Initial interview merupakan tahapan awal pada proses rekrutmen karyawan yang sering kali dianggap remeh. Sebaliknya, initial interview diperuntukkan sebagai bahan pertimbangan apakah kandidat layak untuk lolos ke tahap selanjutnya. Jika Anda tidak memiliki strategi yang matang sebelum melakukan initial interview, hal ini akan mempengaruhi hasil menjadi tidak optimal dan terkesan tidak siap.
Intip lebih dalam mengapa initial interview penting untuk dilakukan, kesalahan umum yang sering dilakukan kandidat saat initial interview berlangsung, sampai dengan tips HR dalam mengatasinya dengan cara yang tepat!
Mengapa Initial Interview Penting?
Sesi initial interview mempunyai peran yang cukup penting dalam keseluruhan proses seleksi karyawan. Pada tahap ini, kandidat akan secara langsung berinteraksi dengan perwakilan perusahaan yakni HR (human resource) dan memberikan kesan pertama terbaik satu sama lain. HR tidak hanya menilai CV kandidat, namun juga menilai bagaimana kandidat menyampaikan pengalaman, menjawab pertanyaan yang diberikan, sampai dengan karakter dan gaya komunikasi.
Hal ini diperlukan untuk mengetahui apakah kandidat memiliki motivasi yang kuat saat melamar, memahami dengan jelas peran yang akan dijalankan, dan menilai kecocokan kandidat dengan budaya kerja perusahaan. Kandidat juga dapat memanfaatkan initial interview untuk memahami ekspektasi kerja, struktur dan nilai-nilai perusahaan yang sesuai dengan tujuan kandidat. Baik HR maupun kandidat dapat mencocokan pandangan dan pemahaman.
Jika di awal kandidat dan perusahaan memiliki perbedaan pandangan maka hal ini memungkinkan adanya ketidaksesuaian ekspektasi dari masing-masing pihak dan menimbulkan kesalahpahaman di masa depan. Initial interview juga membantu HR dalam menyaring kandidat secara objektif dan memprioritaskan kandidat yang memenuhi kriteria utama perusahaan pada posisi yang dilamar. Tahapan ini membantu perusahaan mendapatkan kandidat terbaik untuk diteruskan kepada user secara efisien dengan perencanaan yang matang.
Kesalahan Umum Kandidat di Initial Interview
Namun beberapa kesalahan sering kali muncul saat initial interview berlangsung, baik disengaja atau tidak disengaja lebih baik bagi kandidat menghindar kesalahan umum tersebut. Berikut ini 7 kesalahan umum kandidat di initial interview.
1. Tidak melakukan riset perusahaan
Kandidat yang tidak memiliki pengetahuan mengenai visi dan misi perusahaan menunjukkan kesan yang tidak serius dan antusias yang kurang. HR menilai kandidat tidak mempersiapkan bekal yang penting yakni pemahaman kandidat mengenal calon perusahaan tempat mereka akan bekerja, tentu saja HR akan memilih kandidat dengan persiapan dan pengetahuan yang lebih matang untuk bergabung bersama perusahaan.
2. Berkomunikasi dengan buruk
Kesulitan dalam menyampaikan informasi dengan jelas dan ringkas menjadi salah satu kesalahan umum kandidat saat initial interview berlangsung. Menjawab pertanyaan dengan bertele-tele atau terlalu singkat memperlihatkan kesan tidak profesional. HR akan mempertimbangkan kandidat yang berkomunikasi dengan buruk untuk tidak bergabung dalam perusahaan karena keterampilan komunikasi mempengaruhi kolaborasi tim di lingkungan kerja.
3. Tidak percaya diri dan terlalu percaya diri
Percaya diri saat initial interview memberikan kesan positif terhadap HR sebagai perwakilan perusahaan dalam menilai individu kandidat. Akan tetapi, jika kandidat menunjukkan kepercayaan diri yang berlebihan memberikan kandidat kesan yang sombong. Sementara jika kandidat memperlihatkan rasa tidak percaya diri maka hal ini akan menunjukkan kesan yang tidak siap dalam menghadapi tekanan bekerja.
4. Tidak memberikan penjelasan motivasi yang kuat
Saat initial interview berlangsung, umumnya HR akan memberikan pertanyaan seperti alasan kandidat melamar pada posisi dan perusahaan tersebut. Jawaban yang diberikan oleh kandidat harus menjelaskan alasan mengapa mereka melamar di perusahaan tersebut dengan alasan yang kuat sebagai bentuk motivasi. Hal ini juga menunjukkan keseriusan kandidat dan ketertarikan yang tulus untuk bergabung bersama perusahaan yang dituju.
5. Tidak mempersiapkan dokumen penting
Jika initial interview dilakukan secara langsung atau offline, tidak jarang kandidat melupakan dokumen penting seperti hardcopy CV dan portofolio atau dokumen lainnya. Sementara saat initial interview berlangsung online, kandidat tidak mempersiapkan koneksi yang stabil dan tempat yang memadai agar sesi interview tersebut berjalan dengan lancar.
6. Tidak mengajukan pertanyaan kepada pihak perusahaan
HR juga menilai ketertarikan kandidat saat sesi initial interview ketika kandidat memberikan pertanyaan mengenai posisi dan perusahaan tempat mereka melamar. Tidak sedikit kandidat yang mengacuhkan momen penting ini saat sesi interview akan berakhir. Hal ini menunjukkan kandidat yang tidak terlihat tertarik dan serius dalam melamar untuk menggali informasi lebih sebelum bergabung ke dalam perusahaan.
7. Tidak terlihat antusias
Ketika initial interview berlangsung, HR tidak hanya menilai bagaimana kandidat menjawab semua pertanyaan dan persiapan kandidat selama interview berjalan. HR juga menilai gestur tubuh dan ekspresi wajah kandidat selama proses initial interview, hindari gestur tubuh yang menunjukkan kandidat bosan dan malas saat menjawab pertanyaan. Tentu hal ini akan meninggalkan kesan negatif yang memperlihatkan sikap kerja yang pasif.
Tips HR dalam Mengatasi Kesalahan di Initial Interview
HR tentu berperan penting untuk mencegah kesalahan-kesalahan tersebut terulang untuk menjaga kualita proses rekrutmen secara optimal. Berikut ini 5 tips yang bisa HR lakukan untuk mengatasi kesalahan saat initial interview berjalan.
1. Membangun suasana interview yang nyaman
Beberapa kandidat mungkin secara tidak sengaja melakukan kesalahan karena terlalu gugup saat initial interview berlangsung. HR bisa membantu kandidat dengan menciptakan suasana terbuka, ramah, dan tidak kaku selama sesi interview. HR bisa mengawali interview dengan perkenalan yang ramah dan pertanyaan ringan untuk mencairkan suasana.
2. Gunakan teknik probing
Ketika kandidat menjawab pertanyaan secara umum, sebaiknya HR tidak langsung menghakimi dan menganggap kandidat tidak memiliki potensial. Gunakan teknik probing melalui pertanyaan yang mengarahkan kandidat untuk lebih mudah menjawab berdasarkan pengalaman.
Seperti “Apa yang membuat Anda tertarik pada posisi ini? Apakah ada pengalaman atau latar belakang yang relevan dengan posisi yang Anda lamar saat ini?” Teknik ini memberikan penjelasan pada jawaban yang diberikan oleh kandidat dan memberikan kesan positif bagi HR selama sesi interview berjalan.
3. Manfaat form evaluasi
Melalui form evaluasi, HR bisa memastikan kualitas interview dengan basis kompetensi. Setiap kemampuan komunikasi, motivasi kerja, sampai kecocokan budaya kerja bisa diberikan skor penilaian dengan deskripsi yang jelas. Sistem ini membantu HR untuk penilaian yang objektif dan menyeleksi kandidat melakukan kesalahan minor dan fatal yang masih bisa diperbaiki.
4. Implementasikan sistem HRIS
HR bisa memanfaatkan sistem Human Resource Information System atau HRIS untuk menganalisis dan mencatat kesalahan yang dilakukan kandidat. Jika kandidat sulit menyampaikan motivasi kerja dengan baik dan lancar, HR bisa melakukan evaluasi format undangan interview dan menyempurnakan informasi untuk membantu calon kandidat di lain waktu. Sistem HRIS juga memudahkan HR dalam menyimpan informasi dan catatan secara sistematis.
5. Mengirimkan preparation guide kepada kandidat
Sebelum melakukan initial interview, sebaiknya HR mempersiapkan preparation guide dan memberikannya kepada kandidat melalui email. Preparation guide ini berisi etika berpakaian, dokumentasi yang dibutuhkan, dan hal lainnya untuk menghadapi initial interview.
Gunakan Software HRIS LinovHR sebagai Solusi Terbaik Anda!
Initial interview merupakan tahapan krusial untuk mengenal calon karyawan, tidak sedikit kandidat yang melakukan kesalahan saat sesi interview tersebut berlangsung. Tentu hal ini akan mempengaruhi hasil akhirnya. Baik untuk kandidat maupun HR sebagai perwakilan perusahaan, keduanya berpotensi mengalami kerugian waktu, tenaga, dan masih banyak lagi.
Software HRIS dari LinovHR hadir untuk membantu peran HR dalam mengatasi kesalahan umum saat initial interview dan melakukan pengambilan keputusan secara matang dengan perencanaan yang strategis dan efisien. Coba LinovHR sekarang dengan demo gratis dan rasakan kemudahannya!
