Attendance management software dibutuhkan untuk mengelola absensi karyawan secara lebih cepat, tepat dan mudah.
Hal ini karena kehadiran karyawan adalah indikator untuk mengetahui apakah seorang karyawan memiliki dedikasi atas pekerjaannya atau tidak.
Gaji karyawan pun ditentukan dari jumlah kehadirannya di kantor. Untuk perusahaan yang memiliki jumlah karyawan sangat banyak. Tentu tidak mungkin divisi HRD melakukan pengelolaan kehadiran karyawan dengan sistem manual.
Apa itu Attendance Management Software?
Attendance management software adalah sebuah perangkat lunak khusus untuk mencatat, menyimpan, dan mengelola data kehadiran karyawan. Perusahaan tidak lagi membutuhkan tumpukkan kertas maupun mesin finger print untuk mengelola kehadiran karyawan.
Dengan Attendance Software Data kehadiran yang masuk akan diproses kemudian dapat direkapitulasi menjadi sebuah laporan, yang nantinya akan diintegrasikan dengan berbagai proses lain dalam HRD seperti laporan payroll, performance appraisal, cuti dll.
Data kehadiran karyawan juga sangat berguna untuk HRD dalam pengambilan keputusan. Misalkan ada karyawan yang terlihat selalu datang tepat waktu, tetapi kinerjanya belakangan menurun.
Pihak HRD akan mencari tahu mengapa kinerja karyawan tersebut menurun dan mencari cara untuk menyiasati penurunan kinerja tersebut. Sehingga keputusan HRD dalam pengambilan keputusan akan berlandaskan kepada informasi serta data yang akurat.
3 Manfaat Penting Menggunakan Sistem Attendance yang Baik
Penggunaan attendance management akan membawa perubahan besar bagi HRD dan perusahaan secara keseluruhan. Mengapa demikian?
Karyawan sebagai harta perusahaan yang berharga sangat besar keberadaan dan peranannya dalam perusahaan untuk bersama-sama menjalankan operasional.
Tanpa kedisiplinan karyawan untuk datang tepat waktu, perusahaan tidak akan mampu menjalankan operasional dengan lancar. Lalu apa saja sebenarnya manfaat software attendance management solution untuk perusahaan?
1. Mudah Mengawasi Kinerja Secara Real Time
Mencatat data kehadiran karyawan secara manual sangat tidak efektif dan menyita waktu. Data yang masuk dan tercatat dalam cara manual tidak dapat dipercaya 100% karena berbagai kemungkinan kecurangan dan manipulasi data saat karyawan melakukan pencatatan di atas kertas.
Attendance management bisa membantu perusahaan mengatasi permasalahan ini.
Baca Juga: Mengenal Fitur Attendance Management Software
Setiap proses pengumpulan data kehadiran karyawan dengan attendance management bisa dilakukan secara otomatis dan mudah. Hal tersebut membuat HRD lebih mudah mengawasi data kehadiran yang masuk secara real time.
Kedisiplinan karyawan untuk datang tepat waktu dapat terlihat jelas dan memudahkan HRD dalam mengawasi serta menilai kinerja karyawan. Tak hanya itu, tampilan antarmuka pada software juga memiliki desain yang sangat user friendly sehingga HRD tidak membutuhkan waktu lama dalam mempelajari cara penggunaan software.
2. Integrasi Sistem
Data kehadiran karyawan digunakan dalam berbagai keperluan HRD seperti:
- Payroll.
- Penilaian Kinerja.
- Pengajuan cuti.
- Dan lain-lain.
Jika pencatatan dilakukan dengan cara manual, tentu akan sangat merepotkan karena HRD harus memasukkan data kehadiran satu-satu kedalam sistem lain untuk berbagai keperluan. Cara manual dapat memungkinkan munculnya human error dan mengakibatkan kesalahan dalam proses administrasi.
Itulah sebabnya mengapa sistem dalam attendance management dirancang terintegrasi secara online dan memungkinkan HRD untuk mengintegrasikan data kehadiran karyawan dengan payroll, penilaian kinerja, dan lainnya.
Sistem online yang terintegrasi ini juga akan memudahkan karyawan untuk mengajukan dan mendapat persetujuan dalam mengajukan cuti atau lembur. Jadi, karyawan sudah tidak perlu untuk membuat berbagai macam surat pengajuan yang berbelit.
Baca Juga: Mudah Mengajukan dan Mengelola Cuti Online dengan Software HRD
Fleksibel
Ada masanya ketika HRD memerlukan data kehadiran karyawan saat HRD berada diluar kantor. Sistem yang terintegrasi secara online dan dukungan cloud based server membuat HRD fleksibel untuk mengakses data kehadiran karyawan dimana dan kapan saja melalui perangkat apa pun selama masih terkoneksi dengan internet.
Pemilik perusahaan pun juga memiliki akses untuk melihat perkembangan kinerja karyawannya sehari-hari. Dengan demikian, kebutuhan akan data yang akurat mengenai kehadiran dapat terpenuhi walau HRD dan pemilik perusahaan berada di luar kantor sekali pun.
Cara Menggunakan Software Attendance Management
Cara menggunakan software attendance management perlu untuk diketahui HRD, supaya pengelolaannya berjalan maksimal. HRD dapat mengelompokkan jadwal karyawan melalui fitur Time Group, untuk menyatukan karyawan yang memiliki jadwal sama. HRD tinggal menginput data karyawan yang ada di software ini.
Terkait cuti, HRD bisa memantau cuti yang diajukan karyawan di fitur Leaves. HRD tinggal meninjau dan menunggu atasan dari karyawan untuk menyetujui.
Di fitur Timesheet, HRD dapat melakukan input data untuk mencocokkan jadwal karyawan dengan kehadiran aktual. Hal ini penting untuk kebutuhan proses data selanjutnya.
Proses akhir dari pengelolaan oleh attendance management software adalah payroll. Dari data kehadiran yang sudah dicocokkan, HRD dapat melakukan export data beruba csv, yang hasilnya adalah perhitungan payroll masing-masing karyawan.
Ingin mendapatkan akses Software HRD LinovHR ? Segera hubungi kami dan dapatkan kemudahan mengelola karyawan sekarang juga !!
Beberapa manfaat software pencatat kehadiran karyawan dapat membantu HRD dan perusahaan mengelola kehadiran karyawan yang berguna untuk meningkatkan kinerja karyawan.
Perusahaan yang mengelola karyawannya dengan baik akan mendapatkan kepercayaan dari karyawan. Sehingga kinerja karyawan dapat lebih produktif dan berkualitas.
LinovHR telah berpengalaman membantu banyak perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan dengan attendance management software. tidak hanya mengelola jadwal kerja karyawan,
Software HRD LinovHR memiliki banyak modul dan fitur yang dapat dimanfaatkan oleh HRD untuk menjalankan HRIS (Human Resource Information System) yang lebih baik.
