Orang bekerja untuk mendapatkan suatu imbalan, karyawan bekerja mendapatkan imbalan berupa gaji. Maka sistem penggajian menjadi satu tanggung jawab yang sangat besar dan pihak yang diberikan tanggung jawab tersebut harus sangat berhati-hati dalam mengurusnya.
Perusahaan mesti memiliki sistem payroll yang mumpuni, agar manajemen payroll dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat.
Pilihan yang ada sekarang adalah menggunakan metode manual dengan excel, menyewa jasa pihak ketiga (Payroll Outsourcing), atau menggunakan payroll software untuk menjadi sistem payroll perusahaan.
Ketiga metode tersebut tentu memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Untuk itu mari kita telaah metode manakah yang paling cocok untuk digunakan perusahaan Anda saat ini.
Sistem Payroll dengan Excel atau Spreadsheet (Manual)
Sistem penggajian manual dikerjakan dengan cara meghitung gaji karyawan satu per satu. Mulai dari tunjangan kehadiran, upah dan pajak penghasilan, biaya asuransi, dan komponen-komponen lainnya dihitung satu per satu secara manual.
Dengan metode ini kemungkinan terjadi kesalahan saat penghitungan. Jika anda memutuskan untuk menggunakan spreadsheet atau excel menjadi sistem payroll perusahaan maka konsekuensinya akan banyak menyita waktu.
Hal ini karena sebelum mencetak slip gaji, perhitungan harus dicek kembali untuk menghindari adanya kesalahan.
Sistem penggajian dengan pengerjaan manual tentu membutuhkan orang-orang yang paham cara penghitungan pajak, asuransi, dan tunjangan karyawan. Perusahaan akan sangat bergantung terhadap satu orang tersebut. Memang metode ini akan mudah dilakukan jika perusahaan masih berskala kecil dengan jumlah karyawan sedikit.
Tapi jika perusahaan memiliki karyawan diatas 50 orang tentu ini akan sangat rumit dan begitu menyita waktu.
Baca Juga: Pentingnya Audit Payroll
External Payroll Service
Agar proses penggajian tidak banyak mengganggu aktivitas core business perusahaan, tidak sedikit perusahaan yang menggunakan jasa pihak ketiga untuk mengerjakan penggajian karyawannya atau sering disebut juga payroll outsourcing.
Sehingga staf HRD perusahaan akan mengurus proses akhir penggajian saja, tanpa perlu menghitung gaji yang diterima tiap karyawan.
Metode ini tentu cukup membantu dan memberikan solusi bagi perusahaan skala menengah. Namun mengingat penghitungan yang terjadi di luar atau bukan di tempat perusahaan langsung, hal ini menimbulkan masalah baru yaitu kesalahan koordinasi atau komunikasi sangat mungkin terjadi.
Baca Juga: Minimalkan Biaya Operasional Perusahaan Anda dengan Payroll Service
Terlebih lagi menurut Internal Revenue Service, kesalahan yang terjadi pada perhitungan pajak oleh konsultan payroll maka pihak pengguna jasa yang akan menanggung penalti. Adanya keterbatasan koordinasi dan komunikasi dengan penyedia jasa penghitungan gaji sehingga perusahaan baru akan menemukan kesalahan perhitungan pajak tersebut saat tibanya pelaporan pajak tahunan.
Payroll Software
Penggajian menggunakan sistem atau software akan memberikan keleluasan bagi perusahaan untuk mengecek dan memproses gaji karyawannya secara langsung. Selain itu kemungkinan kesalahan perhitungan gaji karyawan sangat kecil sehingga perusahan tidak perlu khawatir adanya tagihan berupa penalti pajak di kemudian hari.
Sistem payroll perusahaan dengan penggunaan software akan memudahkan pekerjan Divisi Personalia namun sebelum penerapan dengan metode ini tentu para staf Divisi Personalia harus dibekali pelatihan mengenai cara kerja software tersebut.
Penggunaan payroll software juga mengharuskan perusahaan memiliki anggaran tersendiri untuk pembiayaan hak guna software, tenaga teknikal jika terjadi kendala pada software, dan biaya yang berkenaan dengan penggunaan jaringan atau site host.
Lalu Mana Sistem Payroll Terbaik yang Cocok untuk Perusahaan?
Tentu ketiga sistem payroll yang sudah dijelaskan memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, mungkin manajemen payroll dengan excel cocok untuk karyawan dibawah 50 orang, tetapi untuk perusahaan dengan karyawan diatas 50 orang maka jasa payroll pihak ketiga (Payroll Outsourcing) dan penggunaan Payroll Software adalah solusi terbaik bagi perusahaan anda.
Baca Juga: Manfaat System Integration untuk Kemajuan Perusahaan
LinovHR dapat menjadi sistem payroll terbaik untuk perusahaan anda, Kami menyediakan jasa payroll outsourcing maupun Payroll Software untuk menjadi sistem payroll terbaik perusahaan anda.
Diskusikan dengan Tim Kami metode mana yang paling cocok untuk perusahaan Anda? Call us for free consultation +62 21 2854 2835 atau +62813 1532 1819
CL
