Perlukah Perusahaan Menggunakan Jasa HR Consulting? Menimbang Kebutuhan dan Manfaatnya

Dalam dunia bisnis yang terus berubah dan penuh tantangan, peran HR semakin penting tapi juga rumit.

Banyak perusahaan yang belum mempunyai sumber daya atau keahlian yang cukup untuk menangani masalah HR yang strategis. Maka, jasa HR Consulting bisa menjadi solusi atas permasalahan tersebut.

Namun, apakah semua perusahaan membutuhkan jasa tersebut? Lalu, apa manfaat yang didapat dari jasa HR Consulting?

Simak penjelasannya berikut ini!

Memahami Peran dan Ruang Lingkup Jasa HR Consulting

Dilansir dari Indeed, HR Consulting adalah pekerjaan di mana seorang konsultan memberikan layanan yang berkaitan dengan sumber daya manusia (SDM) kepada sebuah perusahaan/bisnis.

HR Consulting bisa bersifat generalis, yaitu membantu berbagai kebutuhan HR secara umum, atau spesialis di bidang tertentu, seperti manajemen talenta.

Layanan mereka biasanya dibutuhkan saat perusahaan sedang menjalankan implementasi sistem baru, integrasi, optimalisasi proses, atau menghadapi perubahan manajemen.

Pada intinya, ini adalah layanan penasihat strategis yang bertujuan membantu pemberi kerja dalam melaksanakan fungsi-fungsi SDM yang krusial dan seringkali kompleks.

Layanan yang ditawarkan oleh HR Consulting beragam, seperti membantu perusahaan menyusun paket tunjangan karyawan, mengelola proses rekrutmen dan perekrutan, memberikan saran tentang restrukturisasi organisasi, atau menjadi penghubung antara manajemen dan karyawan untuk membantu menyelesaikan konflik di tempat kerja.

Baca juga: Siapakah Konsultan HRD? Simak Ulasan Ini!

Waktu yang Tepat untuk Mempertimbangkan Jasa HR Consulting

Tidak semua masalah HR memerlukan jasa HR Consulting. Namun, terdapat beberapa kondisi internal perusahaan yang perlu diselesaikan dengan menggunakan bantuan jasa HR Consulting. 

Berikut ini beberapa kondisinya:

Pertumbuhan Cepat dan Kebutuhan Skalabilitas

Ketika perusahaan mengalami ekspansi bisnis yang pesat, sistem dan proses SDM yang ada seringkali tidak lagi memadai untuk menangani peningkatan volume dan kompleksitas. 

HR Consulting dapat membantu merancang struktur, kebijakan, dan praktik SDM yang lebih matang dan dapat diskalakan seiring dengan pertumbuhan perusahaan.

Penurunan Kinerja, Efisiensi, atau Profitabilitas

Jika perusahaan mengalami penurunan penjualan, efisiensi operasional yang menurun, atau profitabilitas yang terkikis, ini bisa menjadi tanda adanya masalah mendasar dalam strategi bisnis yang mungkin berakar dari aspek pengelolaan SDM.

HR Consulting dapat membantu melakukan diagnosis untuk mengidentifikasi akar permasalahan dan merumuskan strategi perbaikan yang komprehensif.  

Merger, Akuisisi, atau Restrukturisasi Organisasi

Perubahan korporat berskala besar seperti merger, akuisisi, atau restrukturisasi organisasi memerlukan perencanaan dan eksekusi yang cermat, terutama dari sisi SDM.

HR Consulting dapat memberikan pendampingan krusial untuk memastikan transisi berjalan mulus, termasuk dalam aspek integrasi budaya kerja, penyatuan sistem SDM, dan manajemen talenta di entitas baru.

Proses uji tuntas (due diligence) SDM menjadi sangat penting dalam skenario M&A untuk mengidentifikasi potensi risiko seperti benturan budaya atau hilangnya talenta kunci pasca-transaksi.  

Implementasi Teknologi Baru atau Transformasi Digital

Adopsi teknologi HR baru, seperti sistem Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), atau Human Resource Information System (HRIS), seringkali memerlukan keahlian eksternal untuk perencanaan strategis, implementasi teknis, dan manajemen perubahan yang efektif.

Hal ini dilakukan guna memastikan penerimaan dan pemanfaatan optimal oleh karyawan. 

Sejalan dengan ini, HR Consulting dapat memandu perusahaan dalam memimpin transformasi digital dan mengadopsi teknologi canggih untuk meningkatkan efisiensi dan pengambilan keputusan. 

Kebutuhan Akan Keahlian Spesifik yang Tidak Dimiliki Internal

Perusahaan, terutama Usaha Kecil dan Menengah (UKM), mungkin tidak memiliki sumber daya atau keahlian internal yang memadai untuk mengelola seluruh fungsi HR secara efektif dan strategis.

HR Consulting membawa keahlian khusus dan pengetahuan mendalam di area tertentu (misalnya, desain kompensasi eksekutif, hukum ketenagakerjaan internasional, atau analitik SDM lanjutan) yang mungkin tidak dimiliki oleh tim internal.  

Masalah Internal yang Berlarut dan Kompleks

Adanya konflik antar karyawan yang berkepanjangan, tingkat motivasi karyawan yang rendah secara konsisten, atau budaya kerja yang toksik merupakan sinyal kuat bahwa intervensi dari pihak eksternal yang objektif dan tidak bias diperlukan.

HR Consulting dapat berperan sebagai mediator, fasilitator, dan arsitek solusi untuk memperbaiki dinamika tim dan budaya organisasi.  

Keterbatasan Kapasitas Tim HR Internal

Jika tim HR internal sudah terlalu terbebani dengan tugas-tugas administratif dan operasional sehari-hari, mereka mungkin tidak memiliki waktu atau kapasitas untuk fokus pada pengembangan dan implementasi inisiatif SDM yang bersifat strategis.

HR Consulting dapat membantu mengisi kekosongan ini atau membebaskan waktu tim internal.

Manfaat Menggunakan Jasa HR Consulting bagi Perusahaan

Menggunakan jasa HR Consulting dapat memberikan manfaat bagi perusahaan. Berikut ini beberapa manfaatnya:

Akses ke Keahlian Khusus dan Pengalaman Luas

Konsultan HR memiliki pengetahuan mendalam, mengikuti tren terbaru di dunia kerja, dan punya pengalaman menangani berbagai perusahaan dan masalah yang berbeda.

Solusi yang Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Konsultan yang baik tidak menawarkan solusi umum. Mereka akan mempelajari kebutuhan unik perusahaan Anda dan memberikan saran atau program yang benar-benar sesuai.

Hemat Biaya dalam Jangka Panjang

Meski awalnya terlihat mahal, menggunakan jasa konsultan bisa menghindarkan perusahaan dari kesalahan yang merugikan, membuat proses kerja lebih efisien, dan mengurangi biaya SDM.

Ini jauh lebih murah dibanding merekrut banyak staf HR untuk proyek sementara.

Pandangan Objektif dan Ide Baru

Karena berasal dari luar perusahaan, konsultan bisa melihat situasi secara netral dan memberi solusi segar tanpa terpengaruh konflik atau budaya kerja internal.

Membantu Perusahaan Taat Hukum dan Aturan Ketenagakerjaan

Konsultan HR membantu perusahaan memahami dan mengikuti aturan hukum ketenagakerjaan, sehingga risiko terkena masalah hukum bisa dikurangi.

Meningkatkan Kemampuan Tim HR Internal

Selain memberi solusi, konsultan juga bisa melatih atau membimbing tim HR perusahaan agar lebih siap menangani tantangan ke depannya.

Membebaskan Manajemen untuk Fokus pada Bisnis Inti

Dengan menyerahkan urusan HR yang rumit kepada ahlinya, para pemimpin perusahaan bisa lebih fokus mengembangkan bisnis utama mereka.

Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menggunakan Jasa HR Consulting

Sebelum menggunakan jasa HR Consulting, perusahaan perlu melakukan persiapan internal agar kolaborasi berjalan lancar dan hasilnya maksimal. Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:

Kesiapan Internal

• Tentukan kebutuhan secara jelas: Pahami masalah apa yang ingin diselesaikan atau tujuan apa yang ingin dicapai.
• Siapkan anggaran yang realistis: Pahami berbagai model biaya (per jam, per proyek, atau berbasis hasil) dan sesuaikan dengan kemampuan perusahaan.
• Samakan ekspektasi: Pastikan tujuan dan hasil yang diharapkan dipahami bersama oleh perusahaan dan konsultan.
• Siapkan tim untuk berkolaborasi dan menerima perubahan: Libatkan tim internal sejak awal, pastikan manajemen mendukung, dan evaluasi kesiapan teknologi atau sistem kerja baru.

Pentingnya Dokumen Lingkup Proyek (Statement of Work/SOW)

SOW adalah panduan resmi proyek dan harus disusun secara rinci untuk menghindari kesalahpahaman. Komponen penting dalam SOW meliputi:

• Tujuan Proyek: Jelaskan hasil akhir yang ingin dicapai dan bagaimana kesuksesannya akan diukur.
• Ruang Lingkup Pekerjaan: Apa saja yang akan dan tidak akan dilakukan konsultan, termasuk jadwal kerja.
• Deliverables (Hasil Kerja): Output nyata yang harus diberikan oleh konsultan, seperti laporan, pelatihan, atau acara tertentu.
• Jadwal dan Milestone: Tanggal-tanggal penting yang menjadi acuan dalam proyek.
• Peran dan Tanggung Jawab: Tugas dari masing-masing pihak yang terlibat.
• Kriteria Penerimaan: Standar hasil yang dianggap berhasil dan bagaimana hasil akhir akan disetujui.

SOW juga dapat mencakup lokasi kerja, asumsi proyek, dan dokumen pendukung yang relevan.

Baca juga: Tantangan HR Consultant dan Tips Tepat Mengatasinya

Tips Memilih Penyedia Jasa HR Consulting yang Tepat

Memilih konsultan HR bukan sekadar soal harga, tapi keputusan strategis yang bisa berdampak besar pada SDM dan arah bisnis perusahaan. Berikut poin-poin penting yang perlu dipertimbangkan:

Keahlian dan Pengalaman

• Pilih konsultan yang paham industri Anda dan tantangan spesifiknya.
• Konsultan berpengalaman biasanya punya solusi yang sudah teruji dan sesuai kebutuhan.

Reputasi dan Bukti Kesuksesan

• Cek latar belakang dan portofolio klien mereka.
• Minta studi kasus dan bukti hasil kerja sebelumnya.
• Tanyakan langsung pada klien mereka sebelumnya untuk mendapat gambaran nyata soal cara kerja dan hasilnya.

Kualifikasi dan Legalitas

• Pastikan tim konsultan punya sertifikasi yang relevan, seperti SHRM atau BNSP.
• Pastikan juga mereka memiliki izin usaha resmi dan berbadan hukum.

Kecocokan Budaya Kerja

• Konsultan yang cocok dengan budaya kerja perusahaan Anda akan lebih mudah bekerja sama dan diterima tim internal.
• Wawancarai konsultan untuk melihat gaya kerja, nilai-nilai, dan cara mereka berkomunikasi.

Kualitas Proposal dan Biaya

• Periksa apakah proposal mereka benar-benar memahami kebutuhan perusahaan Anda.
• Tinjau pendekatan kerja dan fleksibilitas metode yang ditawarkan.
• Pastikan struktur biaya jelas dan transparan. Jangan hanya tergoda harga murah, tapi pertimbangkan juga kualitas hasilnya.

Kemitraan Jangka Panjang dan Transfer Pengetahuan

• Konsultan harus bisa menjalin komunikasi yang baik dan responsif.
• Pastikan mereka mau mentransfer ilmu ke tim internal melalui pelatihan, dokumentasi, dan pendampingan, agar tim Anda bisa mandiri setelah proyek selesai.

Implementasikan Rekomendasi Konsultan dengan LinovHR

Setelah menggunakan jasa HR Consulting, perusahaan Anda akan terbantu dalam merancang strategi, memperbaiki proses, dan membangun fondasi yang kokoh.

Namun, tantangan sebenarnya terletak pada bagaimana memastikan semua sistem dan strategi baru berjalan secara konsisten dan berkelanjutan. 

Selain itu, menjalankan strategi baru secara manual seringkali tidak efisien, sulit dilacak, dan rentan terhadap inkonsistensi.

Tanpa alat yang tepat, strategi dan sistem yang telah dirancang oleh konsultan akan berjalan kurang maksimal.

Di sinilah peran Software HRIS LinovHR menjadi krusial.

Software HRIS LinovHR berfungsi sebagai platform untuk mengeksekusi dan mengotomatisasi berbagai strategi yang direkomendasikan oleh seorang HR consultant.

• Struktur organisasi baru yang dirancang konsultan dapat dipetakan dengan jelas melalui modul Organization Management.
• Sistem penilaian kinerja (OKR/KPI) yang baru dapat dijalankan secara otomatis dan transparan melalui modul Performance Management.
• Rencana pengembangan bakat dan penutupan kesenjangan kompetensi dapat dikelola secara terstruktur melalui modul Competency Management dan Learning Management System (LMS).
• Perencanaan suksesi untuk posisi-posisi kunci dapat diidentifikasi dan dipantau dengan modul Succession Management.

Dengan menggunakan Software HRIS LinovHR, perusahaan Anda dapat memastikan bahwa investasi pada jasa HR consulting memberikan dampak jangka panjang.

Sistem yang telah dirancang akan berjalan secara sistematis, terukur, dan efisien, memberdayakan tim HR Anda untuk fokus pada peran yang lebih strategis.
Jangan biarkan strategi hebat hanya berakhir di atas kertas. Wujudkan dan kelola dengan mudah bersama LinovHR. Ajukan demo gratis sekarang!