Surat pengantar adalah salah satu surat resmi dalam urusan administrasi. Surat ini akan berisikan informasi bahwa orang yang membawa surat pengantar telah diberikan tanggung jawab dan tugas oleh pihak tertentu.
Dengan diberikannya surat ini, maka tidak akan ada kesalahpahaman antar instansi.
Oleh sebab itu, artikel dari LinovHR berikut ini akan menjelaskan mengenai contoh surat pengantar agar Anda bisa membantu Anda dalam membuatnya. Simak ulasannya berikut ini ya!
Definisi Surat Pengantar
Surat pengantar adalah sebuah surat resmi yang dibuat oleh instansi, organisasi, perusahaan, atau lembaga untuk memberikan sebuah informasi penting kepada pihak tertentu.
Surat ini berisi tentang suatu informasi mengenai pernyataan bahwa orang yang membawa surat pengantar tersebut telah diberi tugas atau disetujui oleh pihak yang bertanggung jawab atas isi surat pengantar.
Contoh surat pengantar ini bisa berupa dokumen, surat pengantar kerja, surat pengantar proposal, surat pengantar RT dan RW dan lain sebagainya.
Fungsi Surat Pengantar Secara Umum
Secara umum, surat pengantar berfungsi sebagai dokumen resmi yang digunakan untuk menyampaikan maksud atau kepentingan tertentu kepada pihak lain.
Surat ini membantu memperjelas tujuan administrasi sekaligus menjadi bentuk komunikasi formal antar individu maupun antar instansi.
Berikut beberapa fungsi utama surat pengantar:
1. Menyampaikan Informasi Secara Resmi
Surat pengantar digunakan untuk menjelaskan maksud pengiriman dokumen atau permohonan tertentu agar pihak penerima memahami konteks dan tujuan secara jelas.
2. Sebagai Dokumen Pendukung Administrasi
Dalam banyak keperluan, surat pengantar menjadi syarat utama untuk mengurus dokumen lain, seperti pembuatan SKCK, izin nikah, surat keterangan tidak mampu (SKTM), atau administrasi kependudukan lainnya.
3. Menunjukkan Legalitas dan Keabsahan
Surat pengantar membuktikan bahwa individu atau dokumen yang dibawa telah diketahui dan disahkan oleh pihak yang berwenang, seperti RT/RW, instansi, atau perusahaan.
4. Menjaga Etika dan Tata Tertib Antarinstansi
Dalam hubungan administratif, surat pengantar menjadi bentuk kesopanan resmi dan prosedur formal ketika satu pihak berkomunikasi dengan pihak lain.
Fungsi Surat Pengantar bagi Perusahaan
Bagi perusahaan, surat pengantar memiliki fungsi yang lebih strategis, bukan sekadar formalitas administrasi. Beberapa di antaranya adalah:
1. Representasi Resmi Perusahaan
Surat pengantar menjadi media komunikasi formal perusahaan kepada pihak eksternal, seperti klien, instansi pemerintah, atau mitra bisnis.
2. Validasi Dokumen atau Karyawan
Perusahaan menggunakan surat pengantar untuk memastikan bahwa dokumen atau karyawan yang diutus benar-benar mewakili perusahaan secara sah.
3. Mendukung Proses Kerja Sama atau Pengajuan
Dalam pengajuan proposal, penawaran, atau kerja sama, surat pengantar membantu menjelaskan tujuan dan memperkuat kredibilitas perusahaan.
4. Memperjelas Tujuan Pengiriman Dokumen
Ketika perusahaan mengirim laporan, proposal, atau berkas penting, surat pengantar berfungsi sebagai penjelasan resmi atas dokumen yang dilampirkan.
Perbedaan Surat Pengantar dan Surat Keterangan
Banyak orang masih menganggap surat pengantar dan surat keterangan sebagai dokumen yang sama. Padahal, keduanya memiliki fungsi, tujuan, dan isi yang berbeda dalam konteks administrasi resmi.
Secara sederhana, surat pengantar berfungsi untuk mengantar atau mendampingi suatu dokumen atau permohonan, sedangkan surat keterangan berfungsi untuk menyatakan atau menjelaskan suatu fakta secara resmi.
Agar lebih jelas, berikut perbedaannya:
| Aspek | Surat Pengantar | Surat Keterangan |
| Tujuan | Mengantar dokumen atau permohonan ke pihak lain | Menyatakan fakta atau kondisi tertentu |
| Fungsi Utama | Sebagai dokumen pendukung | Sebagai dokumen pernyataan resmi |
| Isi Dokumen | Penjelasan maksud pengajuan dan dokumen yang dilampirkan | Pernyataan resmi tentang status, kondisi, atau fakta |
| Contoh | Surat pengantar SKCK, surat pengantar proposal | Surat keterangan kerja, surat keterangan domisili |
| Sifat | Administratif dan pendamping | Deklaratif dan informatif |
Penjelasan Singkat:
- Surat pengantar biasanya dikeluarkan oleh RT/RW, instansi, atau perusahaan untuk mengantar seseorang mengurus dokumen tertentu. Tanpa surat ini, proses administrasi sering kali tidak dapat dilanjutkan.
- Surat keterangan berisi pernyataan resmi mengenai suatu kondisi, misalnya keterangan kerja, keterangan tidak mampu, atau keterangan domisili. Dokumen ini berdiri sendiri dan tidak selalu membutuhkan surat pengantar.
Kesimpulannya, jika Anda ingin mengurus sesuatu, biasanya membutuhkan surat pengantar. Jika Anda ingin membuktikan sesuatu, biasanya membutuhkan surat keterangan.
Memahami perbedaan ini penting agar tidak salah membuat atau mengajukan dokumen dalam proses administrasi.
Baca Juga: Cara Mendapatkan Surat Keterangan Sakit untuk Berbagai Keperluan
Struktur Surat Pengantar
Struktur surat pengantar sebenarnya tidak berbeda jauh dengan struktur surat formal lainnya. Berikut adalah strukturnya:
1. Kop surat
Struktur utama pada contoh surat pengantar adalah kop surat. Fungsi dari kop surat adalah untuk menunjukkan bahwa isi surat tersebut telah dikirim resmi dari sebuah instansi, organisasi atau lembaga.
2. Kepala surat
Setelah kop surat, maka selanjutnya adalah kepala surat. Kepala surat berisi beberapa elemen sebagai berikut:
- Tempat dan Tanggal
- Nomor Surat
- Lampiran
- Perihal atau isi surat
- Nama dan alamat penerima
3. Isi surat
Isi surat merupakan salah satu poin yang paling penting dalam struktur contoh surat pengantar. Bagian ini merupakan inti dari surat pengantar, dimana bagian ini akan berisikan beberapa informasi untuk menjelaskan tujuan diterbitkannya surat tersebut.
4. Penutup
Bagian terakhir adalah penutup. Isi dari penutup adalah berupa salam yang disertakan dengan nama lengkap serta tanda tangan pengirim surat.
Kesalahan Umum dalam Membuat Surat Pengantar
Meskipun terlihat sederhana, masih banyak orang yang melakukan kesalahan saat membuat surat pengantar.
Kesalahan ini dapat menyebabkan dokumen ditolak atau proses administrasi menjadi terhambat.
Oleh karena itu, penting untuk memahami beberapa kekeliruan yang sering terjadi berikut ini.
1. Tidak Menyebutkan Tujuan Secara Jelas
Surat pengantar harus menjelaskan maksud pengajuan secara spesifik. Misalnya, apakah untuk pembuatan SKCK, pengajuan proposal, atau pengurusan administrasi tertentu. Tujuan yang tidak jelas dapat membuat pihak penerima kebingungan.
2. Tidak Mencantumkan Dokumen yang Dilampirkan
Jika surat pengantar digunakan untuk mengirim atau mengurus dokumen tertentu, sebaiknya disebutkan secara rinci dokumen apa saja yang disertakan. Hal ini mempermudah proses verifikasi.
3. Menggunakan Bahasa Terlalu Informal
Karena termasuk surat resmi, bahasa yang digunakan harus formal dan sopan. Penggunaan bahasa santai atau singkatan tidak baku dapat mengurangi kesan profesional.
4. Tidak Menggunakan Kop Surat (Untuk Instansi/Perusahaan)
Dalam konteks organisasi atau perusahaan, surat pengantar sebaiknya menggunakan kop resmi sebagai bentuk legalitas dan identitas lembaga.
5. Tidak Mencantumkan Tanggal dan Nomor Surat
Tanggal dan nomor surat penting untuk keperluan administrasi dan arsip. Tanpa keduanya, surat menjadi kurang valid secara administratif.
6. Tidak Ditandatangani oleh Pihak Berwenang
Surat pengantar harus ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang memiliki kewenangan, seperti Ketua RT, pimpinan instansi, atau manajer perusahaan.
Baca Juga: Contoh Surat Pernyataan untuk Berbagai Keperluan
Contoh Surat Pengantar
Setelah mengetahui pengertian, fungsi dan strukturnya, maka selanjutnya Anda harus mengetahui beberapa contoh surat pengantar, berikut di antaranya:
1. Surat Pengantar RT
PEMERINTAH KABUPATEN BOJONEGORO
KECAMATAN SUKARESMI
DESA BUMI INDAH RT 03/RW 04
Hal : Surat Pengantar KTP
Nomor : 123/RWIV
Melalui surat ini, saya Ketua RT 03/ RW 04 dengan ini memberitahukan bahwa :
Nama : Guntur Wicaksono
Kewarganegaran : Indonesia
Tempat/Tgl Lahir : Bojonegoro 4 Januari 2007
Agama : Hindu
Jenis Kelamin : Laki-Lak
Alamat : Desa Bumi Indah RT 03/RW 04
Pekerjaan : Pelajar
Nama di atas merupakan warga kami yang beralamat tersebut, bermaksud ingin membuat KTP (Kartu Tanda Penduduk)
Demikian surat pengantar ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan digunakan sesuai dengan tujuannya.
Bumi Indah 5 Maret 2023
Ketua RT 03 RW 04 Bumi Indah,
Bagus Sambodo
Download Surat Pengantar RT (.docx)
2. Surat Pengantar Kerja
PT MAKMUR BERSAMA
Jalan Tiki Tiki 9, Seminyak, Bali
SURAT PENGANTAR
Nomor: 123/XI/05
Berdasarkan kegiatan rutin oleh PT Makmur Bersama, yaitu evaluasi kantor cabang di Bali, maka dari itu kantor pusat mengirimkan karyawan dengan maksud untuk melakukan evaluasi. Adapun identitas karyawan tersebut:
Nama : Agustinus Putra
Jabatan : Staf Administrasi
NIP : 029039229909928
Kami sangat berharap kegiatan evaluasi ini bisa berjalan lancar, untuk mendukung kelancaran evaluasi kami mohon bantuan kepada pimpinan cabang untuk mengirimkan berkas yang diperlukan.
Demikian surat ini disampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Seminyak, Bali 22 Februari 2023
Direktur PT Makmur Bersama
Panji Wewengkang
Download Surat Pengantar Kerja (.docx)
3. Surat Pengantar Perusahaan
PT Untung Selalu
Jl. Wagir Raya No 18, Malang- Jawa Timur
Telp : 0889988998
email: admin@untungselalu.com
Surat Pengantar
Sehubungan akan dilaksanakannya kegiatan evaluasi kinerja karyawan yang diadakan setiap enam bulan, dengan ini kami akan mempersiapkan anggota tim untuk kegiatan evaluasi kinerja.
Berikut terlampir daftar nama anggota dalam kegiatan evaluasi:
Nama : Bambang Bayu Saptaji Nitinegoro
Jabatan : Direktur Utama
Nama : Winda Basudara
Jabatan : Kepala HRD
Nama : Pratama Arhan
Jabatan : Wakil Direktur Utama
Kami mohon seluruh pihak terkait untuk dapat mempersiapkan diri agar evaluasi dapat berjalan lancar. Demikian surat pengantar dari kami, atas perhatian dan kerja sama kami ucapkan terima kasih.
Malang, 21 Januari 2023
Direktur Utama Untung Selalu
Bambang Bayu Saptaji Nitinegoro
Download Surat Pengantar Perusahaan (.docx)
4. Surat Pengantar Dokumen
Baca Juga: Cara Membuat Surat Keterangan Tidak Mampu dengan Mudah
5. Surat Pengantar SKCK
6. Surat Pengantar Proposal
7. Surat Pengantar Dinas
8. Surat Pengantar Keterangan Tidak Mampu
9. Surat Pengantar Laporan
10. Surat Pengantar Penawaran
Contoh Template Surat Pengantar Universal (untuk Umum)
Silakan salin template berikut ke Microsoft Word atau Google Docs untuk diedit sesuai kebutuhan Anda.
[KOP SURAT – jika ada]
[Nama Instansi/Perusahaan/RT/RW]
[Alamat Lengkap]
[Nomor Telepon/Email – opsional]
Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran, jika ada]
Perihal : Surat Pengantar
[Tempat], [Tanggal]
Kepada Yth.
[Nama Penerima/Jabatan]
[Nama Instansi/Perusahaan Tujuan]
di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami bermaksud untuk memberikan pengantar kepada:
Nama :
Tempat/Tgl Lahir:
NIK/No. Identitas:
Alamat :
Jabatan (jika ada):
Adapun yang bersangkutan bermaksud untuk [jelaskan tujuan secara jelas, misalnya: mengurus pembuatan SKCK / mengajukan proposal kerja sama / menyerahkan dokumen laporan / dll].
Sehubungan dengan hal tersebut, kami memohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan bantuan serta tindak lanjut sebagaimana mestinya.
Demikian surat pengantar ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana diperlukan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas]
[Jabatan]
[NIP/NIK – jika ada]
Download Template Surat Pengantar (.docx)
Demikianlah artikel mengenai contoh surat pengantar. Semoga artikel dari LinovHR berikut ini bisa menambah wawasan dan ilmu pengetahuan Anda. Terimakasih sudah membaca sampai akhir.
