program kerja

8 Cara Membuat Program Kerja yang Efektif

Suatu kinerja perusahaan tidak akan berjalan lancar tanpa penyusunan program kerja. Periode program tersebut sendiri ada yang berada dalam jangka waktu pendek, menengah, dan panjang. Disamping itu, pembuatan program tersebut tidak serta merta dijalankan karena membutuhkan persetujuan dari rekan-rekan melalui diskusi atau wawancara.

 

Apa itu Program Kerja? 

Program Kerja adalah landasan bergerak suatu organisasi supaya dapat menjalankan kegiatan selama satu periode kepengurusan. Melalui rancangan program ini akan tergambarkan apa saja aktivitas suatu organisasi selama satu periode. Pembuatan program kerja disesuaikan dengan keperluan dan tujuan organisasi. Terutama poin-poin yang tercantum dalam visi dan misi organisasi. Apabila program untuk satu periode kepengurusan tidak sesuai dengan visi dan misi maka akan mengalami penolakan atau revisi. 

Contoh program kerja salah satunya adalah perencanaan rekrutmen. Perusahaan setiap tahunnya membutuhkan tenaga bantuan dari kandidat terbaik untuk mendukung operasional dan tantangan dari lingkungan bisnis. HRD wajib memiliki kemampuan untuk mempromosikan perusahaan layaknya seorang marketing untuk menarik hati para kandidat potensial guna mengisi berbagai posisi yang tersedia. 

 

Cara Membuat Program Kerja

Perencanaan program yang baik melalui berbagai tahapan dan cara tertentu. Adapun cara-cara membuat program kerja, antara lain:

Analisis

Pertama-tama lakukan analisa mendalam dalam sebuah forum diskusi. Garis bawahi hal-hal penting yang harus dilakukan oleh organisasi. Jadi, program yang diselenggarakan untuk memenuhi tujuan organisasi dan anggotanya.

 

Ide Dasar

Dalam proses penyusunan jangan lupa untuk menentukan ide dasar. Pada tahapan analisa dan musyawarah juga membutuhkan ide dasar. Tujuannya untuk menemukan persoalan-persoalan yang mungkin dihadapi.

 

Tujuan

Jangan lupa untuk menentukan tujuan dari penyusunan program. Dalam hal ini tujuan tidak boleh bertentangan dengan ide dasar. Disamping itu, tujuan harus realistis dan relevan dengan kondisi dan visi misi perusahaan.

 

Baca Juga: Metode SMART dan Pengaruhnya dalam Pencapaian Tujuan

 

Subyek Sasaran

Penentuan subyek yang dimaksud adalah sasaran dari program yang dirancang. Pemilihan subyek juga menjadi perhatian karena program dikatakan sukses apabila dapat diaplikasikan pada subjek secara efektif dan baik.

 

Ukuran Keberhasilan

Perlu juga dibuat indikator yang menjadi tolak ukur keberhasilan dari program Adapun unsur dari indikator keberhasilan diperoleh dengan penyebaran kuesioner, pengamatan, dan wawancara lapangan. 

 

Menentukan Model, Metode Dan Materi

Penting pula untuk menentukan model, misalnya model jangka panjang atau pendek. Penentuan metode dan materi yang dimaksud sesuai dengan jenis organisasi, jadi tidak dapat disamakan satu dengan lainnya. 

 

Tempat Dan Waktu

Tentukan juga tempat dan waktu pelaksanaan, contohnya pada program bulanan jadwalkan tempat dan waktu yang pas. Berbeda dari program pada hari-hari tertentu biasanya ditentukan tempat dan waktu yang khusus. Hal tersebut bertujuan agar program dapat berjalan dengan mulus.

 

Baca Juga: Mengelola Company Goals dengan Performance Management LinovHR

 

Tim Pelaksana

Suatu program tidak akan berlangsung dengan maksimal tanpa didukung oleh tim pelaksanaan. Oleh karenanya, pastikan anggota tim pelaksana diisi oleh anggota yang aktif menjalankan organisasi. Keberadaan tim pelaksana dari suatu program akan mengkoordinasikan masing-masing tugas dengan baik dan detail. Sehingga, tidak terjadi penumpukan peran pada divisi atau seksi tertentu.

 

Bagaimana Cara Memantau Program Kerja? 

Dalam pelaksanaannya program kerja juga harus dilakukan pemantauan.  Monitoring adalah proses mengumpulkan informasi yang dilakukan secara rutin dan terus-menerus. Tujuan dari monitoring untuk mengawasi dan menjawab pertanyaan dari program. Selain itu, monitoring dibutuhkan untuk membantu tim pelaksana yang mengalami kesulitan. Program yang dijalankan pun semakin efisien dan efektif. Intinya monitoring menjadi bahan yang dibawa ketika melakukan evaluasi program. Misalnya, menjadi pratinjau apakah step by step sesuai dengan rencana yang disusun.

Setelah monitoring, selanjutnya wajib pula dilakukan evaluasi kinerja agar perusahaan dan tim dapat memperbaiki kinerja dan tidak mengulangi kekeliruan di periode mendatang. Evaluasi adalah cara mengukur dan menilai dari program yang telah dilaksanakan. Dapat dikatakan selama evaluasi biasanya membandingkan kenyataan lapangan dan program yang telah disepakati. Sifat dari tahapan evaluasi adalah formatif dan fleksibel. Jadi, dapat dilakukan ketika program berlangsung alias mendadak maupun sesuai jadwal yang ditentukan. Selain itu, evaluasi bersifat sumatif yakni mengambil pelajaran dari program kerja yang telah selesai dilaksanakan.

 

Software HRD LinovHR Untuk Memaksimalkan Program Kerja

Kini penyelenggaraan program kerja menjadi lebih mudah dengan memanfaatkan Software HRD LinovHR. Fitur terkini dalam Software HRD dari LinovHR sangat diperlukan bisnis dalam membantu pengelolaan kinerja dengan berbagai modul. Personnel Administration mampu secara lengkap mengelola data profil personal karyawan, manajemen karir sejak direkrut hingga resign dan pensiun, manajemen kehadiran, lembur cuti, payroll yang mengkalkulasikan komponen gaji.

Performance management dari LinovHR membantu pengelolaan goal dan kinerja dengan komprehensif. Ditambah lagi adanya metode penilaian supaya tidak bias dan monitor target kerja yang real time. Masih banyak fitur unggulan dari LinovHR yang sayang untuk dilewatkan. Hubungi LinovHR untuk informasi lebih lanjut dan dapatkan Software HRD untuk suksesi program kerja perusahaan Anda!