Surat pengunduran diri kerja adalah salah satu dokumen yang mesti dibuat saat ingin resign dari tempat kerja. Karena pada dasarnya mengundurkan diri dari pekerjaan adalah hak setiap karyawan.
Banyak faktor yang menyebabkan seorang karyawan memutuskan untuk mengundurkan diri. Simak cara membuat surat pengunduran diri sampai dengan contoh suratnya!
Baca Juga: 7 Alasan Resign Yang Sering Diutarakan Oleh Karyawan Terbaik
Apa Itu Surat Pengunduran Diri Kerja
Surat pengunduran diri kerja merupakan surat resmi yang dibuat oleh karyawan untuk menyampaikan keputusan untuk berhenti bekerja dari suatu secara formal. Dokumen ini sebagai bentuk komunikasi tertulis untuk menjelaskan kehendak karyawan untuk memutuskan hubungan kerja sesuai dengan prosedur perusahaan.
Surat pengunduran diri kerja atau surat resign kerja ini juga berfungsi sebagai pemberitahuan dan bentuk tanggung jawab dari karyawan terhadap perusahaan. Pihak perusahaan seperti manajer dan HR memiliki waktu yang cukup untuk melakukan proses transisi dengan mudah dan terarah dengan baik.
Proses pencarian pengganti, melakukan knowledge transfer, sampai dengan mengatur penyelesaian administrasi karyawan secara terstruktur dan lancar. Surat pengunduran diri kerja juga memudahkan proses administrasi ketenagakerjaan seperti penghitungan hak dan kewajiban terakhir.
Mengapa Surat Pengunduran Diri Penting
Surat pengunduran diri kerja mempunyai peranan penting untuk menjaga profesionalitas hubungan kerja karyawan dengan pihak perusahaan. Surat pengunduran diri tersebut menjelaskan alasan pengunduran diri untuk menghindari kesalahpahaman antara karyawan dengan perusahaan.
Penyampaian yang jelas dan baik membantu karyawan menjaga reputasi profesionalnya dengan baik di dunia kerja. Surat pengunduran diri juga memudahkan perusahaan untuk memproses pengolahan data karyawan.
Mulai dari penghentian payroll, pengelolaan benefit, sampai dengan proses exit interview. Surat resign tersebut memudahkan HR dalam proses administrasi dan meminimalisir potensi timbulnya kendala di lain hari.
Hal ini yang membuat surat pengunduran diri sangat penting bagi kedua belah pihak, menyadari dan memahami pentingnya surat pengunduran diri yang baik dan benar memudahkan karyawan dan perusahaan untuk berkembang secara terukur tanpa kendala.
Hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Resign
Sebelum mengajukan surat resign, berikut ini beberapa hal yang wajib Anda ketahui sebagai bahan pertimbangan secara matang.
Alasan Pengunduran Diri
Pastikan keputusan untuk mengundurkan diri didasarkan pada alasan yang rasional, bukan karena emosi sesaat seperti terjadi konflik dengan rekan kerja dan tekanan akibat pekerjaan.
Tinjau kembali apakah masalah yang dihadapi masih bisa diselesaikan melalui komunikasi bersama HR dan atasan. Hal ini akan membantu kamu menjelaskan keputusan secara profesional.
Persiapan Finansial
Apabila Anda mengundurkan diri tanpa perencanaan keuangan secara jelas maka hal ini dapat memicu risiko, terutama jika belum mendapatkan pekerjaan baru.
Prioritaskan dana darurat untuk memenuhi kebutuhan hidup selama beberapa bulan ke depan, persiapan ini membantu karyawan terhindar dari tekanan finansial dan menjalankan perencanaan karier yang sesuai.
Kebijakan & Kontrak Kerja Perusahaan
Setiap perusahaan tentu memiliki aturan yang berbeda terkait dengan pengunduran diri. Mulai dari notice period, kewajiban serah terima pekerjaan, sampai dengan pengembalian aset perusahaan.
Pahami dengan baik kebijakan perusahaan sebelum mengajukan pengunduran diri, hal tersebut memudahkan karyawan agar terhindar dari pelanggaran kontrak kerja dan proses pengunduran diri berjalan lancar sesuai prosedur.
Rencana Karier Di Masa Depan
Pengunduran diri merupakan bagian dari perencanaan karier jangka panjang, pertimbangkan apakah pekerjaan selanjutnya memberikan peluang untuk berkembang lebih besar. Pengunduran diri menjadi langkah strategis jika hal ini dipertimbangkan terlebih dahulu.
Cara Mengajukan Surat Resign Secara Profesional
Mengajukan surat resign secara profesional sangat penting untuk menjaga hubungan baik karyawan dengan perusahaan. Berikut ini beberapa cara untuk mengajukan surat resign secara profesional.
Diskusikan Terlebih Dahulu dengan Atasan
Sampaikan terlebih dahulu niat resign kepada atasan secara langsung, komunikasi tersebut memperlihatkan sikap hormat dan kesempatan bagi perusahaan untuk mempersiapkan proses transisi.
Ajukan Sesuai Notice Period
Hampir seluruh perusahaan menerapkan one month notice kepada karyawan yang ingin mengajukan resign. Aturan ini menunjukkan profesionalisme dan tanggung jawab karyawan terhadap pekerjaan yang masih berjalan.
Gunakan Bahasa Formal & Sopan
Isi dari surat pengunduran diri kerja umumnya ditulis secara singkat, jelas, dan menggunakan bahasa formal. Hindari keluhan pribadi atau kritik terhadap perusahaan dalam surat resign, hal ini dikarenakan surat resign merupakan dokumen resmi yang wajib disimpan dalam arsip perusahaan.
Menyelesaikan Tanggung Jawab Kerja
Meskipun sudah mengajukan resign, karyawan tetap harus melakukan kewajiban untuk menyelesaikan pekerjaan sampai hari terakhir kerja. Hal ini memudahkan proses serah terima pekerjaan kepada pengganti secara profesional.
Cara Mengundurkan Diri dengan Baik dan Sopan
Setelah memahami bentuk surat pengunduran diri, langkah-langkah berikut perlu Anda persiapkan untuk resign dengan baik dan sopan:
1. Ajukan dan Diskusikan Rencana Resign dengan Atasan
Setelah menentukan waktu resign, ajukan tanggal dan bulan yang telah Anda pilih kepada atasan. Ini penting agar Anda memiliki kesempatan untuk berdiskusi mengenai keputusan tersebut.
Jika perusahaan keberatan dengan waktu yang Anda pilih, Anda dapat bernegosiasi dengan atasan untuk menentukan tanggal dan bulan yang tepat bersama.
Jika perusahaan tidak menyetujui pengunduran diri kerja Anda karena posisi pekerjaan yang sulit digantikan, Anda bisa menawarkan opsi seperti peningkatan gaji atau benefit tambahan.
2. Selesaikan Tugas dan Tanggung Jawab Terlebih Dahulu
Meskipun Anda sudah mengajukan surat resign, Anda tetap harus menyelesaikan tanggung jawab Anda. Hal ini sesuai dengan Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UUK).
Dalam Pasal 162 ayat (3) UU tersebut, salah satu syarat seorang karyawan mengundurkan diri adalah tetap melaksanakan kewajiban dan tanggung jawabnya hingga tanggal pengunduran diri kerja.
Pastikan Anda menyelesaikan semua tugas yang diemban agar tidak melanggar aturan yang ada.
3. Tentukan Waktu Resign
Langkah pertama adalah menentukan waktu resign. Misalnya, jika Anda ingin berhenti bekerja pada bulan Juli, persiapkan diri dan berkas-berkas yang diperlukan minimal 1 hingga 2 bulan sebelumnya.
Carilah waktu yang tepat untuk resign agar tidak memberatkan perusahaan maupun rekan kerja lainnya.
4. Tulis Surat Pengunduran Diri
Jika diskusi dengan atasan berjalan lancar, saatnya Anda mengajukan resign. Biasanya, surat ini diajukan kepada bagian personalia sebagai data dan pertimbangan bersama para atasan.
Gunakan format penulisan surat yang tepat seperti yang telah dibahas sebelumnya. Jangan lupa untuk menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Baca Juga: Hindari 7 Hal Ini dalam Membuat Surat Pengunduran Diri
Alasan Pengunduran Diri
Setelah melalui berbagai pertimbangan sebelum menyerahkan surat pengunduran diri kerja kepada pihak perusahaan. Surat pengunduran diri yang baik dapat menunjukkan gambaran bagaimana menyampaikan keputusan resign secara profesional.
Urusan resign memang bersifat personal, namun dalam praktiknya terdapat beberapa alasan umum yang digunakan dan dapat diterima secara profesional dalam surat pengunduran diri kerja. Berikut ini beberapa alasan pengunduran diri kerja yang perlu Anda ketahui.
1. Mendapat tawaran pekerjaan yang lebih baik
2. Ingin menempuh pendidikan lanjutan
3. Lingkungan kerja yang tidak kondusif (toxic)
4. Mengalami kendala dalam manajemen waktu
5. Kesulitan untuk berkembang di posisi saat ini
6. Berniat melakukan perubahan jalur karir
7. Gaji yang tidak sebanding dengan beban kerja
8. Tempat tinggal pindah ke kota lain mengikuti keluarga
9. Perubahan struktur organisasi perusahaan
10. Alasan kesehatan pribadi yang tidak memungkinkan untuk bekerja aktif
11. Tengah membangun komitmen terhadap hubungan pribadi
12. Ketidakpuasan terhadap tanggung jawab saat ini
13. Berniat memulai usaha sendiri
14. Perpindahan lokasi kantor
15. Perubahan jabatan atau peran dalam pekerjaan
16. Baru melahirkan atau memiliki anak yang tidak dapat ditinggal kerja
Cara Membuat Surat Mengundurkan Diri
Membuat surat resign memerlukan perhatian khusus agar tetap profesional dan sesuai etika. Berikut beberapa langkah yang perlu diperhatikan saat menulis surat resign.
Gunakan Format Surat Resmi
Surat pengunduran diri kerja wajib menggunakan format resmi yang mencakup tanggal, tujuan surat, isi pernyataan resign, dan penutup. Format yang rapi memudahkan HR dalam proses administrasi.
Cantumkan Identitas Diri secara Jelas
Tuliskan nama lengkap, jabatan, dan divisi atau departemen untuk memperjelas data dan menghindari kesalahan input. Informasi tersebut penting bagi perusahaan dengan jumlah karyawan besar.
Jelaskan Alasan secara Singkat & Jelas
Hindari penjelasan yang terlalu panjang dan berbelit, sampaikan pengajuan resign dengan tanggal efektif untuk memudahkan perusahaan menyesuaikan kebutuhan operasional secara jelas.
Sertakan Ucapan Terima Kasih
Ucapan terima kasih menggambarkan apresiasi terhadap perusahaan atas kesempatan berkembang yang diberikan. Hal ini juga membantu menjaga hubungan antara karyawan dan perusahaan tetap profesional setelah resign.
Akhiri dengan Penutup yang Sopan
Gunakan kalimat penutup yang profesional, lengkap dengan tanda tangan sebagai bentuk pengesahan dokumen resmi. Penutup yang baik memberikan kesan positif terhadap karyawan yang mengundurkan diri.
Format Surat Pengunduran Diri
Sebelum mengajukan permohonan kepada bagian HRD perusahaan, penting untuk mengetahui format surat resign yang tepat. Berikut adalah format penulisan surat resign yang sesuai:
1. Bagian Kepala Surat
Seperti halnya surat formal lainnya, bagian kepala surat tidak boleh terlewatkan. Beberapa elemen yang harus dicantumkan adalah tanggal pembuatan surat, nama penerima, dan alamat yang dituju. Ini bertujuan agar surat dikirim ke alamat yang benar. Pastikan Anda memahami aturan penulisan alamat surat yang benar untuk menghindari kesalahan.
2. Inti atau Isi Surat
Bagian ini merupakan inti dari surat resign karena berisi informasi detail mengenai tujuan Anda. Gunakan bahasa yang lugas dan efektif, hindari penggunaan bahasa kiasan atau kalimat yang bertele-tele. Sampaikan alasan resign dengan jelas dan sopan. Anda bisa memulai dengan permohonan maaf sebelum menyatakan keinginan untuk mengundurkan diri.
3. Penutup Surat
Pada bagian penutup, sampaikan ucapan terima kasih dan harapan untuk tetap menjalin hubungan baik dengan perusahaan. Akhiri surat dengan salam, tanda tangan, dan nama lengkap Anda untuk menyempurnakan dokumen resmi tersebut.
Contoh Surat Pengunduran Diri yang Baik dan Benar
Ada pun 17 contoh surat resign yang dapat Anda pelajari sebagai referensi dan perlu Anda kenali.
1. Contoh Surat resign kerja
2. Contoh Surat Resign Organisasi
3. Contoh Surat Pengunduran Diri Manajer
Surabaya, 20 Maret 2025
Kepada Yth.
Bapak Dimas Pranata
Direktur Operasional
PT Prima Mandiri Logistik
Bapak Dimas yang terhormat,
Dengan ini saya mengajukan pengunduran diri dari jabatan Manajer Operasional di PT Prima Mandiri Logistik. Hari kerja terakhir saya adalah 20 April 2025, mengikuti masa notice 30 hari sesuai ketentuan perusahaan.
Saya sangat menghargai kepercayaan dan kesempatan memimpin tim operasional selama empat tahun terakhir. Banyak pencapaian besar yang kami raih bersama berkat dukungan seluruh jajaran manajemen.
Namun, saya harus mengundurkan diri karena akan memulai bisnis keluarga yang membutuhkan perhatian penuh.
Selama masa transisi, saya siap melakukan pendampingan, menyerahkan seluruh laporan operasional, serta memastikan keberlanjutan proyek berjalan baik.
Dengan hormat,
(Tanda tangan)
Hendra Wijaya
4. Surat Pengunduran Diri Bahasa Inggris
Yogyakarta, March 10th, 2025
To: Ms. Linda Putnam
HR Manager
PT Global Tech Vision
Dear Ms. Linda,
I am writing to formally resign from my position as Content Writer at PT Global Tech Vision. My last working day will be April 10th, 2025, following the 30-day notice period as required by the company.
I am truly grateful for the guidance, support, and professional experience I have gained during my employment. Working with such a collaborative and innovative team has been an invaluable journey.
Unfortunately, I must step down from my role due to personal health concerns that require ongoing treatment.
During my notice period, I will complete all assigned tasks and assist with a smooth handover to ensure continuity.
I hope to stay in touch and may kindly request your reference in the future.
Sincerely,
(Signature)
Sarah Angeline
5. Surat Pengunduran Diri Pekerja Retail
6. Surat Pengunduran Diri Praktik Kerja Lapangan
7. Contoh Surat Pengunduran Diri Magang
8. Surat Pengunduran Diri Karena Pindah Domisili
9. Contoh Surat Resign karena Alasan Pribadi
[Nama Manajer] yang terhormat,
Dengan ini saya memberitahukan tentang keputusan saya untuk mengajukan pengunduran diri saya dari [nama perusahaan] sebagai [jabatan pekerjaan saat ini]. Hari kerja terakhir saya bekerja akan jatuh pada [dua minggu / sebulan] mulai hari ini, pada [dd/mm/yy].
Saya merasa sangat berterima kasih untuk semua bantuan serta dukungan yang diberikan rekan dan atasan selama bekerja di perusahaan. Saya menghargai semua pengalaman berharga yang saya terima dari perusahaan dan momen yang telah dilewati bersama dengan kolega dan rekan satu tim saya.
Sayangnya, saya harus meninggalkan posisi saya karena alasan pribadi.
Selama periode pengunduran diri saya, saya akan menyelesaikan segala tugas-tugas saya saat ini dan menyerahkan proyek saya yang ada kepada anggota tim saya. Harap beritahu saya jika ada hal lain yang dapat saya lakukan untuk memastikan kelancaran transisi.
Saya harap saya dapat menghubungi Bapak/Ibu untuk referensi di masa mendatang ketika saya kembali bekerja. Saya berharap yang terbaik untuk semua yang terlibat selama saya bekerja di sini.
Dengan Hormat,
Tanda tangan Anda
(Nama Anda)
10. Contoh Surat Pengunduran Diri Guru
11. Contoh Surat Pengunduran Anggota Partai
12. Contoh Surat Resign Karyawan Pabrik
13. Contoh Surat Resign untuk Pengembangan Karier
Jakarta, 3 Juni 2025
Kepada Yth.
Ibu Melisa Utari
HRD PT Digital Solusi Indo
Ibu Melisa yang terhormat,
Dengan ini saya mengajukan pengunduran diri dari posisi Customer Support yang akan efektif pada 3 Juli 2025.
Saya sangat menghargai semua pengalaman dan dukungan perusahaan. Namun, saya mengundurkan diri karena mendapat tawaran pekerjaan yang lebih sesuai dengan rencana pengembangan karier jangka panjang.
Saya akan menyelesaikan seluruh tanggung jawab selama masa transisi.
Dengan hormat,
(Tanda tangan)
Rina Amelia
14. Contoh Surat Pengunduran Diri Sederhana
Tangerang, 14 Januari 2025
Kepada Yth.
HRD PT Cahaya Baru
Dengan hormat,
Melalui surat ini saya, Bima Perdana, mengundurkan diri dari posisi Admin Warehouse. Hari kerja terakhir saya adalah 14 Februari 2025.
Alasan pengunduran diri saya adalah keperluan keluarga yang mendesak.
Selama masa transisi, saya siap menyelesaikan seluruh tanggung jawab.
Dengan hormat,
(Tanda tangan)
Bima Perdana
15. Contoh Surat Resign Tulis Tangan
Bandung, 21 Januari 2025
Kepada Yth.
Bapak Yogi Pramana
HRD PT Makmur Sentosa
Bapak Yogi yang terhormat,
Melalui surat ini, saya Nur Aisyah, mengajukan pengunduran diri dari posisi Admin Finance. Hari kerja terakhir saya adalah 21 Februari 2025.
Saya sangat menghargai dukungan rekan kerja dan kesempatan berkembang selama saya bekerja di PT Makmur Sentosa. Namun, saya harus mengundurkan diri karena alasan kesehatan yang memerlukan perawatan jangka panjang.
Saya siap membantu proses transisi sesuai kebutuhan perusahaan.
Dengan hormat,
(tanda tangan tulisan tangan)
Nur Aisyah
16. Contoh Surat Resign dari Sekolah
17. Contoh Surat Pengunduran Diri Perangkat Desa
Dengan memperhatikan bagaimana cara membuat surat resign yang baik, Anda akan terlihat lebih profesional di dunia kerja.
Baca Juga: Exit Clearance Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Form
Pertanyaan Seputar Surat Pengunduran Diri Kerja
1. Bagaimana cara penulisan surat pengunduran diri kerja yang benar?
Penulisan surat pengunduran diri kerja yang benar harus menggunakan bahasa formal, sopan, dan jelas. Surat resign kerja umumnya berisi informasi seperti tanggal pembuatan surat, tujuan surat, pernyataan pengunduran diri, tanggal efektif resign, ucapan terima kasih kepada perusahaan, sampai penutup dan tanda tangan. Hindari penggunaan bahasa emosional dan keluhan pribadi pada surat resign sebagai dokumen resmi perusahaan.
2. Kapan waktu yang tepat mengajukan surat resign?
Waktu yang tepat untuk mengajukan surat resign umumnya mengikuti kebijakan perusahaan yakni minimal 30 hari sebelum tanggal efektif resign atau sesuai notice period yang tercantum dalam kontrak kerja.
3. Apa saja alasan resign yang baik?
Alasan resign yang baik adalah alasan yang disampaikan dan dapat tersampaikan secara profesional, tidak menyudutkan pihak manapun. Beberapa alasan yang umum digunakan pada surat pengunduran diri kerja adalah kesempatan karier yang lebih baik, melanjutkan pendidikan, perubahan domisili, alasan kesehatan, dan keinginan perkembangan karier di bidang lain.
4. Apakah surat pengunduran diri boleh ditulis tangan?
Pada dasarnya, surat pengunduran diri kerja boleh ditulis tangan selama perusahaan tidak memiliki aturan khusus mengenai format surat resign. Namun, saat ini sebagian besar perusahaan lebih menyarankan surat dalam bentuk ketika karena terlihat lebih rapi dan profesional.
Permudah Proses Administrasi Karyawan dengan LinovHR!
Pengelolaan manajemen SDM yang kurang optimal dapat mempengaruhi efektivitas operasional dan reputasi perusahaan di masa depan. Termasuk pengelolaan administrasi pengunduran diri karyawan.
Gunakan Software HRIS untuk meminimalisir kesalahan administrasi dan mengoptimalkan pengelolaan data karyawan terutama proses pengunduran diri kerja melalui fitur Personnel Administration yang terintegrasi.
Coba dengan demo gratis nya sekarang dan rasakan kemudahannya!
