Hal pertama yang dilakukan karyawan saat tiba di kantor adalah mencatatkan kehadirannya dalam sistem absensi.
Perusahaan menggunakan berbagai macam cara dalam mengelola absensi karyawan. Ada perusahaan yang menggunakan aplikasi absensi mobile, ada juga yang masih menggunakan absensi manual.
Umumnya perusahaan yang bertahan dengan cara manual berpikir penggunaan aplikasi absensi rumit dan akan menelan banyak biaya.
Disisi lain, banyak perusahaan lainnya memilih software absensi mobile karena dinilai memudahkan kinerja HRD. Mana yang benar?
Sebelum memutuskan memilih menggunakan aplikasi absensi atau absensi manual, simak perbandingannya berikut ini!
Perbandingan Aplikasi Absensi Mobile dan Absen Manual
Pertanyaan mengenai mana yang lebih bagus antara aplikasi absensi mobile dan manual masih menjadi topik yang sering dibicarakan HRD.
Apapun yang dipilih, perusahaan dan HRD harus memahami terlebih dahulu perbandingan antara absensi mobile dengan absensi manual. Kali ini LinovHR akan membahas 4 aspek dari kedua sistem ini.
Fitur
Absensi manual lebih dahulu digunakan ketika perusahaan mulai perusahaan bekembang.
Sistem manual hanya mampu menampung data kehadiran, tetapi mempunyai fitur yang terbatas karena tidak terhubung secara elektronik. Karyawan harus menuliskan data absen mereka jika ingin data kesehariannya tercatat.
Absensi yang terkoneksi dengan internet memiliki fitur yang lebih unggul dari sistem manual. Absensi mobile juga mampu mencatat kehadiran karyawan yang sedang melakukan perjalanan dinas di luar kantor.
Data dapat di-generate menjadi sebuah laporan kehadiran dalam bentuk processed timesheet yang telah dianalisis dan menampilkan status kehadiran, cuti, dan lembur karyawan.
Dengan begitu HRD dapat mengambil keputusan berkaitan dengan kehadiran karyawan dengan lebih akurat.
Baca Juga: Mudah Menghitung Lembur dengan Software HRD LinovHR
Keamanan
Selain memiliki fitur yang minim, sistem absensi manual memiliki tingkat keamanan yang rendah.
Tidak adanya verifikasi dan enkripsi untuk mengakses data kehadiran dari sistem manual membuat data kehadiran dalam sistem manual mudah dipalsukan. Jika data dan informasi perusahaan mudah dipalsukan, kredibilitas perusahaan akan diragukan.
Risiko pemalsuan data kehadiran tidak dapat ditemui dalam absensi mobile. Data kehadiran dalam absensi mobile disimpan dalam cloud server, dimana untuk mengaksesnya user harus memasukkan password dan username terlebih dahulu. User yang memiliki akses hanya orang-orang terkait yang memiliki kepentingan.
Integrasi
Kehadiran karyawan berpengaruh terhadap gaji yang akan diterima karyawan. Karyawan yang hadir full dalam sebulan akan menerima gaji yang berbeda dengan karyawan yang beberapa kali tidak masuk kerja tanpa alasan.
Pengelolaan payroll atau gaji memerlukan data dari kehadiran karyawan. Sayangnya dalam sistem manual, data kehadiran terpisah dan harus dimasukkan secara manual kedalam sistem payroll, barulah kemudian payroll dapat dilakukan.
Padahal input manual menimbulkan kesalahan input yang akan menyebabkan kesalahan atau ketidakakuratan perhitungan.
Berbeda dengan absensi mobile yang memiliki sistem dan dapat diintegrasikan dengan sistem payroll, HRD tidak perlu input data kehadiran secara manual.
Data kehadiran yang tersimpan dalam cloud server dapat “ditarik” kedalam sistem payroll. Perhitungan gaji pun lebih cepat dan akurat.
Tingkat Keakuratan
Tingkat keakuratan tinggi adalah keinginan bagi setiap perusahaan. Data kehadiran yang masuk dalam sistem absensi manual tidak dapat dipantau secara langsung oleh staff HRD.
Tingkat keakuratan data kehadiran dari manual pun dapat diragukan, mengingat tingkat keamanannya juga rendah. Lagi-lagi sistem manual tertinggal dari absensi mobile jika dilihat dari tingkat keakuratannya.
Sementara itu, absensi mobile mampu merekam data kehadiran yang masuk secara real time, staf HRD dapat saat itu juga melihat data kehadiran karyawan.
Jadi akan terlihat karyawan mana yang selalu datang tepat waktu dan selalu terlambat setiap hari. Seluruh proses perekaman data berlangsung secara otomatis.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Mobile
Berdasarkan penjelasan mengenai perbandingan antara absensi mobile dan sistem absensi manual, dapat ditarik kesimpulan bahwa absensi mobile jauh lebih unggul dibandingkan dengan sistem manual.
Keunggulan tersebut menghasilkan beberapa keuntungan dalam menggunakan absensi mobile bagi perusahaan. Apa saja keuntungannya?
1. Minim Kecurangan
Data yang masuk dari aplikasi absensi mobile tersimpan dalam cloud server dengan tingkat keamanan tinggi dan dapat dilihat oleh staf HRD saat itu juga.
Teknologi ini dapat meminimalisir kecurangan. Karyawan tidak bisa memanipulasi data kehadiran dengan mudah karena disimpan dengan aman.
2. Perhitungan Jam Kerja Akurat
Sistem dalam program aplikasi absensi mobile dilakukan secara otomatis dan berbasis online membuat perhitungan jam kerja lebih akurat.
Sinkronisasi check in dan check out dapat berjalan otomatis di semua perangkat keras. Cara ini sangat efektif untuk memantau dan melakukan penilaian kinerja karyawan.
Baca Juga: Kriteria Sistem HRD untuk Otomatisasi Kinerja
3. Rekapitulasi Lebih Mudah
Semua data kehadiran baik yang tepat waktu maupun terlambat tercatat secara otomatis.
Hal itu membuat rekapitulasi kehadiran untuk membuat laporan kehadiran lebih mudah dibandingkan dengan cara manual. Kinerja HRD akan menjadi lebih cepat dan efektif.
4. Integrasi Cepat
Data kehadiran dapat diintegrasikan ke dalam sistem lain seperti payroll dan penilaian kinerja karyawan. Sehingga integrasi pun dapat dilakukan dengan cepat.
Ketika integrasi data dapat dilakukan dengan cepat, maka proses lain yang membutuhkan data kehadiran dapat berjalan dengan lancar dan menghasilkan hasil akurat dan tepat.
Memilih Aplikasi Absensi Berbasis Mobile dari LinovHR
Penjelasan mengenai perbandingan dan keuntungan program aplikasi absensi mobile dapat membuat kinerja perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien, khususnya dalam pengelolaan karyawan dan operasional.
Keuntungan dan manfaat dapat dirasakan langsung oleh perusahaan jika menggunakan absensi mobile dari LinovHR yang siap membantu perusahaan seputar pengelolaan absensi karyawan.
LinovHR telah berpengalaman menangani banyak client dari berbagai industri, sehingga tidak perlu diragukan kehandalannya dalam menyusun sebuah absensi mobile.
Dibalik sistemnya terdapat layanan konsumen yang siap mendengarkan kebutuhan perusahaan sehingga perusahaan mendapatkan absensi mobile yang paling cocok dan sesuai dengan kebutuhan.
Dapatkan aplikasi absensi mobile atau aplikasi absensi dari LinovHR sekarang juga dengan menghubungi kami!
