SOP Absensi Karyawan: Tujuan dan Contohnya

Setiap perusahaan, tentu akan memiliki kebijakannya masing-masing, salah satunya adalah mengenai SOP absensi karyawan.

SOP (Standard Operating Procedure) sendiri merupakan suatu sistem yang sengaja dirancang oleh perusahaan guna menertibkan, merapikan, dan memudahkan suatu pekerjaan. 

Biasanya SOP akan hadir dalam bentuk seperti dokumen yang berhubungan dengan langkah-langkah kerja atau bagaimana cara melaksanakan kegiatan dengan rutin.

Untuk mengetahui lebih jauh mengenai tujuan dari SOP dalam absensi karyawan, simak penjelasan artikel LinovHR berikut sampai tuntas ya!

 

 

Tujuan Penerapan SOP Kehadiran 

Tujuan dari penerapan SOP kehadiran karyawan adalah untuk membangun kedisiplinan karyawan dalam kehadiran. SOP ini juga membantu HR perusahaan dapat melihat apakah para karyawan perusahaan memiliki kehadiran yang tepat waktu dan teratur.

Selain itu, SOP kehadiran pegawai juga digunakan bagi perusahaan untuk memastikan kepegawaian yang memadai, moral karyawan yang positif, serta untuk memenuhi standar produktivitas yang diharapkan oleh perusahaan.

Penerapan SOP ini juga ditujukan agar karyawan dapat mempertanggungjawabkan kewajiban mereka dalam mematuhi jadwal tempat kerja yang mereka miliki.

 

Komponen dalam SOP Absen 

Dalam menerapkan SOP absensi karyawan, tentu akan terdapat beberapa variabel yang harus tercantum, di antaranya seperti berikut ini.

 

1. Absen

Hal pertama yang harus tercantum dalam SOP kehadiran pekerja adalah terkait absensi. Dalam hal ini, perusahaan dapat membuat peraturan terkait kehadiran para karyawan.

Misalnya adalah seorang karyawan akan dianggap tidak hadir apabila ia tidak bersedia untuk bekerja sesuai kebijakan yang sudah diatur oleh perusahaan. 

 

2. Terlambat

Selanjutnya adalah mengenai keterlambatan karyawan. Dalam hal ini, perusahaan dapat membuat kebijakan mengenai keterlambatan seperti berikut ini:

• Tidak melapor untuk bekerja pada waktu yang sudah ditentukan, dalam hal ini, manajer perusahaan dapat mengganti karyawan yang terlambat untuk shift penuh
• Meninggalkan pekerjaan sebelum akhir waktu kerja yang sudah ditentukan
• Mengambil waktu makan atau istirahat yang lebih lama tanpa persetujuan
• Datang untuk bekerja tetapi lewat dari waktu masuk yang sudah ditetapkan dan dapat diganti untuk melakukan shift penuh atas kebijakan atasan karyawan

 

3. Clock In dan Clock Out

Kebijakan selanjutnya yang dapat dicantumkan dalam SOP absensi karyawan adalah mengenai kewajiban karyawan untuk mencatat jam kerja mereka yang sesungguhnya yang terdiri dari clock in dan clock out.

 

4. Prosedur Pemberitahuan Departemen

Dalam kebijakan ini, perusahaan dapat membuat prosedur pemberitahuan departemen yang ditujukan kepada karyawan jika mereka akan terlambat bekerja, tidak akan bekerja, atau meminta cuti kerja yang direncanakan.

Sebelum melakukan hal tersebut, mereka harus meminta izin terlebih dahulu kepada supervisor atau orang yang ditunjuk dan harus melakukannya sesuai dengan prosedur departemen. 

Selain itu, mereka juga harus memberitahukan kepada supervisor secara jelas mengenai alasan mereka melakukan hal tersebut.

 

5. Proses Disiplin Progresif

Hal terakhir yang harus tercantum dalam SOP kehadiran karyawan adalah mengenai kebijakan supervisor yang harus memantau kehadiran karyawan secara teratur dan menangani kehadiran yang tidak memuaskan secara tepat waktu dan konsisten.

Jika terdapat karyawan yang memiliki masalah dalam hal absensi, maka supervisor tersebut harus menegur karyawan tersebut berdasarkan kebijakan disiplin progresif yang berlaku di dalam perusahaan.

 

Baca Juga: Seberapa Penting Attendance Report di Perusahaan

 

Contoh SOP Kehadiran Karyawan 

Untuk memberikan Anda gambaran mengenai format SOP kehadiran pegawai pada suatu perusahaan, berikut adalah contoh SOP kehadiran karyawan yang dapat Anda gunakan pada kebijakan perusahan yang Anda jalani.

 

1. Contoh SOP Absensi Karyawan

 

2. Contoh SOP Absen Fingerprint 

Selain kebijakan SOP kehadiran karyawan secara manual, perusahaan juga dapat mengikuti contoh SOP kehadiran karyawan dengan fingerprint seperti di bawah ini:

 

Baca Juga: Smart Absensi Dukung Pekerjaan yang Fleksibel, Bagaimana Caranya?

 

Kelola SOP Absen Karyawan Lebih Efisien dengan Aplikasi Absen LinovHR 

Membuat SOP absensi adalah salah satu cara mengelola kehadiran karyawan agar lebih teratur dan meningkatkan kedisiplinan karyawan untuk mengikuti aturan perusahaan.

Namun, SOP kehadiran juga harus didukung dengan sumber daya yang memudahkan proses presensi, pengajuan izin, dan juga cuti.

Untuk memudahkan perusahaan dalam menerapkan SOP absensi karyawan, kini sudah hadir sebuah aplikasi absensi yang dapat mempermudah perusahaan dalam melakukan rekap absensi karyawan.

Penggunaan aplikasi absensi akan memudahkan HR dan juga manajerial perusahaan untuk memonitoring kehadiran karyawan lebih mudah dan akurat karena semua data terkait kehadiran akan tercatat dengan detail dan mudah diakses.

 

 

Adapun aplikasi absensi yang dapat Anda gunakan adalah Aplikasi Absen LinovHR yang memiliki banyak fitur-fitur menarik dan dapat memberikan banyak kemudahan terhadap perusahaan dalam melakukan kegiatan absensi karyawan.

Dengan menggunakan Aplikasi Absen LinovHR, maka perusahaan dapat menerapkan SOP kehadiran karyawan secara mudah dan dapat meminimalisir terjadinya kecurangan yang mungkin dilakukan karyawan.

Melalui aplikasi ini, karyawan Anda akan sangat dimudahkan dalam melakukan kegiatan yang berkaitan dengan absensi karena di dalam aplikasi ini telah dilengkapi dengan fitur absen dengan tiga metode seperti fingerprint, PIN, sampai selfie.

Tidak hanya akan mencatat waktu kehadiran karyawan, Aplikasi Absen Online LinovHR juga akan mencatat lokasi karyawan saat melakukan absen. Fitur geolocation ini tentu akan sangat berguna untuk Anda yang punya karyawan yang bekerja di lapangan.

Tersedia juga fitur Request yang memudahkan karyawan untuk mengajukan izin maupun cuti. Karyawan pun bisa melihat catatan kehadiran mereka langsung di smartphone mereka melalui aplikasi ini.

Dengan berbagai fitur yang diberikan oleh Aplikasi Absen Online LinovHR, tentunya perusahaan akan mampu menjalankan SOP Kehadiran dengan lebih terarah dan terorganisir.

Tunggu apa lagi? Segera gunakan Aplikasi Absen LinovHR sekarang juga untuk merasakan segala kemudahannya!