Rotasi Pekerjaan: Pengertian, Prinsip, dan Strategi Penerapannya

Salah satu caranya adalah dengan melakukan rotasi pekerjaan dalam perusahaan kepada karyawan tertentu.

Namun sebelumnya, ketahui apa itu rotasi pekerjaan, rangkaian penerapannya, hingga tips penerapannya!

Apa Itu Rotasi Pekerjaan? 

Rotasi pekerjaan adalah perpindahan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain dalam organisasi untuk mencapai berbagai tujuan sumber daya manusia.

Misalnya, mengorientasikan karyawan baru, melatih karyawan, meningkatkan pengembangan karir, dan mencegah pekerjaan dari kebosanan atau kelelahan.

Sedangkan, menurut pendapat para ahli, pengertian rotasi kerja adalah sebagai berikut ini:

• Hasibuan (2009), rotasi kerja adalah perubahan posisi atau jabatan karyawan namun masih dalam tingkatan yang sama dalam organisasi.
• Rokhman (2011), mengatakan bahwa rotasi pekerjaan adalah bentuk pelatihan yang dilakukan perusahaan dengan cara memindahkan karyawan dari satu pekerjaan atau jabatan ke posisi yang lain dengan tujuan memberikan pengetahuan mengenai berbagai tugas dan kegiatan yang berbeda dari organisasi tersebut.
• Robins (2006), rotasi kerja merupakan suatu perubahan periodik dari satu tugas ke tugas lainnya yang bertujuan untuk mengurangi kebosanan karyawan serta meningkatkan motivasi kerja melalui keanekaragaman tugas yang diberikan.

Jadi, dari sini dapat kita simpulkan bahwa rotasi kerja adalah suatu metode pengaturan atau pemindahan tenaga kerja dari satu tugas atau posisi pekerjaan ke tugas atau posisi lain secara sistematis dan terencana.

Tujuan utama dari rotasi kerja adalah memberikan kesempatan bagi karyawan untuk bekerja pada berbagai tugas atau posisi dalam organisasi atau perusahaan.

Baca juga: 5 Contoh Surat Mutasi Karyawan yang Benar

Rangkaian Sistematik Proses Rotasi Pekerjaan

Proses rotasi pekerjaan terdiri dari beberapa rangkaian proses administrasi, yaitu sebagai berikut.

1. Bila rotasi pekerjaan diajukan oleh karyawan, maka karyawan wajib membuat pengajuan secara tertulis menggunakan surat kepada atasan. Isi surat tersebut menerangkan:
   • Menjelaskan alasan keinginan rotasi
   • Menerangkan lokasi pekerjaan
   • Durasi penugasan
   • Hasil yang diharapkan
   • Manfaat penugasan
2. Jika rotasi pekerjaan disarankan oleh supervisor, maka supervisor dan karyawan yang bersangkutan perlu mengirimkan surat permintaan. Isi surat tersebut menerangkan bagaimana tugas pekerjaan karyawan saat ini akan dilakukan sebelum proses rotasi pekerjaan.
3. Antara supervisor dan karyawan yang akan dirotasi perlu mengadakan pertemuan dengan supervisor yang akan menerima untuk membahas kemungkinan rotasi, lingkup tugas, dan jangka waktu, dan lainnya. Kesempatan ini juga bisa dijadikan kesempatan negosiasi kedua belah pihak.
4. Supervisor penerima bisa menolak permintaan rotasi bila dirasa tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Bila rotasi disetujui, maka atasan pengirim, atasan penerima, dan karyawan perlu berkolaborasi untuk menentukan durasi rotasi. Durasi juga dapat ditentukan dari pekerjaan reguler yang dikerjakan karyawan yang bersangkutan.
5. Selanjutnya, akan ditunjuk seorang pengawas pengirim dan penerima sesuai dengan rantai komando yang ada. Bila ketentuan ini bisa diterima semua pihak, maka supervisor penerima akan menyelesaikan perjanjian rotasi pekerjaan dan ditandatangani oleh karyawan, supervisor penerima, dan direktur yang sesuai.
6. Salinan dari perjanjian berhak diberikan kepada semua pihak, sementara yang asli harus diserahkan kepada HRD sebagai bentuk perencanaan tenaga kerja. Karyawan yang menjalankan rotasi kerja akan mendapatkan evaluasi kinerja pada jam kerja. 
7. Di dalam proses evaluasi, pengawas dan karyawan yang dirotasi harus berkolaborasi. Pengawas punya tanggung jawab untuk menyelesaikan evaluasi tepat waktu.
8. Penugasan rotasi dapat diperpanjang atas kesepakatan kedua belah pihak. Manajemen pun dapat menghentikan penugasan kapan pun.
9. Bila penugasan rotasi diperpanjang atau dihentikan, maka hal tersebut harus didokumentasikan secara tertulis, ditandatangani oleh seluruh individu yang ada pada perjanjian awal.

Prinsip Dasar Rotasi Pekerjaan

Prinsip dasar dari rotasi pekerjaan adalah memindahkan karyawan dari posisinya saat ini ke pekerjaan yang dirasa sesuai dengan skill dan kompetensi mereka, hal ini dilakukan sebagai upaya meningkatkan motivasi dan produktivitas mereka.

Menurut Hasibuan pelaksanaan rotasi kerja ini memiliki tiga prinsip, yaitu:

1. Merit System

Merit system adalah sistem rotasi kerja yang dilakukan berlandaskan hal-hal objektif, ilmiah dan sesuai dengan prestasi kerja karyawan.

Ini adalah dasar rotasi yang baik karena tujuan penerapannya dapat meningkatkan semangat dan kedisiplinan sehingga produktivitas karyawan dapat meningkat.

2. Seniority System

Prinsip ini adalah rotasi pekerjaan yang dilakukan dengan dasar masa kerja, usia, dan pengalaman kerja karyawan.

Berbeda dengan merit system, seniority system tidak melihat hal-hal yang objektif pada karyawan, tapi didasarkan pada tingkat senioritas mereka.

Sisi negatifnya, karyawan senior tersebut belum tentu mampu untuk memegang jabatan barunya karena bisa saja mereka tidak memiliki kompetensi di bidang tersebut.

3. Spoil System

Spoil system adalah rotasi jabatan yang didasari atas landasan kekeluargaan. Sistem pemindahan pekerjaan ini bisa dikatakan kurang baik karena terlalu subjektif berdasarkan suka dan tidak suka.

Sastrohadiwiryo, prinsip dasar dalam pelaksanaan rotasi kerja itu terbagi menjadi tujuh prinsip, yaitu:

• Rotasi kerja berdasarkan kebijakan dan peraturan manajer, berarti pelaksanaannya didasari atas perencanaan perusahaan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku di perusahaan dan menjadi pedoman.
• Rotasi didasarkan pada prinsip the right man on the right place, ini adalah rotasi jabatan yang dilakukan untuk menempatkan karyawan yang tepat di posisi yang tepat.
• Rotasi kerja untuk meningkatkan moral kerja.
• Rotasi pekerjaan berdasarkan pada kompetisi berdasarkan penilaian prestasi kerja karyawan.
• Rotasi sebagai jalan untuk promosi jabatan karyawan.
• Rotasi untuk menurunkan turn over karyawan.
• Seluruh pelaksanaan rotasi harus dilakukan dengan koordinasi stakeholder di perusahaan.

Jenis-Jenis Rotasi Kerja

Mengutip Wahyudi (2002), bila dilihat dari ruang lingkupnya, jenis rotasi kerja dibedakan menjadi tiga, yaitu:

1. Mutasi Tempat (Tour Of Area)

Ini adalah jenis pemindahan karyawan dari satu tempat atau daerah kerja ke tempat atau daerah kerja yang lain namun masih pada jabatan atau posisi yang levelnya sama.

2. Mutasi Jabatan (Tour Of Duty)

Jenis ini adalah rotasi karyawan dari satu jabatan ke jabatan lainnya namun tingkat atau level jabatan tersebut masih sama dan di dalam lokasi yang sama juga.

3. Rehabilitasi

Jenis rotasi kerja ini didasarkan pada kebijakan perusahaan untuk menempatkan kembali karyawan di posisi atau jabatan mereka yang terdahulu, hal ini dilakukan setelah karyawan tersebut menyelesaikan tugas tertentu di posisi lainnya.

Berbeda dari Wahyudi, Hasibuan (2009) membagi jenis rotasi kerja ke dalam dua jenis, yaitu:

• Rotasi Horizontal

Jenis rotasi ini adalah pemindahan tempat atau jabatan karyawan yang masih dalam level yang sama di dalam organisasi.

Rotasi horizontal ini dilakukan bisa karena untuk menghilangkan kebosanan atau ketidakcocokan posisi karyawan.

Selain itu, jenis ini juga bisa dilakukan dengan mempertimbangkan faktor kesehatan dari karyawan, maka dilakukan rotasi horizontal.

• Rotasi Vertikal

Berbeda dari jenis horizontal yang tidak ada kenaikan level, pada jenis vertikal karyawan yang mengalami rotasi akan mengalami kenaikan atau penurunan jabatan, sehingga adanya perubahan dari hak dan kewajiban pada karyawan.

Indikator Rotasi Kerja

Saydam pada 2006 mengatakan terdapat sejumlah indikator yang bisa perusahaan gunakan untuk melakukan rotasi kerja, yaitu:

Kejenuhan Karyawan

Karyawan yang sudah bekerja lama di satu unit di perusahaan pastinya akan merasakan kejenuhan dan bosan. Untuk menangani rasa jenuh tersebut, perusahaan bisa melakukan rotasi posisi kerja dari karyawan tersebut.

Kemampuan Karyawan

Perusahaan harus dapat menyalurkan kemampuan yang dimiliki oleh karyawan.

Bila perusahaan tidak dapat menyalurkan atau menempatkan karyawan sesuai dengan kemampuannya, maka karyawan merasa tidak cocok dengan perusahaan.

Lingkungan Pekerjaan

Indikator untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman juga menjadi tolak ukur untuk melakukan rotasi.

Dengan lingkungan pekerjaan yang suportif, maka akan memengaruhi produktivitas kerja yang maksimal.

Sedangkan, mengutip Edwin, indikator dari dilakukannya rotasi pekerjaan adalah sebagai berikut:

Pengalaman

Pengalaman yang dimiliki karyawan akan memengaruhi hasil kerja mereka. Bila karyawan tidak memiliki pengalaman, maka kemampuan mereka diragukan ketika melakukan pekerjaan baru.

Pengetahuan

Indikator pengetahuan juga penting dalam melakukan rotasi. Bila perusahaan merasa pengetahuan karyawan masih rendah atau sedikit, perusahaan bisa melakukan rotasi pekerjaan untuk membantu karyawan mendapatkan pengetahuan tambahan.

Kebutuhan

Pelaksanaan rotasi juga bisa dilakukan untuk mengisi kekosongan jabatan yang tiba-tiba ditinggalkan, sering terjadi karena karyawan resign. Untuk mengisi kekosongan tersebut, dilakukanlah rotasi.

Prestasi Kerja

Bila karyawan memiliki prestasi yang kurang baik, perusahaan bisa mempertimbangkan karyawan tersebut untuk mengisi posisi yang dirasa paling sesuai dengan karyawan tersebut.

Tanggung Jawab

Rasa tanggung jawab karyawan juga menjadi indikator baik tidaknya rotasi dilakukan. Bila rasa tanggung jawab karyawan tersebut kurang, maka karyawan tersebut diragukan untuk duduk di jabatan baru.

Faktor Rotasi Pekerjaan

Setidaknya ada dua faktor penyebab rotasi pekerjaan dilakukan di dalam suatu perusahaan, seperti berikut ini:

1. Permintaan Sendiri

Rotasi ini dilakukan atas keinginan pribadi dari karyawan dan dengan persetujuan dari pimpinan perusahaan.

Umumnya, pelaksanaan rotasi ini dilakukan hanya kepada jabatan yang memiliki pangkat sama, jadi kekuasaan dan tanggung jawab masih sama.

Untuk melakukan rotasi ini, karyawan perlu mengajukan permohonan dengan menyampaikan beberapa alasan kepada pemimpin organisasi.

2. Alih Tugas Produktif (ATP)

Alih tugas produktif adalah rotasi yang disebabkan kehendak dari pimpinan perusahaan dalam rangka meningkatkan produksi. Pelaksanaannya didasarkan pada hasil penilaian prestasi karyawan, kemampuan, dan kedisiplinan.

Alasan Rotasi Pekerjaan

Ada beberapa alasan yang umum digunakan dalam pelaksanaan rotasi kerja, yaitu sebagai berikut:

• Production transfer: Bentuk rotasi horizontal yang dilakukan untuk mengisi posisi kosong yang harus segera diisi agar menjaga kontinuitas produksi.
• Replacement transfer: Penggantian karyawan yang bertujuan untuk mempertahankan karyawan berpengalaman dengan mengganti pekerjaan-pekerjaan yang baru.
• Versatility transfer: Bentuk rotasi horizontal untuk menempatkan karyawan yang memiliki kompetensi khusus tertentu pada jabatan yang membutuhkan kompetensi khusus.
• Shift transfer: Bentuk mutasi berupa pemindahan sekelompok tenaga kerja yang melaksanakan suatu pekerjaan yang sama.
• Remedial transfer: Mutasi yang bertujuan untuk menempatkan seseorang pada jabatan, posisi, atau pekerjaan yang sesuai dengan kondisi yang bersangkutan.
• Personil transfer: Mutasi horizontal yang dilakukan atas keinginan karyawan sendiri, bisa karena ia tidak puas dengan minat dan bakatnya.
• Temporary transfer: Bentuk rotasi horizontal yang dilakukan dengan memindahkan karyawan sementara waktu pada jabatan tertentu sampai jabatan tersebut terisi dengan orang yang tepat.
• Permanent transfer: Pemindahan karyawan untuk jangka waktu tidak tertentu. 

Dampak Positif dari Rotasi Pekerjaan

Sebuah kebijakan mustahil dibuat jika tidak mengandung manfaat di dalamnya, khususnya kebijakan rotasi pekerjaan.

Berikut adalah keuntungan dari rotasi pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan:

1. Mengasah Keterampilan Karyawan

Keterampilan dapat diasah dan ditingkatkan melalui hal-hal yang ada di luar pekerjaan anda.

Tentunya ini menjadi salah satu keuntungan dari rotasi pekerjaan yang dapat anda rasakan sebagai karyawan, terutama bagi perkembangan karir karyawan yang akan datang.

Baca Juga: Bagaimana Cara Melatih Soft Skill?

2. Terhindar dari Rasa Bosan

Bosan bukanlah kata yang ingin kita gunakan ketika menggambarkan pekerjaan kita. Namun sadar atau tidak, kita seringkali merasa bosan dengan apa yang sudah kita lakukan.

Menurut sebuah penelitian yang dilansir dari Psychology Today, sebesar 30 hingga 90 persen orang dewasa di Amerika Serikat mengalami kebosanan di beberapa titik dalam kehidupan mereka sehari-hari, termasuk pekerjaan mereka.

Rotasi Pekerjaan berpotensi menghilangkan rasa bosan kepada karyawan, karena karyawan diberikan tanggung jawab dan pengalaman yang baru.

3. Pengetahuan Karyawan terhadap perusahaan semakin bertambah

Rotasi pekerjaan berpotensi menambah pengetahuan karyawan akan perusahaan. Dengan begitu, ia dapat memahami bagaimana pekerjaan yang ada di divisi tertentu di dalam perusahaan.

Tentunya, pengetahuan ini akan bermanfaat bagi karyawan apabila suatu saat ia menerima tanggung jawab yang lebih besar atau ketika mendapatkan promosi jabatan.

4. Dapat Mengidentifikasi Posisi Terbaik bagi Karyawan

Program rotasi pekerjaan juga dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan, sehingga perusahaan dapat menempatkan karyawan di posisi dan divisi yang tepat sesuai potensi yang dimiliki masing-masing karyawan.

Baca Juga: Budaya Organisasi Berkaitan Dengan Pelanggan Terbaik

5. Plan B untuk Karyawan yang Resign

Apabila suatu saat ada karyawan yang resign, manajemen bisa meminta karyawan lain yang pernah mengerjakan tugas yang sama kepada karyawan yang mengikuti program rotasi pekerjaan.

Dengan begitu, anda tak perlu terburu-buru untuk merekrut karyawan yang baru untuk mengisi kekosongan posisi akibat karyawan yang resign.

Dampak Negatif dari Rotasi Pekerjaan

Disamping dampak positif seperti yang telah dijabarkan diatas, rotasi pekerjaan juga memiliki dampak negatif terhadap karyawan maupun perusahaan.

Dampak negatifnya adalah sebagai berikut:

1.  Membutuhkan Biaya dan Waktu

Tidak ada yang instan dalam proses rotasi pekerjaan karyawan. Dibutuhkan proses yang panjang seperti proses pelatihan, pembelajaran hingga penyesuaian ritme kerja. Hal tersebut membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.

2. Berpotensi Mengecewakan Karyawan

Tidak semua karyawan suka dengan pekerjaan dan posisi yang baru ditawarkan oleh manajemen dalam program rotasi pekerjaan. Mereka dapat beranggapan bahwa kebijakan tersebut malah akan mengacaukan pekerjaan mereka sendiri.

3. Menurunnya Produktivitas Kerja

Dengan memindahkan karyawan dari posisi dan tanggung jawab yang berbeda dari yang biasanya mereka lakukan, maka potensi menurunnya produktivitas kerja dapat terjadi. Karena karyawan tidak mampu beradaptasi dengan posisi barunya dengan cepat.

Hal ini tentunya tidak akan lama berlangsung hingga manajemen memberikan pelatihan atau program orientasi yang cukup.

Baca Juga: 7 Ide Kreatif HRD Agar Tingkatkan Produktivitas Kerja Karyawan

4. Bukan Solusi yang Tepat

Walaupun secara teori, rotasi pekerjaan memiliki dampak positif terhadap peningkatan engagement karyawan, namun bisa jadi kebijakan tersebut bukanlah solusi yang tepat untuk dilakukan.

Pikirkan kembali solusi dari penyelesaian masalah yang ada dihadapi oleh perusahaan dan carilah alternatif lain untuk menyelesaikan masalah yang ada

Seperti halnya kebijakan lainnya, rotasi pekerjaan memiliki dampak positif dan negatif bagi karyawan sebagai individu maupun perusahaan pada umumnya.

Dengan memahami dan menganalisa dengan baik, anda dapat memutuskan untuk memilih mana yang terbaik untuk diterapkan.

Tips Melakukan Rotasi Pekerjaan di Perusahaan

Menjalankan rotasi di dalam tubuh organisasi tidaklah semudah yang terlihat, pelaksanaannya cukup sulit. Hal ini karena strategi rotasi ini perlu dijalankan berulang-ulang sampai akhirnya mendapatkan hasil yang maksimal.

Bahkan, beberapa perusahaan menjadikan rotasi kerja sebagai budaya organisasi. Mereka telah memiliki standar tersendiri yang menjabarkan program ini sehingga dapat berjalan dengan baik.

Adapun beberapa tips yang bisa Anda gunakan saat melaksanakan program rotasi pekerjaan antara lain:

1. Memiliki Tujuan yang Jelas dan Terstruktur

Untuk menentukan tujuan, cobalah mencari tahu apakah karyawan akan benar-benar mendapatkan keuntungan dari program rotasi ini.

Pastikan karyawan mendapatkan keuntungan dan manfaat selama dan setelah masa rotasi ini, sehingga pemindahan posisi ini tidak menjadi hal sia-sia. Hindari juga melakukan rotasi hanya sekadar karena bosan dengan rutinitas kerja.

Dengan menetapkan tujuan, karyawan pun akan mendapatkan pelajaran dengan program ini yang berguna bagi diri mereka di masa mendatang.

Selain itu, perusahaan pun bisa menjadikan karyawan tersebut sebagai aset yang berharga.

2. Ajak Karyawan Menilai Rotasi Pekerjaan

Di dalam pelaksanaannya, Anda dapat mengajak karyawan untuk menilai seberapa efektif dan bermanfaatkan rotasi terhadap karir mereka.

Dengan begini, Anda jadi mengetahui apakah program yang dijalankan sudah sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

3. Berikan Arahan pada Karyawan Sebelum Pelaksanaan Rotasi

Pastikan Anda memberikan arahan kepada karyawan seputar detail prosedur rotasi sehingga hasil program ini dapat lebih maksimal.

Lakukanlah briefing intensif dan terjadwal untuk menjelaskan dengan detail materi apa saja yang diperlukan, serta skill yang diperlukan.

Arahan ini juga membuat karyawan lebih memahami seperti apa nanti pekerjaan atau posisi naru mereka.

4. Berikan Feedback Kinerja Karyawan

Pastikan Anda bertanya kepada karyawan bagaimana program rotasi dan kesulitan seperti apa yang mereka lalui.

Perusahaan bisa memberikan penilaian kepada perusahaan terhadap kinerja karyawan selama di rotasi.

5. Pastikan Selalu Pantau Kinerja Karyawan

Agar perusahaan Anda dapat membangun rotasi kerja yang ideal, pastikan perusahaan secara rutin melakukan monitoring kinerja karyawan di divisi barunya.

Pelaksanaan monitoring karyawan ini bisa lebih mudah dengan memanfaatkan aplikasi KPI yang bisa memberikan perkembangan pekerjaan karyawan secara real-time.

Selain itu, tim HR pun dapat melakukan penilaian melalui mentor. HR pun bisa melakukan koreksi jika ditemukan adanya penyimpangan dari tujuan rotasi yang telah ditetapkan.

Jalankan Rotasi Kerja Lebih Terencana dengan Talent Management LinovHR

Rotasi kerja bukanlah hal baru dalam organisasi perusahaan. Praktik ini sudah umum terjadi dan banyak dilakukan sebagai bentuk memaksimalkan SDM yang ada di perusahaan serta menempatkan orang di tempat yang tepat.

Namun, sayangnya beberapa perusahaan tidak bisa memaksimalkan program rotasi karena mereka kurang mengenali peluang dan talenta yang mereka miliki. Sehingga program rotasi hanya berakhir sia-sia, tanpa ada dampak signifikan.

Untuk menghindari hal ini, sebenarnya saat ini perusahaan bisa mengadopsi Software Talent Management LinovHR. Didukung dengan fitur yang lengkap, perencanaan rotasi sampai program pelatihan bisa terselesaikan dengan software ini.

Misalnya, sebelum Anda melakukan rotasi, Anda akan melihat berdasarkan kompetensi yang dimiliki tiap karyawan. Ini bukan pekerjaan rumit di Software Talent Management LinovHR, karena tersedia modul Competency Management, modul ini juga bisa menganalisis gap skill yang terjadi antar karyawan.

Lalu, untuk merencanakan posisi mana yang sesuai dengan karyawan, perusahaan tidak lagi perlu cara manual, di sini dengan modul Career Path yang dilengkapi dengan fitur Role Match, HR bisa mencocokan posisi karyawan saat ini dengan peran yang sejalan atau sama dengan posisi saat ini.

Selama proses rotasi, perusahaan juga bisa melakukan monitoring kinerja dengan bantuan Software Performance Management LinovHR. Di sini Anda bisa melakukan monitoring real-time serta melakukan evaluasi.

Dengan bantuan Software Talent Management, pelaksanaan rotasi kerja dapat dilakukan lebih strategis.

Tertarik untuk mengenal lebih jauh software ini? Ajukan demo gratis sekarang!