Payroll confidentiality atau kerahasiaan penggajian adalah salah satu hal yang harus dijaga oleh setiap perusahaan.
Sebab jika data penggajian suatu perusahaan mengalami kebocoran, perselisihan di antara karyawan dapat terjadi. Hal ini pun dapat membahayakan situasi keuangan perusahaan maupun karyawan.
Payroll confidentiality menyimpan banyak informasi sensitif bagi perusahaan maupun bagi karyawan, maka dari itu penting bagi perusahaan untuk menjaga rahasia penggajian karyawan dengan baik dan tepat.
Untuk mengetahui lebih jauh mengenai payroll confidentiality, mengapa hal itu penting, hingga bagaimana cara kerjanya, simak penjelasan artikel LinovHR berikut sampai tuntas ya!
Mengapa Payroll Confidentiality Penting?
Melalui penjelasan di atas, Anda sudah dapat mengetahui sekilas mengapa payroll confidentiality suatu perusahaan itu penting untuk dijaga dengan baik.
Payroll confidentiality suatu perusahaan biasanya berisi mengenai informasi bisnis dan karyawan seperti nama, alamat, tanggal lahir, nomor jaminan sosial, tingkat gaji, tunjangan, potongan, serta rekening bank.
Segala informasi tersebut tentu menjadi suatu hal yang sangat sensitif dan bisa berbahaya apabila terjadi kebocoran.
Kasus bocornya gaji karyawan sebenarnya sudah pernah terjadi sebelumnya. Tahun 2019, perusahaan Facebook mengalami kebocoran informasi gaji pada 29 ribu karyawan dan mantan karyawannya.
Hal tersebut terjadi karena terjadinya pencurian hard disk milik Facebook di salah satu mobil karyawannya. Data yang bocor tersebut di antaranya mencakup nomor rekening bank dan empat digit terakhir dari nomor jaminan sosial para karyawan.
Segala data karyawan yang terdapat di dalam hard disk tersebut tidak dilakukan enkripsi data atau pengamanan data informasi terlebih dahulu.
Padahal, enkripsi data merupakan hal yang sangat krusial bagi tiap perusahaan. Enkripsi data perlu dilakukan agar segala informasi perusahaan dan karyawan dapat terlindungi dengan baik.
Enkripsi data dapat dilakukan dengan cara membuat data informasi perusahaan menjadi tidak bisa dibaca tanpa bantuan khusus, seperti suatu kode yang hanya diketahui oleh pihak internal saja.
Baca Juga: Manajemen Data Aman Menggunakan Aplikasi Pengelolaan Data Karyawan
Bagaimana Cara Menjaga Payroll Confidentiality
Selain melakukan enkripsi data perusahaan, terdapat beberapa cara yang dapat Anda lakukan dalam menjaga payroll confidentiality pada perusahaan yang Anda jalankan. Di antaranya adalah sebagai berikut.
-
Membatasi Akses pada Data Penggajian
Cara pertama yang harus Anda lakukan yaitu menunjuk orang terpilih untuk memiliki akses terhadap akses penggajian perusahaan.
Anda tidak perlu memberi semua karyawan akses pada data gaji, pilihlah beberapa orang yang dapat bertanggung jawab dan dapat dipercayai.
Dengan membatasi jumlah orang yang memiliki akses pada payroll confidentiality, maka Anda dapat mengurangi risiko terjadinya kebocoran kerahasiaan penggajian perusahaan.
-
Membuat Password yang Kuat
Buatlah password atau kata sandi yang kuat untuk menghindari risiko terjadinya kebocoran informasi penggajian di perusahaan Anda.
Kata sandi yang kuat idealnya berisi huruf besar dan kecil, angka, serta simbol dan setidaknya harus terdiri dari delapan karakter.
Setelah itu, pastikan kata sandi hanya diketahui oleh beberapa karyawan terpilih saja. Jangan memberikan kata sandi untuk semua karyawan karena bisa menyebabkan kebocoran data.
-
Melakukan Log Off Setelah Selesai
Pastikan karyawan untuk melakukan log off setelah selesai menggunakan perangkat lunak penggajian. Dengan melakukan log off, karyawan dapat meningkatkan kerahasiaan penggajian milik perusahaan, karena orang asing tidak dapat dengan mudah untuk mengakses program penggajian.
-
Menyimpan Hard Copy Sebaik Mungkin
Beberapa perusahaan masih memiliki salinan hard copy dari informasi penggajian karyawan. Jika perusahaan Anda memilikinya, pastikan untuk menyimpannya di tempat yang aman.
-
Mengubah Kata Sandi
Jika karyawan yang memiliki akses terhadap informasi payroll confidentiality perusahaan telah resign, pastikan untuk mengubah kata sandi pada semua akun yang dapat diakses oleh karyawan tersebut. Hal ini penting agar data gaji karyawan tidak bocor ke pihak luar.
Baca Juga: Indonesia Payroll, Penerapan Penggajian di Indonesia
Cegah Kebocoran Data Penggajian dengan Aplikasi Payroll LinovHR
Melalui penjelasan di atas, Anda dapat mengetahui bahwa kebocoran terhadap payroll confidentiality memiliki risiko yang besar, baik terhadap perusahaan maupun bagi karyawan. Oleh karena itu, Anda harus menjaga rahasia penggajian di perusahaan dengan baik.
Salah satu cara yang dapat Anda lakukan untuk mencegah kebocoran pada data penggajian karyawan adalah dengan menggunakan software payroll. Rekomendasi software payroll terbaik yang dapat Anda gunakan adalah Software Payroll LinovHR.
Melalui Aplikasi Payroll LinovHR, HR pun dapat melakukan kegiatan perusahaan yang bersifat administratif dengan mudah, cepat, dan tepat.
Kegiatan payroll perusahaan pun dapat dilakukan dengan mudah, mulai dari perhitungan payroll, pembayaran gaji beserta komponen-komponennya secara rutin maupun periodik, pengelompokkan payroll berdasarkan jenis karyawan, pembuatan slip gaji, hingga menghasilkan laporan payroll.
Tak hanya itu, sistem payroll yang disediakan oleh LinovHR sudah berbasis cloud, sehingga data-data penggajian karyawan dapat dilindungi secara aman. Anda pun sudah tak perlu khawatir lagi dengan keamanan data gaji karyawan.
Itulah informasi mengenai pentingnya menerapkan payroll confidentiality yang perlu Anda ketahui. Ingin melindungi kebocoran data penggajian perusahaan dengan aman? Segera gunakan Software Payroll LinovHR sekarang juga!
