Setiap perusahaan, tentu akan memiliki kebijakannya masing-masing, salah satunya adalah mengenai SOP absensi karyawan.
SOP (Standard Operating Procedure) sendiri merupakan suatu sistem yang sengaja dirancang oleh perusahaan guna menertibkan, merapikan, dan memudahkan suatu pekerjaan.
Biasanya SOP akan hadir dalam bentuk seperti dokumen yang berhubungan dengan langkah-langkah kerja atau bagaimana cara melaksanakan kegiatan dengan rutin.
Untuk mengetahui lebih jauh mengenai tujuan dari SOP dalam absensi karyawan, simak penjelasan artikel LinovHR berikut sampai tuntas ya!
Baca Juga: Lupa Absen: Penjelasan dan Contoh Surat Pernyataannya
SOP Absensi Karyawan
SOP atau standar operasional prosedur adalah pedoman yang mengatur proses kerja dalam suatu perusahaan. SOP ini dibuat untuk memastikan perusahaan memiliki sistem resmi dalam mengelola pekerjaan, sehingga berjalan dengan baik dan menghasilkan output sesuai harapan.
Sementara itu, SOP absensi karyawan adalah prosedur yang mengatur tata cara absensi karyawan, baik untuk kedatangan maupun kepulangan. Beberapa hal yang diatur meliputi metode absensi, alat yang digunakan, serta ketentuan lainnya terkait absensi.
Tujuan Penerapan SOP Kehadiran
Tujuan dari penerapan SOP kehadiran karyawan adalah untuk membangun kedisiplinan karyawan dalam kehadiran. SOP ini juga membantu HR perusahaan dapat melihat apakah para karyawan perusahaan memiliki kehadiran yang tepat waktu dan teratur.
Selain itu, SOP kehadiran pegawai juga digunakan bagi perusahaan untuk memastikan kepegawaian yang memadai, moral karyawan yang positif, serta untuk memenuhi standar produktivitas yang diharapkan oleh perusahaan.
Penerapan SOP ini juga ditujukan agar karyawan dapat mempertanggungjawabkan kewajiban mereka dalam mematuhi jadwal tempat kerja yang mereka miliki.
Baca Juga: 17 Rekomendasi Aplikasi Absensi Online Untuk Kelola Karyawan
Komponen dalam SOP Absen
Dalam menerapkan SOP absensi karyawan, tentu akan terdapat beberapa variabel yang harus tercantum, di antaranya seperti berikut ini.
1. Absen
Hal pertama yang harus tercantum dalam SOP kehadiran pekerja adalah terkait absensi. Dalam hal ini, perusahaan dapat membuat peraturan terkait kehadiran para karyawan.
Misalnya adalah seorang karyawan akan dianggap tidak hadir apabila ia tidak bersedia untuk bekerja sesuai kebijakan yang sudah diatur oleh perusahaan.
2. Terlambat
Selanjutnya adalah mengenai keterlambatan karyawan. Dalam hal ini, perusahaan dapat membuat kebijakan mengenai keterlambatan seperti berikut ini:
- Tidak melapor untuk bekerja pada waktu yang sudah ditentukan, dalam hal ini, manajer perusahaan dapat mengganti karyawan yang terlambat untuk shift penuh
- Meninggalkan pekerjaan sebelum akhir waktu kerja yang sudah ditentukan
- Mengambil waktu makan atau istirahat yang lebih lama tanpa persetujuan
- Datang untuk bekerja tetapi lewat dari waktu masuk yang sudah ditetapkan dan dapat diganti untuk melakukan shift penuh atas kebijakan atasan karyawan
3. Clock In dan Clock Out
Kebijakan selanjutnya yang dapat dicantumkan dalam SOP absensi karyawan adalah mengenai kewajiban karyawan untuk mencatat jam kerja mereka yang sesungguhnya yang terdiri dari clock in dan clock out.
4. Prosedur Pemberitahuan Departemen
Dalam kebijakan ini, perusahaan dapat membuat prosedur pemberitahuan departemen yang ditujukan kepada karyawan jika mereka akan terlambat bekerja, tidak akan bekerja, atau meminta cuti kerja yang direncanakan.
Sebelum melakukan hal tersebut, mereka harus meminta izin terlebih dahulu kepada supervisor atau orang yang ditunjuk dan harus melakukannya sesuai dengan prosedur departemen.
Selain itu, mereka juga harus memberitahukan kepada supervisor secara jelas mengenai alasan mereka melakukan hal tersebut.
5. Proses Disiplin Progresif
Hal terakhir yang harus tercantum dalam SOP kehadiran karyawan adalah mengenai kebijakan supervisor yang harus memantau kehadiran karyawan secara teratur dan menangani kehadiran yang tidak memuaskan secara tepat waktu dan konsisten.
Jika terdapat karyawan yang memiliki masalah dalam hal absensi, maka supervisor tersebut harus menegur karyawan tersebut berdasarkan kebijakan disiplin progresif yang berlaku di dalam perusahaan.
Baca Juga: Seberapa Penting Attendance Report di Perusahaan
Cara Menyusun SOP Absensi Karyawan
Pembuatan SOP absensi karyawan harus mengacu pada peraturan jam kerja yang berlaku di Indonesia, seperti yang diatur dalam UU Ketenagakerjaan dan Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021, sebagai turunan dari UU Cipta Kerja.
Berikut langkah-langkah dalam menyusun SOP absensi karyawan:
- Jika perusahaan menggunakan aplikasi absensi online, sertakan panduan prosedur absensinya secara rinci.
- Pelajari peraturan ketenagakerjaan yang berlaku sebagai dasar penyusunan SOP.
- Sertakan referensi resmi yang digunakan dalam pembuatan SOP, misalnya surat keputusan dari direktur.
- Tinjau aturan sebelumnya untuk dijadikan panduan dalam menyusun aturan yang baru.
- Buat draf peraturan absensi yang mencakup poin-poin penting yang akan diterapkan.
- Hindari penggunaan bahasa yang ambigu. Pastikan bahasa yang digunakan formal, dengan deskripsi yang jelas dan spesifik.
- Pertimbangkan konsekuensi dari setiap poin yang tercantum dalam peraturan baru.
Contoh SOP Kehadiran Karyawan
Untuk memberikan Anda gambaran mengenai format SOP kehadiran pegawai pada suatu perusahaan, berikut adalah contoh SOP kehadiran karyawan yang dapat Anda gunakan pada kebijakan perusahan yang Anda jalani.
1. Contoh SOP Absensi Karyawan
2. Contoh SOP Absen Fingerprint
Selain kebijakan SOP kehadiran karyawan secara manual, perusahaan juga dapat mengikuti contoh SOP kehadiran karyawan dengan fingerprint seperti di bawah ini:
Baca Juga: Smart Absensi Dukung Pekerjaan yang Fleksibel, Bagaimana Caranya?
Kelola SOP Absen Karyawan Lebih Efisien dengan Aplikasi Absen LinovHR
Membuat SOP absensi adalah salah satu cara mengelola kehadiran karyawan agar lebih teratur dan meningkatkan kedisiplinan karyawan untuk mengikuti aturan perusahaan.
Namun, SOP kehadiran juga harus didukung dengan sumber daya yang memudahkan proses presensi, pengajuan izin, dan juga cuti.
Untuk memudahkan perusahaan dalam menerapkan SOP absensi karyawan, kini sudah hadir sebuah aplikasi absensi yang dapat mempermudah perusahaan dalam melakukan rekap absensi karyawan.
Penggunaan aplikasi absensi akan memudahkan HR dan juga manajerial perusahaan untuk memonitoring kehadiran karyawan lebih mudah dan akurat karena semua data terkait kehadiran akan tercatat dengan detail dan mudah diakses.
Adapun aplikasi absensi yang dapat Anda gunakan adalah Aplikasi Absen LinovHR yang memiliki banyak fitur-fitur menarik dan dapat memberikan banyak kemudahan terhadap perusahaan dalam melakukan kegiatan absensi karyawan.
Dengan menggunakan Aplikasi Absen LinovHR, maka perusahaan dapat menerapkan SOP kehadiran karyawan secara mudah dan dapat meminimalisir terjadinya kecurangan yang mungkin dilakukan karyawan.
Melalui aplikasi ini, karyawan Anda akan sangat dimudahkan dalam melakukan kegiatan yang berkaitan dengan absensi karena di dalam aplikasi ini telah dilengkapi dengan fitur absen dengan tiga metode seperti fingerprint, PIN, sampai selfie.
Tidak hanya akan mencatat waktu kehadiran karyawan, Aplikasi Absen Online LinovHR juga akan mencatat lokasi karyawan saat melakukan absen. Fitur geolocation ini tentu akan sangat berguna untuk Anda yang punya karyawan yang bekerja di lapangan.
Tersedia juga fitur Request yang memudahkan karyawan untuk mengajukan izin maupun cuti. Karyawan pun bisa melihat catatan kehadiran mereka langsung di smartphone mereka melalui aplikasi ini.
Dengan berbagai fitur yang diberikan oleh Aplikasi Absen Online LinovHR, tentunya perusahaan akan mampu menjalankan SOP Kehadiran dengan lebih terarah dan terorganisir.
Tunggu apa lagi? Segera gunakan Aplikasi Absen LinovHR sekarang juga untuk merasakan segala kemudahannya!
