Cara Membuat Schedule Kerja dengan Aplikasi Absen Online

Schedule kerja adalah jumlah jam per hari atau jumlah hari per minggu yang menjadi kewajiban karyawan untuk bekerja.

Schedule atau jadwal ini bervariasi untuk setiap perusahaan, tergantung tipenya. Perusahaan yang memiliki karyawan shift tentu saja memiliki jam kerja yang berbeda dengan perusahaan dengan karyawan full time.

Setiap perusahaan harus membuat jadwal kerja agar karyawan tahu kapan ia harus bekerja. Namun, bagaimana cara membuatnya? Simak selengkapnya di sini!

 

 

Jenis-jenis Schedule Kerja

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, jadwal kerja untuk setiap perusahaan berbeda-beda. Perbedaan itu bisa muncul karena kebutuhan karyawan yang tidak sama untuk setiap perusahaan.

Berikut ini adalah jenis-jenis schedule kerja yang dapat Anda cermati:

 

1. Schedule Kerja Konvensional

Schedule kerja konvensional adalah jam kerja yang telah ditentukan secara teratur setiap harinya.

Misalnya, karyawan wajib bekerja dari jam 8 hingga jam 5 atau dari jam 9 hingga jam 6.

Jumlah hari kerja pada jadwal kerja konvensional juga biasanya selalu sama. Umumnya, karyawan dengan jam kerja konvensional bekerja dari hari Senin hingga Jumat atau Sabtu.

Jam kerja ini umumnya tidak terikat pada lembur. Artinya, tidak ada jadwal lembur dan lembur hanya dilakukan ketika beban kerja perusahaan sedang tinggi. Tentu saja, perusahaan harus menyediakan insentif tambahan bagi karyawan yang melakukan lembur.

 

2. Schedule Kerja Shift

Berbeda dengan schedule kerja konvensional yang memiliki jam kerja teratur, schedule kerja shift tidak selalu sama sepanjang waktu. Karyawan biasanya akan bekerja di waktu yang berbeda, namun secara keseluruhan jatah jam kerjanya akan sama.

Jam kerja shift diterapkan pada perusahaan dengan jam operasi cukup lama, terutama 24 jam. Contohnya bisnis retail di pusat perbelanjaan, restoran atau kafe, dan customer service.

Berdasarkan UU Ketenagakerjaan, jadwal kerja shift dibagi menjadi tiga, yaitu shift pagi, shift sore, dan shift malam. Tiga shift ini harus dibagi dengan adil kepada seluruh karyawan agar semua karyawan bisa merasakannya.

 

3. Schedule Kerja On/Off

Lalu, yang terakhir ada schedule kerja on/off.  Jadwal kerja ini memiliki jatah kerja dan libur dalam rentang waktu yang panjang. Maksudnya, karyawan bekerja untuk waktu yang lama kemudian diberikan waktu libur dalam waktu yang lama pula.

Jadwal kerja on/off biasanya digunakan oleh perusahaan yang memiliki lokasi kerja jauh. Misalnya perusahaan-perusahaan pelayaran, perminyakan, dan pertambangan.

 

Baca Juga: Apa Itu 9/80 Work Schedule? Begini Cara Kerjanya

 

Pedoman Membuat Schedule Kerja

Ketika membuat schedule kerja, Anda harus memperhatikan peraturan yang berlaku. Di Indonesia, aturan dan ketentuan mengenai jam kerja karyawan telah termuat dalam UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003.

Berikut ini adalah pedoman membuat jam kerja berdasarkan UU Ketenagakerjaan:

 

1. Peraturan jam kerja ada dua, yaitu:
   • Perusahaan yang menetapkan 6 hari kerja mengharuskan karyawan bekerja selama 7 jam dalam sehari dan 40 jam dalam seminggu.
   • Perusahaan yang menetapkan 5 hari kerja mengharuskan karyawan bekerja selama 8 jam dalam sehari dan 40 jam dalam seminggu.
2. Jika perusahaan mempekerjakan karyawan melebihi waktu kerja pada poin sebelumnya, perusahaan wajib membayar upah kerja lembur. Jam kerja lembur yang diizinkan adalah paling banyak 3 jam sehari dan 14 jam dalam seminggu.
3. Perusahaan bisa mempekerjakan karyawan di hari libur resmi jika pekerjaan tersebut harus dikerjakan terus menerus. Namun, perusahaan tetap harus memberi upah kerja lembur pada karyawan yang bekerja di hari libur resmi.
4. Pekerja perempuan berusia di bawah 18 tahun dan perempuan hamil yang menurut dokter kehamilannya berbahaya dilarang bekerja pada pukul 23.00 hingga 07.00. Sehingga, Anda tidak bisa memasukkan kedua kelompok tersebut dalam shift malam.

 

Baca Juga: Langkah Efektif untuk Membuat Jadwal Kerja Karyawan

 

Contoh Schedule Kerja

Setelah mengetahui jenis-jenis dan pedoman membuat jam kerja, waktunya Anda untuk mengetahui contoh jam kerja. Berikut contohnya:

 

Sebuah kedai fast food kecil memiliki 5 orang karyawan. Restoran ini beroperasi selama 24 jam, sehingga karyawan harus bekerja dalam 3 shift. Pembagian shift kerjanya yaitu:

• Shift 1: 07.00 – 15.00
• Shift 2: 15.00 – 23.00
• Shift 3: 23.00 – 07.00

Setiap karyawan memiliki jatah libur sebanyak 2 kali dalam seminggu (ditandai dengan “X”) dengan total jam kerja 40 jam per minggu.

 

 

Untuk menghitung jumlah shift karyawan, rumus Excel yang digunakan adalah sebagai berikut:

• Jumlah frekuensi shift 1 : = COUNTIF(B5:H5;1)
• Jumlah frekuensi shift 2 : = COUNTIF(B5:H5;2)
• Jumlah frekuensi shift 3 : = COUNTIF(B5:H5;3)

 

Sementara itu, rumus menghitung jumlah hari libur dan total jam yaitu:

Jumlah hari libur: = COUNTIF(B5:H5;”X”)

Total jam: = (I5*7)+(J5*7)+(K5*7)+5

 

Baca Juga: 4 Rekomendasi Aplikasi Pembuat Jadwal Kerja yang Populer

 

Atur Schedule Kerja Lebih Mudah dengan Aplikasi Absen Online

 

Banyak perusahaan masih mengandalkan Microsoft Excel untuk membuat schedule kerja, padahal seperti yang sama-sama kita ketahui, cara tersebut sangat merepotkan dan sangat tidak praktis.

Terlebih bila karyawan akan meminta perubahan schedule atau pengajuan cuti atau pengajuan lainnya. Sebagai solusi untuk Anda, Anda bisa menggunakan Software Absensi LinovHR.

Software ini memiliki fitur Time Group yang sangat cocok untuk perusahaan dengan sistem kerja shift. Fitur Time Group digunakan untuk mengelompokkan karyawan dengan jam kerja yang sama. Dengan demikian, karyawan bisa tahu dengan siapa saja ia bekerja dalam shift yang sama.

Tak hanya itu, melalui fitur Time Group, Anda juga dapat mengelola jadwal dan status kehadiran karyawan dengan praktis. Jadwal ini pun dapat Anda gunakan sebagai bahan analisis penggajian untuk melihat kecocokan antara jadwal kerja dengan kehadiran karyawan.

Time Group pada Software Absensi LinovHR juga bisa mengatur jam kerja fleksibel, paid overtime, flexible holiday overtime, overtime rounding, serta toleransi keterlambatan.

 

 

Bagi karyawan, mereka bisa mengajukan request  pergantian jadwal, pengajuan lembur sampai cuti dengan menggunakan aplikasi absensi online LinovHR.

Request yang mereka ajukan akan langsung masuk ke dashboard Software Absensi di sana Anda tinggal melakukan approval.

Banyak sekali yang bisa Anda dapatkan dari Software Absensi LinovHR, bukan? Karena itu, segera jadwalkan demo dengan kami melalui link berikut ini!