Proses penggajian karyawan di perusahaan bisa dikelola dengan lebih mudah jika menggunakan payroll platform. Dengan adanya software platform payroll, perusahaan akan menghemat waktu dan tenaga dalam mendistribusikan gaji karyawan.
Sejatinya setiap perusahaan perlu menerapkan payroll platform untuk mengelola penggajian. Namun, tak boleh sembarang memilih platform dalam mengelola payroll.
Salah pilih platform payroll akan mengakibatkan pekerjaan menjadi terhambat, karyawan mengalami keterlambatan penerimaan gaji, dan perusahaan mengalami kerugian.
Di artikel ini, LinovHR akan menjabarkan tips memilih payroll platform untuk perusahaan.Simak tipsnya bersama!
Mengenal Payroll Platform
Payroll platform adalah teknologi berbasis cloud yang digunakan untuk mengelola, menjaga, dan mengotomatisasi sistem penggajian di perusahaan. Sistem penggajian yang dimaksud meliputi pemberian gaji, tunjangan, bonus, ataupun uang lembur.
Sistem ini biasa juga disebut dengan software platform payroll. Software penggajian ini sangat bermanfaat bagi HR ataupun tim payroll di perusahaan.
Dikarenakan bisa memudahkan tugas terkait penggajian, memenuhi peraturan penggajian dengan mudah, dan berperan sebagai payroll checklist bulanan ataupun payroll year end checklist agar tidak ada prosedur yang terlewati.
Dengan demikian, kesalahan bisa dihindari. Perusahaan pun bisa lebih fokus pada hal lain yang bisa mengembangkan bisnis.
Tips Memilih Payroll Platform
Mengingat manfaat payroll platform, tentu saja perusahaan tidak boleh ketinggalan dalam menggunakannya. Oleh karena itu, sebaiknya setiap perusahaan menggunakan software payroll terbaik untuk mengakomodir kebutuhan penggajian karyawannya.
Namun, memilih software platform payroll juga tidak boleh dilakukan dengan sembarangan. Perusahaan perlu mempertimbangkan dengan baik platform penggajian yang akan digunakan agar mendapatkan fitur terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Untuk membantu Anda mendapatkan platform payrollterbaik, berikut ini adalah tips yang bisa diterapkan.
1. Mengetahui Kondisi Perusahaan
Tips pertama adalah mengetahui kondisi perusahaan. Tips ini berarti Anda perlu mengetahui ukuran bisnis perusahaan, jumlah karyawan yang dimiliki, tipe karyawan yang dimiliki, dan prosedur penggajian karyawan di perusahaan.
Mengetahui hal tersebut sangat penting untuk menentukan payroll platform yang tepat. Sebab, tak semua platform mengakomodir berbagai tipe karyawan.
Ada beberapa software yang tidak bisa digunakan untuk terlalu sedikit atau terlalu banyak karyawan. Selain itu, ada pula software yang tidak bisa mengelola banyak tipe karyawan, seperti karyawan yang dibayar per jam dan per bulan.
2. Menentukan Budget
Budget berperan penting dalam menentukan payroll platform. Budget perusahaan perlu diketahui karena setiap platform memiliki perbedaan tarif.
Misalnya, ada penyedia software yang memasang tarif per karyawan. Jumlah biaya yang harus dibayar perusahaan ditentukan berdasarkan jumlah karyawan.
Namun, ada pula penyedia software yang memasang tarif flat. Tak peduli sedikit atau banyak jumlah karyawan dalam suatu perusahaan, jumlah yang dibayarkan tetap sama.
Tak hanya itu, ada pula platform payrollyang memasang tarif lebih murah untuk mengakses fitur-fitur dasar. Apabila perusahaan membutuhkan fitur lebih khusus dan mendalam, perusahaan perlu membayar lebih.
Baca Juga: Rekomendasi Platform HR untuk Berbagai Perusahaan
3. Melihat Integrasi Payroll Platform
Aktivitas penggajian di perusahaan merupakan bagian dari pengelolaan SDM. Oleh sebab itu, sejatinya platform payroll harus terintegrasi dengan software HR. Software payroll perlu terintegrasi dengan sistem absensi karyawan, penilaian kinerja, rekrutmen, bahkan onboarding.
4. Memastikan Kemudahan Akses Karyawan
Supaya menghemat waktu HR dan divisi payroll, karyawan sebaiknya bisa melihat data penggajiannya secara mandiri. Hal tersebut dapat diwujudkan melalui fitur Employee Self Service yang harus ada dalam payroll platform
5. Memastikan Kemudahan Pertumbuhan Data
Payroll platform sejatinya harus bisa bertumbuh seiring dengan pertumbuhan perusahaan. Platform yang digunakan harus fleksibel agar bisa mengakomodir data penggajian karyawan yang semakin banyak jika perusahaan semakin besar.
6. Memastikan Keamanan Data
Ada banyak data sensitif pada penggajian karyawan. Data-data tersebut tentu saja tidak boleh bocor ke pihak lain.
Oleh sebab itu, platform yang baik harus bisa menjamin keamanan data karyawan. Hal ini bisa diwujudkan dengan memilih software payroll berbasis cloud yang memiliki proteksi data berlapis dan telah dienkripsi.
7. Memiliki UI/UX yang Baik
Meski memiliki banyak fitur, bukan berarti software payroll sulit digunakan. Perusahaan harus memilih software payroll yang memiliki UI dan UX yang baik agar aplikasinya dapat digunakan dengan mudah.
Dengan demikian, divisi HR dan Payroll akan menghemat waktu karena tidak membutuhkan waktu lama untuk mempelajari cara menggunakan payroll platform.
Baca Juga: Mengapa Sudah Saatnya Perusahaan Menggunakan Computerized Payroll
Rekomendasi Software Payroll Platform Terbaik
Saat ini, memang sudah banyak software platform payroll namun masih sedikit sekali yang dapat menjawab kebutuhan perusahaan atas penghitungan dan pengelolaan gaji yang baik.
Banyak software payroll hanya menawarkan kecepatan penghitungan gaji saja, tanpa benar-benar memerhatikan akurasi hitungan. Tentu ini bukanlah menjadi solusi bagi perusahaan.
Agar penggunaan platform payroll bisa lebih menjawab kebutuhan perusahaan, pastikan yang Anda gunakan adalah Software Payroll LinovHR.
Software ini memiliki fitur lengkap yang mendukung pengelolaan payroll di perusahaan agar lebih efektif dan efisien.
Fitur-fitur yang dimiliki Software Payroll LinovHR adalah sebagai berikut:
- Account Code: Fitur ini bermanfaat untuk mengelompokkan komponen payroll berdasarkan kode akuntansi yang bisa dibuat sendiri.
- Bank: Fitur ini digunakan untuk menyimpan informasi terkait data bank untuk penggajian karyawan.
- E-Payroll: Fitur E-Payroll digunakan untuk membuat laporan payroll.
- Employee Set: Fitur ini dipakai untuk mengelompokkan karyawan dalam kelompok-kelompok penggajian tertentu.
- Payment Method: Fitur ini dipakai untuk menyimpan semua metode pembayaran dalam transaksi finansial perusahaan.
- Payroll Component: Fitur ini digunakan untuk mengelola komponen payroll seperti gaji pokok, tunjangan, bonus, BPJS, dan lainnya.
- Payroll Group: Fitur ini dipakai untuk mengelompokkan payroll.
- Payroll Process: Fitur ini bermanfaat untuk memproses perhitungan payroll.
- Salary Slip: Fitur ini digunakan untuk membuat slip gaji.
- Tax Calculator: Fitur ini bermanfaat untuk melihat simulasi pembayaran pajak selama satu tahun.
Melengkapi fitur-fitur di atas, Software Payroll LinovHR juga sudah terintegrasi dengan Software HR. Software ini terintegrasi dengan aplikasi absensi, rekrutmen, penilaian kinerja, dan lainnya.
Segera wujudkan kemudahan penggajian di perusahaan Anda dengan payroll platform LinovHR.
Hubungi kami sekarang untuk dapatkan demo gratis!
