Fokus pada pencapaian target saja tidak cukup untuk membangun lingkungan kerja yang profesional dan utuh. Kenyamanan dan suara karyawan juga menjadi tanggung jawab perusahaan dalam menjaga kinerja karyawan tetap dalam kondisi yang baik. Grievance procedure atau prosedur pengaduan karyawan sebagai salah satu metode formal yang harus dimiliki setiap perusahaan.
Cara kerja grievance procedure yang terstruktur membuat karyawan merasa nyaman dan aman menyuarakan keluhan, simak lebih lanjut pengertian grievance procedure, manfaat grievance procedure di perusahaan, kategori permasalahan untuk grievance procedure, sampai cara mengajukan grievance procedure bersama LinovHR!
Pengertian Grievance Procedure
Grievance procedure adalah mekanisme formal untuk karyawan yang berfungsi sebagai pengajuan keluhan terhadap hal-hal yang dianggap tidak adil, tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan, sampai membentuk rasa tidak nyaman di lingkungan kerja.
Grievance procedure juga berguna sebagai jembatan komunikasi antara pihak karyawan dengan pihak HR dengan penyelesaian konflik secara adil dan profesional. Penerapan grievance yang berhasil dinilai dari bagaimana perusahaan dapat memberikan ruang aman dan nyaman untuk karyawan bisa menyampaikan perasaan dan keluhannya tanpa rasa takut.
Manfaat Grievance Procedure Di Perusahaan
Mengimplementasikan grievance procedure memberikan banyak manfaat bagi karyawan dan perusahaan. Berikut ini 4 manfaat dari penerapan grievance procedure yang wajib Anda ketahui.
1. Menciptakan ruang komunikasi yang jelas
Penerapan prosedur pengaduan yang tepat membantu karyawan untuk menyampaikan pendapat secara formal dan terarah di lingkungan kerja. Hal ini mendorong interaksi terbuka antara karyawan dengan pihak manajemen perusahaan.
2. Menghindari permasalahan yang akan datang
Konflik yang tidak segera ditangani, memicu konflik meluas dan bertambah besar. Konflik yang membesar di lingkungan kerja menyebabkan suasana menjadi kurang kondusif dan tidak nyaman, baik bagi karyawan maupun pihak manajemen perusahaan. Grievance procedure mampu meminimalisir hal tersebut terjadi di lingkungan kerja.
3. Memperlihatkan tanggung jawab perusahaan yang adil
Bentuk kepedulian perusahaan terhadap karyawan dapat ditunjukkan dengan penerapan grievance procedure yang tepat. Perusahaan yang menerapkan prosedur keluhan bagi karyawan memperlihatkan tanggung jawab bahwa perusahaan adil dan melihat hak karyawan sesuai dengan kebijakan.
4. Menumbuhkan loyalitas karyawan
Grievance procedure yang adil mampu meningkatkan keyakinan karyawan untuk setia terhadap perusahaan. Perusahaan yang mendengarkan dan menghargai keluhan karyawan dengan adil dan profesional, membantu perusahaan mendapatkan loyalitas dan kepercayaan tinggi dari karyawan.
5. Membantu manajemen perusahaan mengembangkan kebijakan
Segala bentuk keluhan, pendapat, dan hal-hal lain yang diajukan melalui grievance procedure tersimpan pada data perusahaan. Data tersebut bisa dimanfaatkan oleh pihak manajemen sebagai dasar evaluasi dalam mengembangkan kebijakan perusahaan yang lebih ideal.
Kategori Permasalahan untuk Grievance Procedure
Penting bagi perusahaan mengetahui segala bentuk permasalahan yang wajib untuk diproses secara adil menggunakan grievance procedure. Berikut ini beberapa kategori permasalahan yang bisa diajukan melalui grievance procedure.
1. Diskriminasi
Saat karyawan diperlakukan tidak adil dengan melibatkan perbedaan ras, agama, usia, jenis kelamin, sampai disabilitas, karyawan wajib melaporkan hal tersebut kepada pihak manajemen perusahaan. Jika tidak ditangani secara profesional, hal ini akan menyebabkan lingkungan kerja menjadi tidak nyaman dan aman bagi karyawan.
2. Pelecehan verbal dan fisik
Bentuk penghinaan seperti komentar yang merendahkan, gurauan dan perlakuan fisik yang berlebihan, termasuk dalam kategori permasalahan yang harus ditindaklanjuti dengan profesional dan tepat. Pelecehan mungkin terjadi antar karyawan atau dengan atasan di lingkungan kerja, penanganan yang tepat mencegah trauma yang akan timbul dan mencegah kinerja karyawan menurun.
3. Pengelompokan tugas yang tidak adil
Beban kerja yang tidak sama rata dapat memicu rasa tidak adil antara sesama karyawan. Hal ini akan menimbulkan penurunan kinerja antar karyawan. Permasalahan tersebut akan menyebabkan konflik yang lebih besar jika tidak ditangani secara cepat, pihak karyawan bisa memanfaatkan grievance procedure untuk mengatasi hal tersebut.
4. Konflik internal tim
Ketika melakukan diskusi bersama rekan kerja, perbedaan pendapat merupakan hal yang umum terjadi. Namun, jika perdebatan tersebut berubah menjadi konflik yang memicu permasalahan, maka hal tersebut bisa diajukan melalui grievance procedure. Permasalahan tersebut dapat mempengaruhi produktivitas kerja sama tim antar karyawan.
5. Pelanggaran kebijakan dan kontrak kerja
Keterlambatan pembayaran gaji, penghapusan cuti tahunan dan pemotongan tunjangan tanpa persetujuan kedua belah pihak merupakan salah satu kategori permasalahan yang bisa karyawan ajukan melalui grievance procedure. Menangani permasalahan tersebut, sama dengan perusahaan benar-benar bertanggung jawab dengan kebijakan yang ada.
6. Keadaan lingkungan kerja yang tidak layak
Standar keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 seperti jam kerja yang sesuai dengan aturan undang-undang cipta kerja, merupakan kebutuhan dasar yang harus dipenuhi oleh perusahaan kepada karyawan. Apabila perusahaan tidak dapat memberikan hal tersebut, maka karyawan berhak untuk mengajukan permasalahan secara profesional kepada pihak manajemen.
7. Penyalahgunaan kekuasaan oleh atasan
Selain permasalahan yang terjadi antar karyawan, perusahaan juga wajib menindaklanjuti konflik yang terjadi antara karyawan dengan atasan. Grievance procedure mampu melindungi karyawan dari hal-hal seperti abuse of power yang umumnya disalahgunakan oleh atasan di lingkungan kerja.
Baca juga : Tips Menangani Keluhan Karyawan dengan Baik
Cara Mengajukan Grievance Procedure
Setelah mengetahui 7 kategori permasalahan yang wajib ditangani melalui grievance procedure, Anda juga perlu mengetahui cara mengajukan grievance procedure secara tepat. Berikut ini langkah-langkah pengajuan grievance procedure.
1. Sampaikan keluhan secara informal
Mencoba menyampaikan secara informal atau melalui lisan terlebih dahulu kepada orang yang terlibat. Hal ini bertujuan untuk mengusahakan solusi tanpa melibatkan orang ketiga seperti pihak manajemen perusahaan. Apabila hasil penyelesaian pada tahap ini menuju hal yang baik, maka permasalahan berhasil diselesaikan pada tahap awal.
2. Mengajukan keluhan secara formal
Apabila penyampaian secara informal tidak berhasil, karyawan bisa meneruskan ke tahap selanjutnya yakni mengajukan keluhan secara formal dan tertulis kepada pihak manajemen atau HR. Tidak sedikit perusahaan yang menyediakan form grievance procedure dalam bentuk fisik dan digital seperti penggunaan HRIS atau human resource information system. Karyawan akan mengisi form tersebut dengan menyertakan hal-hal berikut:
- Identitas karyawan (pelapor)
- Kronologi permasalahan
- Pihak lain yang bersangkutan
- Bukti atau dokumentasi (jika ada)
- Solusi atau bentuk penyelesaian yang diinginkan
3. Melakukan penyelidikan oleh tim manajemen
Apabila keluhan sudah diterima oleh pihak manajemen, maka perusahaan akan melakukan investigasi atau penyelidikan secara rasional dan menyeluruh. Pada tahapan ini, semua pihak yang terlibat akan melalui proses wawancara dan meninjau kembali bukti yang ada. Hal ini berfungsi agar pihak manajemen mendapatkan informasi sesuai dengan fakta yang mendasar sebelum pengambilan keputusan.
4. Pengambilan keputusan
Menyesuaikan dengan hasil investigasi perusahaan, pihak manajemen akan menawarkan keputusan sesuai dengan permasalahan yang ada. Berikut ini beberapa tindakan yang ditawarkan oleh perusahaan.
- Mediasi
- Peringatan kepada pihak yang terlibat
- Penyesuaian peran dan tugas kerja
- Menindak pihak yang terlibat sesuai dengan peraturan perusahaan
5. Mengajukan banding (jika dibutuhkan)
Seandainya, pihak yang dirugikan menganggap pengambilan keputusan perusahaan belum adil, maka pihak tersebut berhak mengajukan banding. Tahapan terakhir ini akan melibatkan pihak manajemen yang lebih tinggi seperti komite disiplin.
Baca juga : 4 Contoh Form Keluhan Karyawan dan Langkah Mengatasinya
Manfaatkan Software HRIS LinovHR untuk Mencapai Keputusan yang Diinginkan
Agar proses grievance procedure lebih efisiensi dan aman, perusahaan bisa menggunakan software HRIS (Human Resource Information System). Sistem digital yang membantu karyawan untuk mengajukan permasalahan dengan mudah dan cepat. Sementara itu, tim manajemen perusahaan mampu melakukan tinjauan, mendapatkan dokumentasi, dan melakukan penyelidikan dengan laporan data yang terstruktur rapi.
Software HRIS milik LinovHR mempermudah penerapan keluhan di lingkungan kerja secara profesional dan terarah. Ketersediaan form digital, pelacakan keluhan dan notifikasi real time kepada pihak yang terlibat, penyimpanan data dan dokumentasi yang aman, sampai pengaturan “escalation rule” agar keluhan sampai dengan cepat kepada pihak manajemen tingkat atas. Coba LinovHR sekarang dengan demo gratis dan rasakan perbedaannya!
