Selama ini, pembukuan biasa dilakukan secara manual melalui aplikasi Spreadsheet atau Excel. Namun, pembukuan dengan cara seperti ini tidaklah lagi efektif.
Anda bisa menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengecek kwitansi, memeriksa data dua kali untuk mengantisipasi kesalahan, hingga mengetik dokumen pembayaran secara manual.
Lalu apa solusinya? Jawabannya adalah software pembukuan.
Artikel ini akan membahas 8 alasan mengapa software pembukuan penting untuk pengelolaan keuangan bisnis yang lebih baik.
1. Mengotomatiskan tugas dan menghemat waktu
Salah satu manfaat penting dari software pembukuan adalah kemampuannya untuk mengotomatiskan tugas-tugas pembukuan.
Anda bisa menghemat hingga 15 jam per bulan dengan mengotomatiskan rekonsiliasi bank, pengelompokan transaksi, pembuatan jurnal umum, entri data, dan pelaporan, tergantung bagaimana Anda menggunakan software-nya.
Dengan membiarkan software pembukuan menangani tugas-tugas yang memakan waktu ini, Anda dapat lebih fokus pada hal-hal yang lebih strategis, seperti pengambilan keputusan strategis, daripada tugas pembukuan yang repetitif.
2. Meminimalisir kesalahan dan meningkatkan akurasi data
Kesalahan kecil saat memasukkan dan menghitung data keuangan dapat memengaruhi keseluruhan proses akuntansi Anda.
Dengan menggunakan software pembukuan dan perhitungan otomatisnya, Anda dapat lebih tenang karena teknologi membantu melindungi dari kesalahan manusia sekaligus memastikan data keuangan Anda tetap akurat.
3. Menghemat biaya
Berlangganan software pembukuan memang membutuhkan biaya, tapi karena inilah, Anda dapat mengurangi kebutuhan tenaga kerja manual yang besar dalam proses pembukuan.
Anda tidak hanya menghemat biaya operasional dan administratif karena tidak perlu mempekerjakan banyak akuntan dan profesional lainnya, tetapi juga menghemat biaya untuk kertas, mencetak dokumen, dan penyimpanan laporan keuangan serta arsip fisik.
Selain itu, tingkat ketepatan yang tinggi dari software pembukuan memungkinkan Anda mendeteksi kesalahan sejak awal dan mencegah masalah keuangan yang bisa muncul di kemudian hari.
4. Melihat kondisi bisnis secara real-time
Saat menggunakan software pembukuan, Anda tidak perlu menunggu laporan bulanan atau triwulanan dari akuntan untuk melihat gambaran kesehatan keuangan organisasi Anda.
Software pembukuan seperti Kledo sudah menyediakan dashboard manajemen keuangan yang memberi informasi tentang laporan laba rugi, laporan pengeluaran, dan profitabilitas secara keseluruhan kapan saja.
Kemampuan menghasilkan laporan keuangan kapan pun dibutuhkan memudahkan Anda membuat keputusan bisnis yang lebih tepat dan strategis berdasarkan data kinerja keuangan organisasi Anda.
5. Membuat keputusan yang lebih cerdas berbasis data
Software pembukuan sangat membantu dalam memberikan insight yang akurat, sehingga Anda lebih mudah mengambil keputusan berdasarkan data nyata secara real-time dari laporan keuangan yang detail.
Artinya, Anda bisa membuat rencana bisnis yang lebih strategis dan akurat. Sebagian besar software pembukuan juga menawarkan tools pelaporan untuk membantu manajemen keuangan.
Anda dapat langsung menghasilkan berbagai laporan penting dan laporan keuangan yang akurat, termasuk laporan laba rugi (P&L), income statement, neraca, dan laporan arus kas.
Laporan-laporan ini membantu Anda mengidentifikasi tren, mendapatkan gambaran transaksi keuangan, melacak indikator kinerja utama (KPI), serta menyusun anggaran bisnis yang realistis.
6. Menyederhanakan kepatuhan pajak dan regulasi
Musim pajak identik dengan beban kerja yang meningkat. Tapi, dengan menggunakan software pembukuan berbasis cloud yang canggih, Anda dapat melaluinya dengan mudah karena pelaporan Anda didukung data yang lengkap dan akurat.
Software pembukuan secara otomatis mengelompokkan dan mencatat pengeluaran serta transaksi keuangan Anda, serta menghasilkan laporan penting yang memudahkan pelaporan pajak.
Sebagian besar platform juga memungkinkan Anda melacak pajak penjualan, sehingga lebih mudah menjaga jejak audit yang patuh terhadap aturan perpajakan untuk pembukuan bisnis kecil.
7. Meningkatkan keamanan data
Dulu orang melakukan pembukuan secara manual lewat buku dan catatan, atau menggunakan spreadsheet. Namun, metode itu kini mulai ditinggalkan dan bisnis mulai beralih ke software pembukuan berbasis cloud.
Sebab, risiko kehilangan satu file spreadsheet yang berisi seluruh data adalah hal yang nyata dan patut dikhawatirkan.
Sebaliknya, Anda bisa lebih tenang menggunakan sistem pembukuan berbasis cloud yang menawarkan perlindungan data berstandar industri sekaligus mencadangkan informasi penting Anda ke cloud.
Melalui enkripsi, backup, dan sistem izin pengguna, software pembukuan bisa meningkatkan keamanan data Anda.
8. Mengoptimalkan manajemen inventaris
Jika perusahaan Anda memiliki persediaan produk, Anda tentu tahu bahwa pelacakan dan pengelolaan stok merupakan bagian besar dari operasional harian.
Software pembukuan dapat menjadi alat yang sangat berguna untuk memantau level stok, mengelola purchase order, bahkan mengidentifikasi produk terlaris.
Hal ini membantu bisnis kecil tanpa rantai pasok inventaris yang besar mencegah kehabisan stok, menurunkan biaya penyimpanan, serta menghubungkan langsung data penjualan dengan harga pokok penjualan (HPP) dan laporan keuangan lainnya.
Baca juga: Sistem Akuntansi Gaji dan Upah: Pengertian, Fungsi, dan Prosedurnya
Kesimpulan
Software pembukuan bukan lagi sekadar alat pencatat transaksi, melainkan alat yang penting untuk mengelola keuangan bisnis secara lebih efisien dan akurat.
Dengan otomatisasi, laporan real-time, serta integrasi yang semakin lengkap, bisnis dapat menghemat waktu, meminimalkan kesalahan, dan mengambil keputusan berbasis data yang lebih tepat.
Di tengah persaingan yang semakin ketat, penggunaan software pembukuan membantu pemilik bisnis bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Anda tidak hanya menjaga kesehatan keuangan usaha, tetapi juga membuka peluang untuk pertumbuhan yang lebih terarah dan berkelanjutan.
Jika Anda ingin pengelolaan keuangan yang lebih rapi dan profesional, sekarang adalah waktu yang tepat untuk mulai beralih ke software pembukuan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
*Artikel ini hasil kerja sama antara Kledo dan LinovHR
