Mengirim email rekrutmen kepada kandidat merupakan hal yang tak boleh dianggap sepele oleh HR.
Jika telah menemukan kandidat yang cocok, tapi mengirim email rekrutmennya pada waktu yang kurang tepat, bisa saja email tersebut tidak terbaca oleh kandidat.
Terlebih lagi, di era ramainya media sosial, hampir setiap saat notifikasi membanjiri ponsel maupun laptop seseorang.
Memilih waktu yang tepat untuk mengirim email juga merupakan bagian krusial dari strategi candidate engagement dan cerminan citra profesional perusahaan.
Lalu, kapan waktu yang tepat untuk mengirim email kepada kandidat? Simak penjelasannya di artikel berikut ini.
Mengapa Waktu Pengiriman Email Rekrutmen Sangat Penting?
Meski terlihat sepele, waktu pengiriman email adalah hal kecil yang memiliki dampak besar pada keseluruhan proses rekrutmen.
Mengirim email pada waktu yang tepat secara langsung dapat mempengaruhi beberapa hal berikut ini.
Tingkat Buka (Open Rate)
Pada saat kandidat sedang aktif memeriksa email, email yang masuk di paling atas inbox memiliki kemungkinan dibuka yang jauh lebih tinggi dibandingkan email yang sudah terkubur di bawah puluhan email lainnya.
Sebab, kandidat tidak perlu repot-repot untuk menscroll ke bawah untuk mencari email yang menurutnya penting.
Tingkat Respons (Response Rate)
Email yang telah dibuka dan dibaca belum tentu dibalas oleh kandidat. Ketika kandidat membaca email saat sedang sibuk atau melakukan aktivitas lain, ada potensi email rekrutmen yang masuk tidak terbalas.
Di sisi lain, email yang dibaca saat kandidat memiliki waktu luang dan suasana hati yang tepat untuk berpikir dan mengetik balasan akan mendapatkan repsons yang lebih cepat dan berkualitas.
Pengalaman Kandidat (Candidate Experience)
Mengirim email pada jam kerja normal menunjukkan bahwa HR menghormati waktu pribadi kandidat. Hal ini merupakan langkah profesional yang akan membangun citra positif perusahaan sebagai tempat kerja yang baik.
Sebaliknya, mengirim email pada jam yang tidak tepat (seperti di hari libur atau malam hari) akan membuat kandidat berpikir bahwa perusahaan tersebut tidak profesional.
Keunggulan Kompetitif
Merekrut kandidat yang berkualitas dan potensial merupakan hal yang tidak mudah bagi HR. HR perlu bersaing dengan perusahaan lainnya untuk mendapatkan tanda tangan kandidat terbaik.
Hal ini yang membuat waktu pengiriman email rekrutmen sangat penting. Mengirim email kepada kandidat berkualitas pada waktu yang tepat bisa membuat perusahaan Anda selangkah lebih maju dari perusahaan lain yang juga mengincar kandidat yang sama.
Hari dan Jam Terbaik untuk Mengirim Email ke Kandidat
Meskipun tidak ada satu panduan khusus, berbagai studi dan praktik terbaik di industri menunjukkan adanya pola waktu yang cenderung lebih efektif untuk mengirim email kepada kandidat.
Dilansir dari berbagai sumber, berikut ini hari terbaik untuk mengirim email kepada kandidat.
Selasa
Hari selasa dianggap sebagai hari yang paling efektif untuk mengirim email. Pada hari tersebut, orang-orang sudah lepas dari kesibukan di hari Senin dan cenderung lebih siap menerima informasi baru.
Hal ini yang memungkinkan tingkat buka (open rate) dan respons email lebih tinggi.
Rabu dan Kamis:
Hari Rabu dan Kamis juga dianggap efektif untuk mengirim email. Meski open rate mungkin sedikit lebih rendah dari hari Selasa, beberapa sumber menyebut tingkat klik (click-through rate) di hari Rabu sering kali lebih tinggi.
Artinya, orang yang membuka email di hari tersebut cenderung membalasnya. Hari Kamis juga dianggap waktu yang tepat, tapi perhatian orang mulai menurun karena mulai mendekati akhir pekan.
Senin
Senin bisa menjadi hari yang tepat tapi juga dianggap sebagai hari yang paling berisiko. Pada hari tersebut, banyak email menumpuk dan beberapa orang mungkin sibuk rapat atau menyusun rencana kerja.
Meski dianggap efektif karena orang cenderung mengecek email di awal pekan, risikonya adalah email Anda tenggelam dan bersaing dengan email yang masuk setelah akhir pekan.
Jumat
Jumat dianggap hari yang kurang ideal untuk mengirim email karena banyak orang yang sudah memikirkan akhir pekan. Mengirim email di hari Jumat kepada kandidat yang bekerja bisa menjadi risiko karena perhatiannya akan menurun.
Meskipun begitu, beberapa sumber menyebut Jumat di pagi hari bisa menjadi waktu yang tepat karena sedikit pesaing yang mengirim email.
Selain hari, jam mengirim email juga menjadi hal yang perlu diperhatikan. Berikut ini jam terbaik mengirim email kepada kandidat.
Pagi Hari (08.00 – 10.00)
Ini adalah waktu yang tepat untuk mengirim email karena banyak orang yang memulai beraktivitas dan mulai mengecek email. Beberapa sumber menyebut pukul 10.00 merupakan jam yang paling efektif karena tingkat buka dan klik sangat tinggi.
Setelah Makan Siang (13.00 – 14.00)
Banyak orang yang mulai kembali membuka email setelah makan atau istirahat siang. Ini menjadi waktu terbaik untuk mengirim email karena disebut sebagai “start” kedua orang-orang kembali produktif.
Menyesuaikan Waktu Pengiriman Berdasarkan Jenis Email
Mengirim email kepada kandidat juga perlu menyesuaikan berdasarkan jenis email yang dikirim. Berikut ini waktu mengirim email yang tepat berdasarkan jenisnya:
- Email Pendekatan Awal (Sourcing/Headhunting): Untuk email ini, kirim di waktu-waktu terbaik seperti Selasa sampai Kamis pagi atau siang. Di waktu ini, mereka biasanya sudah fokus bekerja dan lebih mungkin membuka serta memperhatikan isi email Anda.
- Email Undangan Wawancara: Kirim saat jam kerja normal agar kandidat bisa langsung mengecek jadwal mereka dan merespons dengan cepat. Kalau ada pertanyaan, mereka juga bisa langsung menghubungi Anda.
- Email Pemberian Tugas atau Tes: Kalau tugas yang dikirim butuh waktu pengerjaan, Jumat pagi bisa jadi pilihan yang bijak. Kandidat punya waktu untuk mencicilnya di akhir pekan kalau mereka mau, tanpa terburu-buru.
- Email Penolakan (Rejection): Hindari mengirim email penolakan di Jumat sore. Hal tersebut bisa merusak suasana akhir pekan kandidat dan meninggalkan kesan kurang baik. Kirim di hari Selasa atau Rabu siang, saat suasana kerja lebih stabil dan tidak terlalu emosional.
- Email Penawaran Kerja (Job Offer): Segera kirim begitu keputusan dibuat. Idealnya, kirim di awal atau pertengahan minggu saat jam kerja. Ini memberi waktu yang cukup bagi kandidat untuk mempertimbangkan tawaran dengan tenang, tanpa terburu-buru menjelang akhir pekan.
Faktor Lain yang Perlu Dipertimbangkan
Setelah memahami hari dan waktu yang tepat untuk mengirim email kandidat, terdapat beberapa hal lainnya yang perlu diperhatikan seperti berikut.
- Zona Waktu Kandidat: Jika Anda menghubungi kandidat dari daerah atau negara lain, ini hal yang wajib diperhatikan. Pastikan email dikirim sesuai waktu lokal mereka, bukan waktu Anda.
- Jenis Industri dan Pekerjaan: Tidak semua orang kerja dari jam 9 sampai 5. Misalnya, pekerja di bidang retail, restoran, atau kesehatan yang punya jadwal yang berbeda. Jadi, sesuaikan waktu pengiriman email Anda agar lebih relevan dengan rutinitas mereka.
- Gunakan Fitur Jadwal Kirim: Sekarang, hampir semua layanan email seperti Gmail atau Outlook sudah punya fitur “Schedule Send“. Anda bisa tulis emailnya kapan saja, lalu atur supaya terkirim di waktu terbaik sehingga tidak perlu bangun pagi atau begadang untuk mengirim email tepat waktu.
Waktu pengiriman email mungkin seperti hal yang sepele. Namun, dalam dunia rekrutmen yang kompetitif, hal inilah yang seringkali membuat perbedaan.
Ini adalah bagian dari strategi komunikasi yang efektif dan bentuk penghormatan terhadap waktu kandidat.
Otomatisasi dan Jadwalkan Komunikasi Kandidat dengan Modul Recruitment LinovHR
Memahami kapan waktu terbaik untuk mengirim email adalah hal penting. Namun, melaksanakannya secara untuk puluhan atau bahkan ratusan kandidat di berbagai tahapan rekrutmen adalah tantangan bagi HR.
Mengelola proses ini secara manual sangat memakan waktu dan rentan terhadap human error, seperti lupa mengirim email follow-up atau mengirimkannya di waktu yang tidak optimal.
Untuk mengatasi tantangan ini, teknologi hadir dalam bentuk Applicant Tracking System (ATS), seperti yang terdapat dalam Modul Recruitment dari LinovHR.
Modul ini dirancang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan seluruh alur kerja perekrutan, termasuk komunikasi dengan kandidat.
Dengan Modul Recruitment LinovHR, tim HR dapat:
- Mengirim Email Otomatis di Setiap Tahapan: Atur sistem untuk mengirimkan email konfirmasi, undangan tes, atau pemberitahuan lainnya secara otomatis saat seorang kandidat berpindah ke tahapan rekrutmen selanjutnya. Ini memastikan tidak ada kandidat yang terlewat dan semua komunikasi dikirim tepat waktu.
- Menggunakan Template Email Profesional: Buat dan simpan berbagai template email untuk beragam keperluan (undangan wawancara, penawaran kerja, hingga surat penolakan yang berempati). Hal ini menjamin konsistensi dan profesionalisme dalam setiap pesan yang dikirim.
- Melacak Riwayat Komunikasi: Semua interaksi email dengan kandidat tercatat secara terpusat dalam satu platform. Ini memudahkan seluruh tim perekrut untuk melihat status komunikasi terakhir dan menghindari pengiriman pesan yang tumpang tindih.
Dengan demikian, Anda tidak hanya mengetahui kapan waktu terbaik untuk mengirim email, tetapi juga memiliki alat yang andal untuk menjadwalkan dan mengotomatisasi pengiriman pesan tersebut secara presisi dan efisien.
Ini tidak hanya menghemat waktu tim HR, tetapi juga secara signifikan meningkatkan candidate experience dengan memberikan respons yang cepat dan profesional.
Jangan biarkan komunikasi yang tidak terjadwal menghambat proses rekrutmen Anda. Kelola interaksi dengan kandidat secara profesional bersama LinovHR.
Ajukan demo gratis sekarang!
