Cara Membuat Invoice untuk HR Administrasi Lebih Efisien!

Siapa bilang tugas HR hanya terkait rekrutmen saja? Mengurus invoice terkait ketenagakerjaan juga bisa jadi harus jadi tanggung jawab HR, lho. 

Di antara segunung tugas yang harus selesai, tentu hal ini perlu dilakukan seefisien mungkin, supaya HR bisa fokus ke pekerjaan utama yang lebih penting.

Lalu, bagaimanakah cara membuat invoice untuk HR dengan mudah dan cepat? Simak pembahasannya di sini!

Pentingnya Invoice dalam Operasional HR

Bagi tim HR, administrasi bukan hanya soal rekrutmen atau payroll, tetapi juga memastikan semua pembayaran vendor berjalan rapi. 

Mulai dari jasa konsultan HR, pelatihan karyawan, hingga software payroll eksternal, semuanya membutuhkan invoice sebagai bukti tagihan dan dokumen keuangan yang sah.

Invoice membantu memastikan pengeluaran SDM tercatat dengan baik, memudahkan proses audit, serta menjaga transparansi antar divisi.

Baca Juga: Apa Itu Invoice? Berikut Pengertian, Contoh, Jenis dan Cara Membuat

Cara Membuat Invoice untuk HR

1. Pahami komponen dasar invoice HR

Sebelum membuat invoice, penting untuk mengetahui elemen yang harus ada di dalamnya. Misalnya, untuk invoice vendor layanan HR:

• Identitas perusahaan & penerima: Nama, alamat, dan NPWP kedua pihak.
• Nomor dan tanggal invoice: Digunakan untuk referensi dan pelacakan transaksi.
• Deskripsi layanan: Rinci jenis layanan HR, seperti jasa payroll management atau training leadership.
• Nominal & pajak: Tampilkan nilai sebelum dan sesudah PPN agar lebih transparan.
• Metode pembayaran: Nomor rekening dan batas waktu pembayaran yang jelas.

Struktur ini penting untuk memudahkan verifikasi oleh tim Finance dan memastikan keabsahan dokumen di kemudian hari.

2. Gunakan template digital

Membuat invoice manual di Word atau Excel berisiko salah format dan sulit dilacak.
Alternatif yang lebih efisien adalah menggunakan platform invoicing digital seperti Paper.

Dengan template otomatis, kamu bisa:

• Menyimpan data vendor HR, freelancer, atau lainnya sekali saja.
• Menghitung pajak dan total tagihan secara otomatis.
• Mengirim invoice langsung lewat email, WhatsApp, atau SMS secara gratis.

Setiap invoice juga tercatat di dashboard yang sama, sehingga kamu bisa memantau status pembayaran tanpa perlu tanya tim keuangan atau cek sendiri manual satu per satu.

3. Hubungkan invoice HR dengan pembayaran otomatis

Salah satu tantangan tim HR adalah keterlambatan pembayaran ke vendor. Dengan sistem seperti PaperPay Out yang disediakan Paper misalnya, HR dapat membayar invoice vendor HR menggunakan transfer bank atau kartu kredit perusahaan, dengan tempo hingga 30–60 hari tergantung kebutuhan cash flow.

Semua transaksi otomatis terekam di sistem, lengkap dengan bukti bayar dan pencatatan jurnal keuangan. Ini membantu HR dan Finance menghemat waktu sekaligus memperkecil risiko salah bayar.

Baca Juga: Invoice Digital dan Elektronik, Apa Bedanya?

4. Terapkan alur approval yang jelas

Banyak invoice tertunda karena belum disetujui oleh atasan atau divisi lain. Sebaiknya buat alur persetujuan (approval flow) sederhana, misalnya:

1. HR membuat invoice vendor pelatihan.
2. Finance memeriksa nominal dan pajak.
3. Procurement menyetujui dan menjadwalkan pembayaran.

Jika menggunakan platform seperti Paper.id, seluruh proses ini bisa dilakukan digital, praktis.

5. Simpan arsip invoice di sistem terpusat

Invoice adalah dokumen legal yang harus disimpan minimal lima tahun. Daripada menyimpan file di berbagai folder, simpan semua invoice HR di satu sistem yang aman, sehingga bisa diakses kapan pun dan dari mana pun jika dibutuhkan.

Baca Juga: 5 Contoh Template Invoice dan Panduan Membuatnya Secara Digital

Itulah beberapa langkah mudah untuk membuat invoice bagimu yang berkecimpung di dunia HR.

Bagi tim HR, efisiensi bukan hanya tentang mengelola karyawan, tapi juga bagaimana mengelola pembayaran vendor secara profesional. 

Dengan menggunakan sistem digital seperti Paper, proses pembuatan, pengiriman, hingga pembayaran invoice HR menjadi lebih cepat, akurat, dan terdokumentasi dengan baik tanpa tumpukan kertas dan risiko human error.

Yuk, coba Paper gratis sekarang!

*Artikel ini hasil kerja sama Paper dan LinovHR