HRIS: Definisi, Fungsi, Fitur, dan Rekomendasi Software

Di era digital seperti sekarang, penggunaan HRIS menjadi kebutuhan penting bagi perusahaan untuk mengelola data dan proses HR secara lebih efisien. 

Dengan dukungan sistem HRIS, berbagai tugas HR seperti absensi, payroll, cuti, hingga administrasi karyawan dapat diotomatisasi sehingga mengurangi beban kerja manual. 

Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang definisi HRIS, fungsi, fitur utama, hingga kisaran harga software HRIS yang ada di pasaran.

Apa Itu HRIS? 

HRIS (Human Resource Information System) adalah sebuah sistem HR berbasis teknologi yang berfungsi untuk menyimpan, mengelola, dan mengotomatisasi seluruh data serta proses administrasi sumber daya manusia dalam satu platform terpusat.

Melalui software HRIS, perusahaan tidak lagi perlu melakukan pencatatan manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan.

Sistem HRIS memungkinkan tim HR mengelola berbagai aktivitas penting seperti data karyawan, absensi, payroll, rekrutmen, hingga manajemen kinerja secara lebih cepat dan akurat.

Seluruh informasi tersimpan aman di cloud sehingga mudah diakses kapan saja oleh pihak yang berwenang, tanpa risiko kehilangan atau kerusakan data.

Dengan mengadopsi software HRIS modern, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, menekan biaya administrasi, serta mendukung pengambilan keputusan berbasis data.

Hasilnya, manajemen HR menjadi lebih efektif dan produktivitas perusahaan meningkat secara keseluruhan.

Baca juga: Ketahui Mitos dan Fakta HRIS (Human Resource Information System)

Fungsi Utama HRIS

Sebagai sistem HRIS yang dirancang untuk mengotomatisasi pekerjaan administrasi SDM, software HRIS memiliki sejumlah fungsi penting yang membantu perusahaan bekerja lebih efisien. 

Berikut adalah fungsi dan manfaat HRIS bagi perusahaan yang paling banyak digunakan dalam operasional HR modern:

1. Mengelola Data Karyawan Secara Terpusat

HRIS berfungsi menyimpan data karyawan dalam satu sistem terintegrasi, mulai dari informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kontrak, hingga data kehadiran.

Dengan penyimpanan terpusat, HR bisa mengakses informasi kapan saja tanpa proses manual yang memakan waktu.

2. Mendukung Proses Rekrutmen dan Seleksi

Melalui software HRIS, perusahaan dapat memposting lowongan, menerima lamaran, menyeleksi kandidat, hingga menjadwalkan wawancara. Semua proses rekrutmen berlangsung lebih cepat dan terorganisir.

3. Mengotomatisasi Penggajian dan Kompensasi

Sistem HRIS mempermudah perhitungan payroll, tunjangan, lembur, dan potongan pajak secara otomatis. Hal ini memastikan penggajian lebih akurat, tepat waktu, dan bebas dari human error.

4. Memfasilitasi Manajemen Kinerja

HRIS mendukung proses penilaian kinerja dengan menetapkan objective, memberikan feedback, dan melakukan evaluasi berbasis data. Proses ini menjadi lebih terstruktur dan transparan.

5. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Perusahaan dapat merencanakan dan memonitor program pelatihan melalui HRIS. Progres peserta, jadwal, hingga laporan hasil pelatihan dapat dikelola otomatis dalam satu sistem.

6. Absensi dan Cuti Lebih Mudah Dikelola

Dengan fitur absensi digital, karyawan dapat melakukan clock-in/out, mengajukan cuti, dan izin melalui aplikasi HRIS. Sementara itu, HR dapat memantau kehadiran secara real-time dan membuat jadwal kerja lebih efisien.

7. Mendukung Pengambilan Keputusan Berbasis Data

HRIS menyediakan laporan SDM yang lengkap seperti demografi karyawan, biaya tenaga kerja, dan analisis kinerja. Data ini membantu manajemen membuat keputusan strategis dengan lebih akurat.

Fitur-Fitur HRIS

HRIS umumnya dilengkapi berbagai fitur yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola proses administrasi dan operasional SDM secara lebih efisien.

Berikut adalah fitur-fitur utama yang biasanya tersedia dalam sistem HRIS:

1. Absensi Kehadiran Online

Fitur absensi pada HRIS memungkinkan karyawan melakukan presensi secara digital melalui smartphone, lengkap dengan GPS untuk memvalidasi lokasi kerja, baik WFO, WFH, maupun tugas lapangan.

Sistem ini juga mengelola pengajuan cuti, lembur, hingga pergantian shift, dan seluruh data absensinya terhubung langsung dengan modul payroll.

2. Payroll dan Penggajian Otomatis

Dengan HRIS, proses penggajian tidak lagi dilakukan manual. Sistem menghitung gaji, tunjangan, potongan pajak, dan BPJS secara otomatis berdasarkan data absensi dan kebijakan perusahaan.

Payroll menjadi lebih akurat, cepat, dan minim human error, termasuk transfer gaji tepat waktu ke rekening karyawan.

3. Rekrutmen dan Seleksi Karyawan

Proses rekrutmen jauh lebih efisien melalui HRIS. Fitur ini mendukung posting lowongan, screening otomatis, penjadwalan wawancara, hingga onboarding karyawan baru.

Selain menghemat waktu dan biaya, HRIS memastikan proses seleksi lebih terukur dan sesuai kebutuhan perusahaan.

4. Database dan Administrasi HR Terpusat

HRIS memiliki fitur yang dapat menyimpan seluruh data karyawan dalam satu sistem cloud yang aman.

Mulai dari informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kontrak, jabatan, hingga dokumen penting lainnya dapat diakses HR kapan saja tanpa tumpukan dokumen fisik.

Sistem ini juga mendukung pengumuman internal dan administrasi karyawan yang lebih rapi serta terstruktur.

5. Manajemen Kinerja dan Pengembangan SDM

Software HRIS biasanya dilengkapi modul manajemen kinerja untuk membantu perusahaan mengevaluasi produktivitas karyawan.

HR dapat menetapkan KPI/OKR, memberikan feedback rutin, dan mengatur program pelatihan atau pengembangan skill sesuai kebutuhan organisasi.

Baca juga: 5 Modul HRIS yang Penting untuk Perusahaan

Jenis-Jenis HRIS

Dalam penerapannya, HRIS tidak hanya hadir sebagai satu jenis sistem saja.

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan SDM yang berbeda, sehingga diperlukan jenis sistem HRIS yang sesuai dengan skala bisnis, kompleksitas proses, serta fokus manajemen SDM.

Berikut adalah beberapa jenis software HRIS yang paling umum digunakan:

1. Operational HRIS

Jenis HRIS ini berfokus pada proses administratif harian. Sistem ini mengelola data karyawan secara terpusat, mulai dari informasi personal, riwayat pekerjaan, kontrak kerja, jadwal, hingga absensi.

Operational HRIS juga mendukung penggajian, tunjangan, cuti, lembur, dan seluruh proses operasional dasar HR agar berjalan lebih cepat dan efisien.

2. Tactical HRIS

Tactical HRIS membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan terkait strategi pengelolaan SDM. Sistem ini biasanya digunakan untuk mendukung proses rekrutmen, onboarding, pelatihan, pengembangan karier, hingga perencanaan suksesi.

Dengan jenis software HRIS ini, HR dapat menyusun strategi peningkatan kualitas SDM secara lebih terarah berbasis analisis data.

3. Strategic HRIS

Berbeda dari kedua jenis sebelumnya, Strategic HRIS berperan dalam perencanaan jangka panjang perusahaan.

Sistem ini mendukung analisis produktivitas karyawan, perencanaan tenaga kerja, evaluasi efektivitas pelatihan, hingga pemantauan tingkat kepuasan dan engagement karyawan.

Strategic HRIS memungkinkan perusahaan menyusun kebijakan SDM yang lebih akurat berbasis data real-time.

4. Comprehensive HRIS

Comprehensive HRIS menggabungkan seluruh fungsi, mulai dari operasional, taktis, hingga strategis, dalam satu platform terpadu.

Sistem ini mencakup manajemen data karyawan, absensi, payroll, rekrutmen, pelatihan, perencanaan karier, kompensasi, hingga analisis SDM.

Biasanya digunakan oleh perusahaan besar yang membutuhkan pengelolaan SDM yang kompleks dan terintegrasi penuh.

5. Limited-Function HRIS

Jenis sistem HRIS ini hanya berfungsi pada aspek tertentu, seperti rekrutmen, pelatihan, atau manajemen kinerja saja.

Limited-function HRIS cocok bagi perusahaan kecil atau yang ingin fokus meningkatkan satu proses HR tertentu sebelum beralih ke sistem yang lebih komprehensif.

Cara Kerja Sistem HRIS

Sistem HRIS bekerja dengan cara mengotomatisasi berbagai proses administrasi HR melalui platform digital berbasis internet.

Semua data karyawan disimpan dalam satu software HRIS yang aman, terpusat, dan mudah diakses kapan saja.

Dengan mekanisme ini, tim HR tidak lagi perlu mencatat absensi, menghitung gaji, atau mengelola data karyawan secara manual, semua tugas tersebut diproses secara otomatis oleh sistem.

Pada praktiknya, HRIS mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data karyawan secara real time.

Mulai dari informasi pribadi, riwayat kerja, absensi, lembur, cuti, hingga slip gaji, semuanya tercatat rapi dalam satu dashboard.

Sistem ini juga terintegrasi dengan modul lain seperti payroll, sehingga perhitungan gaji menjadi lebih akurat dan bebas human error.

Selain mendukung pekerjaan administratif, sistem HRIS membantu HR dalam menilai performa karyawan.

Data kinerja, pencapaian target, dan produktivitas dapat dipantau secara real time sehingga evaluasi menjadi lebih objektif dan efisien.

Bahkan dalam proses rekrutmen, HRIS memudahkan penyimpanan data kandidat, penjadwalan wawancara, hingga onboarding secara terintegrasi. 

Hal ini yang membuat software HRIS menjadi teknologi penting untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan pengambilan keputusan HR berbasis data.

Tips Memilih HRIS yang Tepat untuk Perusahaan

Memilih HRIS yang tepat sangat penting agar perusahaan mendapatkan manfaat maksimal dari digitalisasi proses HR.

Dengan banyaknya pilihan sistem HRIS di pasaran, HR perlu memastikan bahwa solusi yang dipilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional, skala bisnis, dan anggaran perusahaan. 

Berikut beberapa tips penting untuk membantu Anda menentukan software HRIS terbaik:

Sesuaikan dengan Ukuran & Kebutuhan Perusahaan

Setiap bisnis memiliki kebutuhan HR yang berbeda.

Perusahaan kecil mungkin cukup dengan fitur dasar seperti absensi, cuti, dan payroll, sementara perusahaan besar membutuhkan sistem HRIS yang lebih kompleks seperti HR analytics, perencanaan suksesi, hingga pengembangan karyawan.

Pastikan fitur yang ditawarkan sejalan dengan struktur organisasi dan kebutuhan SDM Anda.

Pertimbangkan Skalabilitas untuk Pertumbuhan Bisnis

Pilih software HRIS yang fleksibel dan dapat berkembang bersama perusahaan. Dengan begitu, Anda tidak perlu mengganti sistem ketika jumlah karyawan meningkat atau fungsi HR bertambah.

Pastikan Integrasi dengan Sistem Internal

HRIS ideal harus dapat terhubung dengan sistem lain seperti payroll, rekrutmen, atau aplikasi operasional perusahaan. Integrasi yang baik membuat proses transisi lebih lancar dan mencegah pekerjaan HR terhambat karena data tidak sinkron.

Utamakan Kemudahan Penggunaan

HRIS yang bagus adalah HRIS yang mudah digunakan, baik oleh HR maupun karyawan. Carilah platform dengan tampilan intuitif, alur kerja sederhana, serta otomatisasi yang mengurangi aktivitas manual.

Sistem yang user-friendly membantu meningkatkan adopsi pengguna dan efisiensi operasional.

Perhatikan Fitur Keamanan Data

Keamanan harus menjadi prioritas karena sistem HRIS menyimpan data sensitif seperti data pribadi dan payroll.

Pastikan HRIS memiliki enkripsi data, kontrol akses ketat, serta penyimpanan cloud yang aman untuk melindungi data perusahaan.

Evaluasi Layanan Customer Support

Pilih vendor HRIS yang menyediakan dukungan teknis responsif dan mudah dihubungi. Dukungan yang baik memastikan setiap kendala dapat diselesaikan dengan cepat sehingga operasional HR tetap berjalan lancar.

Sesuaikan Biaya dengan Anggaran Perusahaan

Pastikan model harga software HRIS transparan dan sesuai budget. Pertimbangkan apakah ada biaya tambahan untuk fitur tertentu, opsi paket yang fleksibel berdasarkan jumlah karyawan, serta kemungkinan trial atau demo sebelum berlangganan.

Tips Sukses dalam Menerapkan Sistem HRIS

Agar penerapan sistem HRIS berjalan maksimal dan memberikan manfaat optimal bagi perusahaan, diperlukan persiapan yang matang serta strategi implementasi yang tepat.

Berikut beberapa tips penting yang dapat membantu HR dan manajemen menerapkan HRIS dengan lebih efektif:

Pahami Kebutuhan dan Tantangan Perusahaan

Sebelum memilih dan mengimplementasikan software HRIS, perusahaan perlu menganalisis kebutuhan operasional, kendala HR yang sedang dihadapi, serta tujuan yang ingin dicapai.

Pemahaman ini memastikan sistem yang dipilih benar-benar relevan dan mampu menyelesaikan masalah HR secara tepat.

Lakukan Sosialisasi dan Pelatihan untuk Tim HR

Implementasi sistem HRIS akan berjalan lancar apabila seluruh tim HR memahami cara penggunaannya.

Lakukan sosialisasi, workshop, dan pelatihan teknis agar staf HR dapat mengoperasikan fitur-fitur HRIS dengan baik sejak hari pertama.

Tingkatkan Kompetensi Pengguna HRIS

Berikan pelatihan lanjutan mengenai input data, pengelolaan fitur inti, serta cara membaca laporan dan analitik.

Semakin terampil pengguna HRIS, semakin maksimal manfaat yang akan diperoleh perusahaan dalam pengelolaan SDM.

Gunakan Infrastruktur Sistem yang Andal

Pastikan software HRIS berjalan pada teknologi yang stabil dan aman, seperti cloud-based system yang fleksibel dan mudah diakses. Infrastruktur yang kuat memastikan performa HRIS tetap optimal meski volume data meningkat.

Lakukan Pemantauan dan Evaluasi Berkala

Setelah HRIS diterapkan, lakukan monitoring terhadap penggunaan sistem dan sesuaikan apabila terjadi perubahan di internal perusahaan.

Evaluasi rutin membantu memastikan sistem tetap relevan, adaptif, dan mendukung kebutuhan HR yang terus berkembang.

Rekomendasi HRIS Terbaik di Indonesia 2025

Untuk membantu perusahaan memilih solusi yang tepat, berikut 5 rekomendasi HRIS terbaik di Indonesia tahun 2025 yang menawarkan fitur lengkap, efisiensi tinggi, dan kemudahan pengelolaan SDM sesuai kebutuhan bisnis modern.

1. LinovHR

Software HRIS LinovHR adalah sistem HR berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola seluruh siklus kerja karyawan secara terpadu, mulai dari database, absensi online, payroll otomatis, hingga manajemen kinerja.

Dengan sistem HRIS yang komprehensif, LinovHR membantu HRD bekerja lebih cepat, akurat, dan bebas dari proses manual yang memakan waktu. 

Selain itu, keamanan data menjadi prioritas melalui proteksi berlapis yang memastikan kerahasiaan informasi karyawan tetap terjaga.

LinovHR juga menyediakan modul yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis, sehingga cocok untuk perusahaan kecil hingga enterprise.

Fitur Utama

• Organization Management: Mengatur struktur organisasi, posisi, dan relasi antar departemen secara jelas.

• Personnel Administration: Menyimpan dan memelihara data karyawan dalam satu database terpusat.

• Time Management: Mengelola absensi online, jadwal kerja, dan lembur secara otomatis.

• Payroll & Finance Modules: Menghitung payroll, reimbursement, dan loan secara akurat dan otomatis.

• Employee Self Service (ESS): Memungkinkan karyawan mengupdate data pribadi dan mengajukan cuti melalui aplikasi.

• Recruitment: Mendukung proses rekrutmen dari lowongan hingga seleksi kandidat.

• Competency & Performance Management: Menilai kompetensi dan kinerja karyawan melalui KPI, OKR, dan penilaian rutin.

• Career Path & Succession Management: Merencanakan pengembangan karier dan mempersiapkan kandidat untuk posisi kunci.

• Learning Management System (LMS): Fasilitas pelatihan karyawan yang lengkap dan terintegrasi.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Mendukung kustomisasi modul yang fleksibel dan mudah disesuaikan. • Menyediakan fasilitas penilaian kinerja modern seperti KPI, OKR, dan 360 Feedback. • Implementasi cepat dengan modul siap pakai. • Fitur selalu diperbarui mengikuti kebutuhan perusahaan. • Akses penuh selama 6 bulan pertama secara gratis. • Mendukung deployment cloud maupun on-premise, plus LMS yang lengkap.	• Membutuhkan pelatihan awal untuk user pemula. • Interface awal terlihat kompleks bagi pengguna baru.

2. Gadjian

Gadjian adalah aplikasi payroll berbasis cloud yang terintegrasi dengan sistem HRIS dan dirancang untuk mempermudah pengelolaan administrasi karyawan.

Aplikasi ini menawarkan fitur penggajian otomatis, manajemen data SDM, hingga perhitungan pajak yang akurat.

Fitur Utama

• Absensi Online: Pencatatan presensi digital yang terintegrasi dengan data karyawan.
• Penggajian Otomatis: Menghitung gaji, lembur, THR, dan PPh 21 secara otomatis.
• Manajemen Cuti & ESS: Pengajuan cuti dan akses data karyawan langsung dari aplikasi.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Database karyawan tersimpan rapi dalam satu sistem terpusat. • Perhitungan gaji, lembur, THR, dan pajak berlangsung otomatis dan akurat. • Absensi serta cuti dapat dikelola secara online.	• Biaya berlangganan dapat terasa berat bagi perusahaan kecil. • Pengguna baru memerlukan waktu adaptasi. • Fitur HRIS lanjutan belum selengkap beberapa kompetitor.

3. Kerjoo

Kerjoo adalah software HRIS yang tergolong baru di Indonesia karena baru dirilis pada tahun 2021, namun sudah banyak digunakan berkat fitur-fitur dasarnya yang cukup lengkap dan mudah dipahami.

Aplikasi ini memfasilitasi absensi karyawan, laporan kerja, sistem persetujuan, hingga pengelolaan cuti dengan tampilan yang user-friendly. 

Fitur Utama

• Absensi Online
• Sistem Approval Multi-Level
• Laporan & Analitik HR

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Absensi online lebih akurat dengan dukungan GPS serta face recognition. • Database karyawan terintegrasi dengan jadwal kerja, cuti, dan pengaturan absensi. • Interface sederhana dan user-friendly sehingga mudah digunakan oleh pemula.	• Fitur masih terbatas jika dibandingkan dengan software HR untuk perusahaan besar. • Teknologi barcode pada absensi rentan error dan isu keamanan. • Pengguna perlu menyesuaikan diri dengan model langganan yang tersedia.

4. KantorKu by Dealls

KantorKu by Dealls adalah software HRIS sederhana yang dirancang untuk UMKM yang membutuhkan sistem HR praktis dan mudah digunakan.

Aplikasi ini menawarkan fitur HR dasar yang cukup lengkap untuk mendukung administrasi karyawan tanpa proses setup yang rumit. 

Fitur Utama

• Manajemen Absensi online.
• Payroll & PPh 21 otomatis.
• Pengajuan Cuti Online.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Harga sangat terjangkau sehingga ideal untuk UMKM. • Cocok untuk bisnis kecil yang membutuhkan fitur HR dasar. • Implementasi cepat dan mudah digunakan oleh tim HR pemula.	• Fitur HRIS masih terbatas jika dibandingkan software HR yang lebih lengkap. • Belum mendukung integrasi API. • Tampilan UI sederhana dan kurang variatif untuk kebutuhan yang lebih kompleks.

5. Hadirr

Hadirr adalah software HRIS yang awalnya populer sebagai aplikasi absensi online, namun kini telah berkembang mencakup fitur pengajuan cuti, lembur, serta manajemen lokasi karyawan.

Fokus utamanya berada pada kebutuhan presensi dan monitoring lokasi, sehingga sangat cocok untuk perusahaan dengan karyawan lapangan atau mobile.

Fitur Utama

• Absensi Online berbasis GPS dan selfie.
• Pengajuan Cuti & Lembur secara digital.
• Integrasi API untuk sinkronisasi dengan sistem lain.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Biaya berlangganan sangat terjangkau. • Ideal untuk perusahaan dengan karyawan mobile atau bekerja di lapangan. • Proses implementasi cepat dan penggunaan ringan.	• Modul HRIS masih terbatas jika dibandingkan software HR yang lebih lengkap. • Integrasi dengan sistem lain seperti payroll memerlukan biaya tambahan. • Tampilan dan fitur cenderung sederhana.

Baca juga: 20 Software HRIS dan Aplikasi HR Terbaik di Indonesia 2025

Optimalkan Pengelolaan SDM dengan Software HRIS LinovHR

Setelah memahami berbagai fungsi, fitur, dan jenis HRIS, kini saatnya memilih solusi yang benar-benar dapat membantu perusahaan mengelola SDM secara lebih efisien.

LinovHR hadir sebagai software HRIS berbasis cloud yang mengintegrasikan seluruh proses HR, mulai dari absensi, payroll, rekrutmen, hingga manajemen kinerja, dalam satu sistem terpadu.

Dengan otomatisasi yang komprehensif, LinovHR membantu perusahaan mengurangi biaya administratif, meminimalkan human error, serta meningkatkan produktivitas tim HR.

Setiap modulnya didesain fleksibel dan dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis, sehingga cocok digunakan oleh perusahaan kecil hingga enterprise.

Jika perusahaan Anda ingin mengelola HR dengan sistem yang lebih modern, efisien, dan hemat waktu, LinovHR dapat menjadi solusi terbaik untuk mendukung pertumbuhan dan manajemen SDM jangka panjang.

Saatnya upgrade cara kerja HR Anda.

Ajukan demo gratis sekarang dan nikmati pengelolaan SDM yang jauh lebih efisien!