Pemberian offering letter adalah tahap selanjutnya yang harus dilakukan setelah merasa mendapatkan kandidat yang tepat. Pemberian surat penawaran ini harus dilakukan dengan segera agar kandidat Anda tidak diambil oleh perusahaan lain.
Secara garis besar, offering letter adalah surat penawaran posisi untuk kandidat terpilih. Surat ini harus disusun dengan baik agar tidak ada kesalahpahaman di antara Anda dan pekerja. Selain itu juga membuat mereka tertarik menerima tawaran Anda.
Karena itulah, Anda perlu tahu cara yang tepat membuat offering letter. Belum tahu caranya?
Silakan baca artikel ini agar Anda dapat membuat offering letter yang baik.
Apa Itu Offering Letter?
Offering letter adalah istilah bahasa Inggris untuk surat penawaran kerja. Surat ini digunakan untuk memberi penawaran posisi yang dibuka terhadap kandidat terpilih.
Proses surat ini diberikan di akhir proses rekrutmen, ketika HR telah memutuskan untuk menerima kandidat terpilih. Tujuannya adalah untuk mengamankan kandidat dan mengonfirmasi penerimaan posisi oleh kandidat.
Dalam surat tersebut, perusahaan akan menjelaskan apa saja yang menjadi hak dan kewajiban calon karyawan jika bekerja nantinya.
Bagi calon karyawan, surat ini membantu mereka memahami hak dan kewajiban jika mereka bekerja di perusahaan Anda.
Offering letter biasanya diberikan dalam bentuk surat tertulis. Tetapi ada juga perusahaan yang menelpon untuk melakukan penawaran posisi. Namun, lebih baik memberi surat penawaran ini secara tertulis agar tidak terjadi salah tafsir.
Terdapat dua jenis offer letter tulisan yang perlu Anda tahu, yaitu offer letter informal dan offer letter formal. Offering letter informal biasanya berupa softcopy yang dikirim melalui surel. Isi surat ini tidak disampaikan dalam lampiran, melainkan melalui body email.
Selanjutnya, ada offering letter formal yang berupa hard copy. Surat penawaran kerja yang bersifat formal ini diberikan secara tatap muka dengan kandidat.
Bagaimanapun bentuknya, offer letter tidak hanya mencantumkan keinginan perusahaan untuk merekrut kandidat. Offer letter yang baik juga harus dapat menjabarkan hak dan tanggung jawab kandidat terpilih yang akan bekerja sebagai karyawan baru di perusahaan.
Contoh hal yang harus dicantumkan dalam surat penawaran kerja yaitu job title, job description, tanggal karyawan harus mulai kerja, serta gaji dan bonus. Bukan hanya itu, offering letter juga harus mencantumkan benefit lain yang akan diterima karyawan baru. Misalnya, asuransi kesehatan.
Baca Juga: Cara Membuat Rejection Letter Kepada Kandidat
Perbedaan Offering Letter dengan Kontrak Kerja
Meski sama-sama dokumen yang diberikan di penghujung proses rekrutmen, offering letter dan kontrak kerja sangat berbeda.
Offering letter tidak bersifat mengikat. surat ini hanyalah kesepakatan awal yang menyatakan minat perusahaan dalam merekrut kandidat. Kandidat berhak menerima ataupun menolak offer letter.
Sementara itu, kontrak kerja bersifat mengikat. Kontrak kerja biasanya diberikan setelah kandidat menyetujui offering letter. Informasi yang tercantum dalam kontrak kerja pun lebih rinci, mulai dari syarat kerja, hak, kewajiban, dan status ketenagakerjaan karyawan baru.
Setelah kandidat menandatangani kontrak kerja, kandidat tidak dapat membatalkannya dengan sembarangan. Sebab, kandidat telah resmi bekerja di perusahaan dengan menandatangani kontrak kerja. Jika ingin membatalkan, ada ketentuan khusus yang menanti
Baca Juga: Beberapa Pertimbangan dalam Menerima Offering Letter
Cara Membuat Offering Letter yang Tepat
Pembuatan surat penawaran ini perlu dilakukan dengan tepat agar tidak terjadi miskomunikasi di antara Anda dan kandidat. Misalnya, Anda mungkin merasa telah mengamankan kandidat, padahal kandidat tidak merasa demikian, sehingga memutuskan untuk bekerja di tempat lain.
Seperti apa cara membuat offering letter yang tepat? Ini dia beberapa caranya.
-
Mencatat Informasi Penting Sebelum Menulis Offer Letter
Anda dapat mencatat informasi penting kandidat. Contoh informasi penting tersebut yaitu nama kandidat, benefit kandidat, dan hal-hal teknis lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan kandidat.
-
Membuka Surat dengan Salam
Jika Anda membuat offering letter informal via email jangan langsung menyampaikan penawaran. Sebaiknya, Anda membuka offering letter dengan salam terlebih dahulu. Hal ini dilakukan agar kesan hangat dan profesional muncul, sehingga kandidat merasa nyaman dengan perusahaan.
-
Mencantumkan Informasi Penting dalam
Surat penawaran dari HR harus mencantumkan informasi penting tentang pekerjaan yang ditawarkan kepada kandidat. Informasi tersebut berguna sebagai bahan pertimbangan, apakah kandidat akan menerima penawaran apa tidak.
Informasi penting yang harus dicantumkan dalam offering letter adalah:
- Nama lengkap kandidat.
- Jabatan pekerjaan.
- Deskripsi pekerjaan.
- Jadwal memulai pekerjaan.
- Nama atasan sebagai tempat melapor kandidat.
- Gaji, yang termasuk gaji pokok beserta tunjangan lainnya.
- Benefit yang akan diterima kandidat. Sebagai contoh, asuransi kesehatan.
- Jatah cuti tahunan.
- Kebijakan privasi.
- Kondisi-kondisi yang dapat menyebabkan kandidat diberhentikan.
-
Menjelaskan Langkah Selanjutnya yang Harus Kandidat Lakukan
Surat penawaran kerja bisa diterima atau tidak oleh kandidat. Langkah yang harus dilakukan kandidat terkait keputusan menerima penawaran kerja harus dijelaskan oleh HR dalam offering letter.
Jika Anda memberi penawaran ini lewat email, Anda dapat meminta kandidat yang ingin menerima penawaran untuk menandatangani dan mengirim kembali berkas.
Anda juga bisa menyampaikan kepada kandidat yang ingin menolak untuk membalas email offering letter dengan penolakan penawaran kerja.
-
Menutup Surat
Saat mengirim offering letter lewat email, Anda dapat mengekspresikan harapan perusahaan dalam merekrut kandidat. Selain itu, Anda juga bisa mencantumkan kontak yang dapat dihubungi kandidat jika ingin bertanya.
Jangan lupa, Anda juga perlu menyampaikan bahwa surat penawaran ini tidak bersifat mengikat layaknya kontrak kerja.
-
Meminta Pemeriksaan oleh Tim Legal
Offering letter sebaiknya diperiksa oleh tim legal sebelum diberikan kepada kandidat terpilih. Hal ini dilakukan untuk memastikan surat penawaran kerja yang Anda buat telah sesuai dengan peraturan perusahaan.
Contoh Offering Letter
Masih bingung dengan cara membuat surat ini? Jika menulis offering letter dari awal terasa menyulitkan, Anda bisa menyontek contoh suratnyaberikut ini:
Contoh 1
Dear [nama kandidat],
[nama perusahaan] dengan senang hati menawarkan kepada Anda posisi [penuh waktu, paruh waktu, dsb.] dari jabatan [nama posisi] dengan tanggal efektif bekerja [tanggal memulai kerja].
Sebagai [nama posisi], Anda akan bertanggung jawab untuk [tanggung jawab posisi pekerjaan].
Anda akan melapor langsung ke [nama atasan] di [lokasi tempat kerja]. Jam kerja Anda yaitu [jumlah jam] dalam sehari, [jumlah hari] dalam seminggu.
Gaji awal untuk posisi ini adalah [gaji pokok] per [jangka waktu gaji] dengan tambahan bonus dan tunjangan [rincian bonus dan tunjangan]. Selain itu, [nama perusahaan] juga menawarkan [benefit lain, seperti asuransi kesehatan].
Pekerjaan Anda dengan [nama perusahaan] akan dilakukan atas dasar keinginan, yang berarti Anda dan perusahaan bebas untuk memutuskan hubungan kerja kapan saja, dengan atau tanpa sebab atau pemberitahuan sebelumnya. Surat ini bukan kontrak yang menunjukkan jangka waktu atau durasi kerja.
Harap konfirmasikan penerimaan Anda atas penawaran ini dengan menandatangani dan mengembalikan berkas dalam lampiran sebelum [tanggal kadaluarsa penawaran].
Demikian surat ini disampaikan. Besar harapan kami jika Anda ingin bergabung dengan perusahaan.
Hormat saya,
[nama perekrut]
[posisi perekrut]
Contoh 2
Dear [nama kandidat],
Dengan senang hati saya menulis kepada Anda untuk menawarkan posisi [nama posisi] pada [nama perusahaan]. Pengalaman dan antusiasme Anda akan menjadi aset bagi perusahaan kami.
Informasi tambahan terkait posisi ini telah dilampirkan dalam dokumen di surel ini. Silakan tanda tangani dokumen jika Anda menerima penawaran kerja ini dan kirim kembali dokumen dalam waktu lima hari kerja.
Kami akan menghubungi Anda setelah kami menerima dokumen yang telah Anda tanda tangani.
Kami berharap dapat menyambut Anda sebagai bagian dari [nama perusahaan]!
Salam,
[nama perekrut]
[posisi perekrut]
[nama perusahaan]
