Project Management: Pengertian, Tugas dan Skill yang Harus Dimiliki

Suatu proyek harus diarahkan dan dirancang dengan sedemikian rupa untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam hal ini, project management mengemban tugas yang cukup besar. Apa sebenarnya peran project management dalam suatu perusahaan? 

Pengertian Project Management

Project Management adalah suatu penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan dan pengalaman dengan tujuan untuk menyelesaikan suatu proyek dengan baik.Penyelesaian ini harus sesuai dengan parameter suatu proyek seperti batasan waktu, anggaran dan parameter lain yang telah disepakati bersama.

Istilah proyek  dapat digunakan untuk mendefinisikan suatu usaha atau kegiatan dalam waktu yang telah ditentukan. Proyek-proyek tersebut biasanya akan melahirkan layanan, produk atau hasil tunggal dan spesifik. Menurut definisi ini, dapat dikatakan bahwa proyek tidak dapat beroperasi tanpa batas waktu dan harus memiliki tujuan.

Skill Wajib Project Management 

Seorang yang terlibat suatu proyek diharuskan untuk menguasai beberapa skill dasar yang akan membantu mereka untuk menjalankan project. Jika dijabarkan, skill tersebut meliputi:

• Keterampilan Kepemimpinan 

Project management harus membuat tim termotivasi, menyelesaikan konflik dan membuat keputusan.

• Mengatur Waktu 

Project management akan bekerja dengan tim, stakeholder, konsumen, tim dari divisi lain dalam waktu yang bersamaan. Sehingga skill pengaturan waktu sangat dibutuhkan dalam hal ini. 

• Penganggaran

Project Management diharapkan untuk menjaga dan memelihara anggaran di hampir setiap bidang sesuai dengan anggaran yang ditetapkan bersama dengan stakeholder. 

• Keterampilan Analitis

Keterampilan analitis juga diperlukan project management untuk dapat menyelesaikan masalah yang mungkin muncul selama proyek berjalan. Skill ini dibutuhkan untuk menganalisis data dan membuat keputusan yang mempengaruhi proyek secara teratur.

Baca Juga: Penjelasan Critical Path Method Dalam Project Management

Fungsi  Project Management

Project management memiliki beberapa fungsi yang melekat pada tugas-tugasnya. Fungsi project management antara lain:

Perencanaan

Perencanaan meliputi persiapan sumber daya manusia, infrastruktur, dan fasilitas untuk proyek. Seorang Project Manager akan membahas isu-isu yang berkaitan dengan strategi dan bagaimana project management bersama tim akan mewujudkan, menjual dan mendistribusikan produk mereka.

Jika perusahaan bergerak di bidang jasa konstruksi, perencanaan yang dibahas adalah membahas strategi bagaimana perencanaan proyek konstruksi akan dapat berfungsi dengan baik dan lancar.

Organisasi

Dalam fungsi ini, project management akan berkoordinasi dengan divisi lain dalam struktur organisasi perusahaan. Semua divisi tersebut adalah elemen dasar yang harus ada dalam sebuah perusahaan. Setiap bagian memiliki deskripsi pekerjaan yang berbeda dan tanggung jawab untuk divisi masing-masing. 

Pelaksanaan

Fungsi ini mengacu pada pelaksanaan atau implementasi dari strategi yang telah dibuat. Titik ini menentukan keberhasilan sebuah bisnis.

Sebagai bagian dari proyek, Project Management akan mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai macam masalah dan tantangan yang menghadang. Dari informasi fase implementasi, dapat diketahui hasil dan kemajuan project seperti waktu, sumber daya manusia dan bahan untuk  menyelesaikan proyek.

Pemantauan dan Pengawasan

Fungsi pemantauan dan pengawasan adalah langkah penting dari hasil akhir proyek yang sesuai dengan harapan. Tujuan utama pengawasan adalah untuk meminimalkan penyimpangan yang mungkin terjadi selama proyek. Jika ada penyimpangan dari rencana semula, akan dievaluasi dan diberlakukan langkah-langkah perbaikan untuk mengoptimalkan kinerja, biaya, waktu, kualitas dan keamanan.

Tugas Project Management 

Karena manajemen proyek sangat penting dalam suatu perusahaan, maka sudah menjadi tugas project management untuk memastikan kelancaran proyek tersebut dari awal hingga selesainya project. Berikut ini tugas lain yang harus dikerjakan:

Merencanakan Proyek

Peran pertama manajer proyek adalah membuat rencana yang layak untuk mencapai tujuan dan sasaran sejalan bersama strategi bisnis organisasi secara keseluruhan. Bagian dari rencana adalah mendefinisikan ruang lingkup proyek dan menentukan sumber daya apa yang tersedia, memperkirakan waktu dan komitmen keuangan, serta bagaimana memantau dan melaporkan kemajuan proyek.

Mengumpulkan Tim

project management membutuhkan sumber daya untuk menyelesaikan tugas-tugas proyek, yang mencakup staf dan manajer yang terampil dan berpengalaman. Mereka perlu mengambil peran dengan tim yang ada. Setelah tim dibuat, maka selanjutnya perlu pemberian tugas dan tenggat waktu serta alat untuk berkolaborasi kepada tim.

Diskusi dan brainstorming akan sangat sering dilakukan tim dalam proses suatu proyek.  Hal tersebut dilakukan untuk pembaruan status, memetakan kemajuan tim, mengalokasikan kembali sumber daya yang diperlukan. 

Baca Juga: Tips Mengelola Tim Saat Bekerja Secara Remote

Mengatur Komunikasi dalam Waktu yang Terbatas

Waktu selalu berjalan sementara project harus selesai sesuai tenggat waktu. Komunikasi adalah kunci untuk mengatasi perubahan dan memastikan semua orang melakukan apa yang harus mereka lakukan. project management harus menentukan, menjadwalkan, dan memperkirakan durasi tugas secara akurat untuk mengembangkan dan memelihara jadwal yang realistis.

Menghitung Budget

project management akan mencari tahu bagaimana menghitung budget  yang tepat untuk proyek. Setelah menghitung dana yang diperlukan untuk menjalankan proyek, dana akan diajukan kepada stakeholder atau pimpinan perusahaan. Tugas selanjutnya yang harus dilakukan adalah memantau pengeluaran aktual dengan budget yang direncanakan. Sebisa mungkin gunakan dana dengan efektif dan efisien mungkin tanpa mengesampingkan kualitas proyek. 

Mitigasi Masalah dan Resiko

Masalah dan resiko pasti akan muncul dalam proyek. Seluruh tim dalam project harus siap dan sigap untuk menyelesaikannya dengan cepat, sehingga rencana proyek tidak keluar dari apa yang direncanakan sebelumnya. Resiko adalah masalah potensial yang belum terjadi namun patut diwaspadai dan mencari tahu bagaimana menghindari resiko tersebut jika benar-benar terjadi, dapat disimpulkan seorang project management harus punya skill manajemen risiko yang bagus agar dapat mengatur semua hal tersebut.

Monitoring Proses

Tugas selanjutnya adalah untuk memonitor dan membandingkannya dengan blueprint proyek yang telah dibuat sebelumnya.

Oleh karena itu, semua data proyek, laporan perlu dilihat dan analisis dengans seksama  apakah terjadi kemajuan yang diharapkan. Jika ada hal-hal yang harus diubah selama proyek berjalan, project management harus menyesuaikan atau mengalokasikan kembali sumber daya untuk mengakomodasi perubahan ini. 

Membuat Laporan dan Dokumentasi

Laporan dan dokumentasi adalah salah satu cara berkomunikasi dengan tim dan stakeholder. Tim membutuhkan informasi yang lebih terperinci dan stakeholder akan mencari data yang lebih luas untuk memeriksa kemajuan proyek.

Dalam hal ini, project management bertugas untuk membuat laporan dan dokumentasi dari proyek ketika proyek telah selesai.  Dokumentasi dan laporan akan dikumpulkan, ditandatangani dan diarsipkan pada akhir proyek dan akan dijadikan acuan saat merencanakan proyek serupa di masa depan.

Baca Juga: Pentingnya Melakukan Feasibility Study Sebelum Proyek Berjalan

Kesimpulan

Dapat disimpulkan bahwa menjadi seorang project management tidak dapat main-main. Maka, dibutuhkan keseriusan, komitmen, loyalitas, dan tanggung jawab tinggi selama berjalannya suatu proyek. Semoga informasi di atas dapat berguna untuk pengembangan proyek perusahaan Anda!

Referensi:

https://www.apm.org.uk/resources/what-is-project-management/