Orang dengan kegiatan padat dan hectic seperti pejabat, direktur, dan selebritas seringkali kesulitan mengatur jadwal antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Di sinilah peranan asisten pribadi atau personal assistant untuk membantu para petinggi dengan jadwal padat tersebut.
Siapa itu personal assistant dan apa saja tugasnya?
Apa itu Personal Assistant?
Personal assistant adalah seseorang yang dipercaya untuk mengurusi semua pekerjaan kantor sampai dengan urusan pribadi. Profesi ini bekerja dengan menangani satu individu yang merupakan atasan atau bos mereka.
Seorang personal assistant biasanya akan bekerja sama dengan staf manajerial perusahaan untuk mengerjakan hal-hal yang bersifat administratif dan kesekretariatan.
Mengutip dari Emily Brain dan Claire Gray, Co Founder dari agen perekrutan PA Brain and Gray, mengatakan bahwa banyak dari personal assistant Brain dan Gray ini menjadi tangan kanan dari seorang CEO terkemuka atau individu terkenal untuk menangani sebuah proyek hingga manajemen acara. Maka dari itu, walau belum sepenuhnya terlihat, prospek karir pada bidang ini cukup menjanjikan.
Baca Juga: Posisi Asisten Manajer
Tugas dan Tanggung Jawab Personal Assistant
Sebagai seorang personal assistant, Anda akan bekerja dengan atasan dan melakukan berbagai tugas. Lalu, apa saja tugas-tugasnya yang perlu Anda ketahui?
- Sebagai orang pertama yang akan menerima panggilan telepon atau hal yang berkaitan korespondensi
- Mengatur dan mengorganisir pertemuan
- Memantau email atasan dan meresponsnya jika diperlukan
- Mengatur jadwal perjalanan dan memesan tiket (pesawat, kereta api, dll)
- Mengingatkan atasan mengenai tugas dan deadline
- Mengumpulkan dan mengarsipkan biaya pengeluaran maupun pemasukan
- Mencatat hasil notulen dari setiap rapat
- Menyelenggarakan acara atau konferensi
- Membuat dan menyiapkan laporan presentasi
Baca Juga: Tugas dan Skill Wajib untuk Jadi Data Entry
Skill yang Wajib Dimiliki Oleh Personal Assistant
Apakah Anda tertarik untuk mencoba profesi ini? Sebelum melamar posisi ini, perhatikan dulu skill yang harus Anda miliki.
Manajemen Waktu
Sebagai personal assistant, sebagian besar pekerjaan yang akan dilakukan adalah mengatur jadwal atasan Anda agar teratur dan sesuai dengan jadwal per harinya. Sehingga dibutuhkan manajemen waktu yang kuat dan kedisiplinan yang penuh.
Komunikasi Secara Tertulis dan Verbal
Kemampuan komunikasi sangatlah dibutuhkan agar dapat menyampaikan arahan tugas secara jelas. Anda harus menguasai penyampaian komunikasi baik secara tulisan atau langsung. Skill ini akan berguna ketika sedang menyambut klien, membalas email, atau membuat laporan presentasi.
Teliti Pada Setiap Detail Pekerjaan
Perhatian pada detail menjadi komponen utama dalam melakukan tugas sebagai asisten pribadi. Karena jika terdapat pekerjaan yang terlewat akan merusak proses kerja dan mengurangi profesionalitas atasan Anda dengan rekan kerjanya.
Dapat Mengoperasikan Perangkat Lunak yang Relevan
Untuk mempercepat dan memudahkan proses kerja, Anda harus bisa mengoperasikan berbagai perangkat lunak yang biasa dipakai seperti Microsoft Office, Powerpoint, Excel, atau perangkat lunak lainnya. Jadi, Anda juga harus menjadi pribadi yang tech savvy.
Software HRD LinovHR dapat menjadi Solusi HRD untuk memudahkan segala jenis pekerjaan, mulai dari melakukan rekrutmen karyawan, mengatur jadwal kerja, pengelolaan payroll, hingga melakukan penilaian kinerja karyawan.
Undang Kami Sekarang juga untuk melakukan Demo Software HR langsung kehadapan anda.
Setia dan Dapat Menjaga Kerahasiaan Perusahaan
Seorang personal assistant akan sering bertemu dengan materi sensitif, perjanjian antara atasan dan rekan bisnis dan rahasia perusahaan yang harus Anda jaga.
Pada kondisi ini, kesetiaan personal assistant juga harus ditingkatkan agar komunikasi dan hubungan kerja dengan atasan bisa berjalan dengan baik. Anda harus menjadi orang yang aman dan terpercaya bagi atasan.
Tips Menjadi Personal Assistant Handal
Anda akan dituntut untuk bekerja menghadapi segala masalah dan juga tantangan pekerjaan. Selain itu, Anda juga harus bekerja secara cepat dan fleksibel. Berikut beberapa tips untuk Anda menjadi seorang personal assistant yang handal.
1. Datang Lebih Awal dan Pulang Lebih Akhir
Sebelum memulai aktivitas bekerja, Anda harus menyiapkan segala kebutuhan atasan mulai dari jadwal kerja harian, rapat, meeting, dan juga agenda perjalanan jika dibutuhkan.
Anda juga harus pulang lebih akhir untuk memastikan setiap pekerjaan yang dilakukan atasan sudah diselesaikan. Jika belum, Anda bisa membuat pengingat untuk esok hari.
2. Tidak Menunda Pekerjaan
Setiap atasan menyukai karyawan yang tidak menunda pekerjaannya. Anda harus mulai belajar mengefisiensi waktu dan menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Jadi, hindari menunda pekerjaan terlalu lama!
3. Berwibawa
Personal assistant juga harus memberikan kesan wibawa kepada karyawan lain. Anda harus mengetahui bahwa posisi Anda sebagai tangan kanan seorang atasan. Kesan wibawa yang Anda tunjukkan akan memudahkan dalam berhadapan dengan orang lain yang memiliki karakter berbeda.
4. Kenali Karakteristik Atasan Anda
Sifat dan karakteristik dari setiap atasan berbeda-beda. Untuk itu, Anda harus mengenali karakteristik yang dimiliki atasan agar Anda bisa lebih fleksibel dalam bekerja. Dengan begitu, Anda akan lebih mudah untuk berkomunikasi dengan atasan.
5. Jangan Sepelekan Penampilan!
Penampilan adalah hal pertama yang akan dilihat oleh orang. Maka dari itu, jangan pernah menyepelekan penampilan yang akan Anda gunakan. Penampilan yang bagus akan menumbuhkan kepercayaan diri dan akan berpengaruh terhadap penilaian orang lain terhadap Anda.
6. Fleksibel
Menjadi seorang personal assistant akan dituntut untuk bekerja kapanpun dan dimanapun. Anda harus menyiapkan segala kondisi yang mungkin terjadi jika sewaktu-waktu atasan Anda memiliki urusan kerja di luar daerah atau negeri. Anda pun dituntut menjadi orang yang fleksibel dan siap untuk menerima berbagai instruksi.
7. Perluas Koneksi
Setiap Anda menerima urusan pekerjaan dengan sesama rekan bisnis, pastikan Anda memiliki kartu nama atau kontak yang dapat dihubungi untuk keperluan bisnis yang akan datang. Hubungan yang baik antar sesama rekan kerja akan membentuk keharmonisan dalam bisnis.
Personal assistant adalah seseorang yang bertugas untuk membantu dan menangani pekerjaan individu. Pekerjaan ini akan menuntut Anda untuk menjadi bagian penting dalam suatu perusahaan atau bisnis. Agar dapat memastikan bahwa Anda layak menjadi personal assistant, pastikan Anda memahami tugas dan juga skill yang dibutuhkan.
Sekian penjelasan mengenai personal assistant. Apakah Anda tertarik menjadi seorang asisten pribadi?
