Dalam menghadapi akhir tahun, pelaksanaan payroll year end menjadi suatu kewajiban yang penting bagi perusahaan.
Untuk melaksanakan, Anda perlu mengetahui payroll year end checklist terbaru sebagai panduan Anda dalam melaksanakan proses penggajian akhir tahun ini.
Mari simak artikel LinovHR ini untuk mengetahui apa saja payroll year end checklist terkini dan bagaimana cara melaksanakannya dengan tepat!
Apa Itu Year End Payroll?
Year-end payroll merupakan proses penggajian yang dilakukan pada akhir tahun untuk memproses pembayaran gaji terakhir.
Tak hanya itu, proses ini juga berlaku untuk menghitung pajak gaji perusahaan, dan menyelesaikan pelaporan penggajian tahunan.
Proses payroll akhir tahun ini dilakukan selama kuartal keuangan terakhir tahun tersebut dan berlanjut hingga kuartal pertama tahun berikutnya.
Apa Saja yang Termasuk Payroll Year End Checklist?
Berikut adalah payroll year end checklist terbaru tahun 2023 yang perlu Anda ketahui:
1. Mengonfirmasi Informasi Karyawan
Hal pertama yang harus dilakukan saat payroll year end adalah memastikan atau memverifikasi segala informasi pribadi karyawan.
Mulai dari nama lengkap resmi, nomor KTP, alamat, dan informasi kontak lainnya, telah diverifikasi dan diperbarui agar akurat.
2. Mencatat Semua Gaji
Selanjutnya, perbarui catatan gaji untuk mencakup semua pembayaran komisi, bonus, dan transaksi di luar gaji rutin.
Hal ini melibatkan pencatatan cek tulisan tangan dan memastikan semua gaji selama tahun tersebut terdokumentasi secara akurat.
Langkah ini dapat membantu memastikan bahwa semua aspek gaji, termasuk tambahan seperti bonus atau komisi, terdokumentasi dengan akurat.
3. Catat Saldo Paid Time Off
Checklist berikutnya adalah selidiki dan catat saldo waktu istirahat atau paid time off (PTO) yang telah digunakan dan sisa untuk setiap karyawan.
Sesuaikan kebijakan PTO sesuai kebutuhan karyawan. Hal ini termasuk mempertimbangkan keputusan apakah waktu istirahat yang belum terpakai akan dibayar atau digunakan kembali.
Pemahaman yang baik tentang saldo ini memungkinkan perusahaan mengelola penggunaan waktu istirahat dengan efisien.
4. Verifikasi Gaji dan Pemotongan Karyawan setelah Penggajian
Setelah menjalankan penggajian terakhir tahun ini, verifikasi catatan untuk memastikan kebenaran gaji dan pemotongan karyawan sebelum melaporkannya pada formulir.
Pengecekan dalam payroll year end checklist ini membantu mencegah kesalahan penggajian dan memastikan bahwa informasi yang disampaikan pada formulir pajak karyawan akurat.
5. Periksa Tarif Pajak dan Dasar Upah untuk Tahun Baru
Setiap tahunnya, pemerintah akan menetapkan upah minimum yang akan disesuaikan dengan tingkat inflasi dan pertumbuhan ekonomi.
Jangan lupa juga untuk memeriksa perbedaan regulasi pajak yang mungkin diperbaharui setiap tahun.
Pemahaman yang baik tentang perubahan ini membantu memastikan pemrosesan gaji sesuai dengan regulasi terkini.
Baca Juga: Cara Menghitung Bonus Akhir Tahun bagi Karyawan di Perusahaan
Bagaimana Cara Melakukan Payroll Year End?
Berikut adalah beberapa cara untuk melakukan payroll year end:
1. Pemeriksaan Data Karyawan
Langkah pertama yang krusial adalah memastikan bahwa data karyawan terkini dan akurat.
Perusahaan perlu memeriksa informasi pribadi, perubahan status pernikahan, jumlah tanggungan, dan informasi lainnya yang dapat memengaruhi perhitungan gaji dan potongan.
2. Perhitungan Pajak Akhir Tahun
Pajak akhir tahun menjadi perhatian utama. Pastikan bahwa perhitungan pajak penghasilan karyawan sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.
Perusahaan perlu memastikan bahwa semua potongan pajak dihitung dengan benar, termasuk potongan pajak penghasilan, tunjangan, dan insentif lainnya.
3. Pengelolaan Bonus dan Tunjangan Khusus
Banyak perusahaan memberikan bonus atau tunjangan khusus pada akhir tahun sebagai bentuk penghargaan atas kinerja karyawan.
Pastikan perencanaan ini telah disusun dengan baik, dan karyawan memahami apakah bonus tersebut tunduk pada pajak atau tidak.
4. Penyusunan Laporan Pajak Tahunan
Segera setelah penggajian akhir tahun, perusahaan perlu menyusun laporan pajak tahunan sesuai dengan persyaratan yang berlaku.
Proses ini melibatkan penyusunan formulir W-2 atau bentuk pajak lainnya, serta pelaporan penghasilan karyawan kepada otoritas pajak.
5. Edukasi Karyawan Mengenai Kesejahteraan Keuangan
Manfaatkan momen akhir tahun untuk memberikan edukasi kepada karyawan tentang perencanaan keuangan pribadi.
Bantu mereka memahami manfaat program keuangan perusahaan, seperti rencana pensiun, dan berikan saran mengenai cara mengelola bonus atau tunjangan tambahan yang diterima.
6. Evaluasi Kebijakan Kesejahteraan Karyawan
Penggajian akhir tahun juga menjadi waktu yang tepat untuk mengevaluasi kebijakan kesejahteraan karyawan.
Perusahaan dapat mempertimbangkan untuk meningkatkan atau menyesuaikan manfaat karyawan, seperti asuransi kesehatan atau program kesejahteraan lainnya.
Mudahkan Payroll Akhir Tahun dengan Aplikasi Payroll LinovHR
Year end payroll adalah salah satu kegiatan akhir tahun yang tak boleh dilewatkan. Namun, hal ini biasanya memakan waktu dan tenaga, terlebih jika dilakukan dengan cara yang manual.
Karena itu, mudahkan proses payroll akhir tahun dengan Aplikasi Payroll LinovHR, sebuah aplikasi penggajian yang dapat membantu perusahaan mengelola tugas terkait penggajian dengan lebih efisien.
Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah memeriksa dan mengelola tanggal akhir penggajian dengan hasil yang akurat.
Perhitungan penggajian tentunya perlu ketelitian yang akurat sehingga LinovHR memberikan Anda solusi yang praktis dibandingkan mengerjakan tugas payroll akhir tahun secara manual yang akan menyita waktu dan energi.
Dengan Aplikasi Payroll LinovHR, Anda dapat menyelesaikan berbagai tugas administratif seperti perhitungan gaji karyawan, pembuatan slip gaji, perhitungan PPh 21 dan komponen payroll lainnya dengan mudah.
Aplikasi ini juga terintegrasi dengan modul Personnel Administration yang menyimpan seluruh data dan informasi karyawan yang dibutuhkan untuk proses payroll, seperti gaji dan tunjangan yang diperoleh, hingga aset perusahaan yang diterima.
Segera mudahkan payroll akhir tahun Anda dengan Aplikasi Payroll LinovHR sekarang juga! Ajukan demonya sekarang dan segera lakukan proses payroll akhir tahun dengan praktis menggunakan LinovHR.
