Dalam dunia kerja yang semakin kompleks, memiliki sistem yang terstruktur sangatlah penting untuk memastikan efisiensi dan produktivitas kerja.
Salah satu cara untuk mencapai hal tersebut adalah dengan menerapkan workflow alias alur kerja yang baik. Artikel LinovHR kali ini akan membahas tentang pengertian, jenis-jenis, dan cara membuat workflow yang baik.
Pengertian Workflow
Apa itu workflow? Istilah ini terdiri atas dua kata, yaitu work yang artinya pekerjaan dan flow yang artinya pergerakan atau aliran. Jadi, secara garis besar, workflow adalah serangkaian langkah atau proses yang harus diikuti untuk menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan.
Tujuannya untuk memastikan bahwa setiap tugas diselesaikan dengan efisien dan tepat waktu sekaligus terhindari dari kesalahan, mirip dengan SOP.
Pentingnya Workflow dalam Pekerjaan
Workflow adalah alat yang berperan penting dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan. Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari penerapan workflow dalam pekerjaan:
1. Meningkatkan Efisiensi
Dengan workflow yang terstruktur, perusahaan bisa dengan lebih jelas mengorganisir setiap langkah yang diambil dalam proses pengerjaan tugas.
Hal ini dapat membantu mengurangi terbuangnya waktu untuk memikirkan apa yang harus dilakukan selanjutnya, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat.
2. Meminimalisir Kesalahan
Workflow adalah alat yang efektif untuk mengurangi kesalahan dalam proses kerja. Alat ini memastikan bahwa setiap langkah yang dilakukan sudah benar dan sesuai urutan yang semestinya sehingga menekan risiko kesalahan akibat ketidaktahuan atau kebingungan.
3. Meningkatkan Kolaborasi
Adanya alur kerja juga mempermudah komunikasi dan kolaborasi antar para anggota tim. Dengan adanya workflow, setiap anggota tim dapat mengetahui apa saja tanggung jawab mereka dan bagaimana tugas tersebut berkaitan dengan tanggung jawab anggota tim lainnya.
Hal ini menciptakan komunikasi yang lebih baik dan kerja sama yang efisien, yang pada gilirannya turut meningkatkan hasil kerja secara keseluruhan.
4. Menghemat Waktu dan Biaya
Dengan workflow, kinerja karyawan dapat diukur dan dianalisis dengan lebih mudah. Hal ini memungkinkan pihak manajemen untuk mengidentifikasi area yang sekiranya perlu diperbaiki dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat.
Jenis Workflow
Terdapat dua jenis workflow yang umum digunakan, yaitu:
1. Workflow Sekuensial
Pada workflow sekuensial, setiap langkah kerja harus diselesaikan dahulu sebelum langkah berikutnya dapat mulai dikerjakan. Jenis ini biasanya digunakan untuk tugas-tugas yang prosedurnya saling bergantung satu sama lain.
Contohnya proses persetujuan dokumen, di mana dokumen harus disetujui oleh satu departemen sebelum diteruskan ke departemen berikutnya.
2. Workflow Paralel
Pada workflow paralel, beberapa langkah dalam proses kerja bisa saja dilakukan secara bersamaan. Jenis alur kerja ini cocok untuk tugas-tugas yang dapat dipecah menjadi bagian-bagian tersendiri dan bersifat independed.
Contohnya, dalam proses pengembangan software, tim pengembang dan tim penguji dapat bekerja secara paralel di modul yang berbeda dari aplikasi yang sama.
Cara Membuat Workflow yang Baik
Dalam membuat alur kerja yang baik, terdapat beberapa langkah yang harus diikuti. Apa saja?
1. Lakukan Identifikasi Tujuan dan Proses
Langkah pertama dalam membuat workflow adalah mengidentifikasi tujuan yang ingin dicapai dan tugas yang perlu diselesaikan. Ini akan membantu Anda memahami apa yang perlu dilakukan dan bagaimana caranya.
2. Tentukan Urutan Langkah
Setelah mengidentifikasi tugas-tugas yang harus dikerjakan, kemudian tentukan urutan langkah yang harus diambil. Pastikan urutan ini logis dan efisien untuk mencapai tujuan akhir.
3. Libatkan Anggota Tim
Jangan lupa untuk melibatkan anggota tim dalam proses pembuatan workflow. Anda dapat meminta masukan dari para staf yang akan melaksanakan tugas tersebut untuk memastikan bahwa alur kerja yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan mereka.
4. Uji dan Revisi
Setelah workflow dibuat, langkah berikutnya adalah menguji dan meninjaunya ulang secara berkala. Pastikan bahwa workflow tersebut berjalan dengan baik dan lakukan perbaikan jika diperlukan.
Optimalkan Workflow Kerja Karyawan dengan Software HRIS dari LinovHR
Mengelola workflow adalah hal yang sangat penting dalam manajemen proyek dan operasional bisnis. Maka dari itu, supaya penyusunannya lebih mudah dan efisien, LinovHR menawarkan solusi aplikasi yang secara khusus dirancang untuk mengelola berbagai aspek pengelolaan sumber daya manusia.
Dengan software HRIS LinovHR, Anda bisa menyusun workflow yang lebih terstruktur sehingga mampu menekan potensi kesalahan dan meningkatkan produktivitas tim. Dilengkapi dengan penyimpanan berbasis cloud dan teknologi AI, tugas pengelolaan karyawan Anda dijamin bisa lebih mudah!
