Succession Planning adalah proses penting bagi setiap bisnis, karena dapat memastikan perusahaan memiliki rencana yang baik untuk menggantikan peranan pada posisi penting.
Dengan demikian, perusahaan dapat lebih mudah beradaptasi dengan perubahan dan meningkatkan peluang sukses di masa depan.
Yuk, pahami lebih dalam tentang succession planning, manfaat, hingga bagaimana menerapkannya dalam perusahaan di artikel berikut ini.
Apa itu Succession Planning?
Jika proses suksesi perusahaan melibatkan pemilihan calon pemimpin, maka tim Human Capital Management perlu merancang strategi dan perencanaan yang matang.
Kesalahan dalam memilih pemimpin dapat berdampak fatal, berpotensi menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Di sinilah pentingnya Succession Planning yang benar-benar terstruktur dengan baik.
Succession Planning adalah serangkaian strategi dan rencana yang dirancang oleh pemilik perusahaan untuk mengembangkan potensi, talenta, dan kemampuan karyawan, sehingga dapat mencetak calon pemimpin terbaik di masa depan.
Proses ini sangat penting bagi perusahaan kecil, menengah, besar, maupun yang sedang berkembang, dengan tujuan menciptakan pemimpin yang sesuai dengan visi perusahaan.
Baca Juga: Succession Planning Software, Manfaat dan Cara Menerapkannnya di Perusahaan
Mengapa Perusahaan Perlu Melakukan Succession Planning
Perusahaan perlu menerapkan succession planning untuk memastikan keberlanjutan operasional baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Berikut adalah beberapa alasan mengapa succession planning sangat penting bagi perusahaan.
Pengelolaan Karyawan Potensial
Dalam penerapan perencanaan ini dapat mencakup proses mentoring serta mengadakan pelatihan khusus, sebab karyawan yang dinilai kompeten akan diberikan pelatihan intensif agar siap menjadi pemimpin di masa depan.
Melalui succession planning, perusahaan dapat mengidentifikasi dan membantu talenta internal secara sistematis. Lebih dari 80% perusahaan mengidentifikasi karyawan dengan potensi tinggi merupakan salah satu bagian penting dari succession planning yang berhasil.
Data statistik berdasarkan riset WifiTalents
Persiapan Pensiun Karyawan
Perusahaan dapat menyiapkan proses alih pengetahuan kepada karyawan yang lebih muda, ini bagian dari persiapan pensiun. Tentu saja hal ini merupakan langkah untuk memastikan operasional tanpa perlu khawatir mengenai kekosongan posisi saat karyawan senior pensiun.
Memastikan pengetahuan dan pengalaman senior dapat diteruskan ke generasi berikutnya merupakan langkah kritis dalam succession planning. Jika perusahaan tidak menerapkannya maka besar kemungkinan perusahaan akan mengalami kegagalan dalam transisi kepemimpinan.
86% eksekutif perusahaan dan HR menilai succession planning sebagai isu paling penting dalam perusahaan, hanya 14% perusahaan yang sudah siap melaksanakannya secara efektif.
Data statistik berdasarkan riset Deloitte
Memberikan Kesempatan bagi Karyawan Muda
Succession planning dapat membuka peluang bagi karyawan muda yang memiliki potensi kepemimpinan. Dengan demikian, perusahaan dapat membimbing mereka untuk berkembang dan mempersiapkan sebagai pemimpin di masa depan.
Perusahaan yang menerapkan succession planning memudahkan akses kepada karyawan muda untuk mengisi posisi manajerial, sebanyak 64% perusahaan telah mencapai hasil tersebut. Succession planning mengidentifikasi talenta internal dan memfasilitasi gerak karier karyawan muda untuk berkembang.
Data statistik berdasarkan jurnal Universitas Kristen Petra
Dapat Mengurangi Anggaran Rekrutmen
Dengan menerapkan strategi ini, tim HR dapat menghemat biaya rekrutmen. Persiapan karyawan pengganti dari dalam perusahaan untuk mengurangi kebutuhan rekrutmen eksternal yang tentunya dapat memakan waktu dan biaya.
Mempersiapkan pengganti dari talenta internal perusahaan melalui succession planning, membantu perusahaan untuk menghemat biaya dan waktu yang dibutuhkan dalam proses rekrutmen. Hal ini membantu perusahaan untuk menemukan talenta berpotensi dalam waktu singkat sebanyak 17%.
Data statistik berdasarkan riset Deloitte
Meningkatkan Keberagaman dalam Posisi Manajerial
Dengan perencanaan yang matang, tim HR dapat memastikan bahwa posisi manajerial dapat diisi oleh individu dengan keterampilan yang sesuai. Hal ini dapat memberikan peluang bagi peluang bagi karyawan yang berkinerja tinggi untuk mengambil peran kepemimpinan tanpa terbatas pada faktor.
Memiliki perencanaan yang matang berbasis data merupakan langkah penting untuk membantu menurunkan kekosongan jabatan sebanyak 20%. Hal ini juga membantu peningkatan keberagaman dalam posisi manajerial dalam proses succession planning.
Data statistik berdasarkan riset Harvard Business
Apa Manfaat Penerapan Succession Planning di Perusahaan?
Dalam membangun rencana suksesi yang baik harus dimulai dari perubahan pola pikir bahwa perencanaan suksesi bukanlah sebuah proses untuk mencari pengganti pemimpin yang hilang semata.
Suksesor juga harus mampu mempersiapkan perusahaan menjadi lebih baik, berkesinambungan, dan tetap berorientasi ke depan agar dapat menghadapi tantangan bisnis saat ini maupun di masa yang akan datang.
Terdapat berbagai manfaat dari penerapan Succession Planning bagi perusahaan, sebagai berikut:
1. Sebagai Strategi Jangka Panjang Perusahaan
Karena banyaknya kegiatan operasional perusahaan tersebut, perusahaan lupa menjadikan perencanaan suksesi sebagai salah satu prioritas.
Dengan menerapkan perencanaan suksesi yang baik, perusahaan dapat merencanakan apa yang harus dilakukan jika sewaktu-waktu terjadi kondisi yang tidak diinginkan. Selain itu, anda juga perlu menerapkan succession planning metrics yang tepat agar suksesor memiliki kualitas yang sesuai dengan tujuan perusahaan.
Suksesi adalah salah satu bagian dari keseluruhan rencana pertumbuhan perusahaan dan menciptakan jalur bagi karyawan yang telah pensiun untuk menyerahkan tahun-tahun pengetahuan yang telah diperoleh dengan susah payah dan transisi hubungan kerja yang penting sebelum mereka pergi.
Perusahaan yang menerapkan rencana suksesi memiliki tingkat retensi karyawan berpotensi tinggi sebanyak 90% lebih banyak, hal ini memudahkan perusahaan untuk mengamankan talenta internal di masa depan.
Data statistik berdasarkan riset Talent Guard
2. Mengidentifikasi Pemimpin Masa Depan Anda yang Paling Memenuhi Syarat
Proses perencanaan suksesi secara formal mengharuskan perusahaan Anda untuk:
- Mengidentifikasi posisi-posisi yang paling penting bagi keberhasilan perusahaan di masa depan.
- Mengidentifikasi kandidat internal dengan nilai-nilai, keterampilan, dan keinginan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan penting. Bicaralah dengan calon suksesor potensial tentang minat dan rencana karir mereka.
Succession planning memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengembangkan karyawan dengan potensi tinggi sebagai pimpinan terbaik. Sebanyak 64% perusahaan yang menerapkan proses evaluasi talenta internal berhasil memilih penerus perusahaan sekaligus memastikan keberlanjutan kualitas kepemimpinan.
Data statistik berdasarkan riset SHRM
3. Membuat Struktur untuk Pelatihan dan Pengembangan
Pengembangan karyawan profesional dapat diwujudkan dalam bentuk pembinaan, bimbingan, bayangan pekerjaan atau peningkatan bertahap dalam tanggung jawab yang lebih besar.
Posisi lainnya pun bahkan mengharuskan seorang kandidat untuk melanjutkan studinya ke tingkatan yang lebih tinggi demi mendapatkan pendidikan tambahan ataupun sertifikasi profesional.
Succession planning membangun kerangka kerja secara sistematis untuk training dan pengembangan karyawan. Penerapan tersebut mampu meningkatkan persiapan talenta internal untuk mengisi posisi kepemimpinan sebanyak 85% melalui mentoring dan job rotation.
Data statistik berdasarkan jurnal British Journal of Marketing Studies
4. Mempertahankan Identitas Brand
Anda sering mendengar berita tentang CEO yang datang ke sebuah perusahaan di luar janji hanya gagal dalam waktu singkat. Ironisnya, perekrutan yang merusak seperti itu dapat merusak reputasi perusahaan dan pertumbuhan jangka panjang bersama. Perencanaan suksesi dapat membantu perusahaan Anda menghindari hal tersebut.
Dengan mengidentifikasi dan merawat seorang penerus internal, dapat dipastikan perusahaan tersebut akan dipimpin oleh seseorang yang mempunyai nilai-nilai dan sangat memahami janji merek perusahaan, pelanggan dan karyawannya karena mereka telah menjalaninya sendiri.
Pengembangan talenta internal perusahaan membantu perusahaan untuk memastikan identitas dan budaya perusahaan tetap terjaga. Perusahaan yang mengutamakan succession planning dapat mencatat peningkatan loyalitas karyawan sebanyak 20%. Hal ini disebabkan karena pemimpin yang memahami nilai-nilai perusahaan lebih efektif dalam menjaga citra perusahaan.
Data statistik berdasarkan riset AIHR
| No. | Aspek | Succession Planning | Tanpa Succession Planning |
| 1. | Keberlanjutan Bisnis | Terjamin melalui persiapan pemimpin pengganti | Rentan gangguan operasional saat masa transisi |
| 2. | Pengelolaan Talenta | Fokus pada pengembangan dan training internal | Tidak terstruktur dan sering kehilangan talenta |
| 3. | Risiko Kekosongan Posisi | Minim, melalui pipeline calon pengganti | Tinggi, posisi penting akan kosong dalam waktu lama |
| 4. | Biaya Rekrutmen | Efisiensi tinggi dengan pengisian internal | Biaya lebih tinggi karena rekrutmen eksternal |
| 5. | Keberagaman Manajerial | Mendukung inklusi dan keberagaman | Terbatas dan kurang terarah |
Baca Juga: 8 Langkah Melakukan Succession Planning Strategy
Bagaimana Menerapkan Succession Planning di Perusahaan Anda?
Dalam succession planning hal pertama adalah mengidentifikasi kemampuan, keterampilan, dan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan di setiap unit kerja, perusahaan perlu mencari individu dengan memiliki potensi kepemimpinan sesuai dengan standar dan kebutuhan bisnis.
Ketika perusahaan ingin memilih calon pemimpin, maka pilih dari sumber internal maupun eksternal. Jika kandidat berasal dari dalam perusahaan, maka tim human capital memiliki peran penting dalam mengelola dan memastikan kesiapan individu tersebut.
Tim human capital bertanggung jawab dalam membimbing dan mengembangkan calon pemimpin melalui berbagai program pelatihan dan pengembangan kompetensi. Pelatihan ini dapat meningkatkan keterampilan teknis, kepemimpinan, serta pemahaman terhadap visi dan budaya perusahaan.
Melalui pendekatan ini, calon pemimpin tidak hanya siap mengisi posisi strategis, tetapi juga mampu untuk menjalankan tanggung jawabnya secara efektif sesuai kebutuhan perusahaan.
1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan Anda
Langkah pertama yang dibutuhkan dalam succession planning adalah mengidentifikasi kebutuhan strategis perusahaan, ini dapat melibatkan penentuan posisi-posisi kunci yang memiliki dampak signifikan terhadap keberhasilan perusahaan dan harus segera diisi jika terjadi kekosongan.
Selain itu, pentingnya untuk mempertimbangkan tantangan bisnis yang mungkin akan dihadapi dalam 1-5 tahun ke depan dan dapat menyesuaikan kebutuhan suksesi sesuai dengan strategi pada perusahaan.
Baca Juga: Indikator Kepemimpinan Untuk Calon Pemimpin Perusahaan
2. Perhatikan Staf yang Potensial untuk Naik Level
Setelah mengidentifikasi secara menyeluruh, langkah selanjutnya adalah mengamati staf yang berpotensi untuk naik level. Anda dapat mengadakan pertemuan privat dengan staf potensial ini untuk mendalami rencana karier jangka panjang mereka. Pastikan bahwa seluruh rencana perusahaan di masa mendatang juga sejalan dengan rencana pribadi karyawan dalam karier mereka.
3. Integrasikan Kualifikasi Talenta Terbaik ke Proses Rekrutmen
Setelah tahapan proses succession planning dilakukan dengan baik, hasil pengamatan terhadap talenta terbaik dapat diintegrasikan ke dalam proses rekrutmen. Pahami skill yang dibutuhkan untuk peran-peran manajerial, seperti kemampuan mengikuti tren, berpikir kritis, dan kebijaksanaan. Pastikan karakteristik tersebut menjadi pertimbangan penting dalam pemilihan kandidat yang akan direkrut.
4. Mengimplementasikan Training Kepemimpinan
Untuk mempertahankan dan mengembangkan karyawan terbaik, Anda perlu memberikan mentorship serta pelatihan tambahan yang bermanfaat.
Berikan porsi pelatihan yang lebih intens dibandingkan karyawan lainnya. Skill dapat dilatih seiring dengan bertambahnya jam terbang.
Contohnya, memberikan kepercayaan kepada karyawan terbaik untuk menjadi penanggung jawab suatu agenda perusahaan yang masih terkait dengan divisi tempat mereka bekerja. Cara ini memberikan kesempatan bagi karyawan untuk menjadi pemimpin.
5. Tentukan Posisi-Posisi yang Diperlukan
Setelah kebutuhan perusahaan diidentifikasi, berikutnya adalah dapat menentukan posisi yang diperlukan dalam perencanaan suksesi. Hal ini dapat melibatkan identifikasi peran-peran kunci yang memiliki pengaruh signifikan terhadap aktivitas normal perusahaan.
Posisi kosong harus segera diisi jika terjadi kekosongan untuk memastikan kelangsungan operasional dan pencapaian tujuan pada strategis perusahaan. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki rencana suksesi efektif untuk menjaga keberlanjutan dan kesuksesan dalam jangka panjang.
Baca juga: 7 Succession Planning Template yang bisa HR gunakan
Menentukan Karyawan yang Cocok untuk Succession Planning
Perusahaan membutuhkan kriteria dan metode yang jelas untuk memilih karyawan berpotensi tinggi agar succession planning dapat berjalan secara efektif. Tidak semua karyawan cocok dan mampu untuk diproyeksikan untuk mengisi kekosongan pimpinan di masa depan.
Hal ini yang menyebabkan perusahaan memerlukan cara yang tepat untuk memastikan talenta internal yang dipilih benar-benar mempunyai kompetensi dan motivasi untuk berkembang. Berikut beberapa metode yang digunakan untuk mencapai succession planning yang berhasil.
1. 9 Box Grid
Metode 9 box grid merupakan salah satu metode umum dan populer untuk menilai karyawan berdasarkan dua dimensi utama, yakni kinerja dan potensi. Karyawan dipetakan dalam 9 kotak untuk membantu HR dalam melihat siapa saja yang termasuk ke dalam high potential, siapa saja yang membutuhkan pengembangan, dan siapa saja yang tidak cocok untuk peran tersebut.
2. Assessment Center
Metode ini berguna untuk mengukur keterampilan kepemimpinan, kemampuan analisis, komunikasi, dan pengambilan keputusan melalui berbagai tes. Mulai dari studi kasus, role play, sampai dengan interview mendalam. Hasil dari metode ini lebih objektif dikarenakan penilaian karyawan berdasarkan situasi yang nyata atau melalui simulasi.
3. Key Performance Indicator & OKR
Evaluasi pencapaian target kerja yang konsisten juga menjadi metode penting menemukan karyawan yang cocok untuk succession planning. Karyawan yang mampu melampaui target dengan kualitas baik umumnya memiliki potensi besar untuk mengisi posisi kepemimpinan.
4. 360 Degree Feedback
Metode ini mengandalkan umpan balik dari atasan, rekan kerja, bawahan, maupun diri sendiri. Feedback yang menyeluruh dapat memberikan gambaran lebih jelas mengenai kemampuan interpersonal dan leadership seorang karyawan.
5. Competency Mapping
Pemetaan kompetensi digunakan untuk melihat sejauh mana keterampilan teknis atau hard skills dan kemampuan interpersonal atau soft skills pada karyawan sesuai dengan kebutuhan posisi kosong perusahaan di masa depan.
Tantangan Melakukan Succession Planning
Terdapat beberapa tantangan dalam melakukan perencanaan suksesi yang perlu untuk diperhatikan, sebagai berikut.
1. Prosesnya dapat Memakan Waktu
Menerapkan perencanaan suksesi dapat membutuhkan waktu cukup lama untuk memberikan hasil yang optimal. Manager sering kali menilai berdasarkan pencapaian jangka pendek, sehingga dapat terabaikan.
2. Munculnya Rasa Kekhawatiran
Sebagian masih menganggap bahwa perencanaan suksesi sebagai ancaman karena merasa bahwa hal ini mencerminkan rasa kurangnya kepercayaan terhadap tim kepemimpinan yang ada.
3. Ketidakjelasan dalam Penanggung Jawab
Terdapat beberapa kasus, tidak ada pihak yang secara spesifik bertanggung jawab atas succession planning. Akibatnya, karyawan cenderung mengabaikan hal ini karena merasa bukan bagian dari tugas mereka.
4. Resistensi terhadap Perubahan
Beberapa individu enggan untuk menerima perubahan karena telah merasa nyaman dengan kondisi saat ini. Akibatnya, mereka mungkin akan menolak implementasi perencanaan suksesi.
5. Adanya Penolakan dari Manajer
Beberapa manajer enggan untuk melepaskan karyawan terbaik mereka karena khawatir akan berdampak pada kinerja tim atau pencapaian target kerja. Akibatnya, mereka kurang untuk mendukung perencanaan suksesi, baik secara terbuka maupun tersirat. Maka tidak direkomendasikan anggota tim untuk dipromosikan atau dipindahkan ke posisi lain di dalam perusahaan.
Studi Kasus Succession Planning
Berikut beberapa studi kasus yang dapat menggambarkan perencanaan suksesi di berbagai perusahaan.
1. PT Timur Jaya Panel
PT Timur Jaya Panel adalah salah satu perusahaan keluarga yang bergerak di bidang perdagangan particle board dan medium density fibreboard (MDF). Perusahaan ini telah memulai perencanaan suksesi dengan memperkenalkan calon penerus kepada bisnis serta pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Namun, calon suksesor masih belum terlibat secara aktif dalam operasional perusahaan karena masih menyelesaikan pendidikannya.
Tantangan utama yang dihadapi perusahaan keluarga adalah sulitnya mempertahankan bisnis dalam jangka panjang. Banyak pemilik bisnis keluarga yang menolak atau bahkan gagal menyusun kerangka kerja sistematis untuk merancang strategi masa depan perusahaan.
Studi kasus tersebut berdasarkan jurnal Universitas Kristen Petra
2. PT Kasam
Penelitian pada PT Kasam, perusahaan keluarga yang menggunakan metode Ace-Man untuk menganalisis proses perencanaan suksesi. Hasilnya menunjukkan bahwa kurangnya perencanaan suksesi yang sistematis dapat menghambat keberlanjutan bisnis keluarga.
Hasil dari penelitian ini dapat menekankan pentingnya strategi jangka panjang dan pemahaman mendalam mengenai proses suksesi untuk dapat memastikan kelangsungan pada perusahaan.
Studi kasus tersebut berdasarkan jurnal Universitas Telkom
3. Brahma Tirta Sari Batik Studio, Yogyakarta
Permasalahan pada Brahma Tirta Sari Batik Studio di Yogyakarta menganalisis sebuah perencanaan suksesi bisnis pada keluarga dari perspektif pasangan memiliki dengan memiliki latar belakang budaya yang berbeda.
Penelitian ini dapat menyoroti bagaimana perbedaan budaya antara pemilik dapat mempengaruhi perencanaan suksesi dan pentingnya untuk komunikasi antar keluarga dalam proses tersebut.
Studi Kasus tersebut berdasarkan jurnal Universitas Telkom
4. Airbnb
Airbnb menghadapi tantangan transisi kepemimpinan setelah lonjakan pertumbuhan yang pesat serta kebutuhan untuk mempertahankan budaya perusahaan saat ekspansi global terjadi. Airbnb menerapkan metode 9 box grid dan competency mapping untuk mengevaluasi potensi dan kinerja pemimpin berpotensi tinggi. Selain itu, Airbnb juga menggunakan OKR sebagai alat untuk mengukur pencapaian kinerja calon suksesor.
Hasil dari penerapan succession planning tersebut, Airbnb membantu proses identifikasi pemimpin baru dengan kemampuan yang sejalan untuk meneruskan visi perusahaan serta menyesuaikan strategi bisnis di pasar global.
Studi kasus tersebut berdasarkan riset Harvard Business
5. Stripe
Stripe membutuhkan perencanaan suksesi untuk menjaga stabilitas kepemimpinan inti dan mengantisipasi rotasi kepemimpinan saat masuknya pendiri baru dan ekspansi produk. Stripe menerapkan assessment center dan competency mapping yang dilengkapi dengan program mentoring eksekutif dan evaluasi 360 degree feedback. KPI dan OKR juga digunakan untuk memantau performa dan kemajuan suksesor.
Budaya perusahaan startup yang dinamis membuat Stripe membentuk kepemimpinan melalui strategi pipeline yang kuat. Hasilnya, Succession planning yang diterapkan oleh Stripe meminimalisir gangguan bisnis ketika rotasi kepemimpinan dan memaksimalkan pengembangan talenta internal.
Studi kasus tersebut berdasarkan riset Stripe
6. PT Telekomunikasi Indonesia TBK
Telkom memiliki tantangan yang kompleks dalam pengelolaan suksesi kepemimpinan perusahaan besar. Mengintegrasikan proses suksesi di dalam struktur perusahaan besar untuk kepentingan dan birokrasi yang kompleks.
Telkom menggunakan metode assessment center, competency mapping, 360 degree feedback, KPI, dan OKR untuk menilai dan mengembangkan talenta internal dengan potensi tinggi sebagai calon pemimpin perusahaan.Hasil dari succession planning tersebut adalah efektivitas kepemimpinan yang terjaga dan peningkatan kinerja manajerial, sampai dengan retensi karyawan.
Studi kasus tersebut berdasarkan jurnal Universitas Diponegoro
Berikut adalah contoh bagan succession planning yang wajib Anda ketahui.
Penerapan Succession Management System LinovHR untuk Succession Planning
Succession planning merupakan langkah penting yang memastikan keberlangsungan dan kesuksesan jangka panjang perusahaan.
Dalam hal ini, Modul Succession Management dari LinovHR dapat membantu perusahaan menerapkan strategi suksesi yang efektif melalui berbagai fitur yang memudahkan proses perencanaan.
Fitur Succession Setting mempermudah HR dalam mengelola kesiapan, potensi, dan kinerja karyawan. Fitur Talent Pool mengelompokkan karyawan berdasarkan tingkat kesiapan mereka, sementara Succession Pool menyediakan data karyawan yang memenuhi kualifikasi untuk suksesi.
Software ini menggunakan metode 9-box grid, sebuah teknik pemetaan karyawan berdasarkan kompetensi dan performa, yang parameternya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Selain itu, integrasi dengan Learning Management System LinovHR memungkinkan perusahaan memberikan pelatihan yang dibutuhkan untuk calon suksesor potensial.
