Pencatatan keuangan perusahaan adalah kegiatan wajib di setiap perusahaan.
Dengan mencatat keuangan secara rapi dan teratur, Anda bisa mengetahui kondisi keuangan perusahaan secara lebih jelas, mulai dari jumlah pemasukan, pengeluaran, hingga tingkat keuntungan yang diperoleh.
Tanpa pencatatan yang baik, perusahaan akan sulit mengontrol arus kas dan mengambil keputusan yang tepat.
Sayangnya, masih banyak yang mengabaikan proses pencatatan keuangan karena dianggap rumit atau memakan waktu.
Padahal, dengan menerapkan beberapa tips sederhana, pencatatan keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah, akurat, dan membantu perusahaan berkembang secara berkelanjutan.
Berikut ini adalah 10 tips pencatatan keuangan perusahaan yang efisien:
1. Buat jadwal rutin
Anda perlu menjaga agar catatan keuangan perusahaan Anda selalu rapi dan menampilkan data terbaru.
Jika data pembukuan Anda selalu up-to-date, maka tugas lain yang melibatkan pembukuan seperti rekonsiliasi rekening bank atau membuat laporan keuangan akan menjadi jauh lebih mudah.
Tips dari kami adalah:
- Sisihkan waktu khusus setiap hari untuk melakukan pembukuan, dan jadikan ini sebagai kebiasaan.
- Buat kalender pembukuan agar Anda dapat mengatur dan mengingat berbagai deadline tugas pembukuan dengan baik
2. Pisahkan keuangan perusahaan dan pribadi
Banyak pemilik perusahaan yang mendanai perusahaan mereka di tahap awal dengan dana pribadi. Jika Anda termasuk salah satunya, jangan lupa untuk membuka rekening bank khusus perusahaan dan kartu kredit perusahaan.
Dengan begitu, Anda bisa memisahkan aktivitas keuangan perusahaan dari keuangan pribadi. Hal ini akan memudahkan Anda melihat kinerja keuangan perusahaan dan pelaporan pajak.
Selain itu, banyak kartu kredit perusahaan juga menawarkan berbagai keuntungan atau reward yang dapat membantu menghemat pengeluaran.
3. Kenali jenis-jenis pengeluaran
Mengelompokkan pengeluaran merupakan bagian penting dalam proses pembukuan. Hal ini membantu Anda memahami pola pengeluaran perusahaan, menyusun anggaran di masa depan, serta memaksimalkan pengurangan pajak.
Beberapa contoh pengeluaran yang umumnya dapat dikurangkan dari pajak antara lain:
- Biaya perjalanan dan kendaraan
- Sewa tempat dan utilitas
- Biaya pemasaran
- Gaji dan kompensasi karyawan
Namun, perhatikan juga pembelian besar yang sebenarnya termasuk aset tetap. Misalnya, pembelian kendaraan atau komputer baru yang memberikan manfaat selama beberapa tahun.
Pengeluaran seperti ini biasanya tidak langsung dicatat sebagai biaya, melainkan sebagai aset yang nilainya akan disusutkan secara bertahap dari waktu ke waktu.
4. Pantau piutang usaha
Menjaga arus kas yang masuk ke perusahaan sangat penting. Salah satu cara dalam pembukuan yang dapat membantu adalah dengan secara rutin memantau piutang usaha untuk mengetahui kapan akun pelanggan mulai melewati jatuh tempo dan memerlukan tindak lanjut.
Menagih piutang tepat waktu bisa mengurangi potensi kehilangan pendapatan. Sebab, biasanya semakin lama pelanggan terlambat membayar, semakin sulit untuk menagihnya.
Tips tambahan:
- Setelah menerima pembayaran dari pelanggan, segera catat ke invoice. Ini dapat mencegah kesalahan seperti melakukan penagihan pada pelanggan yang sebenarnya sudah membayar.
- Lakukan rekonsiliasi antara penerimaan kas dan piutang usaha setiap hari atau setidaknya setiap minggu.
5. Selalu buat catatan
Dalam pembukuan, selalu dokumentasikan kejadian apa pun begitu terjadi. Misalnya, buatlah catatan dari percakapan dengan pelanggan, bank, maupun pemasok.
Saat pertama kali membuat faktur, tambahkan deskripsi transaksi dan cek dua kali untuk menghindari masalah penagihan di kemudian hari.
Lebih baik memiliki banyak catatan daripada mengandalkan ingatan saja. Apalagi, jika perusahaan Anda harus menangani banyak tugas sekaligus.
Membuat catatan yang lengkap juga memudahkan orang lain memahami kondisi pembukuan jika suatu saat mereka perlu mengambil alih tugas tersebut.
6. Buat perkiraan keuangan masa depan
Ke mana arah perusahaan Anda dalam jangka pendek dan panjang? Bagaimana prospek profitabilitas, pengeluaran, arus kas, dan kebutuhan modal perusahaan Anda?
Semua pertanyaan tersebut dapat dijawab melalui forecast atau perkiraan keuangan. Forecast sebaiknya mempertimbangkan seluruh pengeluaran dan pendapatan yang diperkirakan, baik dalam skenario terbaik maupun terburuk.
Dengan proyeksi ini, Anda dapat menetapkan target yang lebih realistis serta membuat keputusan yang lebih tepat.
Forecast juga bisa menjadi bahan dokumen penting yang dapat dibagikan kepada calon pemberi pinjaman atau investor.
7. Gunakan software akuntansi
Software akuntansi merupakan alat penting bagi perusahaan karena bisa membantu mengatur data keuangan dan menjaga keseimbangan akun.
Biasanya, software akuntansi juga dibekali fitur otomatisasi sederhana, seperti integrasi dengan rekening bank atau kartu kredit, serta kemampuan membuat pelaporan keuangan dan analisis sederhana.
Fitur-fitur tersebut dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan data secara manual.
Beberapa solusi juga bisa diakses melalui perangkat mobile dan menawarkan modul perusahaan terintegrasi yang dapat mendukung kebutuhan perusahaan seiring pertumbuhan perusahaan.
Tips: ikuti pelatihan dan proses pengaturan software dengan serius. Memahami cara menggunakan dan memaksimalkan software akuntansi dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan Anda.
8. Bangun jejak audit
Membangun jejak audit yang kuat sangat penting untuk menjaga transparansi keuangan dan mempermudah proses pemeriksaan di masa depan.
Hal ini berarti mendokumentasikan setiap transaksi, baik pembelian, penjualan, maupun transfer, serta menyimpan bukti transaksi seperti kwitansi dan faktur.
Meninjau catatan keuangan secara berkala juga membantu Anda menemukan ketidaksesuaian atau informasi yang hilang lebih awal sehingga audit trail tetap akurat dan lengkap.
9. Cadangkan data keuangan secara rutin
Melindungi data keuangan sangat penting, dan melakukan backup data secara rutin adalah langkah termudah untuk melakukannya.
Tips:
- Gunakan penyimpanan cloud yang aman agar data dapat diakses dari mana saja jika terjadi kerusakan perangkat lokal.
- Atur backup otomatis untuk menghindari risiko lupa mencadangkan data, dan simpan beberapa salinan data baik di cloud maupun di media penyimpanan fisik.
Pendekatan berlapis ini dapat melindungi data dari berbagai risiko seperti bencana alam atau ancaman siber.
Dengan backup, Anda bisa memulihkan catatan keuangan Anda kapan saja tanpa perlu khawatir.
10. Tinjau laporan keuangan secara berkala
Dengan menganalisis laporan laba rugi dan laporan posisi keuangan selama beberapa periode, Anda dapat memperoleh wawasan penting untuk mendukung pengambilan keputusan perusahaan yang strategis.
Membandingkan pendapatan dan biaya dalam laporan laba rugi dari bulan ke bulan atau tahun ke tahun dapat membantu mengidentifikasi tren pertumbuhan penjualan, tingkat profitabilitas, serta efektivitas pengelolaan biaya.
Selain itu, meninjau laporan posisi keuangan untuk melihat perubahan pada aset, liabilitas, dan ekuitas juga dapat menunjukkan fluktuasi pada tingkat persediaan, kewajiban utang, serta kekuatan finansial perusahaan secara keseluruhan.
Dengan memahami tren tersebut, Anda dapat mengambil keputusan yang lebih tepat, misalnya menyesuaikan strategi pemasaran untuk memanfaatkan tren peningkatan penjualan.
Baca juga: 10 Tanda Buruknya Manajemen Keuangan Perusahaan Anda
Kesimpulan
Dengan tips pencatatan keuangan di atas, Anda bisa menerapkan pengelolaan keuangan yang lebih baik.
Catatan keuangan yang rapi dan akurat juga membantu Anda menyiapkan laporan keuangan, mengelola pajak, hingga merencanakan pertumbuhan perusahaan di masa depan.
Agar proses pencatatan keuangan menjadi lebih praktis dan minim kesalahan, Anda juga dapat memanfaatkan software akuntansi seperti Kledo.
Dengan fitur pencatatan transaksi otomatis, laporan keuangan real-time, dan pengelolaan data yang terintegrasi, Kledo membantu Anda mengelola keuangan perusahaan dengan lebih efisien sehingga Anda dapat lebih fokus mengembangkan usaha.
*Artikel ini hasil kerja sama antara Kledo dan LinovHR
