Succession Planning adalah proses penting bagi setiap bisnis, karena dapat memastikan perusahaan memiliki rencana yang baik untuk menggantikan peranan pada posisi penting.
Dengan demikian, perusahaan dapat lebih mudah beradaptasi dengan perubahan dan meningkatkan peluang sukses di masa depan.
Yuk, pahami lebih dalam tentang succession planning, manfaat, hingga bagaimana menerapkannya dalam perusahaan di artikel berikut ini.
Apa itu Succession Planning?
Jika proses suksesi perusahaan melibatkan pemilihan calon pemimpin, maka tim Human Capital Management perlu merancang strategi dan perencanaan yang matang.
Kesalahan dalam memilih pemimpin dapat berdampak fatal, berpotensi menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Di sinilah pentingnya Succession Planning yang benar-benar terstruktur dengan baik.
Succession Planning adalah serangkaian strategi dan rencana yang dirancang oleh pemilik perusahaan untuk mengembangkan potensi, talenta, dan kemampuan karyawan, sehingga dapat mencetak calon pemimpin terbaik di masa depan.
Proses ini sangat penting bagi perusahaan kecil, menengah, besar, maupun yang sedang berkembang, dengan tujuan menciptakan pemimpin yang sesuai dengan visi perusahaan.
Baca Juga: Succession Planning Software, Manfaat dan Cara Menerapkannnya di Perusahaan
Mengapa Perusahaan Perlu Melakukan Succession Planning
Perusahaan perlu menerapkan succession planning untuk memastikan keberlanjutan operasional baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Berikut adalah beberapa alasan mengapa succession planning sangat penting bagi perusahaan.
Pengelolaan Karyawan Potensial
Dalam penerapan perencanaan ini dapat mencakup proses mentoring serta mengadakan pelatihan khusus, sebab karyawan yang dinilai kompeten akan diberikan pelatihan intensif agar siap menjadi pemimpin di masa depan.
Persiapan Pensiun Karyawan
Perusahaan dapat menyiapkan proses alih pengetahuan kepada karyawan yang lebih muda, ini bagian dari persiapan pensiun. Tentu saja hal ini merupakan langkah untuk memastikan operasional tanpa perlu khawatir mengenai kekosongan posisi saat karyawan senior pensiun.
Memberikan Kesempatan bagi Karyawan Muda
Succession planning dapat membuka peluang bagi karyawan muda yang memiliki potensi kepemimpinan. Dengan demikian, perusahaan dapat membimbing mereka untuk berkembang dan mempersiapkan sebagai pemimpin di masa depan.
Dapat Mengurangi Anggaran Rekrutmen
Dengan menerapkan strategi ini, tim HR dapat menghemat biaya rekrutmen. Persiapan karyawan pengganti dari dalam perusahaan untuk mengurangi kebutuhan rekrutmen eksternal yang tentunya dapat memakan waktu dan biaya.
Meningkatkan Keberagaman dalam Posisi Manajerial
Dengan perencanaan yang matang, tim HR dapat memastikan bahwa posisi manajerial dapat diisi oleh individu dengan keterampilan yang sesuai. Hal ini dapat memberikan peluang bagi peluang bagi karyawan yang berkinerja tinggi untuk mengambil peran kepemimpinan tanpa terbatas pada faktor.
Apa Manfaat Penerapan Succession Planning di Perusahaan?
Dalam membangun rencana suksesi yang baik harus dimulai dari perubahan pola pikir bahwa perencanaan suksesi bukanlah sebuah proses untuk mencari pengganti pemimpin yang hilang semata.
Suksesor juga harus mampu mempersiapkan perusahaan menjadi lebih baik, berkesinambungan, dan tetap berorientasi ke depan agar dapat menghadapi tantangan bisnis saat ini maupun di masa yang akan datang.
Terdapat berbagai manfaat dari penerapan Succession Planning bagi perusahaan, sebagai berikut:
1. Sebagai Strategi Jangka Panjang Perusahaan
Karena banyaknya kegiatan operasional perusahaan tersebut, perusahaan lupa menjadikan perencanaan suksesi sebagai salah satu prioritas.
Dengan menerapkan perencanaan suksesi yang baik, perusahaan dapat merencanakan apa yang harus dilakukan jika sewaktu-waktu terjadi kondisi yang tidak diinginkan. Selain itu, anda juga perlu menerapkan succession planning metrics yang tepat agar suksesor memiliki kualitas yang sesuai dengan tujuan perusahaan.
Suksesi adalah salah satu bagian dari keseluruhan rencana pertumbuhan perusahaan dan menciptakan jalur bagi karyawan yang telah pensiun untuk menyerahkan tahun-tahun pengetahuan yang telah diperoleh dengan susah payah dan transisi hubungan kerja yang penting sebelum mereka pergi.
2. Mengidentifikasi Pemimpin Masa Depan Anda yang Paling Memenuhi Syarat
Proses perencanaan suksesi secara formal mengharuskan perusahaan Anda untuk:
- Mengidentifikasi posisi-posisi yang paling penting bagi keberhasilan perusahaan di masa depan.
- Mengidentifikasi kandidat internal dengan nilai-nilai, keterampilan, dan keinginan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan penting. Bicaralah dengan calon suksesor potensial tentang minat dan rencana karir mereka.
3. Membuat Struktur untuk Pelatihan dan Pengembangan
Pengembangan karyawan profesional dapat diwujudkan dalam bentuk pembinaan, bimbingan, bayangan pekerjaan atau peningkatan bertahap dalam tanggung jawab yang lebih besar.
Posisi lainnya pun bahkan mengharuskan seorang kandidat untuk melanjutkan studinya ke tingkatan yang lebih tinggi demi mendapatkan pendidikan tambahan ataupun sertifikasi profesional.
4. Mempertahankan Identitas Brand
Anda sering mendengar berita tentang CEO yang datang ke sebuah perusahaan di luar janji hanya gagal dalam waktu singkat. Ironisnya, perekrutan yang merusak seperti itu dapat merusak reputasi perusahaan dan pertumbuhan jangka panjang bersama.
Perencanaan suksesi dapat membantu perusahaan Anda menghindari hal tersebut.
Dengan mengidentifikasi dan merawat seorang penerus internal, dapat dipastikan perusahaan tersebut akan dipimpin oleh seseorang yang mempunyai nilai-nilai dan sangat memahami janji merek perusahaan, pelanggan dan karyawannya karena mereka telah menjalaninya sendiri.
Baca Juga: 8 Langkah Melakukan Succession Planning Strategy
Bagaimana Menerapkan Succession Planning di Perusahaan Anda?
Dalam succession planning hal pertama adalah mengidentifikasi kemampuan, keterampilan, dan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan di setiap unit kerja, perusahaan perlu mencari individu dengan memiliki potensi kepemimpinan sesuai dengan standar dan kebutuhan bisnis.
Ketika perusahaan ingin memilih calon pemimpin, maka pilih dari sumber internal maupun eksternal. Jika kandidat berasal dari dalam perusahaan, maka tim human capital memiliki peran penting dalam mengelola dan memastikan kesiapan individu tersebut.
Tim human capital bertanggung jawab dalam membimbing dan mengembangkan calon pemimpin melalui berbagai program pelatihan dan pengembangan kompetensi. Pelatihan ini dapat meningkatkan keterampilan teknis, kepemimpinan, serta pemahaman terhadap visi dan budaya perusahaan.
Melalui pendekatan ini, calon pemimpin tidak hanya siap mengisi posisi strategis, tetapi juga mampu untuk menjalankan tanggung jawabnya secara efektif sesuai kebutuhan perusahaan.
1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan Anda
Langkah pertama yang dibutuhkan dalam succession planning adalah mengidentifikasi kebutuhan strategis perusahaan, ini dapat melibatkan penentuan posisi-posisi kunci yang memiliki dampak signifikan terhadap keberhasilan perusahaan dan harus segera diisi jika terjadi kekosongan.
Selain itu, pentingnya untuk mempertimbangkan tantangan bisnis yang mungkin akan dihadapi dalam 1-5 tahun ke depan dan dapat menyesuaikan kebutuhan suksesi sesuai dengan strategi pada perusahaan.
Baca Juga: Indikator Kepemimpinan Untuk Calon Pemimpin Perusahaan
2. Perhatikan Staf yang Potensial untuk Naik Level
Setelah mengidentifikasi secara menyeluruh, langkah selanjutnya adalah mengamati staf yang berpotensi untuk naik level. Anda dapat mengadakan pertemuan privat dengan staf potensial ini untuk mendalami rencana karier jangka panjang mereka. Pastikan bahwa seluruh rencana perusahaan di masa mendatang juga sejalan dengan rencana pribadi karyawan dalam karier mereka.
3. Integrasikan Kualifikasi Talenta Terbaik ke Proses Rekrutmen
Setelah tahapan proses succession planning dilakukan dengan baik, hasil pengamatan terhadap talenta terbaik dapat diintegrasikan ke dalam proses rekrutmen. Pahami skill yang dibutuhkan untuk peran-peran manajerial, seperti kemampuan mengikuti tren, berpikir kritis, dan kebijaksanaan. Pastikan karakteristik tersebut menjadi pertimbangan penting dalam pemilihan kandidat yang akan direkrut.
4. Mengimplementasikan Training Kepemimpinan
Untuk mempertahankan dan mengembangkan karyawan terbaik, Anda perlu memberikan mentorship serta pelatihan tambahan yang bermanfaat.
Berikan porsi pelatihan yang lebih intens dibandingkan karyawan lainnya. Skill dapat dilatih seiring dengan bertambahnya jam terbang.
Contohnya, memberikan kepercayaan kepada karyawan terbaik untuk menjadi penanggung jawab suatu agenda perusahaan yang masih terkait dengan divisi tempat mereka bekerja. Cara ini memberikan kesempatan bagi karyawan untuk menjadi pemimpin.
5. Tentukan Posisi-Posisi yang Diperlukan
Setelah kebutuhan perusahaan diidentifikasi, berikutnya adalah dapat menentukan posisi yang diperlukan dalam perencanaan suksesi. Hal ini dapat melibatkan identifikasi peran-peran kunci yang memiliki pengaruh signifikan terhadap aktivitas normal perusahaan.
Posisi kosong harus segera diisi jika terjadi kekosongan untuk memastikan kelangsungan operasional dan pencapaian tujuan pada strategis perusahaan. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki rencana suksesi efektif untuk menjaga keberlanjutan dan kesuksesan dalam jangka panjang.
Baca juga: 7 Succession Planning Template yang bisa HR gunakan
Tantangan Melakukan Succession Planning
Terdapat beberapa tantangan dalam melakukan perencanaan suksesi yang perlu untuk diperhatikan, sebagai berikut.
1. Prosesnya dapat Memakan Waktu
Menerapkan perencanaan suksesi dapat membutuhkan waktu cukup lama untuk memberikan hasil yang optimal. Manager sering kali menilai berdasarkan pencapaian jangka pendek, sehingga dapat terabaikan.
2. Munculnya Rasa Kekhawatiran
Sebagian masih menganggap bahwa perencanaan suksesi sebagai ancaman karena merasa bahwa hal ini mencerminkan rasa kurangnya kepercayaan terhadap tim kepemimpinan yang ada.
3. Ketidakjelasan dalam Penanggung Jawab
Terdapat beberapa kasus, tidak ada pihak yang secara spesifik bertanggung jawab atas succession planning. Akibatnya, karyawan cenderung mengabaikan hal ini karena merasa bukan bagian dari tugas mereka.
4. Resistensi terhadap Perubahan
Beberapa individu enggan untuk menerima perubahan karena telah merasa nyaman dengan kondisi saat ini. Akibatnya, mereka mungkin akan menolak implementasi perencanaan suksesi.
5. Adanya Penolakan dari Manajer
Beberapa manajer enggan untuk melepaskan karyawan terbaik mereka karena khawatir akan berdampak pada kinerja tim atau pencapaian target kerja. Akibatnya, mereka kurang untuk mendukung perencanaan suksesi, baik secara terbuka maupun tersirat. Maka tidak direkomendasikan anggota tim untuk dipromosikan atau dipindahkan ke posisi lain di dalam perusahaan.
Studi Kasus Succession Planning
Berikut beberapa studi kasus yang dapat menggambarkan perencanaan suksesi di berbagai perusahaan.
1. PT Timur Jaya Panel
PT Timur Jaya Panel adalah salah satu perusahaan keluarga yang bergerak di bidang perdagangan particle board dan medium density fibreboard (MDF). Perusahaan ini telah memulai perencanaan suksesi dengan memperkenalkan calon penerus kepada bisnis serta pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Namun, calon suksesor masih belum terlibat secara aktif dalam operasional perusahaan karena masih menyelesaikan pendidikannya.
Tantangan utama yang dihadapi perusahaan keluarga adalah sulitnya mempertahankan bisnis dalam jangka panjang. Banyak pemilik bisnis keluarga yang menolak atau bahkan gagal menyusun kerangka kerja sistematis untuk merancang strategi masa depan perusahaan.
2. PT Kasam
Penelitian pada PT Kasam, perusahaan keluarga yang menggunakan metode Ace-Man untuk menganalisis proses perencanaan suksesi. Hasilnya menunjukkan bahwa kurangnya perencanaan suksesi yang sistematis dapat menghambat keberlanjutan bisnis keluarga.
Hasil dari penelitian ini dapat menekankan pentingnya strategi jangka panjang dan pemahaman mendalam mengenai proses suksesi untuk dapat memastikan kelangsungan pada perusahaan.
3. Brahma Tirta Sari Batik Studio, Yogyakarta
Permasalahan pada Brahma Tirta Sari Batik Studio di Yogyakarta menganalisis sebuah perencanaan suksesi bisnis pada keluarga dari perspektif pasangan memiliki dengan memiliki latar belakang budaya yang berbeda.
Penelitian ini dapat menyoroti bagaimana perbedaan budaya antara pemilik dapat mempengaruhi perencanaan suksesi dan pentingnya untuk komunikasi antar keluarga dalam proses tersebut.
Penerapan Succession Management System LinovHR untuk Succession Planning
Succession planning merupakan langkah penting yang memastikan keberlangsungan dan kesuksesan jangka panjang perusahaan.
Dalam hal ini, Modul Succession Management dari LinovHR dapat membantu perusahaan menerapkan strategi suksesi yang efektif melalui berbagai fitur yang memudahkan proses perencanaan.
Fitur Succession Setting mempermudah HR dalam mengelola kesiapan, potensi, dan kinerja karyawan. Fitur Talent Pool mengelompokkan karyawan berdasarkan tingkat kesiapan mereka, sementara Succession Pool menyediakan data karyawan yang memenuhi kualifikasi untuk suksesi.
Software ini menggunakan metode 9-box grid, sebuah teknik pemetaan karyawan berdasarkan kompetensi dan performa, yang parameternya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Selain itu, integrasi dengan Learning Management System LinovHR memungkinkan perusahaan memberikan pelatihan yang dibutuhkan untuk calon suksesor potensial.
