mengeluarkan sedikit lebih banyak biaya operasional dan lainnya.
Pentingnya Sistem Absen yang Terintegrasi Payroll
Mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan dari sistem absen ceklok, tentunya Anda harus mengadopsi sistem absensi yang jauh lebih modern yang tidak hanya memudahkan Anda dalam mencatat kehadiran tapi juga telah terintegrasi dengan payroll.
Salah satu yang bisa jadi andalan Anda adalah software dan aplikasi Absensi dari LinovHR.
Software Absensi LinovHR dapat Anda gunakan untuk mengelola data kehadiran karyawan dan memantau kinerja mereka dari jarak jauh dengan lebih praktis.
Ada juga beberapa fitur lainnya yang akan mendukung kemudahan HR seperti Time Group, Leaves, Permission Request, Leave Request, Overtime Request, dan lain-lain.
Yang paling penting lagi, software Absensi LinovHR telah terintegrasi dengan sistem penggajian atau payroll perusahaan. Jumlah kehadiran karyawan nantinya akan secara otomatis untuk dihitung sebagai salah satu komponen penggajian yang jauh lebih mudah.
Sehingga Anda dapat mengelola berbagai macam kebutuhan SDM perusahaan Anda lebih cepat, akurat, dan praktis.
Selain itu dengan software atau aplikasi absensi LinovHR, karyawan dapat mudah mencatatkan kehadiran mereka. Pencatatan kehadiran dapat melalui wajah, sidik jari (Fingerprint) dan PIN.
Proses absen dapat dilakukan dimanapun karyawan berada sehingga sangat mendukung proses kerja jarak jauh (WFH).
Jadi, tunggu apalagi? Segera mudahkan manajemen kehadiran karyawan Anda menggunakan Software dan Aplikasi Absensi LinovHR!
