Teknologi telah mengubah cara perusahaan bekerja. Jika sebelumnya perusahaan identik dengan rak-rak penuh kertas berisi data, kini citra tersebut perlahan mulai berubah.
Sebab, sudah ada office automation system yang bisa mengelola data-data secara digital dengan otomatis. Hal ini tentunya sangat membantu electronic office untuk menjalankan proses bisnis.
Seperti apa bentuk office automation system yang dimaksud?
Untuk mengenal lebih jauh tentang hal tersebut, silakan membaca ulasan dari LinovHR berikut ini.
Apa Itu Office Automation System?
Office automation system adalah sebuah tool yang memungkinkan perpindahan data perusahaan dari satu sistem ke sistem lainnya secara tepat tanpa bantuan manusia. Sistem ini bermanfaat bagi perusahaan dalam mengelola dan menjalankan tugas sehari-hari. Tugas yang dikerjakan dengan sistem office automation akan lebih efektif.
Menerapkan office automation system akan membawa banyak manfaat bagi kemajuan perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaatnya:
- Sistem mampu menyimpan data dalam jumlah besar dengan aman dalam cloud.
- Tenaga yang dikeluarkan dalam melakukan tugas sehari-hari jadi berkurang.
- Mempercepat penyebaran dan pengambilan informasi.
- Meningkatkan transparansi.
- Meningkatkan produktivitas perusahaan.
- Mengurangi tingkat kesalahan yang disebabkan karena human error.
- Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu tugas.
- Memperoleh insight tentang suatu hal berdasarkan laporan dan analisis yang dibuat secara otomatis dalam sistem.
- Meningkatkan efisiensi workflow dalam perusahaan.
Baca Juga: Bagaimana Data Ingestion Membantu Perusahaan
Jenis Office Automation System
Ada 4 jenis office automation system yang harus diterapkan perusahaan, yaitu sebagai berikut:
1. Electronic Publishing
Electronic publishing adalah publikasi di mana informasi didistribusikan kepada karyawan melalui jaringan komputer atau internet dengan menggunakan format yang bisa diakses di komputer.
Electronic publishing digunakan untuk mengurangi biaya operasional dalam mencetak banyak kertas. Selain itu, electronic publishing juga bisa membuat penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan efektif.
2. Collaboration
Collaboration merupakan jenis office automation yang memungkinkan karyawan untuk saling berkolaborasi dalam mengerjakan suatu tugas atau proyek.
Jenis sistem office automation yang satu ini bisa meningkatkan kerja sama tim dan produktivitas.
3. Document Workflows
Document workflows merupakan software yang bermanfaat untuk mengelola dokumen dalam perusahaan. Baik itu menyimpan, membagikan, menghapus, mengedit, dan mengelompokkan dokumen.
Software yang memudahkan pengelolaan dokumen ini akan mengurangi biaya operasional serta meningkatkan transparansi dan produktivitas perusahaan.
4. Office Management
Office management adalah jenis office automation system yang memiliki fungsi utama untuk mengelola segala aspek perkantoran. Misalnya manajemen SDM, manajemen barang-barang kantor, dan manajemen organisasi.
Baca Juga: Kenapa Workflow Management Penting untuk Perusahaan
5 Office Automation System Esensial
Setiap office automation system sebaiknya memenuhi esensi berikut ini:
1. Integrasi dengan Sistem Lain
Office automation system harus terintegrasi dengan sistem lain. Sistem ini tidak bisa berdiri sendiri karena sejatinya urusan perkantoran itu saling berkaitan.
Sistem otomatisasi kantor yang terintegrasi contohnya integrasi antara sistem rekrutmen dengan sistem manajemen karyawan. Selain itu, sistem tersebut juga bisa dihubungkan lagi dengan sistem payroll.
2. Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan merupakan salah satu fitur sistem office automation yang penting. Sistem seharusnya dilengkapi dengan fitur laporan dan analisis untuk mempermudah HR.
Melalui fitur ini, HR tidak perlu mengumpulkan data secara manual untuk membuat laporan. Data yang telah tersimpan dalam sistem akan dianalisis dan diubah menjadi laporan secara otomatis.
3. Kompatibel dengan Smartphone
Kini akses terhadap sistem perkantoran sebaiknya tidak hanya melalui komputer. Oleh karena sistem kerja hybrid semakin marak, tools yang digunakan oleh kantor juga harus kompatibel dengan komputer dan smartphone.
Jika sistem perkantoran bisa diakses melalui smartphone, pekerjaan bisa dilakukan dari mana saja dan kapan saja. Tak perlu menunggu menggunakan komputer kantor karena semua data pekerjaan aman dalam cloud pada sistem perkantoran.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Aplikasi Absensi untuk Karyawan
4. Manajemen Workflow
Suatu office automation system hendaknya memudahkan workflow penggunanya. Artinya, sistem ini harus mempermudah karyawan dalam melakukan pekerjaannya agar lebih cepat dan mudah.
5. Kontrol terhadap Akses
Tidak semua data perkantoran bisa diakses semua karyawan. Oleh karena itu, suatu sistem perkantoran otomatis harus memiliki kontrol terhadap akses yang fleksibel. Dengan demikian, manajemen bisa menentukan siapa saja yang berhak mengakses sistem.
Software HR Cara Terbaik Office Automation System
Office automation system memberikan perusahaan cara yang efektif dan efisien dalam pengelolaan perusahaan. Tidak ada lagi tumpukan dokumen yang perlu dicek satu persatu, karena semua bisa diakses lebih cepat secara digital.
Dengan cara begini, produktivitas karyawan pun akan meningkat dan human error bisa diminimalisir.
Segala keuntungan dari office automation system bisa Anda dapatkan dengan menggunakan Software HR LinovHR. Software ini merupakan perangkat lunak pengelolaan SDM dan payroll terbaik yang memiliki segudang fitur untuk menunjang kebutuhan perusahaan Anda.
Software HR LinovHR telah memenuhi esensi dari sistem otomatisasi kantor. Modul-modul pada software ini saling terintegrasi satu sama lain sehingga Anda tidak perlu takut dengan perpindahan datanya.
Misalnya saja, modul Time Management yang mengatur kehadiran karyawan berhubungan dengan modul Payroll untuk menghitung penggajian karyawan.
Selain itu, software ini juga kompatibel dengan smartphone, terutama pada modul ESS yang memudahkan karyawan untuk mencatatkan kehadirannya secara mandiri melalui aplikasi hp.
Bahkan, software HR LinovHR atau dikenal juga sebagai Software HRIS bisa melakukan pembuatan laporan secara otomatis. Hal ini ditunjukkan oleh modul Performance Management yang digunakan untuk mengelola penilaian kinerja karyawan. Melalui modul ini, manajemen bisa langsung melihat hasil dari performance review yang dilakukan HR.
Modul-modul yang dimiliki Software HR LinovHR tidak hanya berhenti sampai di situ. Jika Anda ingin mengetahui modul lainnya dalam software ini, segera hubungi kami untuk mendapatkan jadwal demo aplikasi gratis.
