Catatan kehadiran yang akurat sangat penting untuk berbagai ukuran bisnis, baik skala kecil maupun besar.
Catatan kehadiran yang akurat dapat membantu menghindari konflik di tempat kerja, mencegah ketidakhadiran yang tidak terjadwal dan meningkatkan disiplin kerja karyawan. Untuk mendapatkan catatan kehadiran yang akurat, perusahaan dapat menggunakan bantuan software absensi solution.
Software absensi solution dirancang untuk membantu perusahaan mengawasi jam kerja karyawan secara efisien. Software ini mampu melacak jam kerja aktual, lembur, kehadiran, dan jumlah cuti.
Melalui software absensi ini, perusahaan meminimalisir terjadinya kecurangan yang disebabkan oleh karyawan.
Apa Itu Software Absensi Solution
Software absensi solution merupakan aplikasi absensi untuk membantu perusahaan mengelola data kehadiran karyawan secara otomatis dan real-time. Sistem tersebut akan mencatat absensi dengan mudah dan terintegrasi dengan teknologi modern seperti face recognition, mobile GPS, fingerprint, dan sistem HR lainnya.
Penggunaan software absensi solution membantu perusahaan meminimalisir risiko kecurangan absen, menghemat waktu administrasi, dan memudahkan HRD dalam mempersiapkan laporan kehadiran dengan akurasi yang tepat.
Fungsi Software Absensi Solution bagi Perusahaan
Software absensi solution memiliki fungsi pendukung selain alat pencatatan jam masuk dan keluar karyawan, berikut ini beberapa fungsi software absensi solution yang wajib Anda ketahui.
1. Menghitung jam kerja otomatis
Software absensi solution akan menghitung jam kerja termasuk lembur, keterlambatan, dan izin dari seluruh karyawan secara tepat dan jelas. Hal ini tentu memudahkan HRD untuk mendapatkan data yang lebih konsisten dan signifikan.
2. Terintegrasi dengan sistem payroll
Data absensi terintegrasi dengan sistem payroll untuk penghasilan gaji pokok, upah lembur, sampai dengan potongan karyawan yang terlambat atau absen. Hal ini memudahkan karyawan mendapatkan slip gaji secara akurat, cepat, dan mudah.
3. Mempermudah monitoring
Dashboard real-time dari software absensi solution dapat memperlihatkan kepada siapapun yang sudah hadir, terlambat, sampai izin dengan lengkap menggunakan mobile GPS untuk tim lapangan atau karyawan hybrid. HRD dan pimpinan bisa memutuskan secara cepat tanpa perlu menunggu laporan harian karyawan.
4. Meningkatkan transparansi
Karyawan dapat melihat histori kehadiran, sisa cuti, status pengajuan lembur atau izin, dan pengajuan koreksi absensi melalui ESS atau employee self service. ESS merupakan salah satu fitur HR yang terintegrasi dengan software absensi solution. Hal ini tentu akan membangun transparansi dan kepercayaan di lingkungan kerja.
5. Meminimalisir human error
Otomatisasi dalam proses pengelolaan absensi melalui software absensi solution meminimalisir kesalahan input data secara manual. Role-based control dan audit trail memastikan data hanya bisa diakses oleh beberapa pihak tertentu.
Tips Menemukan Software Absensi Solution yang Tepat
Setelah mengetahui fungsi dari software absensi solution, Anda wajib memahami tips yang tepat untuk menemukan software absensi solution terbaik.
1. Fleksibilitas absensi online dan offline
Fitur offline attendance memudahkan karyawan untuk tetap melakukan absensi di segala situasi, seperti akses internet yang tidak stabil sampai dengan data otomatis tersinkronisasi ketika koneksi kembali normal. Hal ini tentu membantu perusahaan mendapatkan mobilitas yang tinggi, terutama jika karyawan berada di area luar kantor atau lapangan.
2. Terintegrasi dengan sistem HR
Software absensi solution yang ideal membutuhkan sistem HR lainnya seperti payroll untuk memudahkan pengelolaan data karyawan secara otomatis. Hal tersebut meminimalisir kesalahan dalam menghitung gaji dan mempercepat proses administrasi HRD.
3. Fleksibilitas akses multi-platform
Ketersediaan mobile app memungkinkan karyawan melakukan absensi melalui smartphone dengan mudah, terutama saat karyawan sedang work from home (WFH) dan remote. Fleksibilitas ini memudahkan karyawan dan perusahaan tetap menjaga kepercayaan dengan cara yang modern dan cepat.
4. Cari yang memiliki fitur validasi
Fitur mobile GPS dan selfie merupakan bentuk fitur validasi yang akurat, karyawan tidak membutuhkan absensi manual seperti tulis tangan dan saling menitip absen kepada rekan kerja. Validasi software absensi solution yang akurat memastikan HRD mendapatkan absensi dilakukan di lokasi yang tepat oleh seluruh karyawan.
5. User-friendly
Pilih software absensi solution yang mudah dipahami oleh seluruh karyawan, antarmuka yang sederhana dan user-friendly membantu karyawan memahami aplikasi absensi digital tanpa training yang rumit.
8 Rekomendasi Software Absensi Solution Terbaik
Memahami fungsi dan tips menemukan software absensi solution yang tepat membutuhkan gambaran yang jelas untuk memastikan perusahaan Anda benar-benar menemukan software absensi solution terbaik, berikut 8 software absensi yang dapat perusahaan Anda coba:
LinovHR
LinovHR adalah salah satu software absensi online terbaik yang telah dipercaya oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia. LinovHR merupakan teknologi HRIS yang dapat memberikan solusi terbaik untuk mengelola sistem HR dan Payroll pada bisnis Anda.
LinovHR memiliki beragam fitur canggih dan modern yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola administrasi HRD seperti:
- Database seluruh karyawan
- Cuti karyawan
- Sistem penggajian karyawan
- Perhitungan Pajak Penghasilan (PPh 21)
- Pembuatan slip gaji
- Pengelolaan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
Software absensi solution LinovHR selalu mengedepankan inovasi dan kemudahan di dalamnya, sehingga dapat meringankan tugas dan tanggung jawab HRD dalam pekerjaannya. Software ini memudahkan HRD dalam menyimpan data personal karyawan, menilai kinerja serta produktivitas karyawan.
Software HRD dan Payroll LinovHR berbasis web dengan tampilan sederhana dan telah dirancang khusus sehingga mudah untuk dipahami pengguna.
LinovHR memiliki berbagai modul dengan keunggulannya masing-masing untuk membantu manajemen SDM yang dapat memudahkan tanggung jawab HRD.
ClockIt
ClockIt adalah perangkat lunak dengan sistem otomatisasi terbaik, yang telah membantu banyak perusahaan dalam melacak waktu dan kehadiran karyawan, manajemen cuti, timesheets, dan penggajian.
Dengan menggunakan bantuan software ClockIt, perusahaan dapat memiliki efisiensi yang tinggi. Software absensi solution ini membantu HRD dalam mengelola timesheets, melacak lembur, manajemen ketidakhadiran, dan sebagainya.
Baca Juga: Mudahkan Pengelolaan Data dengan Rekomendasi Software Data Karyawan
UltiPro
UltiPro adalah software absensi solution berbasis cloud yang bertanggung jawab untuk menyederhanakan dan meningkatkan pengalaman kerja bagi karyawan. Perangkat lunak ini membantu mengelola berbagai fungsi HRD yang mencakup penggajian, pengelolaan SDM, manajemen proyek, dan sebagainya.
Selain itu, UltiPro juga bertanggung jawab untuk menyinkronkan data secara real time, menyediakan keamanan cloud, dan menyediakan insights. Serta, perangkat lunak satu ini bertanggung jawab mengelola waktu dan kehadiran secara efisien.
Time Doctor
Software Time Doctor dibangun pada tahun 2012 oleh Liam Martin dan Rob Rawson. Software absensi solution ini membantu HRD dalam melacak aktivitas karyawan sehingga memungkinkan perusahaan Anda dan seluruh tim untuk bekerja secara efisien setiap hari.
Time Doctor memungkinkan perusahaan untuk tetap produktif sekaligus melacak semua aktivitas karyawan. Time Doctor memiliki fitur Absence Management, Calendar Management, Employee Scheduling, Employee Time Clock, dan masih banyak lagi.
QuickBooks Time
Software QuickBooks Time adalah software absensi solution terbaik untuk bisnis yang tenaga kerjanya bekerja secara mobile, seperti pekerja jarak jauh atau pekerja layanan lapangan.
Bisnis dengan karyawan yang bekerja jarak jauh tentunya membutuhkan sistem kehadiran yang dapat memudahkan karyawan mencatat waktu kehadiran mereka saat bekerja di luar kantor.
QuickBooks Time merupakan software berbasis cloud sehingga karyawan dapat menggunakan mencatat kehadiran melalui browser web atau aplikasi selulernya.
CakeHR
Apabila perusahaan Anda mencari software absensi solution yang mampu mengelola SDM secara lengkap untuk bisnis, maka perusahaan Anda dapat menggunakan software CakeHR. Software absensi solutions ini membantu HRD dalam menyederhanakan pengelolaan kehadiran dan kinerja karyawan.
CakeHR adalah solusi sempurna untuk bisnis kecil dan menengah. Selain itu, software ini juga membantu HRD dalam menjadwalkan karyawan dan melacak cuti.
Baca Juga: Gunakan 4 Aplikasi Ini untuk Work From Home Produktif!
DeskTime
DeskTime adalah salah satu perangkat lunak real-time dan otomatis terbaik, yang tidak hanya membantu HRD dalam melacak waktu kehadiran karyawan tetapi juga membantu dalam menganalisis produktivitas, dengan menyortir semua aplikasi yang digunakan karyawan.
Dengan menggunakan software absensi solution DeskTime, HRD dapat melacak kehadiran dan produktivitas karyawan, serta mengelola banyak tugas dan proyek.
Jibble
Jibble adalah software absensi solution dengan fitur utama pelacak waktu dan kehadiran yang memudahkan perusahaan untuk mengelola tenaga kerja mereka.
Dengan menggunakan software Jibble, perusahaan dapat dengan mudah memverifikasi kehadiran karyawan melalui teknologi biometrik dan melacak waktu serta kehadiran karyawan dengan lokasi GPS mereka. Selain itu, perusahaan juga dapat mengelola jam kerja, istirahat dan perhitungan lembur karyawan.
Kelola Kehadiran Karyawan Bersama LinovHR
Kehadiran karyawan adalah salah satu tugas penting bagi HR. Oleh karena itu pengelolaan kehadiran karyawan harus benar-benar tepat agar tidak menimbulkan masalah dikemudian hari.
LinovHR memiliki solusi terbaik untuk mengelola kehadiran karyawan dalam perusahaan. HR dapat menggunakan software absensi solution dari LinovHR untuk mengatur segala hal terkait waktu kerja karyawan seperti memantau waktu masuk dan waktu keluar karyawan.
Selanjutnya HR juga dapat mengatur proses izin, cuti hingga proses lembur karyawan. Contoh dari proses tersebut adalah siapa saja yang berhak untuk memberikan persetujuan atau aproval.
Sementara untuk karyawan dapat menggunakan Aplikasi Absensi dari LinovHR. Aplikasi ini dapat dimanfaatkan karyawan untuk melakukan proses pencatatan kehadiran (Clock in & Clock Out). Karyawan juga dapat mengajukan izin, lembur, hingga cuti hanya melalui smartphone mereka.
Proses clock in & clok out dapat dilakukan melalui 3 Cara yaitu:
- Absensi Via Wajah
- Absensi Via Sidik Jari
- Absensi Via PIN
Aplikasi Absensi LinovHR dilengkapi fitur maps attendance terbaik, sehingga tidak mungkin bagi karyawan untuk memalsukan kehadiran mereka.
Itulah beberapa software absensi solution yang dapat membantu perusahaan dalam memantau dan mencatat kehadiran karyawan.
Dengan menggunakan software absensi solution, perusahaan dapat dengan mudah melacak waktu dan kehadiran karyawan sehingga mencegah terjadinya konflik di perusahaan.
