Di setiap perusahaan, tim HR memegang peran penting dalam mengelola aspek-aspek krusial terkait sumber daya manusia.
Dari rekrutmen hingga pengelolaan kebijakan perusahaan, keberadaan HR bertanggung jawab membantu perusahaan mencapai tujuan dan memastikan karyawan bekerja dengan efektif.
Namun, HR kerap dilimpahkan segudang tugas yang menyita waktu dan tenaga. Padahal banyak di antaranya yang bersifat repetitif dan administratif.
Kira-kira apa saja tugas HR yang bisa diotomatisasi? Simak artikel LinovHR ini untuk mengetahui selengkapnya!
Mengapa Otomatisasi Tugas HR Sangat Penting
Melalui riset yang dilakukan oleh Personio, diketahui bahwa sebanyak 55 persen HR mengaku terlalu banyak menghabiskan waktu untuk mengerjakan tugas-tugas administratif.
Dengan begitu, mereka kesulitan menginvestasikan waktu untuk melakukan pekerjaan yang lebih strategis, seperti bersifat dapat mendongkrak employee engagement, retensi karyawan, hingga revenue.
Maka dari itu, otomatisasi tugas HR sangat penting karena membawa berbagai manfaat bagi perusahaan dan tim HR. Berikut adalah beberapa alasan mengapa otomatisasi tugas HR sangat penting:
1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Karyawan
Dengan otomatisasi, berbagai tugas HR yang bersifat repetitif dan administratif seperti menyaring CV, memperbaharui timesheet, dan onboarding.
Dengan mengotomatisasi proses ini, tim HR dapat fokus pada strategi yang lebih penting, seperti mengoptimalkan rekrutmen dan merencanakan budaya organisasi yang efektif.
2. Pekerjaan Lebih Akurat dan Minim Human Error
Otomatisasi mengurangi risiko human error dalam proses krusial, seperti penggajian dan manajemen data karyawan.
Dengan memanfaatkan teknologi digital, software atau sistem akan menghasilkan data yang lebih akurat, sehingga lebih bisa diandalkan.
Meminimalisasi kesalahan manusia dalam tugas HR juga mendongkrak kepuasan kerja karyawan sehingga produktivitas dapat meningkat.
3. Mengurangi Biaya Manajemen Sumber Daya Manusia
Dengan mengotomatisasi tugas HR, biaya manajemen SDM juga akan lebih efisien. Sebab, perusahaan membutuhkan manpower lebih sedikit untuk mengerjakan tugas yang repetitif.
Karena itu, perusahaan bisa fokus merekrut karyawan yang melakukan tugas dan perencanaan strategis demi mencapai kesuksesan perusahaan.
4. Menjamin Compliance Terhadap Regulasi yang Berlaku
Melalui otomatisasi, perusahaan dapat memastikan compliance atau kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan, peraturan perpajakan, dan kepatuhan lainnya.
Ini membantu mengurangi risiko kesalahan dalam pembuatan kontrak kerja, hingga mengelola tunjangan karyawan.
5. Meningkatkan Pengalaman Kerja Karyawan
Karena berbagai tugas administratif dan repetitif telah diambil alih oleh software atau sistem, HR dapat fokus mengerjakan hal lain, termasuk meningkatkan pengalaman kerja para karyawan.
Dengan begitu, HR dapat mengakomodasi kebutuhan karyawan yang ingin berkonsultasi atau berdiskusi.
Karyawan juga jadi bisa mengajukan pembaruan informasi pribadi, pengajuan cuti, akses slip gaji, dan lainnya tanpa terkendala oleh batasan waktu atau lokasi.
Dengan menyediakan layanan yang lebih cepat dan mudah diakses, pengalaman dan kepuasan kerja karyawan pun bisa meningkat.
Baca Juga: Kriteria Sistem HRD untuk Otomatisasi Kerja
Berbagai Tugas HR yang Bisa Diotomatisasi
Ada banyak tugas human resource yang bisa diotomatisasi dengan bantuan teknologi, seperti software Human Resource Information System (HRIS). Berikut adalah di antaranya:
1. Menumbuhkan Budaya Kerja yang Efektif
Di setiap perusahaan, berbagai acara penting terjadi hampir setiap hari. Mulai dari ulang tahun karyawan dan perusahaan, kontrak karyawan yang akan berakhir, dan masih banyak lagi.
Semua harus dirayakan untuk meningkatkan kebersamaan dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Namun tentunya sulit jika HR harus menghapal semua tanggal penting.
Untuk itu, HR dapat memanfaatkan software yang memiliki fitur reminder sebagai pengingat acara penting dan krusial.
Berikut ini tujuan pemasangan reminder pada beberapa event penting di perusahaan:
| Event | Tujuan |
| Ulang tahun | Untuk memberikan ucapan selamat di hari berbahagia karyawan |
| Tenggat kontrak | Untuk mempersiapkan proses offboarding dengan lancar |
| Akhir masa probation | Untuk menjadwalkan performance review dan feedback |
| Join date karyawan | Untuk mengetahui kapan karyawan mulai bekerja sehingga dapat disusun rencana onboarding dengan tepat |
| Tanggal kenaikan gaji terakhir | Agar manajer meninjau perubahan gaji dan merencanakan kenaikan gaji selanjutnya |
Tanpa pengingat otomatis, semua event ini bisa terlewatkan sehingga dikhawatirkan berdampak pada penurunan engagement dan produktivitas karyawan.
2. Memudahkan Pengelolaan Cuti Karyawan
Cuti adalah hak setiap karyawan. Namun pengelolaannya terkadang menjadi PR bagi sebagian HR, terlebih jika mereka masih menggunakan cara manual.
Karena itu, otomatisasi diperlukan untuk memudahkan HR dalam mencatat cuti seluruh karyawan.
Dengan sistem atau software, karyawan bisa secara mandiri melakukan request cuti dan mengunggah bukti seperti surat sakit dokter jika karyawan sakit.
Nantinya HR dapat meninjau, memeriksa, dan memberikan approval lewat sistem sehingga HR tidak perlu mengunggah dokumennya satu per satu yang pastinya akan memakan waktu.
3. Mengubah Kontrak dengan Template yang Dibuat Sebelumnya
Otomatisasi juga memungkinkan penyusunan kontrak kerja dan penandatanganannya dengan mudah.
Di sini, tim HR dapat memilih template yang sesuai dan mengisi informasi karyawan secara otomatis, termasuk gaji dan periode kerja.
Kontrak kemudian dapat dikirimkan melalui email kepada karyawan untuk ditandatangani dengan fitur digital signature, yang memudahkan, mempercepat, dan menyimpan kontrak secara aman.
4. Mempercepat Rekrutmen dan Orientasi
Banyak tugas HR dalam proses rekrutmen dan orientasi karyawan dapat diotomatisasi.
Ini termasuk mengunggah iklan lowongan pekerjaan, mengumpulkan data calon kandidat, dan proses tanda tangan kontrak karyawan.
Hal ini tentunya dapat menghemat waktu dan memastikan proses berjalan lancar. Dengan begitu, beban administratif HR akan berkurang dan pengalaman onboarding karyawan menjadi lebih baik.
5. Memudahkan Proses Offboarding
Ketika karyawan mengundurkan diri atau diberhentikan, maka HR bertanggung jawab untuk melakukan offboarding dan proses ini memerlukan waktu.
Salah satu aspek penting ketika melakukan offboarding ialah melindungi informasi konfidensial perusahaan tetap terjaga dengan baik setelah karyawan keluar.
6. Menjalankan Performance Management Cycle dengan Mudah
Performance management cycle adalah pendekatan strategis yang dapat dilakukan untuk membantu karyawan mencapai potensi maksimal di masa mendatang.
Ini diharapkan dapat mendongkrak kesuksesan perusahaan secara berkelanjutan.
Namun ketika satu siklus performance management berhasil dimulai, ada banyak tugas yang menyita energi sehingga harus diotomatisasi.
Dengan otomatisasi ini, HR dapat lebih fokus pada tugas yang menghasilkan nilai tambah, sementara tugas administratif dikurangi.
Otomatisasi Tugas HR dengan HRIS Software LinovHR
Otomatisasi tugas HR akan menjadi bagian penting di era digitalisasi seperti saat ini. Penerapannya akan memudahkan HR untuk bekerja lebih efektif dan efisien.
Dengan begitu, HR dapat fokus pada tugas dan perencanaan yang lebih strategis untuk mendukung kesuksesan perusahaan.
Namun pemilihan teknologi yang tepat untuk memudahkan otomatisasi tugas HR sangatlah krusial.
Penting bagi perusahaan untuk memanfaatkan software yang tepat agar bisa semua kegiatan yang berkaitan dengan human resource bisa terintegrasi dan terotomatisasi dengan baik.
Jangan khawatir, semua kemudahan bisa Anda rasakan dengan menggunakan Software HRIS LinovHR yang dilengkapi berbagai modul dan fitur lengkap untuk memudahkan berbagai tugas HR, seperti dirangkum berikut ini:
1. Organization Management: Mengelola data organisasi dengan lengkap.
2. Personnel Administration: Manajemen data karyawan secara terperinci, mulai dari informasi pribadi, posisi dan tanggung jawab, hingga gaji dan tunjangan.
3. Time Management: Mengelola jadwal kerja karyawan, termasuk jam masuk dan pulang, cuti, dan lembur.
4. Payroll: Membantu perusahaan melakukan proses penggajian yang memerlukan ketelitian dan akurasi tinggi.
5. Reimbursement: Mengelola sistem reimburse di perusahaan, baik itu berupa asuransi kesehatan, BPJS, dan uang lembur.
6. Loan: Memberikan fasilitas utang bagi karyawan yang memiliki permasalahan keuangan.
7. Employee Self Service (ESS): Memungkinkan karyawan terlibat dalam mengakses dan mengelola data human resource miliknya sendiri.
8. Recruitment: Memungkinkan manajemen HR melakukan proses rekrutmen dengan tepat dan efektif, mulai dari analisis kebutuhan manpower, mengajukan rekrutmen, hingga melakukan proses onboarding.
9. Competency Management: Memudahkan manajemen untuk mengelola setiap kompetensi karyawan.
10. Performance Management: Modul ini memungkinkan perusahaan menilai performa karyawan untuk menyusun strategi yang tepat agar potensi maksimal karyawan bisa tercapai dengan baik.
11. Career Path: Mengelola posisi karyawan agar lebih tepat sasaran sesuai kebutuhan perusahaan.
12. Succession Management: Memungkinkan perencanaan suksesi, seperti kenaikan jabatan di perusahaan.
13. Learning Management System (LMS): Memudahkan program pelatihan karyawan agar memiliki kompetensi yang dibutuhkan dalam menunjang pekerjaan.
Menariknya, software ini juga dapat memastikan bahwa perusahaan mengikuti regulasi pemerintah, seperti UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, hingga kebijakan pajak yang berlaku yang berlaku di Indonesia
Semua tugas HR dapat dilakukan dalam satu perangkat yang tersentralisasi dan saling terintegrasi, sehingga otomatisasi bisa berjalan dengan efektif.
Nah, tunggu apa lagi? Segera ajukan demo secara gratis dan temukan bagaimana LinovHR dapat mengotomatisasi tugas HR secara menyeluruh!
