Surat pengantar adalah salah satu surat resmi dalam urusan administrasi. Surat ini akan berisikan informasi bahwa orang yang membawa surat pengantar telah diberikan tanggung jawab dan tugas oleh pihak tertentu.
Dengan diberikannya surat ini, maka tidak akan ada kesalahpahaman antar instansi.
Oleh sebab itu, artikel dari LinovHR berikut ini akan menjelaskan mengenai contoh surat pengantar agar Anda bisa membantu Anda dalam membuatnya. Simak ulasannya berikut ini ya!
Definisi Surat Pengantar
Surat pengantar adalah sebuah surat resmi yang dibuat oleh instansi, organisasi, perusahaan, atau lembaga untuk memberikan sebuah informasi penting kepada pihak tertentu.
Surat ini berisi tentang suatu informasi mengenai pernyataan bahwa orang yang membawa surat pengantar tersebut telah diberi tugas atau disetujui oleh pihak yang bertanggung jawab atas isi surat pengantar.
Contoh surat pengantar ini bisa berupa dokumen, surat pengantar kerja, surat pengantar proposal, surat pengantar RT dan RW dan lain sebagainya.
Fungsi Surat Pengantar
Fungsi utama dari surat pengantar adalah untuk memberikan informasi yang penting kepada pihak lain. Berikut adalah beberapa fungsi lain dari surat pengantar, antara lain:
- Sebagai bentuk tata tertib atau kesopanan hubungan antar instansi dalam administrasi
- Sebuah bukti individu yang membawa surat adalah orang terpercaya dan menjadi utusan secara resmi
- Sebagai syarat utama untuk mendapatkan surat resmi lainnya, seperti pembuatan SKCK, izin nikah, pembuatan SKTM dan lain sebagainya.
Baca Juga: Cara Mendapatkan Surat Keterangan Sakit untuk Berbagai Keperluan
Struktur Surat Pengantar
Struktur surat pengantar sebenarnya tidak berbeda jauh dengan struktur surat formal lainnya. Berikut adalah strukturnya:
1. Kop surat
Struktur utama pada contoh surat pengantar adalah kop surat. Fungsi dari kop surat adalah untuk menunjukkan bahwa isi surat tersebut telah dikirim resmi dari sebuah instansi, organisasi atau lembaga.
2. Kepala surat
Setelah kop surat, maka selanjutnya adalah kepala surat. Kepala surat berisi beberapa elemen sebagai berikut:
- Tempat dan Tanggal
- Nomor Surat
- Lampiran
- Perihal atau isi surat
- Nama dan alamat penerima
3. Isi surat
Isi surat merupakan salah satu poin yang paling penting dalam struktur contoh surat pengantar. Bagian ini merupakan inti dari surat pengantar, dimana bagian ini akan berisikan beberapa informasi untuk menjelaskan tujuan diterbitkannya surat tersebut.
4. Penutup
Bagian terakhir adalah penutup. Isi dari penutup adalah berupa salam yang disertakan dengan nama lengkap serta tanda tangan pengirim surat.
Baca Juga: Contoh Surat Pernyataan untuk Berbagai Keperluan
Contoh Surat Pengantar
Setelah mengetahui pengertian, fungsi dan strukturnya, maka selanjutnya Anda harus mengetahui beberapa contoh surat pengantar, berikut di antaranya:
1. Surat Pengantar RT
PEMERINTAH KABUPATEN BOJONEGORO
KECAMATAN SUKARESMI
DESA BUMI INDAH RT 03/RW 04
Hal : Surat Pengantar KTP
Nomor : 123/RWIV
Melalui surat ini, saya Ketua RT 03/ RW 04 dengan ini memberitahukan bahwa :
Nama : Guntur Wicaksono
Kewarganegaran : Indonesia
Tempat/Tgl Lahir : Bojonegoro 4 Januari 2007
Agama : Hindu
Jenis Kelamin : Laki-Lak
Alamat : Desa Bumi Indah RT 03/RW 04
Pekerjaan : Pelajar
Nama di atas merupakan warga kami yang beralamat tersebut, bermaksud ingin membuat KTP (Kartu Tanda Penduduk)
Demikian surat pengantar ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan digunakan sesuai dengan tujuannya.
Bumi Indah 5 Maret 2023
Ketua RT 03 RW 04 Bumi Indah,
Bagus Sambodo
2. Surat Pengantar Kerja
PT MAKMUR BERSAMA
Jalan Tiki Tiki 9, Seminyak, Bali
SURAT PENGANTAR
Nomor: 123/XI/05
Berdasarkan kegiatan rutin oleh PT Makmur Bersama, yaitu evaluasi kantor cabang di Bali, maka dari itu kantor pusat mengirimkan karyawan dengan maksud untuk melakukan evaluasi. Adapun identitas karyawan tersebut:
Nama : Agustinus Putra
Jabatan : Staf Administrasi
NIP : 029039229909928
Kami sangat berharap kegiatan evaluasi ini bisa berjalan lancar, untuk mendukung kelancaran evaluasi kami mohon bantuan kepada pimpinan cabang untuk mengirimkan berkas yang diperlukan.
Demikian surat ini disampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Seminyak, Bali 22 Februari 2023
Direktur PT Makmur Bersama
Panji Wewengkang
3. Surat Pengantar Perusahaan
PT Untung Selalu
Jl. Wagir Raya No 18, Malang- Jawa Timur
Telp : 0889988998
email: admin@untungselalu.com
Surat Pengantar
Sehubungan akan dilaksanakannya kegiatan evaluasi kinerja karyawan yang diadakan setiap enam bulan, dengan ini kami akan mempersiapkan anggota tim untuk kegiatan evaluasi kinerja.
Berikut terlampir daftar nama anggota dalam kegiatan evaluasi:
Nama : Bambang Bayu Saptaji Nitinegoro
Jabatan : Direktur Utama
Nama : Winda Basudara
Jabatan : Kepala HRD
Nama : Pratama Arhan
Jabatan : Wakil Direktur Utama
Kami mohon seluruh pihak terkait untuk dapat mempersiapkan diri agar evaluasi dapat berjalan lancar. Demikian surat pengantar dari kami, atas perhatian dan kerja sama kami ucapkan terima kasih.
Malang, 21 Januari 2023
Direktur Utama Untung Selalu
Bambang Bayu Saptaji Nitinegoro
4. Surat Pengantar Dokumen
Baca Juga: Cara Membuat Surat Keterangan Tidak Mampu dengan Mudah
Surat Pengantar SKCK
Surat Pengantar Proposal
Surat Pengantar Dinas
Surat Pengantar Keterangan Tidak Mampu
Surat Pengantar Laporan
Surat Pengantar Penawaran
Demikianlah artikel mengenai contoh surat pengantar. Semoga artikel dari LinovHR berikut ini bisa menambah wawasan dan ilmu pengetahuan Anda. Terimakasih sudah membaca sampai akhir.
