Tips HR: 5 Cara Mengatur Shift Kerja yang Efektif

Membuat shift kerja bagi para karyawan bisa menjadi hal yang sulit bagi perusahaan. Walaupun kelihatan sepele, namun ternyata shift kerja cukup penting dalam menentukan kesuksesan suatu perusahaan.

Misalnya saja, apabila tidak hati-hati dalam membuat jadwal kerja lembur yang berlebihan dapat membuat karyawan merasa kewalahan atau bahkan merasa tidak adil yang berujung pada kurangnya semangat kerja.

Lalu apa saja yang perlu diperhatikan HRD perusahaan supaya shift kerja karyawan dapat dibuat dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan usaha tersebut?

Berikut tips cara mengatur shift kerja karyawan yang efektif.

 

Baca Juga: 4 Jenis Shift Kerja untuk Perusahaan Indonesia

 

Regulasi Shift Kerja di Indonesia

Dengan kemajuan dunia usaha dan industri, terkadang perusahaan memerlukan waktu kerja yang lebih dari biasanya. Di Indonesia secara umum jam kerja diberlakukan hari Senin sampai Jumat dari Jam 8.00 sampai 17.00 atau Senin – Sabtu pukul 08.00 – 16.00.

Pemerintah memperbolehkan penerapan kerja shift yang berbeda. Jam kerja, waktu istirahat kerja, dan waktu lembur diatur dalam pasal 77 sampai pasal 85 Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Di beberapa perusahaan, jam kerja, waktu istirahat dan lembur dicantumkan dalam Perjanjian Kerja Bersama.

Pasal 77 menyatakan:

1. Setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja.
2. Waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) meliputi:
   1. 1. 1. 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau
         2. 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
3. Ketentuan waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) tidak berlaku bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu.
4. Ketentuan mengenai waktu kerja pada sektor usaha atau pekerjaan tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) diatur dengan Keputusan Menteri.

 

Cara Mengatur Shift Kerja Yang Efektif

 

1. Mengkomunikasikan Jadwal Jam Kerja dengan karyawan

Ini bisa dianggap memahami serta menghargai kehidupan karyawan yang bekerja. Seperti yang diketahui bahwa karyawan pun memiliki kebutuhan pribadi masing-masing.

Dengan membuka kesempatan bagi mereka untuk menginformasikan kapan mereka menyanggupi untuk bekerja akan memberi mereka peluang menyeimbangkan antara karir dan kehidupan pribadi.

 

2. Hindari Kelebihan Karyawan di Shift Tertentu

Hal ini tentu bisa berpengaruh pada pembagian jadwal karyawan dan juga perhitungan di bagian keuangan.

Untuk menghindari masalah terkait pembagian jadwal maupun keuangan, perkirakan dengan tepat dari awal berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan. Pertimbangkan juga posisi jabatan karyawan dalam mengatur shift  kerja karyawan.

 

Baca Juga: Tips HR: Mendapatkan Sertifikasi CHRP untuk Menjadi Profesional HR Terbaik

 

3. Jadwal Dibuat Dengan Jelas

Dengan menggunakan bantuan program perangkat lunak seperti Microsoft Excel atau aplikasi lain, HRD bisa membuat jadwal karyawan.

Cobalah untuk membuat jadwal sesederhana mungkin namun tetap mudah untuk dipahami. Jadwal bisa berisikan nama-nama pekerja, posisi kerjanya, hari kerja, waktu giliran kerja (shift) dan durasi bekerja.

 

Baca Juga : Tips Karyawan: Manajemen Waktu dalam Bekerja

 

4. Lakukan Rotasi Kerja Secara Berkala

Kecenderungan kerja dengan waktu yang berbeda akan mengganggu kesehatan dan mental karyawan jika terlalu lama dilakukan. Maka alangkah baiknya rotasi jam kerja dilakukan secara berkala. Ini akan menolong melepaskan stres kerja pada karyawan bila mereka jenuh dan bosan.

Maksimal Shift kerja 8 Jam Sehari

Pada dasarnya, durasi waktu kerja yang berlaku pada sistem shift harus tetap 8 jam per hari. Ini sesuai dengan pengaturan waktu kerja dalam sistem shift diatur Pasal 77 UU Ketenagakerjaan, yaitu:

• 7 jam per hari dan 40 jam per minggu untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu; atau
• 8 jam 1 hari dan 40 jam 1 minggu untuk 5 hari kerja dalam 1 minggu.

 

Nah hal itulah cara mengatur shift kerja karyawan yang dapat dilakukan oleh HRD. Jika shift kerja karyawan dikelola dengan baik maka akan berdampak pada peningkatan produktifitas kerja karyawan.

 

Pengaturan Shift Kerja Karyawan Yang Efektif Menggunakan LinovHR

Seperti yang telah disebutkan di atas, penentuan shift kerja karyawan harus dipikirkan dan dikelola secara matang. Hal itu dilakukan demi kinerja karyawan yang optimal dan juga kebaikan perusahaan itu sendiri.

Pengelolaan shift kerja tersebut biasanya merupakan tanggung jawab HRD. Namun, pengelolaan yang dilakukan HRD biasanya memakan banyak waktu karena harus mencocokkan aspek penyusunan shift kerja secara manual.

 

 

Untuk mempermudah hrd dalam mengatur shift kerja karyawan, Software absensi karyawan LinovHR dapat menjadi solusinya.

Fitur dalam software absensi tersebut memungkinkan HRD untuk membuat beberapa jadwal shift, kemudian mengelompokkan beberapa karyawan di berbagai shift tersebut. Jadwal shift ini nantinya dapat dicocokkan dengan data absensi karyawan secara aktual.

Selain itu, karyawan maupun HRD dapat mengganti atau menukar jadwalnya ke shift lain jika berhalangan. Ini merupakan kegunaan fitur Schedule Exception yang ada pada Software absensi karyawan LinovHR.

Ingin informasi  lebih lanjut mengenai fitur-fitur LinovHR? Hubungi tim kami dan jadwalkan demo gratis!