10 Aplikasi Reimbursement Karyawan Terbaik di Indonesia

Di banyak perusahaan, proses klaim reimbursement secara manual yang dilakukan karyawan sering kali menimbulkan banyak kendala.

Selain pencairan yang lambat, proses manual juga mempersulit pelacakan dan pelaporan pengeluaran yang dilakukan oleh tim finance.

Hal ini membuat banyak perusahaan kini beralih menggunakan aplikasi reimbursement karyawan karena mampu mempercepat pengajuan, approval, hingga pencairan klaim secara otomatis.

Artikel ini akan merangkum berbagai aplikasi reimbursement karyawan terbaik di Indonesia yang dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Apa Itu Aplikasi Reimbursement Karyawan?

Aplikasi reimbursement karyawan adalah sebuah sistem atau software yang membantu perusahaan mengelola proses pengajuan, verifikasi, hingga persetujuan klaim biaya secara digital.

Melalui aplikasi ini, karyawan dapat mengunggah bukti transaksi, mengisi detail pengeluaran, dan mengajukan klaim langsung melalui perangkat mereka, tanpa perlu formulir manual.

Bagi HR dan finance, aplikasi reimbursement mempermudah pengecekan, mengurangi risiko human error, serta mempercepat proses pencairan biaya.

Seluruh data pengeluaran juga tersimpan secara terpusat sehingga perusahaan dapat memantau dan mengendalikan anggaran dengan lebih akurat.

Baca juga: Tidak Boleh Asal, Ketahui Syarat Reimbursement Karyawan Sebelum Mengajukan

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Aplikasi Reimbursement?

Aplikasi reimbursement penting bagi perusahaan karena dapat meningkatkan transparansi serta mempermudah tim HR dan finance. Berikut ini beberapa manfaat lainnya: 

1. Mempercepat Proses Pengajuan dan Persetujuan

Aplikasi reimbursement memungkinkan karyawan mengajukan klaim secara digital tanpa formulir manual. Proses approval juga menjadi lebih cepat karena atasan dapat menyetujui klaim kapan saja melalui aplikasi.

2. Mengurangi Human Error dan Duplikasi Data

Penginputan data manual sering memicu kesalahan, seperti nominal tidak sesuai atau bukti transaksi hilang. Dengan sistem otomatis, data tercatat lebih akurat dan risiko kesalahan dapat diminimalkan.

3. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas

Setiap klaim tercatat lengkap dengan alur approval dan riwayat transaksi. Hal ini memudahkan perusahaan memastikan proses reimbursement berlangsung adil dan sesuai kebijakan.

4. Mempermudah Tim HR dan Finance

Tanpa perlu mengecek berkas satu per satu, HR dan finance dapat memverifikasi klaim langsung dari dashboard. Pekerjaan administratif menjadi lebih ringan dan waktu kerja lebih efisien.

5. Memastikan Bukti Transaksi Tersimpan Aman

Seluruh struk dan bukti pembayaran diunggah dalam bentuk digital. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu khawatir bukti hilang, rusak, atau sulit dicari saat audit.

6. Memberikan Kontrol Anggaran yang Lebih Baik

Aplikasi reimbursement menyediakan laporan biaya secara real-time. Perusahaan dapat memantau pola pengeluaran dan mengambil keputusan anggaran dengan lebih cepat dan tepat.

Cara Memilih Aplikasi Reimbursement Karyawan yang Tepat

Perusahaan tidak boleh asal-asalan dalam memilih aplikasi reimbursement karyawan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Pilih Aplikasi dengan Proses Pengajuan yang Mudah

Pastikan aplikasi memiliki antarmuka sederhana sehingga karyawan dapat mengajukan klaim tanpa kebingungan. Fitur seperti upload bukti pembayaran dan pengisian otomatis sangat membantu mempercepat proses.

2. Perhatikan Fitur Approval Bertingkat

Perusahaan biasanya memiliki lebih dari satu level persetujuan. Karena itu, penting memilih aplikasi yang mendukung workflow approval bertingkat agar klaim dapat diverifikasi sesuai struktur organisasi.

3. Pastikan Ada Integrasi dengan Payroll dan HRIS

Integrasi memudahkan sinkronisasi data klaim dengan penggajian, tunjangan, atau laporan HR lainnya. Ini membantu perusahaan menghindari perhitungan manual yang memakan waktu.

4. Cek Fitur Kebijakan Limit dan Kategori Pengeluaran

Aplikasi yang baik memungkinkan perusahaan mengatur limit klaim, jenis reimbursement, serta kebijakan khusus lainnya. Dengan begitu, seluruh pengajuan tetap sesuai aturan internal perusahaan.

5. Utamakan Keamanan Data Perusahaan

Karena aplikasi memuat data transaksi dan informasi pribadi karyawan, pilih platform dengan standar keamanan tinggi. Pastikan ada perlindungan enkripsi, kontrol akses, dan audit log.

6. Pertimbangkan Laporan dan Dashboard Real-Time

Fitur pelaporan sangat penting untuk memantau pengeluaran perusahaan. Dashboard real-time membantu tim finance dan manajemen mengambil keputusan lebih cepat dan akurat.

7. Sesuaikan dengan Anggaran Perusahaan

Setiap aplikasi memiliki harga dan paket layanan yang berbeda. Pilih yang menawarkan fitur lengkap sesuai kebutuhan perusahaan tanpa membebani biaya operasional.

Baca juga: Contoh SOP Reimbursement Perusahaan dan Tips Membuatnya

10 Aplikasi Reimbursement Karyawan Terbaik di Indonesia

Untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola proses reimbursement, berikut ini 10 aplikasi reimbursement karyawan terbaik di Indonesia:

1. LinovHR

LinovHR adalah software HRIS yang menyediakan aplikasi reimbursement karyawan yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola klaim biaya secara lebih akurat, transparan, dan efisien. 

Melalui sistem reimbursement online, perusahaan dapat menetapkan kebijakan klaim, membatasi limit pengajuan, hingga memproses pembayaran secara otomatis tanpa prosedur manual yang rumit. 

Karyawan juga dapat mengajukan klaim langsung melalui aplikasi ESS dengan melampirkan bukti transaksi digital, sehingga prosesnya menjadi jauh lebih cepat dan praktis. 

Selain itu, HR dan finance dapat memantau semua pengajuan melalui dashboard yang lengkap, mulai dari medical claim hingga perjalanan dinas. 

LinovHR memberikan solusi end-to-end untuk perusahaan yang ingin menjalankan sistem reimburse modern berbasis data.

Fitur Utama:

• Medical Claim Management: Mengatur ketentuan klaim kesehatan, batas limit, jenis biaya yang dapat diajukan, hingga proses approval otomatis.

• Business Trip Reimbursement: Mengelola pengeluaran perjalanan dinas, menetapkan limit per kategori biaya, serta memanfaatkan fitur Business Trip Settlement untuk validasi penggunaan dana.

• Reimburse Request via ESS: Karyawan dapat mengajukan klaim dari aplikasi ESS, mengunggah invoice, memilih metode pembayaran, dan memantau status persetujuan.

• Automated Reimbursement Calculation: Menghitung klaim secara otomatis berdasarkan kebijakan yang ditetapkan perusahaan.

• Approval Workflow: HR dan atasan dapat menerima atau menolak pengajuan secara langsung melalui sistem.

• Comprehensive Reimbursement Report: Menyediakan laporan detail pengeluaran dan jenis klaim, serta memungkinkan pengunduhan laporan dalam format Excel.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan

Kekurangan

• Mendukung pengelolaan reimburse lengkap, mulai dari medical claim hingga business trip. • Kebijakan reimburse dapat diatur fleksibel sesuai kebutuhan perusahaan. • Proses klaim lebih cepat dengan sistem otomatis dan transparan. • ESS memudahkan karyawan mengajukan klaim dan melampirkan bukti digital. • Laporan reimburse tersedia lengkap untuk analisis dan audit. • Terintegrasi dengan modul HRIS lain sehingga alur data lebih efisien.

• Perlu waktu adaptasi awal bagi perusahaan yang baru beralih dari proses manual. • Beberapa fitur lanjutan membutuhkan pelatihan bagi pengguna baru.

2. GajiHub

GajiHub adalah software HRIS dengan fitur reimbursement yang memudahkan perusahaan mengelola pengajuan klaim secara real time dan tanpa dokumen fisik.

Karyawan dapat mengajukan reimbursement langsung dari aplikasi dengan mengunggah bukti pembayaran yang difoto melalui smartphone.

Selain itu, perusahaan dapat mengatur approval bertingkat serta menghitung reimbursement secara otomatis melalui integrasi dengan payroll dan software akuntansi Kledo.

Fitur Utama:

• Reimbursement via Mobile App: Karyawan dapat mengajukan klaim langsung dari aplikasi dan mengunggah bukti pembayaran secara digital.
• Approval Workflow Bertingkat: Mendukung alur persetujuan mulai dari supervisor hingga keuangan.
• Integrasi Payroll & Akuntansi: Reimbursement tercatat otomatis dalam sistem payroll dan dapat tersinkronisasi ke Kledo.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Proses pengajuan dan persetujuan reimbursement dilakukan secara real time dan paperless. • Mendukung approval bertingkat sesuai struktur organisasi perusahaan. • Terintegrasi dengan payroll dan software akuntansi Kledo untuk otomatisasi pencatatan biaya.	• Fitur reimbursement lebih optimal jika perusahaan juga menggunakan modul payroll GajiHub. • Integrasi akuntansi hanya tersedia dengan Kledo, sehingga pilihan integrasi terbatas. • Penyesuaian kebijakan reimburse mungkin membutuhkan konfigurasi awal yang cukup detail.

3. Kyrim

Kyrim adalah platform manajemen pengeluaran berlisensi resmi PJP-3 yang memungkinkan perusahaan memproses reimbursement, invoice, payroll, hingga remitansi lintas negara secara aman.

Sistem ini mendukung pengajuan klaim dalam jumlah besar dengan pelacakan transaksi real-time, sehingga cocok untuk perusahaan yang memiliki volume pengeluaran tinggi.

Dengan kemampuan integrasi API, Kyrim dapat disesuaikan dengan sistem internal untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Fitur Utama:

• Mass Payment Processing: Pembayaran reimbursement hingga 1.000 entri melalui file .xls.
• Real-Time Transaction Tracking: Pantau status setiap transaksi secara langsung.
• API Integration: Integrasikan platform dengan sistem internal perusahaan untuk otomatisasi.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Mendukung pembayaran massal hingga ribuan entri sekaligus. • Menyediakan pelacakan transaksi real-time untuk visibilitas penuh. • Memiliki fitur remitansi internasional dengan standar keamanan tinggi.	• Informasi harga tidak tersedia secara terbuka dan harus menghubungi tim penjualan. • Fitur yang cukup kompleks mungkin memerlukan waktu implementasi bagi perusahaan baru. • Lebih optimal digunakan oleh perusahaan menengah hingga besar, kurang cocok untuk UMKM.

4. Hadirr

Hadirr adalah aplikasi absensi online dan manajemen karyawan dengan fitur reimbursement digital yang membantu perusahaan mengelola klaim karyawan secara online, cepat, dan tanpa dokumen fisik.

Semua proses pengajuan dilakukan melalui aplikasi sehingga lebih praktis dan mengurangi penggunaan kertas.

Selain itu, perusahaan dapat menetapkan batas anggaran untuk mencegah kecurangan dan mengelola proses klaim dengan lebih transparan.

Fitur Utama:

• Digital Reimbursement Submission: Ajukan klaim secara online dengan mengunggah bukti transaksi melalui aplikasi.
• Budget Limitation: Tetapkan batas pengajuan per karyawan untuk mencegah manipulasi dan kecurangan.
• Paperless Process: Seluruh klaim diproses tanpa dokumen fisik, lebih cepat dan hemat kertas.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Proses pengajuan reimbursement sepenuhnya online dan paperless. • Membantu menekan kecurangan melalui batas anggaran dan bukti digital. • Memudahkan koordinasi tim karena seluruh proses dilakukan dalam satu aplikasi.	• Fitur reimbursement terbatas pada kebutuhan dasar, belum selengkap platform HRIS besar. • Tidak disebutkan adanya integrasi dengan sistem payroll atau akuntansi. • Pengaturan kebijakan reimburse mungkin perlu dilakukan manual di awal.

5. KantorKu by Dealls

KantorKu by Dealls menawarkan aplikasi reimbursement yang membantu perusahaan memproses klaim karyawan dengan lebih cepat, transparan, dan bebas proses manual.

Karyawan dapat mengajukan klaim langsung dari aplikasi dengan mengunggah bukti struk digital, sementara HR dapat memantau status, mengatur kebijakan, dan menyetujui klaim secara real-time.

Semua data reimbursement otomatis terhubung dengan laporan keuangan dan sistem payroll sehingga prosesnya lebih akurat dan efisien.

Fitur Utama:

• Digital Reimbursement Claim: Ajukan klaim, unggah bukti struk, dan pantau status langsung dari aplikasi.
• Real-Time Approval & Notifications: HR dan karyawan menerima update instan atas setiap pengajuan.
• Payroll Integration: Klaim yang disetujui otomatis dihitung dan masuk ke sistem payroll tanpa proses manual.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Proses klaim cepat dan transparan dengan pelacakan status real-time. • Integrasi otomatis dengan laporan keuangan dan payroll untuk pencatatan lebih akurat. • Mendukung keamanan data bersertifikat ISO 27001.	• Fitur reimbursement optimal jika digunakan bersama modul KantorKu HRIS lainnya. • Dibutuhkan adaptasi awal bagi HR yang belum terbiasa dengan sistem digital penuh. • Integrasi eksternal terbatas pada ekosistem KantorKu.

6. Klaim

Klaim adalah aplikasi e-Claim berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola proses reimbursement secara digital dan terpusat.

Seluruh alur pengajuan, persetujuan, hingga pencairan dilakukan dalam satu platform sehingga memudahkan HR dan karyawan.

Aplikasi ini cocok bagi perusahaan yang ingin beralih dari proses manual ke sistem yang lebih efisien dan terdokumentasi dengan baik.

Fitur Utama:

• Online Claim Submission: Ajukan klaim dengan mengunggah dokumen pendukung secara digital.
• Multi-Level Approval: Atur alur persetujuan sesuai kebutuhan perusahaan.
• Cloud Document Storage: Simpan dan akses riwayat klaim kapan pun dibutuhkan.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Proses pengajuan klaim sepenuhnya digital dengan bukti transaksi online. • Mendukung approval berjenjang yang dapat disesuaikan dengan struktur perusahaan. • Dokumen klaim tersimpan rapi di cloud sehingga mudah diakses kapan saja.	• Informasi harga tidak tersedia secara terbuka dan harus menghubungi tim penjualan. • Fitur yang tersedia lebih fokus pada reimbursement dasar, belum selengkap HRIS besar. • Integrasi dengan sistem payroll atau akuntansi tidak disebutkan secara jelas.

7. Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah software HRIS dengan fitur reimbursement yang memudahkan perusahaan mengelola klaim karyawan secara otomatis, akurat, dan tanpa proses manual.

Melalui aplikasi, karyawan dapat mengajukan reimbursement dengan mengunggah bukti pembayaran digital, sementara HR dapat menetapkan kebijakan, memantau pengajuan, dan menyetujui klaim lebih cepat.

Integrasinya dengan modul payroll membuat perhitungan dan pembayaran reimbursement menjadi jauh lebih efisien.

Fitur Utama:

• Digital Reimbursement Submission: Ajukan klaim langsung dari aplikasi dengan upload bukti bayar.
• Real-Time Notifications: HR dan karyawan menerima notifikasi setiap klaim diajukan atau disetujui.
• Payroll Integration: Perhitungan dan pembayaran reimbursement otomatis masuk ke payroll tanpa proses manual.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Proses reimbursement lebih praktis dengan otomatisasi dari pengajuan hingga persetujuan. • Mudah menetapkan batas klaim dan kebijakan reimbursement sesuai kebutuhan perusahaan. • Terintegrasi dengan modul payroll untuk perhitungan dan pembayaran yang lebih akurat.	• Fitur reimbursement optimal jika digunakan bersama modul HRIS Talenta lainnya. • Penyesuaian awal terhadap kebijakan perusahaan mungkin memerlukan waktu konfigurasi. • Biaya berlangganan dapat menjadi pertimbangan bagi perusahaan kecil.

8. Emburse

Emburse adalah platform modern untuk mengelola reimbursement, perjalanan dinas, dan pengeluaran karyawan dalam satu sistem terpusat.

Dirancang untuk mendukung kebutuhan perusahaan skala global, Emburse mempermudah pengajuan klaim tanpa formulir manual serta menyediakan kartu korporat dengan batasan fleksibel.

Platform ini juga mendukung pembayaran internasional yang cepat dan aman melalui integrasi dengan Wise.

Fitur Utama:

• Fast Online Claim Submission: Ajukan reimbursement tanpa formulir manual.
• Corporate & Virtual Card Management: Kontrol batas pengeluaran dan pantau transaksi real-time.
• Global Reimbursement Integration: Pembayaran internasional aman dan cepat melalui Wise.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Mendukung reimbursement lintas negara dengan proses pengajuan cepat dan efisien. • Menyediakan kartu korporat serta manajemen kartu virtual untuk kontrol biaya yang lebih baik. • Integrasi global (seperti Wise) memudahkan pembayaran internasional secara aman.	• Fitur canggihnya lebih relevan untuk perusahaan menengah hingga besar. • Kompleksitas sistem mungkin memerlukan onboarding bagi pengguna baru. • Harga bervariasi per paket dan tidak selalu cocok untuk bisnis kecil.

9. Airbase

Airbase adalah solusi spend management yang menggabungkan reimbursement, pembayaran invoice, dan kartu perusahaan dalam satu platform terintegrasi.

Dirancang untuk efisiensi dan otomasi, Airbase membantu perusahaan mengontrol pengeluaran dengan lebih baik melalui sistem persetujuan yang fleksibel dan pelacakan yang menyeluruh.

Platform ini sangat mendukung operasional lintas negara, termasuk reimbursement dalam berbagai mata uang.

Fitur Utama:

• Global Reimbursement: Pengelolaan klaim lintas negara dan mata uang.
• AI-Powered Receipt Scanning: Input data otomatis dari bukti transaksi digital.
• Customizable Spend Approval: Atur alur persetujuan belanja sesuai kebutuhan perusahaan.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Mendukung reimbursement global dengan konversi mata uang otomatis. • Memiliki AI receipt scanning untuk input bukti transaksi yang lebih cepat dan akurat. • Menawarkan kartu virtual dan fisik untuk kontrol biaya yang lebih ketat.	• Fitur yang sangat lengkap membuatnya lebih cocok untuk perusahaan menengah–besar. • Proses setup awal dan integrasi dapat memerlukan waktu implementasi tambahan. • Harga cenderung premium sesuai kompleksitas fitur.

10. Payhawk

Payhawk adalah platform keuangan terintegrasi yang menggabungkan manajemen klaim, kartu perusahaan, dan pengeluaran operasional dalam satu dashboard.

Solusi ini memungkinkan perusahaan mendapatkan kontrol menyeluruh atas semua transaksi dengan proses klaim yang lebih cepat dan fleksibel.

Dengan dukungan integrasi ke ERP dan software akuntansi seperti Xero dan NetSuite, Payhawk sangat cocok untuk perusahaan berskala besar.

Fitur Utama:

• Mass & Scheduled Claims: Ajukan klaim dalam jumlah besar atau terjadwal sesuai kebutuhan perusahaan.
• Mobile Receipt Scanning: Unggah dan pindai struk otomatis melalui aplikasi mobile.
• ERP & Accounting Integration: Terhubung langsung ke sistem seperti Xero, NetSuite, dan lainnya.

Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan	Kekurangan
• Mendukung klaim massal maupun terjadwal untuk efisiensi pengelolaan. • Aplikasi mobile dilengkapi pemindaian struk otomatis untuk mempercepat input data. • Terhubung dengan sistem ERP dan akuntansi untuk pencatatan yang lebih akurat.	• Lebih ideal untuk perusahaan besar sehingga mungkin berlebihan bagi UMKM. • Fitur lengkapnya memerlukan konfigurasi awal yang cukup kompleks. • Harga cenderung premium mengikuti kapabilitas tingkat enterprise.

Kenapa LinovHR Menjadi Pilihan Terbaik untuk Mengelola Reimbursement Karyawan?

Setelah membahas berbagai aplikasi reimbursement karyawan yang tersedia di Indonesia, LinovHR menjadi salah satu solusi paling lengkap dan fleksibel untuk perusahaan yang ingin mengelola klaim secara lebih efisien. 

LinovHR menyediakan sistem reimbursement end-to-end yang mencakup pengajuan, persetujuan, perhitungan otomatis, hingga pelaporan, semuanya dalam satu platform HRIS terintegrasi. 

Dengan proses yang sepenuhnya digital, perusahaan dapat menekan kesalahan administrasi, meningkatkan transparansi, dan memastikan kebijakan reimbursement berjalan lebih tertib.

Berikut beberapa alasan mengapa LinovHR layak dipertimbangkan:

• Pengaturan kebijakan yang fleksibel untuk medical claim dan business trip sesuai kebutuhan perusahaan.
• Proses pengajuan yang mudah melalui aplikasi ESS dengan unggahan bukti digital.
• Approval otomatis dan transparan yang mempercepat alur persetujuan.
• Perhitungan reimbursement otomatis, meminimalkan human error.
• Laporan lengkap dan akurat untuk audit serta analisis biaya.
• Integrasi penuh dengan modul HRIS lain, sehingga data lebih konsisten dan proses HR lebih efisien.

Dengan fitur yang komprehensif dan proses yang serba otomatis, LinovHR membantu perusahaan menghemat waktu, mengurangi pekerjaan administratif, dan menjaga keakuratan data pengeluaran.

Ingin melihat langsung bagaimana LinovHR mempermudah proses reimbursement di perusahaan Anda?

Ajukan demo gratis sekarang dan rasakan perbedaannya!