Divisi HRD menangani berbagai macam tugas seputar manajemen karyawan, mulai dari tugas strategis sampai tugas administratif yang bersifat repetitif. Keberadaan teknologi seperti aplikasi personalia menjadi cara terbaru bagi HRD untuk memaksimalkan pengelolaan karyawan.
Dengan adanya pemanfaatan teknologi, diharapkan HRD mampu menghasilkan strategi solutif dan inovatif bagi perkembangan kinerja, baik kinerja HRD sendiri dan karyawan yang dikelola.
Kerugian Jika Perusahaan Tidak Menggunakan Aplikasi Personalia
Mungkin penggunaan teknologi belum begitu terlihat penting ketika perusahaan masih berskala kecil dan belum berencana untuk mengembangkan usaha yang lebih besar. Namun, ketika skala perusahaan semakin besar dan tenaga kerja di dalamnya pun juga ikut bertambah, perusahaan harus ikut merencanakan bagaimana cara mengoptimalkan performa tiap lini.
Apa saja sebenarnya kerugian jika perusahaan tidak menggunakan aplikasi personalia?
Sulit Mendokumentasikan Data
Ada banyak data karyawan yang disimpan HRD untuk keperluan pengelolaan karyawan, seperti data penggajian, kinerja, latar belakang, dan sebagainya. Biasanya HRD akan kesulitan untuk mendokumentasikan dan memperbaharui data karyawan lewat cara manual. Penyimpanannya pun tidak praktis karena harus mengandalkan dokumen fisik yang memakan tempat.ย
Human Error
Kesalahan oleh staff HR atau human error cukup beresiko di ranah kinerja HRD. Mengapa demikian? Karena satu kesalahan bisa berakibat fatal dalam kinerja dan pengelolaan karyawan yang lain. Contohnya ketika HRD salah dalam menghitung reimburse, karyawan yang menerima dana tidak sesuai akan kecewa dan menilai perusahaan tidak kredibel dalam mengelola karyawan.
Contoh lainnya adalah penilaian kinerja karyawan, HRD keliru menginput data kinerja sehingga laporan kinerja yang dianalisis untuk strategi pengembangan kinerja di periode mendatang tidak tepat sasaran. Cukup fatal, bukan?ย
Data Rentan Dimanipulasi
Informasi dan data karyawan juga bersifat konfidensial, itu artinya perusahaan harus menjamin dan menjaga keamanan serta kerahasiaannya. Data dan informasi tersebut rentan sekali dimanipulasi atau disalahgunakan oleh oknum tak bertanggung jawab.
Di samping itu pula, kebocoran data karyawan secara internal kadang bisa memicu konflik antar karyawan. Contohnya sesama karyawan yang mengalami cemburu sosial karena salah satu rekan dengan posisi yang sama menerima gaji lebih tinggi.
Padahal perusahaan memberikan gaji lebih tinggi kepada karyawan tersebut karena masa baktinya yang lebih lama dibandingkan karyawan lain. Hal-hal semacam ini akan menghambat kerja sama antar karyawan dan berpengaruh negatif terhadap progres kinerja.
[advertisement id="2"]ย Monitoring Terhambat
Pemantauan atau monitoring harus dilakukan secara menyeluruh agar HRD dan jajaran manajerial dapat mengidentifikasi dan sesegera mungkin mengatasi masalah dalam pekerjaan. Namun, sayangnya pengelolaan karyawan dengan cara manual tidak begitu efektif untuk melakukan monitoring secara menyeluruh karena tidak adanya sistem yang mendukung.
Berbagai Fitur dan Fungsi dalam Aplikasi Personalia
Apa yang membuat aplikasi personalia dapat memaksimalkan manajemen karyawan? Ternyata kelengkapan fitur yang membuat aplikasi ini bisa diandalkan.
Inilah beberapa fitur dalam aplikasi personalia:
Payroll
Memberi gaji adalah kewajiban utama perusahaan kepada karyawan Dengan memberikan gaji melalui pengelolaan yang efektif, itu tandanya perusahaan bertanggung jawab untuk mengelola karyawan dengan baik dan benar sesuai regulasi serta UU Ketenagakerjaan.
Fitur payroll dapat membantu proses pengelolaan gaji karyawan dalam waktu yang singkat. Sistem juga mampu menyimpan banyak informasi penggajian, contohnya gaji pokok, pajak penghasilan, BPJS, dan lain-lain. HRD juga dimudahkan untuk membuat laporan penggajian dan slip gaji otomatis melalui fitur ini.
Reimbursement
Ketika berbicara penggajian, maka erat kaitannya dengan reimburse. Istilah reimburse merujuk kepada penggantian dana dari perusahaan ke karyawan dalam kondisi ketika karyawan menggunakan dana pribadi untuk keperluan perusahaan atau sebagai fasilitas tambahan di samping gaji (reimburse medis).
Ada pengajuan reimburse dari banyak karyawan tiap harinya. Aplikasi personalia akan membantu HRD dalam pembayaran dana reimburse termasuk mengelola approval dari pengajuan yang masuk berikut laporannya. Kemudahan seperti ini tentu akan mempercepat proses pencairan reimburse.
Performance Management
Kinerja karyawan tidak selalu stabil dan akan mengalami penurunan. Akan tetapi, penurunan kinerja ini bukan semata-mata karena karyawan malas. HRD harus mencari tahu penyebabnya untuk bersama dengan karyawan meningkatkan atau memperbaiki kinerja tersebut.
Lewat fitur performance management, HRD dapat melakukan manajemen kinerja karyawan jauh lebih mudah dibandingkan cara manual. HRD akan dibantu lewat penilaian kinerja yang komprehensif dan terstruktur, survei karyawan secara online, dan otomatisasi laporan kinerja.
Akan terlihat jelas bagaimana perkembangan kinerja karyawan terhadap target perusahaan yang telah ditetapkan. Selanjutnya, HRD dan manajerial bisa merencanakan strategi untuk meningkatkan performa para personil.
Competency Management
Selain kinerja, aspek penting dari seorang karyawan adalah kompetensi. Sebab, kompetensi inilah yang akan menentukan kualitas kinerja seseorang. HRD yang andal wajib mampu mengelola kompetensi karyawan agar mampu bekerja produktif.
Untuk itulah fitur competency management hadir di dalam aplikasi personalia. HRD dapat mengukur sejelas-jelasnya berbagai kompetensi untuk menunjang kinerja dan membuat daftar kompetensi yang dibutuhkan. Dengan begitu, HRD bisa melakukan analisis lebih dalam mengenai kondisi kompetensi yang ada terhadap kebutuhan perusahaan serta merancang rencana mendatang.ย
Baca Juga: Memaksimalkan Kompetensi SDM Lewat Competency Management LinovHR
Succession Management
Posisi penting dalam perusahaan tidak bisa diisi oleh sembarang orang. Perusahaan sebaiknya mempersiapkan kandidat unggulan dari jauh hari untuk dijadikan pemimpin. Inilah yang disebut dengan program suksesi atau succession planning di kalangan praktisi HRD
Divisi HRD akan dibantu oleh fitur succession management untuk menyukseskan program suksesi dalam perusahaan. Adanya fitur ini dapat membantu HRD dalam mengidentifikasi karyawan mana yang bisa dilibatkan dalam program suksesi, membandingkan potensi satu kandidat dengan kandidat lain, hingga merancang jenjang karir atau career path.
Learning Management System
Manusia akan selalu belajar dari waktu ke waktu, begitu juga perusahaan. Pihak perusahaan akan selalu melakukan berbagai cara agar karyawan bisa belajar dan meningkatkan kemampuan demi kinerja yang lebih baik yaitu melalui program pelatihan dan pengembangan karyawan.
Fitur learning management system akan menunjang perancangan program pelatihan dan pengembangan yang tepat guna untuk karyawan. HRD bisa menentukan siapa yang akan menjadi pelatih atau coach, jenis pelatihan, silabus dan target output, sampai karyawan mana saja yang wajib mengikuti program.
Time Management
Operasional perusahaan membutuhkan manajemen waktu yang tepat agar bisa menghasilkan produk berkualitas. Maka, HRD pun dituntut wajib mengelola dan memantau waktu kinerja karyawan yang ada.
Aplikasi Personalia lewat fitur time management bisa memudahkan manajemen waktu tersebut. Mulai dari pengaturan jadwal kerja, kuota cuti dan izin, approval pengajuan cuti atau izin, hingga pergantian shift bisa dilakukan dengan mudah. Data kehadiran yang masuk pun juga bisa dilihat secara real time.ย
Baca Juga: Sulit Rekap Absensi? Gunakan Time Management By LinovHR!
Personnel Administration
Seperti yang disebutkan sebelumnya, data karyawan rentan sekali mengalami pencurian dan manipulasi. HRD sebaiknya memahami dengan benar bagaimana cara mendokumentasikan semua data karyawan dalam waktu cepat dan juga menjamin keamanan dan kerahasiaan data karyawan.
Tugas tersebut akan dibantu oleh fitur personnel administration untuk mengelola semua informasi karyawan secara terperinci, seperti informasi pendidikan, jabatan, dan lain-lain. HRD juga lebih mudah dalam mencari dan mengakses data karyawan tertentu karena semua data disimpan dalam database berbasis cloud.
Recruitment
Tak jarang HRD dalam suatu perusahaan akan berebut kandidat dengan perusahaan lain. Fenomena ini berkaitan erat dengan keinginan tiap perusahaan untuk mempekerjakan tenaga kerja terbaik demi ekspansi perusahaan yang semakin besar.
HRD tidak perlu direpotkan lagi dalam mengelola lamaran yang masuk berkat adanya fitur rekrutmen dalam aplikasi personalia.ย Semua tugas dalam rekrutmen yakni membuat rencana rekrutmen hingga mem-posting lowongan pekerjaan di website perusahaan bisa dilakukan secara cepat. Maka, HRD punya waktu lebih untuk menganalisis kandidat mana yang mempunyai keunggulan yang lebih bagus dibandingkan kandidat lain.
5 Alasan kenapa harus menggunakan Software Personalia LinovHR
Melihat penjelasan di atas, tentu perusahaan akan sangat diuntungkan dengan implementasi software personalia. LinovHR menyediakan software personalia untuk mendukung manajemen karyawan secara holistik.
Mengapa harus aplikasi personalia dari LinovHR?
- Mampu memproses berbagai tugas HRD seperti penggajian, reimbursement, dan rekap absensi dengan cepat dan akurat
- Aman menyimpan data karyawan berkat adanya cloud based server
- Memudahkan monitoring atau pemantauan secara real time
- Mendukung perencanaan dengan matang karena otomatisasi berbagai laporan, mulai dari laporan kinerja sampai laporan hasil pelatihan karyawan
- Meminimalisir human error yang sering dijumpai dalam manajemen secara manual
Aplikasi personalia adalah solusi terbaik untuk meningkatkan kinerja HRD dalam manajemen karyawan. Dengan begitu, akan tercipta kualitas karyawan yang unggul dan berkualitas.
Aspek ini nantinya akan berpengaruh besar terhadap perkembangan perusahaan secara keseluruhan. Untuk lebih lengkapnya, klik tautan berikut dan jadwalkan demo aplikasi personalia bersama tim kami!ย
