Struktur organisasi UMKM adalah salah satu hal yang harus dipahami oleh setiap pelaku usaha. Adanya struktur ini akan memberikan gambaran yang jelas tentang pembagian peran dan tugas.
Seperti yang kita ketahui, jumlah dari karyawan UMKM mungkin tidak sebanyak perusahaan pada umumnya. Tentunya ada pendekatan yang berbeda dari penyusunan struktur organisasi.
Lantas, bagaimana cara menyusunnya yang baik dan efektif? Mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Struktur Organisasi UMKM?
Struktur organisasi adalah suatu sistem yang menggabungkan berbagai kegiatan pekerjaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam kasus UMKM, struktur organisasi ini menyesuaikan dengan karakteristik dan kebutuhan usaha mikro, kecil, dan menengah.
Seperti yang diketahui, umumnya UMKM memiliki jumlah karyawan yang terbatas. Maka penyusunan struktur organisasi ini akan membantu untuk mendefinisikan peran dan wewenang
Ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan bisnis, seperti pemasaran, keuangan, dan manajemen persediaan. Bayangkan jika satu orang bertanggung jawab atas ketiga komponen tugas ini. Dampaknya adalah penurunan tingkat operasi perusahaan.
Keputusan yang dibuat oleh perusahaan pun menjadi kurang efisien dan bahkan dapat merugikan perusahaan itu sendiri.
Selain itu hasil pekerjaan mungkin tidak optimal jika tidak ada koordinasi dan spesialisasi dalam pekerjaan. Ini akan mempengaruhi prestasi bisnis dan hasil akhir.
Dengan kata lain, struktur organisasi UMKM yang ideal akan membantu memaksimalkan efisiensi dan efektivitas operasional harian, tanpa adanya pekerjaan yang terlewat.
Baca juga: Mengenal Regulasi Upah Karyawan UMKM dan Cara Menghitungnya
Tujuan Dibentuknya Struktur Organisasi UMKM
Struktur organisasi memiliki tujuan utama untuk membantu bisnis berkembang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis.
Sebuah studi yang dilakukan oleh Harvard Business Review menyatakan bahwa ketika pelaku UMKM mencapai tahap lepas landas atau “take-off“, sangat penting bagi mereka untuk memiliki struktur organisasi yang ideal.
Pada tahap awal, UMKM telah menemukan pasar mereka dan mulai menekankan pertumbuhan finansial yang cepat. Di titik ini, pekerjaan di dalam bisnis menjadi lebih kompleks, dengan perhatian tidak hanya pada aspek operasional tetapi juga strategis.
Selain itu, pembentukan struktur organisasi juga berkaitan dengan keterlibatan faktor eksternal yang juga mengambil peran dalam bisnis. Misalnya, investor, stakeholder, atau hal-hal yang berkaitan dengan regulasi.
Hal-hal ini harus diwadahi dalam sebuah struktur organisasi yang jelas dan terstruktur.
Struktur organisasi akan mendefinisikan mana bagian yang akan fokus pada operasional dan strategis. Serta mana bagian yang berfokus pada meningkatkan perkembangan internal dan eksternal.
Baca juga: 7 Contoh Struktur Organisasi Perusahaan Kecil
Fungsi Struktur Organisasi UMKM
Untuk UMKM, struktur organisasi berfungsi meningkatkan mutu dan kuantitas produk. Struktur ini memberikan tanggung jawab yang lebih khusus kepada sejumlah individu yang memiliki kemampuan dan keahlian dalam bidang masing-masing.
Selain itu, fungsi lainnya struktur organisasi UMKM lainnya adalah sebagai berikut.
1. Memenuhi Kebutuhan Manajemen
Setiap bisnis, termasuk UMKM, menghadapi aktivitas manajemen, termasuk perencanaan, pengaturan, pengawasan, dan pengendalian.
Aktivitas manajemen ini dapat dilakukan efektif melalui penggunaan struktur organisasi yang menetapkan hierarki di dalam perusahaan.
Ini memungkinkan arahan dapat dilakukan lebih jelas, termasuk dalam perencanaan bisnis dengan membagi tugas kepada manajer yang mengawasi tim-tim khusus di bawahnya.
Selain itu, manajer dapat mengelola prioritas berdasarkan kebutuhan bisnis dengan memperhatikan struktur organisasi.
2. Membantu dalam Pengambilan Keputusan
Struktur organisasi juga memfasilitasi proses pengambilan keputusan yang efektif, efisien, dan cepat. Dalam konteks ini, struktur organisasi memberi wewenang kepada anggota tim untuk turut serta dalam pengambilan keputusan bisnis.
Selain itu, melalui rantai komando yang ada, pengambilan keputusan dapat dihubungkan antara tingkat manajemen.
3. Meningkatkan Produktivitas melalui Keterlibatan Karyawan
Tanpa disadari, struktur organisasi UMKM yang ideal berdampak positif terhadap keterlibatan karyawan atau employee engagement. Hal ini terjadi karena struktur organisasi memberikan gambaran jelas mengenai peran, kewenangan, dan posisi karyawan.
Selain itu, struktur organisasi juga memfasilitasi komunikasi di antara karyawan. Secara tidak langsung, dan berkontribusi pada peningkatan kinerja dan kepuasan karyawan.
Dampak positif terhadap employee engagement ini secara langsung memengaruhi mutu dan kuantitas produk yang dihasilkan.
4. Mendorong Inovasi dan Eksperimen
Variasi dalam fungsi struktur organisasi juga mendorong inovasi dalam bisnis. Terutama, jika itu adaptif dan terdesentralisasi memungkinkan setiap individu memiliki kewenangan untuk mengelola tim mereka.
Sebagai contoh, jika bisnis UMKM memiliki struktur organisasi yang matang, seperti divisi Human Resource (HR). Divisi HR mungkin menyarankan penggunaan perangkat lunak HR untuk meningkatkan efisiensi manajemen sumber daya manusia. Hal ini kemudian memengaruhi positif bisnis UMKM.
5. Memperjelas dan Mempermudah Birokrasi
Struktur organisasi yang efektif memberikan kejelasan dan memudahkan birokrasi, baik di antara karyawan maupun dalam interaksi dengan konsumen.
Melalui hal ini, Anda dapat menentukan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu, menghindari tumpang tindih wewenang, serta menciptakan efisiensi dalam operasional perusahaan.
Lebih lanjut, struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis juga dapat menghilangkan hambatan birokrasi yang rumit, terutama dalam interaksi dengan konsumen. Sebagai akibatnya, mutu dan kuantitas produk dapat meningkat, yang berdampak positif pada kepuasan pelanggan.
6. Menciptakan Nilai dan Budaya
Budaya perusahaan yang seragam dan dapat dianut oleh seluruh karyawan dapat dibangun melalui struktur organisasi.
Keberagaman latar belakang karyawan dapat memunculkan perbedaan dalam budaya organisasi, tetapi struktur organisasi yang efektif dapat membentuk budaya yang seragam.
Dengan kata lain, melalui struktur organisasi, perusahaan dapat menciptakan budaya yang kohesif dan sesuai dengan nilai-nilai perusahaan.
7. Mendorong Pertumbuhan Bisnis
Saat mencari konsumen baru, pasar baru, atau beradaptasi dengan perubahan dalam industri, perusahaan memerlukan tenaga kerja dan peran baru. Struktur organisasi membantu perusahaan dalam merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan peran baru yang diperlukan.
Perusahaan dapat mengorganisir kelompok kerja sesuai dengan kebutuhan tersebut. Seiring dengan ekspansi bisnis, struktur organisasi berfungsi untuk memetakan kebutuhan tenaga kerja dan peran baru yang perlu diisi.
Tugas dan Wewenang Tiap Komponen Struktur Organisasi UMKM
Struktur organisasi UMKM memiliki struktur yang sederhana yang terdiri dari manajemen strategis dan manajemen operasional.
Manajemen strategi adalah pemilik yang berperan sebagai pengambil keputusan dan merencanakan visi dan misi bisnis sampai menjalin hubungan dengan pihak eksternal.
Sementara manajemen operasional berwenang melaksanakan dan mengawasi bisnis.
Namun, struktur organisasi UMKM ini bisa melebar lagi bila telah melakukan ekspansi, yaitu dengan hadirnya manajemen tingkat menengah.
Dalam struktur organisasi, masing-masing tingkatan manajemen memiliki peran dan wewenang yang berbeda, seperti berikut:
1. Manajemen Tingkat Atas
Tingkat manajemen ini biasanya diisi oleh CEO, CCO, COO, presiden, dan vice president. Peran dan wewenang mereka meliputi:
- Menyusun dan menetapkan arah rencana bisnis dalam jangka waktu tertentu.
- Merancang kerangka kebijakan perusahaan, baik secara formal maupun informal.
- Bertindak sebagai pengambil keputusan tingkat akhir dan mengevaluasi setiap keputusan strategis yang diambil oleh manajemen di bawahnya.
- Terlibat dalam hubungan langsung dengan pihak eksternal, seperti pemerintah dan pemangku kepentingan (stakeholders).
2. Manajemen Tingkat Menengah
Manajemen ini biasanya diisi oleh manajer yang mengawasi tugas-tugas khusus, seperti manajer pemasaran, manajer HR, atau manajer keuangan. Peran dan wewenang mereka termasuk:
- Menafsirkan rencana strategis dari manajemen tingkat atas dan menggunakannya sebagai panduan untuk merencanakan strategi pada tingkat manajemen menengah.
- Berperan sebagai perantara antara manajemen tingkat atas dan operasional.
- Merencanakan tugas, anggaran, evaluasi, dan pelaporan dari unit yang mereka pimpin.
- Melakukan eksperimen dan inovasi yang dapat diusulkan kepada manajemen tingkat atas.
3. Manajemen Tingkat Operasional
Manajer pada tingkat operasional berada di bawah manajemen tingkat menengah dan biasanya mengisi posisi yang lebih spesifik, seperti pemimpin pemasaran digital, pemimpin merek, atau pemimpin komunikasi pemasaran di bawah manajer pemasaran. Peran dan wewenang mereka meliputi:
- Menangani permasalahan yang muncul dalam operasi sehari-hari.
- Mengawasi aktivitas operasional harian.
- Merancang kebijakan operasional.
- Memantau kinerja karyawan di bawah mereka dan memberikan penilaian.
- Memberikan masukan mengenai langkah-langkah strategis yang kemudian disampaikan kepada manajemen tingkat menengah.
Baca Juga: Pentingnya Mileage Reimbursement di Bisnis UMKM
Strategi Menyusun Struktur Organisasi UMKM yang Efektif
Untuk membuat struktur organisasi yang efektif bagi UMKM, beberapa langkah perlu diambil, yaitu:
1. Menetapkan Tujuan dan Strategi Organisasi
Langkah pertama adalah menentukan tujuan dan strategi organisasi secara tegas dan spesifik. Tujuan dan strategi ini akan menjadi dasar dalam menentukan jenis, skala, dan bentuk struktur organisasi yang sesuai.
2. Menetapkan Pembagian Kerja
Kedua adalah menentukan pembagian kerja dalam organisasi berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan.
Pembagian kerja dapat didasarkan pada berbagai kriteria, seperti fungsi, produk, pasar, wilayah, atau kombinasi dari kriteria-kriteria tersebut.
3. Menetapkan Hierarki
Tentukan hierarki dalam organisasi berdasarkan tingkat otoritas dan tanggung jawab individu atau kelompok.
Hierarki dapat dibentuk dengan mempertimbangkan jumlah tingkatan (flatis atau tinggi), jumlah bawahan (terbatas atau luas), atau jenis wewenang (garis atau staf).
4. Menetapkan Koordinasi
Di dalam menyusun struktur organisasi Anda juga perlu menentukan mekanisme koordinasi dalam organisasi, dengan memperhatikan cara komunikasi dan integrasi antara individu atau kelompok.
Koordinasi dapat dibentuk berdasarkan alat yang digunakan (formal atau informal), mekanisme (vertikal atau horizontal), atau frekuensi (rutin atau sporadis).
5. Menetapkan Desentralisasi
Langkah kelima adalah menentukan tingkat desentralisasi dalam organisasi, yaitu sejauh mana keputusan dibuat oleh individu atau kelompok di tingkat bawah organisasi.
Desentralisasi dapat ditentukan dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti ukuran organisasi, kompleksitas lingkungan, keterampilan karyawan, dan gaya kepemimpinan.
6. Menetapkan Formalisasi
Tentukan juga tingkat formalisasi dalam organisasi, yaitu sejauh mana aturan, prosedur, dan standar ditetapkan dan diikuti dalam organisasi.
Tingkat formalisasi dapat ditetapkan berdasarkan faktor-faktor seperti tingkat kepastian, risiko, variasi, dan perubahan dalam aktivitas organisasi.
Baca Juga: Mengenal Jenis dan Bentuk Struktur Organisasi pada Perusahaan
Contoh Struktur Organisasi UMKM
Sebagai contoh,Kaafein, sebuah kedai kopi UMKM di Malang, Jawa Timur, yang didirikan pada tahun 2016, menerapkan struktur organisasi yang sederhana. Menurut informasi yang tersedia, struktur organisasi Kafein terdiri dari pemilik, manajer operasional, dan barista.
Di mana pemilik bisnis bertanggung jawab atas pekerjaan strategis seperti pemasaran, branding, pemeliharaan aset, dan keuangan. Sementara itu, manajer operasional memiliki tugas untuk mengawasi operasional kafe, sekaligus memantau dan mengarahkan barista.
Dalam kerangka 5 Tahap Bisnis Kecil yang diterbitkan oleh Harvard Business Review, Kafein berada pada tahap I. Pada tahap ini, pemilik bisnis masih mengemban tanggung jawab strategis dan operasional utama, dengan bantuan satu manajer operasional.
Hal ini wajar mengingat bahwa pada tahap ini, fokus utama bisnis adalah menarik dan mempertahankan pelanggan, sehingga tidak memerlukan struktur organisasi yang kompleks.
Kelola Struktur Organisasi UMKM Lebih Mudah dengan Software HRIS LinovHR
Struktur organisasi membantu perusahaan atau bisnis untuk menggambarkan dengan jelas peran dan tanggung jawab serta wewenang orang-orang yang terlibat dalam operasional.
Tanpa bantuan struktur yang jelas, aliran tugas, komunikasi, serta proses bisnis dapat menjadi kacau. Maka dari itu, sangat penting bagi setiap bisnis untuk mampu mengelola struktur organisasi dengan baik dan benar.
Struktur organisasi haruslah dimasukkan ke dalam manajemen organisasi yang juga mengatur pembagian peran, job family, tingkatan karyawan, serta informasi penting lainnya terkait organisasi.
Agar dapat mengelolanya lebih mudah dan efisien, penggunaan Software HRIS LinovHR akan sangat membantu.
Software HRIS LinovHR dilengkapi dengan modul dan fitur-fitur yang unggul untuk membantu bisnis Anda dalam mengelola dan manajemen human resource secara digital dan otomatis.
Untuk mengelola struktur organisasi, Anda bisa mengandalkan modul Organizational Management yang dilengkapi dengan fitur Organization Structure. Fitur ini akan membantu Anda menyusun struktur organisasi secara detail. Template dari struktur organisasi telah disediakan oleh LinovHR.
Untuk nama-nama divisi, departemen, section bisa diinput secara mandiri sesuai kebutuhan bisnis, lalu setelah diunggah ke dalam sistem maka sistem akan secara otomatis membentuk struktur organisasi Anda.
Dengan begini, membuat dan mengelola strutkur organisasi bisnis bukan lagi perkara rumit.
Dapatkan kontrol yang lebih baik atas tugas manajemen, alokasi sumber daya, dan perencanaan strategis. Segera tingkatkan produktivitas dan pertumbuhan bisnis Anda dengan LinovHR. Ayo ajukan demo gratis sekarang!
