Salah satu tugas HR atau manajer yang paling banyak menyita waktu kerja adalah membuat jadwal shift. Tugas ini memakan banyak waktu karena pembuatannya membutuhkan ketelitian. Jangan sampai, jadwal shift yang dibuat justru tidak efisien atau terdapat jadwal yang tumpang tindih.
Sulitnya membuat jadwal shift karyawan membuat HR harus memutar otak. Salah satu strategi untuk mengatasi kesulitan membuat jadwal shift ini adalah dengan menggunakan software shift karyawan.
Aplikasi ini biasa digunakan oleh perusahaan untuk mengatur jadwal shift karyawan. Dengan aplikasi ini, HR bisa membuat jadwal shift dengan lebih cepat dan tepat.
Jika ingin menggunakan software shift karyawan otomatis, simak dahulu ulasan dari LinovHR berikut ini.
Pengertian Software Shift Karyawan
Software shift karyawan adalah perangkat lunak untuk mengelola jadwal shift kerja karyawan. Aplikasi ini memudahkan penjadwalan shift dengan otomatisasi, cepat, dan mudah.
Penggunaan software shift karyawan tidak hanya memudahkan perusahaan. Tapi juga memudahkan karyawan, sebab karyawan bisa mengakses jadwal shift dari perangkat teknologinya masing-masing.
Jika ada jadwal baru atau pergantian shift, karyawan pun bisa langsung mengetahuinya. Sebab, software shift karyawan akan memperbarui jadwal shift karyawan secara real time.
Baca Juga: Solusi yang Diberikan Aplikasi Jadwal Shift Kerja
Manfaat Software Shift Karyawan Otomatis
Software shift karyawan otomatis akan membantu manajer dalam menyusun jadwal shift karyawan. Sehingga HR atau manajer tidak lagi perlu menyusun jadwal shift secara manual.
Penyusunan jadwal shift secara manual tidak efisien. Manajer atau HR bisa kehilangan waktu sekitar 3.14 jam dalam satu minggu hanya untuk menyusun jadwal shift.
Oleh karena itu, perusahaan yang memiliki sistem kerja shift sebaiknya menyusun jadwal menggunakan software shift karyawan. Aplikasi ini akan memberi banyak manfaat seperti sebagai berikut.
1. Menyingkat Waktu Penyusunan Jadwal
Penyusunan jadwal karyawan shift akan memakan banyak waktu, terutama bagi perusahaan besar. Hal ini karena jadwal harus disusun sedemikian rupa agar tidak ada jadwal shift yang tumpang tindih.
Lamanya waktu membuat jadwal shift tentu akan merugikan perusahaan. Manajer atau HR yang bertugas membuat jadwal shift mau tidak mau harus menunda tanggung jawab lainnya.
Namun dengan adanya software shift karyawan, jadwal shift bisa disusun secara otomatis. Pembuatan jadwal shift pun menjadi lebih cepat dan tanggung jawab lain bisa terlaksana.
2. Mengurangi Kemungkinan Lembur
Jika jadwal shift disusun dengan baik, penugasan akan berjalan secara efektif. Hal tersebut akan mengurangi alasan lembur karyawan yang tidak efektif. Selain itu, perusahaan juga bisa mengurangi kemungkinan kelebihan atau kekurangan karyawan ketika shift dilakukan.
3. Meningkatkan Kinerja Karyawan
Jadwal shift yang disusun dengan software shift karyawan dapat meminimalisir kesalahan. Hal ini membuat karyawan dapat bekerja dengan lebih baik di jadwal shift-nya masing-masing.
Jika karyawan bekerja dengan baik, maka kinerja dan produktivitas mereka pun juga meningkat. Hal ini juga akan menghindari karyawan mengalami overwhelmed dan stres.
4. Menghemat Biaya
Penggunaan software shift karyawan dapat menghemat biaya perusahaan. Alasannya karena software shift karyawan dapat memangkas jumlah karyawan yang harus mengatur jadwal shift.
Tips Menentukan Software Shift Karyawan yang Tepat untuk Perusahaan
Menentukan software shift karyawan terbaik tidak hanya berdasarkan software yang memiliki sistem pengaturan jadwal kerja. Perusahaan juga wajib mempertimbangkan beberapa faktor lain untuk memastikan software shift karyawan yang digunakan dapat mendukung operasional dan kebutuhan dalam jangka panjang. Berikut ini 5 tips untuk menentukan software shift karyawan yang tepat untuk perusahaan.
1. Pahami Kebutuhan Perusahaan
Setiap perusahaan mempunyai skala dan kebutuhan yang berbeda, tentukan software shift karyawan seperti apa yang sedang dibutuhkan perusahaan Anda. Pahami jumlah karyawan, pola kerja, sampai dengan kebutuhan integrasi sebelum memilih software shift karyawan.
2. Perhatikan Fitur Utama yang Disediakan
Pastikan software shift karyawan dilengkapi dengan fitur utama seperti pembuatan jadwal otomatis, pelacakan kehadiran, integrasi payroll, sampai dengan notifikasi shift secara real-time. Fitur-fitur tersebut penting untuk memudahkan HR dalam pengelolaan shift tanpa terganggu dengan intervensi sistem manual.
3. Terintegrasi dengan Sistem HR
Software shift karyawan yang tepat sebaiknya terintegrasi dengan sistem lain seperti HRIS, absensi, dan payroll. Hal ini tentu memudahkan perusahaan untuk menyatukan seluruh proses HR dalam satu platform yang sama.
4. Pertimbangkan Biaya Terjangkau
Tentu setiap software shift karyawan memiliki estimasi harga yang berbeda. Ada beberapa yang berbasis langganan perbulan ataupun per jumlah karyawan yang menggunakan. Pilih software shift karyawan dengan estimasi harga yang sesuai dengan budget serta kebutuhan perusahaan untuk mempertahankan kualitas dan layanan yang didapatkan.
5. Cek Layanan dan keamanan Data
Software shift karyawan yang baik umumnya menawarkan layanan pelanggan yang responsif dan menjamin keamanan data karyawan dengan standar enkripsi tinggi. Pertimbangkan pilihan software shift karyawan yang mampu memberikan standar tersebut.
Rekomendasi Software Shift Karyawan
Untuk menggunakan software shift karyawan, Anda harus memilih aplikasi yang terbaik. Di bawah ini adalah 5 rekomendasi software shift karyawan otomatis karyawan yang bisa Anda gunakan.
Software Shift LinovHR
Aplikasi yang pertama adalah Software Absensi LinovHR. Software ini dapat mengatur berbagai jenis shift kerja dan memantau kehadiran karyawan.
Salah satu bentuk pengelolaannya adalah membagi jadwal kerja dengan fitur Time Group. Hal ini memudahkan HR dalam melakukan analisis dan perhitungan gaji yang berdasarkan kehadiran.
Selain itu, Software Absensi LinovHR juga bisa mengatur perizinan cuti karyawan. Lewat software ini, HR bisa melihat karyawan mana yang berhak mendapatkan cuti.
Berikut ini fitur utama software shift karyawan LinovHR yang wajib Anda ketahui :
- Time Attendance Dashboard : Ringkasan dan data real-time absensi karyawan untuk memantau kehadiran secara cepat dan mudah untuk mengoptimalkan pengelolaan data karyawan.
- Time Attendance Limit : Mengatur batasan waktu absensi seperti clock in dan clock out dan membatasi toleransi keterlambatan untuk membantu disiplin waktu kerja pada seluruh karyawan.
- Attendance Correction : Pengajuan koreksi oleh karyawan atau HR terhadap absensi yang salah atau terlambat tercatat seperti kesalahan input dan gangguan sistem.
- Schedule : Pengelolaan jadwal kerja karyawan seperti penjadwalan shift untuk memudahkan pembuatan, pengaturan, dan perubahan jadwal shift kerja secara otomatis.
- Overtime : Mengelola pencatatan dan persetujuan kerja lembur karyawan dengan perhitungan otomatis untuk hak lembur berdasarkan regulasi perusahaan.
- Leave : Manajemen cuti karyawan yang terstruktur dan mudah diajukan melalui sistem, termasuk persetujuan dari pihak terkait.
- Permit : Mengatur dan merekam izin atau keterangan tidak masuk kerja yang diajukan oleh karyawan.
- Employee Calender : Menampilkan kalender khusus karyawan berisi jadwal kerja, cuti, izin, dan kegiatan lain untuk pengelolaan waktu yang tepat bagi karyawan maupun HR.
- Change Schedule : Pengajuan perubahan jadwal kerja atau shift karyawan untuk memudahkan HR dalam proses persetujuan dan penyesuaian jadwal tersebut.
- Timesheet : Rekapitulasi jam kerja karyawan secara detail termasuk kehadiran, lembur, cuti, dan izin untuk membantu analisis dan perhitungan komponen gaji karyawan.
- Terminal Setting : Pengaturan perangkat absensi untuk mencatat kehadiran seperti fingerprint atau mesin absensi manual lainnya untuk terintegrasi dengan sistem HRIS.
| No. | Keunggulan | Kelemahan |
| 1. | Pemantauan real-time melalui mobile app | Membutuhkan waktu untuk penyesuaian bagi pengguna baru |
| 2. | Terintegrasi dengan sistem HRIS lainnya | Respon customer service cenderung melambat pada periode sibuk |
| 3. | User-friendly | |
| 4. | GPS Mobile dan face recognition | |
| 5. | Akurasi keamanan data tinggi | |
| 6. | Efisiensi harga disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan | |
| 7. | Cocok untuk berbagai skala bisnis | |
| 8. | Tersedia demo gratis |
Estimasi harga : Harga yang tersedia sangat fleksibel dan terjangkau, disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. LinovHR juga memberikan pelayanan gratis selama 6 bulan pertama.
ABC Roster
ABC Roster adalah software shift karyawan otomatis yang cocok untuk perusahaan dengan budget rendah.
Aplikasi ini bisa menyusun jadwal shift karyawan dengan mudah. Setelah itu, perusahaan juga bisa menyebarluaskan jadwal shift kepada karyawan melalui email, langsung dari aplikasi.
Berikut adalah fitur software shift karyawan ABC Roster yang perlu Anda kenali :
- Dashboard Penjadwalan
- Automated Planner
- Employee Setting
- Block Leave
- Pengiriman Jadwal
- Export Jadwal
| No. | Keunggulan | Kelemahan |
| 1. | Layanan gratis 100% | Tidak mendukung akses web dan mobile app |
| 2. | Cocok untuk skala bisnis kecil dengan kebutuhan sederhana | Tidak terintegrasi dengan sistem HR lain |
| 3. | Tersedia layanan offline tanpa internet | Akurasi keamanan data sangat rendah dan tidak diperbarui secara berkala |
Estimasi harga : Gratis
Shiftboard
Shiftboard merupakan aplikasi yang bisa mengotomatisasi jadwal kerja karyawan berdasarkan ketersediaan dan preferensi jam kerja yang diinginkan.
Aplikasi ini sangat cocok untuk digunakan oleh perusahaan yang bergerak di industri manufaktur, perminyakan, dan kesehatan. Alasannya karena Shiftboard memiliki fitur penjadwalan shift 24 jam atau round-the-clock.
Berikut ini beberapa fitur software shift karyawan milik Shiftboard yang bisa Anda ketahui :
- Schedule Automation
- Worker Engagement
- Coverage Optimization
- Labor Demand Planning
- Change Management
- Leave & Timesheet Management
| No. | Keunggulan | Kelemahan |
| 1. | Terintegrasi dengan UKG Pro WorkForce | Harga yang relatif mahal untuk skala bisnis kecil hingga menengah |
| 2. | Cocok untuk skala perusahaan besar dan kompleks | Fokus hanya pada industri tertentu |
| 3. | Tersedia self-service portal | Fleksibilitas fitur kurang memadai |
Estimasi harga : Tidak tersedia secara jelas, namun harga enterprise level dan umumnya lebih tinggi, disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan besar.
WhenIWork
WhenIWork bisa membuat jadwal shift karyawan dan mengintegrasikannya dengan time tracking tool.
Selain membuat jadwal shift, WhenIWork juga bisa digunakan oleh karyawan untuk mengajukan cuti dan melihat jadwal shift-nya masing-masing.
Berikut adalah fitur software shift karyawan dari WhenIWork yang wajib Anda kenali :
- Employee Scheduling Software
- Employee Time Tracking
- Mobile & Time Clock Apps
- Labor Forecasting
- Payroll Integration
| No. | Keunggulan | Kelemahan |
| 1. | Tersedia di Android, iOS, dan web browser | Kurang cocok untuk skala bisnis besar |
| 2. | Tersedia fitur chat tim dan notifikasi real-time | Fitur monitoring dan analitik terbatas |
| 3. | Terintegrasi dengan sistem payroll | Harga yang ditawarkan cenderung mahal |
Estimasi harga : Mulai dari Rp40.000 sampai Rp130.000/bulan untuk 1 pengguna
Wrike
Wrike merupakan software shift karyawan sekaligus aplikasi project management. Tak hanya mampu mengatur jadwal shift karyawan, aplikasi ini juga dapat mengelola task assignment dan kolaborasi tugas.
Berikut adalah fitur software shift karyawan Wrike yang perlu Anda kenali :
- Visualisasi jadwal
- Integrasi Google Calender & Outlook
- Workflow Shift Scheduling
- AI-Powered Tools
- Automatic Workflow
| No. | Keunggulan | Kelemahan |
| 1. | Fitur manajemen proyek lengkap | Pengguna baru membutuhkan pelatihan untuk menguasai fitur |
| 2. | Visualisasi data 360 degree | Harga relatif mahal |
| 3. | Kolaborasi real-time dengan tim | Mobile app terbatas dan kurang efisien |
Estimasi harga : Mulai dari Rp160.000 sampai Rp400.000/bulan
Baca Juga: Pentingnya Shift Planning dalam Membuat Jadwal Kerja
Agendrix
Agendrix merupakan software shift karyawan yang dirancang untuk memudahkan peran HR dalam mengatur shift karyawan dengan cara yang optimal.
Software shift karyawan dari Agendrix ini memudahkan perusahaan untuk membuat, menyesuaikan, dan membagikan jadwal kerja secara real-time kepada karyawan.
Berikut adalah fitur software shift karyawan dari Agendrix yang wajib Anda kenali :
- Work Schedule Maker
- Schedule Sharing
- Fill Open Shifts
- Automatic Scheduling
- Overtime and PTO Tracking
- Leave Banks
| No. | Keunggulan | Kelemahan |
| 1. | Terintegrasi dengan sistem absensi dan payroll | Kurang cocok untuk skala bisnis kecil dengan budget terbatas |
| 2. | Tersedia akses mobile app dan web browser | Implementasi awal membutuhkan waktu yang lama |
| 3. | Notifikasi otomatis terkait shift karyawan | FItur kustomisasi di beberapa fitur terbatas |
Estimasi harga : Mulai dari Rp33.000/bulan untuk 1 pengguna
Buddy Punch
Buddy Punch adalah aplikasi absensi online dengan ketersediaan software shift karyawan berbasis cloud.
Software shift karyawan milik Buddy Punch ini fokus pada pencatatan kehadiran karyawan dengan teknologi geofencing dan webcam verification untuk meminimalisir kecurangan pada absensi.
Berikut ini beberapa fitur software shift karyawan milik Buddy Punch yang bisa Anda ketahui :
- Drag and Drop Schedule Maker
- Employee Self-Service
- Time and Attendance Tracking
- Employee Availability
- Shift Trades and Covers
- Repeating Shifts
- Assign Shifts to Multiple Employee
| No. | Keunggulan | Kelemahan |
| 1. | Tersedia geofencing dan mobile GPS | Fitur penjadwalan shift cukup dasar |
| 2. | Multi-platform (Android, iOS, dan web browser) | Tidak tersedia fitur kolaborasi |
| 3. | Terintegrasi dengan payroll | Skalabilitas terbatas untuk perusahaan besar |
Estimasi harga : Mulai dari Rp73.000 sampai Rp178.000/bulan
Zoho Shifts
Zoho Shifts merupakan software shift karyawan yang menjadi bagian dari ekosistem Zoho. Software shift karyawan dari Zoho Shifts ini memudahkan perusahaan dalam pembuatan jadwal kerja yang fleksibel, melacak jam kerja, sampai dengan menyederhanakan proses permintaan cuti.
Berikut adalah fitur software shift karyawan Zoho Shifts yang perlu Anda kenali :
- Shift Template
- Custom Shift
- Time Off
- Workplace Activity
- Employee Requests
- Remote Check In
| No. | Keunggulan | Kelemahan |
| 1. | Notifikasi real-time | Tidak cocok untuk skala bisnis besar |
| 2. | Tersedia mobile app ( Android & iOS) | Penyesuaian fungsi pada web dan mobile berbeda |
| 3. | Kustomisasi mudah disesuaikan | Fitur laporan masih dasar |
Estimasi harga : Mulai dari Rp45.000/bulan untuk 1 pengguna
Software Shift Karyawan LinovHR Bantu Penjadwalan Shift Karyawan
Saat Anda memilih aplikasi roster, memastikannya sesuai dengan kebutuhan perusahaan adalah keharusan.
Software Absensi LinovHR hadir sebagai software shift karyawan terkini yang andal dalam mengelola berbagai jadwal shift karyawan. Melalui aplikasi ini, pengaturan jam dan jadwal kerja karyawan yang kompleks dapat ditangani dengan mudah.
Hal ini karena Software Absensi LinovHR memiliki fitur-fitur mumpuni untuk mengelola jadwal kerja dan kehadiran karyawan.
Fitur-fitur tersebut antara lain fitur Time Group untuk mengatur jadwal kerja, fitur Calendar untuk mengatur agenda di kalender perusahaan, fitur Schedule Exception untuk mengganti jadwal kerja.
Bahkan, tak hanya bisa penjadwalan shift karyawan, Software Absensi LinovHR juga bisa mengelola cuti karyawan. Lewat aplikasi ini, HR bisa menentukan karyawan mana yang berhak mendapatkan persetujuan cuti serta melihat sisa cuti mereka.
Penggunaan Software Absensi LinovHR dapat mempermudah pekerjaan Anda. Oleh karena itu, jangan sampai ketinggalan untuk menggunakan aplikasinya.
Segera hubungi kami jika ingin menggunakan software shift karyawan LinovHR. Ikuti demo aplikasi untuk mengenal lebih dalam tentang software ini!
