Hampir seluruh aspek operasional perusahaan mulai berpindah pada solusi modern berbasis teknologi, termasuk pengelolaan manajemen SDM yakni HRIS atau human resource information system.
Saat menggunakan software HRIS, perusahaan dihadapkan dengan dua pilihan antara cloud-based atau on-premise. Menentukan pilihan tersebut tidak hanya dinilai dari biaya operasional saja, namun juga menyangkut kontrol data, keamanan, fleksibilitas, serta skalabilitas perusahaan.
Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai perbedaaan software HRIS dengan cloud-base vs on-premise, definisi lebih jelas mengenai keduanya, sampai dengan fungsi utama software HRIS dengan sistem cloud dan on-premise.
Key Takeaways
- Cloud HRIS cocok untuk perusahaan yang ingin efisiensi biaya, kemudahan akses dari mana saja, serta update otomatis tanpa perlu tim IT besar.
- On-Premise HRIS lebih tepat untuk perusahaan yang membutuhkan kontrol penuh atas data, tingkat keamanan tinggi, dan kustomisasi sesuai kebutuhan.
- Keputusan terbaik bergantung pada kebutuhan bisnis, regulasi, dan prioritas perusahaan antara fleksibilitas atau kontrol.
Definisi Cloud dan On-Premise
Cloud atau HRIS berbasis SaaS (Software as a Service) adalah solusi HRIS yang dihosting di server vendor atau cloud provider dan diakses melalui internet. Vendor bertanggung jawab atas pemeliharaan infrastruktur, backup, keamanan, update atau patching, serta uptime.
Pengguna membayar lisensi atau langganan berdasarkan modul yang dibutuhkan, HRIS berbasis cloud memungkinkan akses remote, update otomatis, skalabilitas yang lebih mudah dan vendor managed security.
Sementara itu, on-premise merupakan sistem HRIS yang diinstal dan dijalankan pada infrastruktur IT internal perusahaan, seperti server lokal dan fasilitas data centre milik perusahaan itu sendiri.
Seluruh komponen seperti hardware dan software, penyimpanan data, konfigurasi, pemeliharaan, backup, sampai dengan keamanan data dikelola oleh tim IT internal tanpa campur tangan pihak ketiga.
Fungsi Utama Cloud dan On-premise pada Software HRIS
Setelah mengenali definisi dari HRIS berbasis cloud dan on-premise, berikut ini beberapa fungsi dari cloud dan on-premise yang wajib Anda ketahui.
1. Employee Data Management
HRIS berbasis cloud dan on-premise menyediakan modul untuk penyimpanan data karyawan seperti data pribadi, kontak, jabatan, histori pekerjaan, cuti, absensi, data benefits, sampai dengan pengaturan administrasi lainnya.
Namun pada HRIS berbasis cloud, data diakses melalui internet melalui berbagai lokasi. Sedangkan dalam on-premise, akses cenderung lebih terbatas secara fisik dan melalui jaringan internal perusahaan.
2. Payroll Processing
HRIS mengelola algoritma penggajian, potongan, pajak, tunjangan, lembur, sampai dengan integrasi dengan sistem lainnya seperti absensi. Cloud HRIS memastikan update regulasi pajak atau aturan pemerintah biasanya sudah otomatis diberikan oleh vendor.
Sementa HRIS berbasis on-premise umumnya membutuhkan perusahaannya sendiri untuk menjalankan update software dan regulasi sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan perusahaan.
3. Time & Attendance Tracking
HRIS berbasis cloud mampu melacak jam hadir, lembur, cuti, izin, dan absensi melalui aplikasi mobile, web, dan integrasi dengan biometrik yang sudah terhubung. Sementara pada on-premise, perangkat absensi diinstal secara internal dan dilakukan sinkronisasi ke server dalam perusahaan.
4. Recruitment & Onboarding
Modul untuk memposting lowongan kerja, melacak kandidat melalui ATS, seleksi atau screening, interview, sampai dengan proses onboarding karyawan baru pada HRIS berbasis cloud sering memberikan pengalaman baik yang sudah terintegrasi secara mobile dan web.
Sedangkan sistem on-premise lebih fleksibel untuk kustomisasi alur onboarding dengan penyesuaian workflow internal yang kompleks.
5. Performance Management & Development
Pada fitur evaluasi kinerja, feedback, pengembangan karir, dan training. Cloud umumnya menyediakan update fitur dan modul baru secara berkala, serta menggabungkan analitik performa real-time. Sementara itu, on-premise dapat diatur lebih spesifik untuk menyesuaikan culture perusahaan atau industri tertentu.
6. Reporting & Analytics
Cloud HRIS umumnya menawarkan dashboard interaktif, visualisasi, dan pembaruan data secara real-time. Sedangkan on-premise, memiliki kontrol yang lebih besar atas data dan memerlukan usaha lebih untuk mempersiapkan template laporan.
7. Security & Compliance
HRIS wajib memenuhi regulasi seperti pajak, privasi data, keselamatan kerja, dan perlindungan data. Pada HRIS berbasis cloud, vendor biasanya menyediakan sertifikasi keamanan, enkripsi, backup rutin, protokol compliance.
Namun, perusahaan wajib memastikan SLA atau perjanjian tingkat layanan dan kontrak untuk menjamin aspek-aspek tersebut. Sedangkan on-premise, memberikan kontrol langsung atas data, akses dan sistem keamanan kepada pihak internal perusahaan.
8. Scalability & Updates
HRIS berbasis cloud memungkinkan perusahaan menambahkan jumlah pengguna, modul, dan lokasi secara cepat tanpa investasi hardware besar. Vendor cloud juga rutin merilis pembaruan, patch keamanan, dan fitur baru.
Sebaliknya, HRIS berbasis on-premise memerlukan perusahaan itu sendiri untuk menyediakan hardware tambahan dan melakukan update secara manual yang dapat memakan waktu dan sumber daya.
Perbedaan Cloud dan On-Premise pada Software HRIS
Berikut ini perbedaan cloud dan on-premise pada software HRIS yang perlu Anda kenali secara lengkap.
1. Biaya Awal vs Biaya Berkelanjutan
- Cloud: Membutuhkan biaya awal yang cukup rendah, hal ini dikarenakan cloud tidak membutuhkan pembelian hardware dan lisensi yang mahal. Sebagai pelanggan, Anda cukup membayar biaya langganan setiap bulan atau setiap tahun.
- On-Premise: Memerlukan investasi besar di awal untuk hardware, lisensi, instalasi, biaya pemeliharaan, dan upgrade berkelanjutan di dalam.
2. Kontrol dan Kustomisasi
- Cloud: Kustomisasi terbatas pada parameter dan API yang disediakan vendor, jika terlalu banyak perubahan mendalam maka bisa sulit dan mahal.
- On-Premise: Kontrol penuh ke sistem, coding, modul, integrasi internal. Bisa disesuaikan dengan kebutuhan unik perusahaan.
3. Keamanan dan Privasi Data
- Cloud: Vendor bertanggung jawab pada keamanan, enkripsi, backup, dan kepatuhan seperti regulasi. Namun tetap harus dievaluasi SLA dan kewajiban vendor.
- On-Premise: Perusahaan memegang tanggung jawab penuh atas keamanan data dan bisa lebih mudah mematuhi regulasi lokal dan kebijakan khusus.
4. Kemudahan Implementasi dan Kecepatan Roll-Out
- Cloud: Implementasi lebih cepat, vendor sudah mempersiapkan infrastruktur dan template sehingga konfigurasi bisa selesai dalam waktu yang singkat.
- On-Premise: Proses setup, instalasi server, konfigurasi jaringan, serta uji coba memakan waktu lebih lama.
5. Pemeliharaan dan Update Sistem
- Cloud: Vendor otomatis melakukan pembaruan, patch keamanan, dan upgrade fitur tanpa intervensi pelanggan.
- On-Premise: Tim IT internal perusahaan harus mengelola patch, upgrade, dan kompatibilitas modul yang bisa mengganggu operasional.
6. Skalabilitas
- Cloud: Mudah ditambah user dan kapasitas sesuai kebutuhan seperti scale up dan down, tanpa harus membeli hardware yang baru.
- On-Premise: Ketika perusahaan tumbuh, harus ada pembelian hardware baru atau peningkatan infrastruktur.
Baca juga : On Premise vs Cloud, Mana Lebih Unggul?
Sesuaikan Kebutuhan Perusahaan Bersama Software HRIS Cloud dan On-Premise LinovHR!
Setiap perusahaan mempunyai kebutuhan yang berbeda dalam mengelola sumber daya manusia. Beberapa membutuhkan fleksibilitas dan efisiensi biaya dengan HRIS berbasis cloud, namun ada beberapa yang mengutamakan kontrol penuh serta keamanan internal melalui sistem on-premise.
Mulai gunakan Software HRIS dari LinovHR untuk memudahkan pengelolaan manajemen SDM sekaligus menjaga keamanan data perusahaan untuk tetap optimal. Coba demo gratis sekarang dan rasakan perbedaannya!
